淺談建設工程的監(jiān)理資料管理

張又懿

【摘要】工程建設監(jiān)理資料是項目監(jiān)理組對工程項目實施監(jiān)理過程中直接形成的，是工程建設真實、全面的反映。本文是筆者根據參與某工程監(jiān)理資料管理的實踐提出的個人的認識。

【關鍵詞】監(jiān)理資料；管理

工程建設監(jiān)理資料是項目監(jiān)理組對工程項目實施監(jiān)理過程中直接形成的，是工程建設真實、全面的反映。監(jiān)理資料管理是監(jiān)理的基礎工作。工程建設監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項目監(jiān)理組的管理水平、人員素質和監(jiān)理工作的質量。隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息資料管理的作用顯得越來越重要。下面根據本人在參與某工程項目監(jiān)理資料管理的實踐，談談個人的認識。 一、監(jiān)理資料的含義和重要性

1、監(jiān)理資料的含義

監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程施工過程中形成的資料。監(jiān)理人員在施工現場依據國家有關建設工程的法律法規(guī)、標準規(guī)范及施工圖紙等要求，檢查發(fā)現和處理解決質量、進度、安全等問題，這些工作的情況的真實反映就形成了監(jiān)理資料，也是監(jiān)理工程師工作成果的體現。

2、監(jiān)理資料的重要性

2.1、監(jiān)理企業(yè)屬于工程服務企業(yè)，其工作質量和成果是通過監(jiān)理資料反映出來的。工程建設監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項目監(jiān)理組的管理水平、人員素質和監(jiān)理工作的質量。同時監(jiān)理資料也是監(jiān)理企業(yè)、監(jiān)理工程師加強自我保護的有效手段。

2.2、經過科學管理的監(jiān)理資料作為監(jiān)理信息資源，為監(jiān)理工作提供有力的保證和支撐，更是監(jiān)理工程師進行建設工程目標控制的依據。做好監(jiān)理資料的管理可以為監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件，當監(jiān)理工程師需要時，能及時提供有針對性的完整資料，從而迅速的解決監(jiān)理工作中的問題。

2.3、監(jiān)理資料既是全面了解工程情況不可或缺的部分，也是建設工程一旦發(fā)生質量缺陷或安全事故等問題后，作為原因調查和事故分析乃至確定責任的重要依據。

二、監(jiān)理資料的內容和資料管理的基本要求

1、監(jiān)理資料的內容

監(jiān)理資料的內容包括：監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理周報、會議紀要、質量問題和質量事故的處理報告、造價和進度控制資料、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師聯系單、監(jiān)理備忘錄、業(yè)主提供的前期資料（規(guī)劃許可證、施工許可證、施工圖及審批意見書、地質勘查報告、消防審核意見書、中標通知書、施工合同、定位放線規(guī)劃圖及確定水準點、坐標控制點的書面通知等等）、施工單位報審資料（施工單位資質證書、營業(yè)執(zhí)照、質量保證體系、安全保證體系、施工組織設計、施工方案、人員資格證書及上崗證、進度計劃報審、各類材料進場報驗、各類機械設備進場報驗、分包單位合同及分包單位資質報審、工序報驗資料、計量設備儀器報審等等）。

2、監(jiān)理資料管理的基本要求

2.1、監(jiān)理資料應滿足“整理及時、真實齊全、分類有序”的要求。

2.2、各專業(yè)監(jiān)理工程師應隨著工程項目的進展負責收集、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料，并進行認真檢查，不得接受經涂改的報審資料，并及時將資料交資料管理存放保管。

2.3、應利用計算機建立圖、表等系統文件建立監(jiān)理管理臺賬，輔助監(jiān)理工作控制和管理，如：工程材料、構配件、設備進場報驗臺賬；施工試驗（混凝土、鋼筋、水、電、暖通等）報審臺賬；分部分項驗收臺賬；旁站臺賬；平行檢查臺賬等等。

