淺議對高職院校圖書館辦公室秘書工作的基本要求

姜笑楠

【摘 要】秘書是高職院校圖書館管理隊伍中的重要成員，是對圖書館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、資源建設(shè)、人才培養(yǎng)等大量事務(wù)性工作起協(xié)助管理作用的管理者。

【關(guān)鍵詞】圖書館 秘書工作

高職院校辦公室是為保障學(xué)校各項管理活動的順利進(jìn)行提供綜合性服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)。在這個機(jī)構(gòu)工作的秘書主要負(fù)責(zé)調(diào)查研究、收集信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、綜合平衡等工作。通過信息的收集傳遞，起著承上啟下、溝通左右的樞紐作用；經(jīng)過對信息的歸納整理，提出有關(guān)工作的建議和方案，供領(lǐng)導(dǎo)使用。從總體上講，高職院校辦公室秘書的工作，就是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、制定和執(zhí)行各項政策提供服務(wù)。他們工作的優(yōu)劣，直接或間接地影響到學(xué)校工作的大局。

一、 圖書館秘書工作的角色定位

目前對秘書職能范疇的研究有所拓展，但傳統(tǒng)上還是把秘書定位為“收發(fā)員”，忽視其專業(yè)性，這種偏見大大的制約了圖書館秘書的發(fā)展。圖書館辦公室是中樞機(jī)構(gòu)，秘書人員是連接館長和館員的紐帶，因此，重視高職院校圖書館辦公室秘書素質(zhì)的問題，是確保高職院校圖書館辦公室工作質(zhì)量的首要問題。

（一）服務(wù)者。服務(wù)對象的明確性要求館秘書必須為圖書館建設(shè)服務(wù)、為全院師生服務(wù)。高職院校是知識分子的集合體，教師的職稱、學(xué)科閱歷等都有所不同，還要面對性格各異、家庭背景各不相同的學(xué)生群體，使得服務(wù)對象又有很大的特殊性。幫助館員樹立為一線教師及學(xué)生服務(wù)的思想，牢固樹立服務(wù)意識，按照學(xué)院整體部署和教學(xué)資源的現(xiàn)狀，把館藏資源以最佳方式組合起來，充分調(diào)動師生利用館藏資源的主動性、積極性，提高圖書利用率，這樣就達(dá)到了服務(wù)的目的。

（二）協(xié)調(diào)能力。作為日常事務(wù)的協(xié)調(diào)管理者，其工作對應(yīng)面較廣，既有與各處室之間、各系部之間的交流，又要與院（系）領(lǐng)導(dǎo)、系教學(xué)秘書聯(lián)絡(luò)，還要了解師生對館藏資源的意見和建議。具有承上啟下、溝通信息的作用，同時也擔(dān)負(fù)著圖書館的流通部、信息部、采編部等的協(xié)調(diào)管理，協(xié)助人事處做好工作人員的職業(yè)資格評聘工作；負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、傳閱及有關(guān)文件的起草工作：以及文書檔案的收集、整理和歸檔工作。館秘書在協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)管理常規(guī)事務(wù)，保證系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)方面，發(fā)揮了實實在在的協(xié)調(diào)管理作用。

秘書是需要與各種不同的人打交道，這也是秘書的一項基本工作。高職院校的辦公室也是學(xué)校的“窗口”，無論是對外交流，還是對內(nèi)服務(wù)，秘書人員都需要具備一定的協(xié)調(diào)能力。在交往中，秘書人員要迎難而上，敢于面對和處理各種棘手的問題，還要能夠理智地與自己不喜歡的人打交道。同時，要具備很強(qiáng)的自控能力，不論發(fā)生了什么事，有什么挫折與煩惱，都要控制自己的情緒，保持克制的態(tài)度。

