學(xué)校檔案數(shù)字化的中后期工作

陳燕新

檔案數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段將紙質(zhì)、照片、聲像、膠片等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。學(xué)校檔案部門如何科學(xué)、合理地開展數(shù)字化中后期工作，本人在實踐中作了一些探討，以期檔案數(shù)字化工作能變得更加理性。

一、數(shù)字化中期：目錄優(yōu)先，注重源頭，確保質(zhì)量

1. 確保目錄數(shù)據(jù)庫的規(guī)范和完善

雖然檔案信息全文數(shù)字化是數(shù)字化工作的方向，但在全文檢索還無法大規(guī)模實現(xiàn)的今天，機讀目錄數(shù)據(jù)仍是檔案檢索的主戰(zhàn)場，構(gòu)建規(guī)范和完善的目錄數(shù)據(jù)庫是檔案信息進行數(shù)字化的第一步。各學(xué)校應(yīng)首先補充完善案卷級與文件級機讀目錄，特別是辦學(xué)歷史悠久和館藏檔案數(shù)量大的學(xué)校；其次，應(yīng)檢查已有機讀目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量和規(guī)范，目錄信息能否規(guī)范、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容。

2. 重視電子文件的接收

電子文件的接收是減輕檔案數(shù)字化工作壓力的有效途徑，每推遲一年接收電子文件，就意味著以后要多花人才物力對其進行數(shù)字化工作。目前，大部分學(xué)校都實現(xiàn)了校園辦公自動化，但都著重于文件資料的流轉(zhuǎn)利用，至于歸檔保存則是另一回事。因此，學(xué)校檔案部門應(yīng)主動與本單位信息部門商討，將檔案信息化管理納入校園信息化工程，以實現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上傳輸和歸檔，對于還未實現(xiàn)校園一體化的單位，則應(yīng)要求在紙質(zhì)文件歸檔同時要求提交電子版。

3. 做好全文數(shù)字化檔案的校驗工作

全文數(shù)字化是一項工作量相當(dāng)龐大的工程，但學(xué)校專職檔案管理人員往往人數(shù)偏少，因而檔案全文數(shù)字化工作一般都委托給數(shù)字化處理專業(yè)公司來做。數(shù)字化專業(yè)公司常常是在短期內(nèi)加班加點完成委托的數(shù)字化處理任務(wù)，至使檔案管理人員無法逐個對圖像文件進行校驗。因此，各學(xué)校在與數(shù)字化處理專業(yè)公司簽訂數(shù)字化處理技術(shù)委托合同時，應(yīng)明確寫明數(shù)字化處理的質(zhì)量要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢查方法以及質(zhì)量問題的解決辦法等。在實踐過程中，除了數(shù)字化專業(yè)公司指定專人負責(zé)數(shù)字化處理中的校驗工作，還應(yīng)安排檔案管理人員進行抽樣校驗工作，校驗工作與專業(yè)公司數(shù)字化處理工作同步，做到隨掃隨校，發(fā)現(xiàn)錯誤，立即重掃，確保不會出現(xiàn)圖像歪斜、污點、大小不一等情況。

二、數(shù)字化后期：統(tǒng)籌兼顧，安全第一，講求實效

1. 統(tǒng)籌兼顧，保證數(shù)字化工作可持續(xù)

檔案數(shù)字化工作牽涉多個業(yè)務(wù)部門，只有統(tǒng)籌和兼顧好各種關(guān)系，數(shù)字化工作才能可持續(xù)。一是要善于共享、利用本校的軟硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)資源，避免不必要的重復(fù)投資；二是要合理分配部門內(nèi)人員和技術(shù)，避免有限資源的不合理分配；三是要根據(jù)館藏實際情況配置適用的設(shè)備，避免不必要的高起點、高標(biāo)準(zhǔn)和盲目跟風(fēng)；四是要合理安排每年的工作進度，避免不切實際、盲目樂觀地定數(shù)量、定進度；五是要借檔案數(shù)字化之機，進一步規(guī)范紙質(zhì)檔案管理，避免數(shù)字化檔案被隨意訪問、篡改、復(fù)制等破壞檔案原始憑證性和真實性所帶來的嚴重后果。

2. 確保數(shù)字化工作的安全

首先，檔案數(shù)字化過程中要大量利用檔案實體，因而應(yīng)加強檔案實體流通過程的監(jiān)控，保證檔案實體不丟失、不損壞，確保絕對安全；其次，要選擇安全的檔案信息存儲設(shè)備。數(shù)字檔案信息能否長期存取與存儲介質(zhì)息息相關(guān)，一旦存儲介質(zhì)受損，其數(shù)據(jù)也將不復(fù)存在。因此，應(yīng)選擇優(yōu)質(zhì)、安全的存儲介質(zhì)來確保數(shù)字檔案信息的安全，如光盤、移動硬盤、服務(wù)器等。再次，要做好檔案信息備份。數(shù)字化處理的檔案信息應(yīng)備份兩套以上，其中原件封存保管，復(fù)件用于對外查閱利用和異地保存，同時做好原件與復(fù)件數(shù)據(jù)的比對校驗工作，確保備份信息可讀、可還原，并做好數(shù)據(jù)信息備份時的登記工作。最后，應(yīng)做好信息數(shù)據(jù)庫的日常維護，以防止數(shù)據(jù)的丟失、破壞、更改、非法下載復(fù)制、病毒侵襲、系統(tǒng)崩潰、硬件損壞等不安全因素。

3. 依托網(wǎng)站，做好數(shù)字化檔案的利用

如何發(fā)揮檔案數(shù)字資源的優(yōu)勢，并最終滿足用戶需求，是各級各類檔案機構(gòu)一直以來所追求的目標(biāo)。作為學(xué)校檔案部門，由于處在教育科研前沿陣地，有條件依托網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，構(gòu)建檔案網(wǎng)站，作為數(shù)字化信息資源利用和服務(wù)的平臺。一是應(yīng)做好網(wǎng)站的檔案信息導(dǎo)航工作，引導(dǎo)用戶進行準(zhǔn)確、快速檢索；二是要實現(xiàn)檔案目錄查詢向數(shù)字化原文查詢過渡；三是要開展互動服務(wù)，征求用戶對檔案信息資源的需求意見，逐步解決用戶信息和檔案部門提供信息不對稱的問題；四是要及時補充和更新網(wǎng)站檔案信息資源。通過依托檔案網(wǎng)站，對檔案資源實現(xiàn)以計算機檢索代替手工檢索，以網(wǎng)絡(luò)查詢代替上門查閱，以電子復(fù)制拷貝代替人工摘抄、復(fù)印，從而提高檔案利用的質(zhì)量和工作效益。

責(zé)任編輯羅峰