2.4、監(jiān)理資料員應及時對各專業(yè)的監(jiān)理資料的形成、積累、組卷進行檢查，并分類、分專業(yè)監(jiān)理案卷盒，按規(guī)定編目、整理，做到存放有序、整齊，將不同類資料放在同一盒內，應在脊背處標明。

2.5、對于已歸資料員保管的監(jiān)理資料，如本項目監(jiān)理部人員需要借用，必須辦理借用手續(xù)，用后及時歸還；其他人員借用，須經總監(jiān)同意，辦理借用手續(xù)，資料員負責收回。

2.6、在工程竣工驗收后三個月內，由總監(jiān)理工程師組織項目監(jiān)理人員對監(jiān)理資料進行整理和歸檔，監(jiān)理資料在移交給公司檔案資料部前必須由總監(jiān)理工程師審核并簽字。

三、監(jiān)理資料管理的工作內容 監(jiān)理資料管理工作的主要內容是：收（發(fā)）文件、傳閱管理、分類、編號、組卷、

裝訂和裝盒移交與歸檔等工作，在此主要談談收發(fā)文、傳閱、文件的分類和編碼，監(jiān)理資料組卷、歸檔可參考《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》，本文不再敘述。

1. 收（發(fā)）文件

1.1、收文管理（來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔）

收文注意事項：①參建單位所發(fā)文件由資料員統一簽收、登記；

②文件分類登記。

1.2、發(fā)文管理（擬稿→審稿→簽發(fā)）

發(fā)文注意事項：①、會議紀要由項目總監(jiān)指定擬稿人；

②、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；

③、發(fā)文內容必須通過項目總監(jiān)審核后才能定稿；

④、所發(fā)文件須經監(jiān)理工程師和總監(jiān)簽字蓋章后，方可發(fā)出；

⑤、轉發(fā)參建單位文件經監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉出。

1.3、收發(fā)登記

分別建立收發(fā)文登記臺賬，收、發(fā)文臺賬按建設單位、施工單位、其他單位分別登記，做到有編號、內容概要、簽收發(fā)日期、簽收發(fā)人登記齊全。

2. 傳閱管理

收到文件后附上文件處理單，交項目監(jiān)理部總監(jiān)或其授權的監(jiān)理工程師確定文件是否需要轉發(fā)有關單位，傳閱的范圍?？偙O(jiān)或其授權的監(jiān)理工程師應在文件處理簽上做出必要的批辦意見。處理完畢后，裝盒存放。

3. 分類

監(jiān)理資料分類一般是按照文件資料的來源、類別、形成的先后順序進行分類的，以便于資料的收集、整理、組卷。從整體上資料一般劃分為四大類，即來自建設單位的文件資料（包括立項文件、建設規(guī)劃文件、勘察設計文件、工程合同文件、工程開工文件、工程竣工驗收及其他文件）；監(jiān)理單位的文件（包括監(jiān)理管理資料、監(jiān)理質量控制資料、監(jiān)理進度控制資料、監(jiān)理造價控制資料等）；來自施工單位的文件（包括施工管理資料、施工技術資料、施工物資資料、施工測量記錄、施工記錄、隱蔽工程檢查驗收記錄、施工檢測資料、、施工質量驗收記錄、單位（子單位）工程竣工驗收資料等）。

4. 編號

為了便于查閱，實行各類資料代碼分類是非常行之有效的辦法，以本人所參與建設的某工程為例：資料類別以阿拉伯數字開頭，1-工程圖紙及設計變更，2-工程技術核定單，3-工程現場簽證單，4-建設單位指令單，5-監(jiān)理聯系單、通知單類，6-政府監(jiān)督部門檢查記錄，7-其他；相關施工單位以英文字母表示，O-總包單位，A-弱電智能化施工單位，B-室內裝飾單位…；如總包單位現場簽證單第六號，編號代碼為3O-006，智能化工程技術核定單第八號為：2A-008。

5. 組卷

監(jiān)理資料組卷、歸檔可參考《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》，本文不再敘述。

參考文獻

[1] GB50319-2000，建設工程監(jiān)理規(guī)范