企業(yè)重組中加強(qiáng)檔案管理的思考

王瓊

摘要：企業(yè)重組是對(duì)企業(yè)產(chǎn)權(quán)、債權(quán)債務(wù)、資產(chǎn)管理、組織機(jī)構(gòu)及經(jīng)營模式開展的企業(yè)改組、整頓與整合過程。在此過程中，作為企業(yè)基礎(chǔ)性工作之一的檔案往往處于一個(gè)無序、失控的工作狀態(tài)。本文分析了企業(yè)重組過程中出現(xiàn)的若干檔案管理問題，并結(jié)合中國兵器晉西工業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司實(shí)際情況，展開了對(duì)策性研究，以期待對(duì)企業(yè)重組后保持企業(yè)經(jīng)營管理信息的連續(xù)性和企業(yè)的持續(xù)發(fā)展起到推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)重組檔案管理管理機(jī)制

近年來，一大批國有企業(yè)根據(jù)國家整體戰(zhàn)略的需要，進(jìn)行了多種形式的企業(yè)重組。企業(yè)重組后，競爭力得到提高，活力明顯增強(qiáng)。然而，企業(yè)資產(chǎn)重組、改組和結(jié)構(gòu)調(diào)整必然引發(fā)企業(yè)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、人員、債務(wù)的變動(dòng)，而檔案管理工作作為企業(yè)管理的一部分，其所有權(quán)和管理狀況也會(huì)發(fā)生變動(dòng)。如何保存好原企業(yè)的重要檔案并依法處置，同時(shí)又及時(shí)創(chuàng)建重組后新企業(yè)經(jīng)營管理模式下的檔案管理機(jī)制，就成為企業(yè)檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。

關(guān)于企業(yè)重組的檔案管理工作，在國家檔案管理中很早就出臺(tái)了相關(guān)決定、規(guī)定，并且見諸檔案法律法規(guī)中。然而，國家有關(guān)規(guī)定都是粗線條的，如何采取有效措施將這些管理要求落實(shí)到位呢？結(jié)合中國兵器晉西工業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司（以下簡稱“晉西集團(tuán)”）的檔案工作情況將提出以下思考與做法：

一、企業(yè)重組期間要加強(qiáng)對(duì)文件材料歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)

被重組企業(yè)的各類檔案在重組工作開始以前，都已經(jīng)按照年度檔案管理工作計(jì)劃歸檔入庫，所以在檔案的移交及收集過程中，這一部分檔案基本不會(huì)出現(xiàn)散漏、遺失問題。但是，對(duì)于企業(yè)重組前后的資料收集歸檔就相對(duì)比較困難，主要有三個(gè)方面的原因：

一是重組期間組織管理可能會(huì)出現(xiàn)空白。企業(yè)重組工作中通常由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或是由被重組企業(yè)以外的第三方成立臨時(shí)性工作或是項(xiàng)目小組來執(zhí)行運(yùn)作，而具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員極少，有資格參與重組事宜甚至沒有。因此，企業(yè)重組期間的重要文件資料往往在臨時(shí)性機(jī)構(gòu)保管留存，在企業(yè)重組完成之前，重組工作往往又在保密的狀態(tài)下進(jìn)行，這不僅極易造成重組材料的遺失，還增加了檔案人員收集重組工作相關(guān)材料的難度；

二是部分檔案部門無制約措施造成檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)。在企業(yè)重組過程中，由于員工的思想波動(dòng)及工作狀態(tài)不穩(wěn)定，在部門調(diào)整、辦公室搬遷、人員整合的過程中，由于制約措施不到位往往將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的該移交未移交的檔案資料丟失嚴(yán)重，嚴(yán)重影響了檔案的完整性；

三是主管領(lǐng)導(dǎo)忙于重組中的一些大事，對(duì)檔案工作可能無暇顧及。在企業(yè)重組過程中，無專門的人員和資金保障檔案管理工作，這種境況給檔案管理帶來了相當(dāng)大的工作難度。因此，必須在重組工作開始前，對(duì)重組企業(yè)的檔案管理有一個(gè)統(tǒng)籌規(guī)劃，要向有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)及工作人員宣傳檔案法規(guī)及國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，檔案人員要以高度的責(zé)任感去加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，唯此才能保證企業(yè)重組前后及重組過程中的檔案得到及時(shí)歸檔和妥善保管。

具體做法是：第一，加強(qiáng)檔案宣傳力度，提高全員檔案管理意識(shí)。在重組前后，公司通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案管理人員及員工的檔案管理意識(shí)，使之認(rèn)識(shí)到維護(hù)檔案的完整與安全在資產(chǎn)重組過程中的重要性，從而使公司重組前散存于各部門或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。第二，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)管理力度。做好檔案管理工作組織建設(shè)，成立由單位領(lǐng)導(dǎo)為組長、各部門負(fù)責(zé)人為副組長的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案管理小組在企業(yè)重組過程中要及時(shí)與重組責(zé)任部門和主管領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，主動(dòng)要求介入重組領(lǐng)導(dǎo)小組并成為其成員，親臨其境全面負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)和接收重組過程中形成的檔案資料。第三，建立健全檔案管理工作制度，規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)。公司重組后檔案管理部門根據(jù)公司實(shí)際情況重新制定檔案管理工作制度，一是可以用制度來規(guī)范檔案管理，對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求實(shí)施，對(duì)歸檔范圍、保存期限、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序做出明確規(guī)定。對(duì)檔案設(shè)施要嚴(yán)格按照制度辦事，以確保檔案的安全。二是用制度去保障檔案工作，通過重新建立一系列管理制度，如重新制定《檔案管理辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《聲像實(shí)物檔案管理辦法》等，確保檔案工作在新的環(huán)境下有序開展、規(guī)范管理。

