提升人事檔案管理工作效能研究

苗向敏

摘要：

在人事工作中人事檔案管理工作是其開(kāi)展工作的基礎(chǔ)，隨著我國(guó)干部人事改革的不斷深入，干部人事檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和新的挑戰(zhàn)。因此我們要以科學(xué)的發(fā)展觀來(lái)提升檔案管理的服務(wù)和效能，讓其在人事管理工作中發(fā)揮積極作用。

關(guān)鍵詞：提升；檔案管理；效能

人事檔案是人事工作的中心環(huán)節(jié)，是人事工作的基礎(chǔ)，同時(shí)服務(wù)于人事工作。近年來(lái)，隨著我國(guó)改革的不斷深入，人事制度也在悄然發(fā)生著變化，人事檔案管理發(fā)展滯后、適應(yīng)力差等問(wèn)題越顯突出。本文通過(guò)對(duì)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出其中的不足，為提高請(qǐng)效能提供相應(yīng)的建議。

一、人事檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)不到位

人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，部分基層事業(yè)單位對(duì)人事檔案工作認(rèn)識(shí)不夠，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于思想認(rèn)識(shí)不到位，存在應(yīng)付了事，落實(shí)不到位、督導(dǎo)不及時(shí)、檢查走過(guò)場(chǎng)的現(xiàn)象。還有的人認(rèn)為，現(xiàn)在提拔干部重在德能表現(xiàn)，人事檔案沒(méi)有多大用處。這些都代表著對(duì)檔案工作不夠重視，管理意識(shí)不強(qiáng)。還有很多畢業(yè)生對(duì)于人事檔案的性質(zhì)、地位、作用認(rèn)識(shí)模糊，觀念淡薄，“棄檔”現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。導(dǎo)致檔案工作處于被動(dòng)狀態(tài)，難以高質(zhì)量地開(kāi)展好人事工作。

（二）檔案管理不夠范性

要提升檔案的管理水平，首先要使干部人事檔案規(guī)范化?，F(xiàn)階段主要是缺乏對(duì)干部人事檔案管理工作的指導(dǎo)檢查，沒(méi)有形成系統(tǒng)的可行的一套規(guī)范化管理辦法。其次，沒(méi)有成立相關(guān)的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，存在人手不齊、業(yè)務(wù)不精，對(duì)檔案工作缺少宏觀指導(dǎo)的現(xiàn)象。再有部分單位缺乏對(duì)檔案工作人員不夠重視，沒(méi)有集中對(duì)工作人員開(kāi)展行之有效的培訓(xùn)，造成檔案管理工作滯后，效率低等后果。

（三）檔案實(shí)際操作性不強(qiáng)

目前，檔案工作面臨的是內(nèi)容空洞、材料不全、信息不準(zhǔn)、卷面不美觀等問(wèn)題。主要反映在檔案內(nèi)容缺少對(duì)干部的品德作風(fēng)、人才特點(diǎn)、素質(zhì)培養(yǎng)等，側(cè)重于思想政治工作表現(xiàn)。還有一些現(xiàn)象是檔案材料搜集不全，有的干部任免審批表、考核材料、工資審批表，未能及時(shí)補(bǔ)充更新，一直在本人手中；有的干部履歷表中本人簽字、組織印章都不全，以致檔案工作未能及時(shí)開(kāi)展，更難以按規(guī)范的要求做好工作。

（四）檔案管理方式和手段落后

檔案管理工作需要細(xì)心、耐心和專(zhuān)業(yè)性的人才來(lái)負(fù)責(zé)，因?yàn)樗且豁?xiàng)專(zhuān)業(yè)性、機(jī)密性、政治性很強(qiáng)的工作。人事檔案需要專(zhuān)人管理，單獨(dú)存放，但是現(xiàn)在大多數(shù)基層事業(yè)單位都是從事檔案工作的人員身兼數(shù)職，有的甚至是“半路出家”，未能參加檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，而且大部分都是手工操作，雖然現(xiàn)在是計(jì)算機(jī)普及的年代，但是查閱檔案的方式還是人工化，無(wú)紙化辦公未能實(shí)現(xiàn)，沒(méi)有適用干部人事檔案管理的信息系統(tǒng)。

