檔案館數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀與思考

陳英霞

摘要：數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)階段檔案館發(fā)展的方向。隨著數(shù)字政府上網(wǎng)工程和公開(kāi)現(xiàn)行文件服務(wù)中心的建立，檔案館的數(shù)字化建設(shè)已成為各界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字化建設(shè)仍然暴露出一些值得注意的現(xiàn)象，需要我們認(rèn)真思考。館藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)海量化、服務(wù)自動(dòng)化為我們的生活帶來(lái)更多的便利，在實(shí)踐中，無(wú)論是管理方面還是技術(shù)方面，這些巨大優(yōu)勢(shì)都激起業(yè)界檔案數(shù)字化的熱情。

關(guān)鍵詞：檔案館 數(shù)字化建設(shè)

1 檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 數(shù)字化文件的管理不到位

目前，還不能進(jìn)行自動(dòng)收集、鑒定、編目、標(biāo)引和檢索，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如：OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)）生成的文件，雖然實(shí)現(xiàn)了館內(nèi)的信息處理與共享，檔案館建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，但實(shí)際上難以實(shí)現(xiàn)電子文件的各項(xiàng)細(xì)致操作。

數(shù)字化加工多采取委托加工的方式進(jìn)行，但第三方中介機(jī)構(gòu)的加工系統(tǒng)過(guò)于簡(jiǎn)單，無(wú)法對(duì)數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)（可簡(jiǎn)單的理解為文件著錄、背景、結(jié)構(gòu)等方面的信息）進(jìn)行完整、全過(guò)程的記錄，導(dǎo)致數(shù)字化文件的元數(shù)據(jù)大量缺失。無(wú)法維護(hù)檔案電子文件真實(shí)性、完整性和有效性。

1.2 數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)踐仍在交替發(fā)展中

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的頒布實(shí)施為數(shù)字化加工提供了技術(shù)層面的指導(dǎo)，但是具有比較大的宏觀性，在實(shí)際工作中，數(shù)字化技術(shù)已有了新的發(fā)展。以圖象數(shù)字掃描格式為例，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定圖像文件掃描格式除了Tiff、JPEG以外，還可以存儲(chǔ)為PDF或其它格式。但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，已產(chǎn)生許多更加先進(jìn)的圖像格式。如：JPEG2000與傳統(tǒng)JPEG格式相比，壓縮率高30%左右，且向下兼容，優(yōu)勢(shì)明顯，也可以成為數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)格式。

可見(jiàn)，標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)踐運(yùn)用仍處在相互促進(jìn)，交替發(fā)展中。檔案數(shù)字化應(yīng)該以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)進(jìn)行，但要制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)又需要比較成熟的數(shù)字化工作實(shí)踐。其結(jié)果是數(shù)字化工作開(kāi)展的越早，“學(xué)費(fèi)”交得越多。如何在數(shù)字化過(guò)

程中，最大程度地減少不必要的損失，仍是值得研究的課題。

1.3 數(shù)字化建設(shè)目的不明確

許多檔案館對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)各級(jí)檔案館而言，檔案數(shù)字化建設(shè)仍然是一個(gè)新問(wèn)題，或者是為了達(dá)標(biāo)進(jìn)行數(shù)字化，僅僅建立了檔案機(jī)讀目錄，利用者并不能得到檔案全文，檔案原文的查詢(xún)利用仍需在庫(kù)房中進(jìn)行?；蛘呤菫閿?shù)字化而數(shù)字化，缺乏規(guī)劃、忽略效益，盲目將檔案全部數(shù)字化。實(shí)際上各館中都存在許多內(nèi)容陳舊、利用率低的檔案，或者是雖然進(jìn)行了數(shù)字化的工作，館藏檔案不愿意開(kāi)放或者到開(kāi)放年限還不開(kāi)放，強(qiáng)調(diào)保密，該公布的不公布，傳統(tǒng)“重保管輕利用”的思想依然嚴(yán)重，數(shù)字檔案的功效很難發(fā)揮，無(wú)形中增加了工作量，同時(shí)，這部分檔案數(shù)字化沒(méi)有現(xiàn)實(shí)意義，浪費(fèi)了有限資金。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

2.1 做好鑒定工作，按需要進(jìn)行數(shù)字化

從目前來(lái)看，數(shù)字化加工的主要目的是以利用為主，保管為輔。但是必須承認(rèn)相對(duì)于圖書(shū)數(shù)字化而言，檔案數(shù)字化利用率依然很低，因此“以用定掃，按需掃描”是目前檔案數(shù)字化可取的發(fā)展模式。長(zhǎng)春市檔案館實(shí)施的“檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字檔案利用同步”的路線，產(chǎn)生了很好的效果和影響，值得參考借鑒。

如何才能做好檔案的鑒定、篩選、開(kāi)放工作呢？以下經(jīng)驗(yàn)可供參考：一是對(duì)需要搶救性保護(hù)的珍貴檔案數(shù)字化；二是對(duì)具有經(jīng)濟(jì)、科技、文件價(jià)值的檔案數(shù)字化；三對(duì)本館特色的檔案數(shù)字化；四是對(duì)需求大的檔案數(shù)字化；五是對(duì)編研資料數(shù)字化；六是對(duì)開(kāi)放的檔案數(shù)字化。

2.2 有重點(diǎn)地建設(shè)數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館的建設(shè)不應(yīng)該全面鋪開(kāi)，應(yīng)該有重點(diǎn)地建設(shè)。以延長(zhǎng)石油集團(tuán)企業(yè)為例，首先把集團(tuán)公司檔案館作為重點(diǎn)來(lái)建設(shè)，因?yàn)闊o(wú)論從檔案館基礎(chǔ)設(shè)施、電子文件的接收管理、數(shù)字檔案保存和安全、人才的培養(yǎng)上，集團(tuán)公司檔案館都相對(duì)完善。

2.3 貫徹前端控制原則

文件的生命周期理論認(rèn)為，文件的產(chǎn)生、處理、歸檔、保管、利用、鑒定、保存和銷(xiāo)毀全過(guò)程中，文件在“歸檔”之前屬于前端，之后屬于后端。為了有效維護(hù)其真實(shí)性、完整性和有效性，必須先實(shí)行“前端控制”才可以，由于電子文件易復(fù)制、易修改、易刪除的特點(diǎn)，前端控制是實(shí)現(xiàn)電子文件管理的重要保障。筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)方面進(jìn)行電子文件的前端控制。

2.3.1 為保證無(wú)論是原生型還是間接型的電子文件，兩者都能發(fā)揮其作用，需要對(duì)“元數(shù)據(jù)”進(jìn)行記錄，從制度要求電子文件移交或紙質(zhì)文件數(shù)字化工作，制定“數(shù)字化加工流程規(guī)范”、“電子文件管理辦法”等工作制度和技術(shù)措施。

2.3.2 檔案工作人員要參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，配合設(shè)計(jì)人員做好“元數(shù)據(jù)”的編制工作，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記錄電子文件生成、處理、歸檔管理過(guò)程中各環(huán)節(jié)工作的背景信息。實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的自動(dòng)收集，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間建立無(wú)縫鏈接。

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