二、圖書館秘書的工作基本內(nèi)容

（一）人才培養(yǎng)。信息技術(shù)的發(fā)展對圖書館的傳統(tǒng)工作模式、工作人員的傳統(tǒng)觀念提出了挑戰(zhàn)。因此必須加強(qiáng)人才培養(yǎng)建設(shè)，配備相當(dāng)數(shù)量的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人員、文獻(xiàn)資料二次開發(fā)人員，在爭取引進(jìn)專業(yè)人才的同時，對原有的采編人員進(jìn)行培訓(xùn)?，F(xiàn)在堅持館內(nèi)上課和館外培訓(xùn)相結(jié)合的方式，邀請業(yè)內(nèi)專家到這里傳授經(jīng)驗，并向?qū)W校爭取名額，讓更多的工作人員有機(jī)會參加館際之間的學(xué)術(shù)交流，開拓視野。

（二）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。高職院校圖書館是大學(xué)生的第二課堂，如何切合主流方向進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是重要課題。我館先后組織館員到大連外國語大學(xué)、大連醫(yī)科大學(xué)等高校圖書館進(jìn)行實地參觀學(xué)習(xí)，根據(jù)我校的規(guī)模和學(xué)科建設(shè)的實際，有的放矢，以實用性、安全性和穩(wěn)定性為原則，逐步進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

工作平臺特別強(qiáng)調(diào)的是圖書館的服務(wù)器，它存放大量的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，在進(jìn)行動態(tài)管理方面要求較高。主要處理包括采編、流通、典藏、期刊管理、公共查詢、參考咨詢與信息開發(fā)、網(wǎng)上業(yè)務(wù)、館際互借、電子閱覽室管理等數(shù)據(jù)。還有書刊檢索、讀者信息查詢、新書通報、重要通知以及FPT服務(wù)等。

圖書館的主頁設(shè)有讀者指南、最新動態(tài)、新書推薦、電子資源下載等。通過主頁，可以檢索國內(nèi)外有關(guān)信息。其中還設(shè)立了館長信箱用于圖書館與全校師生之間的交流。在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上，目前還要針對學(xué)科特點，充分發(fā)揮館藏的資源優(yōu)勢，建設(shè)一批高質(zhì)量、高水平的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，特別是學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫、重點學(xué)科導(dǎo)航庫，為相關(guān)學(xué)科的教學(xué)、科研服務(wù)。

（三）文獻(xiàn)資源建設(shè)。圖書館要實行實體館藏與虛擬館相結(jié)合的建設(shè)模式，除了上面的網(wǎng)絡(luò)化資源建設(shè)之外，對實體圖書館藏的開發(fā)利用也是其工作重點，各項評估體系當(dāng)中明確規(guī)定了紙質(zhì)圖書的數(shù)量、范圍、專業(yè)類別等。根據(jù)本校師生的實際需要進(jìn)行建設(shè)。

常用性文獻(xiàn)是指讀者經(jīng)常使用的借閱頻率較高的文獻(xiàn)，圖書館應(yīng)致力提高其擁有率，以滿足讀者經(jīng)常性的閱讀需求。保障性文獻(xiàn)指不經(jīng)常借閱的文件，但涉及面廣，是各個學(xué)科建設(shè)的需要，但涉及經(jīng)費來源等原因，單純依靠增加本館文獻(xiàn)收藏來提高保障是不現(xiàn)實的，應(yīng)通過館際協(xié)調(diào)合作、館際互借等途徑來提高文獻(xiàn)保障率。

隨著文獻(xiàn)生產(chǎn)電子化、數(shù)字化進(jìn)程的加快普及，檢索性文件、參考性文獻(xiàn)的載體和傳播方式發(fā)生了重要變化，往往以鏡像數(shù)據(jù)形式存在。我館現(xiàn)在使用的就是萬方全文數(shù)據(jù)庫，但在重點學(xué)科專業(yè)庫建設(shè)方面還有所欠缺。應(yīng)加大采購力度，使原始文獻(xiàn)和檢索性文獻(xiàn)在館藏虛擬化方向大步邁進(jìn)。作為二級管理單位的圖書館，其文獻(xiàn)中心的重要性不言而喻，在數(shù)字化背景下也對圖書館秘書的工作提出更高的要求。必須立足崗位不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，優(yōu)化素質(zhì)結(jié)構(gòu)，具備良好的人文和專業(yè)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代管理知識，提高工作效率，堅持服務(wù)育人、以人為本，為學(xué)院的發(fā)展做一份努力。

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