二、提升人事檔案管理工作的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)管檔水平的穩(wěn)步提升

檔案管理工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，是抓好人事管理工作的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工作的前提。各單位領(lǐng)導(dǎo)要把干部人事檔案工作放在建設(shè)好干部隊(duì)伍的高度來(lái)對(duì)待，對(duì)干部人事檔案工作要做到經(jīng)常過(guò)問(wèn)，給予必要的支持，要注意保護(hù)和調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性，及時(shí)幫助解決工作中的問(wèn)題，促進(jìn)干部人事檔案管理水平的不斷提高。

（二）完善制度，定期督導(dǎo)

全面提升人事檔案規(guī)范化水平，人員是基礎(chǔ)，制度是保障，還必須嚴(yán)格按照人事檔案管理的規(guī)章制度來(lái)辦事，要做到有章可循，有法可依。人事檔案要以制度來(lái)維護(hù)，以管理來(lái)保證質(zhì)量。要定期加強(qiáng)對(duì)人事管理檔案工作的督導(dǎo)檢查，成立干部人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組并制定具體工作計(jì)劃，每年不定期地對(duì)各管檔單位進(jìn)行檢查，實(shí)地查看檔案管理情況，提出具體的工作建議，進(jìn)一步提高各管檔單位的檔案管理水平。

（三）提升意識(shí)，確保人事檔案的絕對(duì)安全

干部人事檔案是單位的核心機(jī)密，因此檔案管理人員應(yīng)該堅(jiān)守職業(yè)道德，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保人事檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無(wú)誤。做到不該說(shuō)的話(huà)絕對(duì)不說(shuō)、不該做的事堅(jiān)決不做。

（四）審時(shí)度勢(shì)，加強(qiáng)宣傳

加大干部人事檔案材料收集力度。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化社會(huì)的到來(lái)，以往的干部人事檔案搜集只局限于簡(jiǎn)單的搜集、整理、裝訂和保管，不能滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)的需求，現(xiàn)代需求更加注重人事檔案的服務(wù)和利用功能，因此對(duì)技術(shù)骨干干部更要側(cè)重業(yè)務(wù)能力、科技創(chuàng)造、專(zhuān)業(yè)論著和職稱(chēng)評(píng)定等方面材料的搜集。

（五）合理分配，整合資源

加大檔案方面的資金和硬件的投入，各單位要重視人事檔案工作的開(kāi)展，適當(dāng)加大干部人事檔案管理專(zhuān)項(xiàng)資金的撥入力度。合理利用資金，增添必要的辦公設(shè)施，想方設(shè)法改善檔案的保管條件。干部人事檔案管理部門(mén)要積極與財(cái)政和上級(jí)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，將專(zhuān)項(xiàng)資金列入財(cái)政年度預(yù)算，保證干部人事檔案管理方面的資金投入，為干部選拔任用提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。

（六）資源共享，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理

應(yīng)該建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，能提高工作效率，不僅有利于檔案內(nèi)容增添和補(bǔ)充，還具有貯量大，延長(zhǎng)檔案壽命、信息準(zhǔn)確、利用快捷、整理省時(shí)、利于保管等優(yōu)點(diǎn)。因此，我們必須運(yùn)用現(xiàn)代微機(jī)軟件，實(shí)現(xiàn)干部檔案管理信息化。

（七）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，逐步適應(yīng)新時(shí)代管理人才需求

管理檔案人員既要穩(wěn)扎穩(wěn)打又要開(kāi)拓創(chuàng)新適應(yīng)新時(shí)代的管理方式。特別要注重理論學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，要通過(guò)學(xué)習(xí)，提升自身素質(zhì)，強(qiáng)化組織紀(jì)律。除此之外，人事檔案管理人員還應(yīng)有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊(duì)伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達(dá)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙永久.提高檔案館接待利用工作水平的思考[J].河北職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2003（02）

[2]陸小宇.陳冰；高校檔案與信息服務(wù)[J].四川檔案.2004（01）

[3]侯波.淺談檔案工作如何為經(jīng)濟(jì)建設(shè)大局服務(wù)[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）.2011（05）

【作者單位：濟(jì)源市文化廣電新聞出版局】