二、要堅(jiān)持檔案工作統(tǒng)一管理的原則

按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，企業(yè)各種門類和載體的檔案都應(yīng)集中統(tǒng)一管理。但是，由于被重組企業(yè)多數(shù)地處不同的省份和不同的位置，且大多數(shù)的企業(yè)實(shí)行本單位自行管理檔案的模式。企業(yè)重組后，要堅(jiān)持統(tǒng)一管理的原則，確實(shí)存在很多可能。比如，改革重組整合后公司面臨著檔案館庫房有限，原有的檔案管理設(shè)施不夠健全或不配備，檔案安全保管資金存在較大缺口，被重組企業(yè)檔案工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)不夠合理，原有的檔號(hào)類別設(shè)置不盡相同等，這些問題都會(huì)成為重組后檔案難以統(tǒng)一管理的限制性因素。因此，必須在堅(jiān)持檔案統(tǒng)一管理的原則基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行變通和調(diào)整。

比如，過去一個(gè)立檔單位只能有一個(gè)全宗號(hào)，但現(xiàn)在被重組后，原先各企業(yè)的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制、檔案的管理系統(tǒng)不盡相同，如果不進(jìn)行調(diào)整和變通，就會(huì)導(dǎo)致重組后的企業(yè)檔案管理存在著各單位檔案管理體制不統(tǒng)一、導(dǎo)致在檔案管理軟件系統(tǒng)中進(jìn)行電子目錄錄入時(shí)因檔號(hào)重復(fù)而無法錄入等現(xiàn)象。所以必須按照重組后的要求，或者編制參照體系進(jìn)行重新整理。這些工作需要一定的人力物力必要的保證。如果不能進(jìn)行相關(guān)的調(diào)整或者重新整理，會(huì)給日后的檔案安全管理和有效利用埋下隱患。

我們的做法是：首先，加強(qiáng)重組企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)隊(duì)伍素質(zhì)提升。企業(yè)重組中，各參組單位原檔案管理模式不盡相同，管理水平參差不齊，要保證重組后檔案管理規(guī)范統(tǒng)一，除制定有關(guān)檔案管理制度外，合理配備檔案工作人員，建設(shè)一支忠誠事業(yè)、業(yè)務(wù)精良、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍將是做好檔案工作的重要保障。我們建立了覆蓋企業(yè)各部門、項(xiàng)目組的兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)隊(duì)伍。企業(yè)的大部分的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)由各部門、項(xiàng)目組實(shí)施完成，而兼職檔案員身處部門、項(xiàng)目組一線，掌握、了解部門班組的活動(dòng)進(jìn)展情況，這對(duì)及時(shí)收集有價(jià)值的歸檔資料起到關(guān)鍵的作用。實(shí)踐證明，只有建立相對(duì)穩(wěn)定的專、兼職檔案員工作網(wǎng)絡(luò)體系，做到檔案工作群抓群管，才能保證檔案管理工作正常有序地開展。

其次，針對(duì)企業(yè)重組后，實(shí)體檔案存在多個(gè)全宗、檔號(hào)重復(fù)、檔案保管地點(diǎn)分散的這種情況，我們及時(shí)開展對(duì)企業(yè)庫存實(shí)體檔案的利用頻率、價(jià)值大小進(jìn)行分析、鑒定，在必須分庫房管理實(shí)體檔案的前提下，按照便于管理、利用的原則，對(duì)重組企業(yè)的各類實(shí)體檔案進(jìn)行整合、歸類存放。其次，依據(jù)原各企業(yè)的成立先后順序、內(nèi)容多少、重要程度等實(shí)際情況，開展對(duì)庫存實(shí)體檔案的檔號(hào)重新編制工作，使其由多個(gè)全宗順利地過渡到一個(gè)全宗，以避免在電子目錄錄入時(shí)出現(xiàn)檔號(hào)重復(fù)現(xiàn)象，以確保實(shí)體檔案、電子目錄的一致性。

重組后的晉西集團(tuán)將堅(jiān)持“戰(zhàn)略引領(lǐng)、科技創(chuàng)新”的發(fā)展方針，圍繞提高經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量、構(gòu)建子集團(tuán)運(yùn)行機(jī)制兩大任務(wù)，推進(jìn)在思維、技術(shù)、管理三個(gè)領(lǐng)域的創(chuàng)新，努力實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化管控、市場化運(yùn)作、專業(yè)化經(jīng)營、規(guī)模化發(fā)展四個(gè)方面突破，全面提升企業(yè)在國家、行業(yè)、地方經(jīng)濟(jì)和市場中的話語權(quán)和影響力，努力打造兵器一流子集團(tuán)、構(gòu)建和諧新晉西！同樣，晉西集團(tuán)的檔案工作通過管理整合，最大限度地優(yōu)化公司檔案管理資源配置，更大范圍地統(tǒng)籌謀劃檔案管理工作，有效實(shí)施扁平化、專業(yè)化管理，更快地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案管理水平，從而更好地服務(wù)于公司各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理活動(dòng)，為企業(yè)的做大做強(qiáng)提供有力保障。

作者單位：中國兵器晉西工業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司