關于加強地稅檔案信息化建設的思考

王俊風

近年來，以計算機為主要載體的信息化建設取得了突飛猛進的成效，并被廣泛運用于各個領域，促進了相關領域工作效率的迅速提升。如何使信息化與地稅檔案建設相結合，從而大幅提升地稅檔案管理水平、利用水平，成為當前地稅系統(tǒng)檔案管理者面對的一個重要問題。

一、當前地稅檔案信息化建設存在的主要問題

（一）檔案信息化建設理念缺失

長期以來，地稅系統(tǒng)信息化建設意識較強，自上而下投入大量人力、財力、物力開發(fā)各類稅收征管等業(yè)務類軟件，但對檔案信息化建設的關注度、重視度不高，投入相對較少，尤其在制定信息化建設發(fā)展規(guī)劃時，并未將檔案管理信息化納入其中，使得檔案管理無法真正介入信息化全面規(guī)劃和系統(tǒng)實施中，檔案信息化依靠從事檔案管理人員的不斷呼吁、部門領導的重視程度去發(fā)展、去提升，難免會出現(xiàn)地區(qū)發(fā)展不平衡、各類系統(tǒng)開發(fā)的盲目和無序。

（二）電子原始憑證不完整

一是電子檔案文件憑證作用缺失。目前實行的辦公自動化，基本取消了手工操作，電子文件作為正式文件流轉使用。二是草稿性電子文件管理失當。辦公自動化軟件起草處理的公文，要經過領導審閱和反復修改形成最后的正式文件，而原始的起草性文件基本被修改后的電子文件覆蓋。

（三）檔案信息化管理單一

目前，檔案管理信息系統(tǒng)只是對文書檔案及相關行政管理檔案進行管理，而人事檔案、征管檔案雖然都有各自的系統(tǒng)軟件，但各軟件之間獨成一體，無法對接整合，不能實現(xiàn)整體檔案管理信息系統(tǒng)的有機統(tǒng)一。若進行整合，存在硬件重復投入、人事檔案管理權限不匹配等現(xiàn)實問題，更為突出的是現(xiàn)行的稅收征管系統(tǒng)是一項動態(tài)的數(shù)據(jù)管理，在整合時，一旦出現(xiàn)了新老系統(tǒng)難以對接的問題，數(shù)據(jù)傳輸就極有可能受阻，經過多年努力逐步完善納稅人涉稅信息數(shù)據(jù)極有可能混亂甚至丟失，帶來難以彌補的遺漏。

（四）檔案信息安全保障體系有待完善

檔案作為原始的歷史記錄發(fā)揮其參考和憑證作用，具有一定的機密性。但是由于電子檔案的共享性，使電子檔案安全保障系統(tǒng)存在一些不容忽視問題。

（五）檔案管理信息化人才稀缺

地稅檔案工作有它自身的特性，客觀上要求有更多的專業(yè)人才加入檔案管理隊伍，但由于種種原因，經常事與愿違，日常工作中往往出現(xiàn)需要時重要、不用時閑置，考核驗收時緊、平常松懈等現(xiàn)象，加上檔案管理的單一枯燥、工作中難以出成績等因素，使很多科班出身的人不愿意從事檔案工作，尤其是具備計算機和檔案知識的復合人才更是少之又少，造成檔案管理人員大都年齡偏大且流動頻繁，影響了地稅系統(tǒng)檔案信息化工作的迅速發(fā)展。

二、加強檔案管理信息化建設的對策和建議

檔案信息化建設是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為稅收服務能力的不可缺少的手段。但同時檔案信息化也是一項長期艱苦的過程，作為重視信息化建設的地稅部門，更應深刻地認識到這一點，進一步加大對檔案信息化建設的投入，加強與檔案業(yè)務指導部門的聯(lián)系與溝通，充分考慮地稅部門檔案管理的需求，共同研究、提高檔案信息化建設水平。

（一）加大檔案軟、硬件設施投入力度

信息化是檔案發(fā)展的重要方向，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化，收集與傳遞的網(wǎng)絡化已勢在必行?；A設施建設，軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段，也是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡建設的技術保障。

（二）加強地稅檔案安全保密工作

地稅檔案管理的服務性決定了檔案室要更多地、盡快地開展檔案信息，以便實現(xiàn)提供利用目的，達到檔案信息利用功能的最大化，實現(xiàn)地稅檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對難以調和的矛盾。為此，檔案管理人員必須注重保密意識，認真對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。

（三）建立適應地稅信息化要求的檔案管理系統(tǒng)

應充分重視檔案信息系統(tǒng)的設計和管理軟件的選擇與開發(fā)，將目前的文書管理等行政檔案管理系統(tǒng)和稅收征管系統(tǒng)相銜接，遵循模塊設計，分層實現(xiàn)的循序漸進原則，對系統(tǒng)的檔案收集、整理流程、歸檔方式方法進行重新構建，實現(xiàn)軟件開發(fā)的系統(tǒng)性、全面性、兼容性、規(guī)范性，同時應盡快建立地稅系統(tǒng)電子檔案管理模式，在遵守《檔案法》及《稅收征管法》的前提下，制定地稅檔案信息化管理的專門辦法，規(guī)范地稅電子檔案的維護、管理和利用，為領導決策和各項工作開展提供優(yōu)質服務。

（四）完善電子文件歸檔與檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理

一是文件歸檔要嚴格實行兩套制。基層地稅部門的重要信息數(shù)據(jù)，不論計算機擬制還是手工書寫，在形成、修改、審核、直至簽發(fā)，歸檔的每一個環(huán)節(jié)，都是記錄事項發(fā)展變化的重要部分，具有很高的存檔價值，是保證檔案文件原始記錄真實、合法、規(guī)范的唯一依據(jù)。二是要確保電子檔案與紙質檔案內容的一致性。要嚴把數(shù)據(jù)錄入質量關，杜絕出現(xiàn)漏項、缺項和錯別字現(xiàn)象，建立準確、完整的原始數(shù)據(jù)庫。三是要確保檔案數(shù)據(jù)庫錄入檔案數(shù)據(jù)的絕對安全，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和準確性，以達到一次輸入、多次利用、信息共享之目的。

（五）加強檔案管理人才的培養(yǎng)教育

一是要持續(xù)加強保密意識的培養(yǎng)，牢固樹立安全防范意識，熟悉涉密文件的處理和保管，確保工作不出紕漏；二是持續(xù)加強計算機系統(tǒng)操作的運用，熟練運用數(shù)字檔案系統(tǒng)以及各類現(xiàn)代化辦公設備進行電子文件的制作、使用和維護，能夠及時解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的各類日常問題，確保系統(tǒng)的正常運轉；三是要大力加強檔案綜合利用知識的培訓。檔案管理的最終目的是為稅收工作所利用，如何在日常工作中分門別類的去總結、拓展，最終轉化為推動工作的成果，需要歸納整理出一套理論方法，并引導、鼓勵檔案人員去探索、創(chuàng)新，最大限度拓展檔案管理的作用。

【作者單位：林州市地方稅務局】