淺談檔案的信息化管理

蔡曉鵬 鹿麓

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，自動(dòng)化信息化的管理開(kāi)始逐步替代傳統(tǒng)的手工管理，檔案管理的自動(dòng)化也就成為了現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。因此，如何加快檔案信息資源的信息化進(jìn)程，使檔案工作更有效的服務(wù)于物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)也就具有了重要的意義。本文就如何提高檔案信息化建設(shè)、促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化做一些闡述：

一、信息化檔案管理的特點(diǎn)

1.管理一體化

傳統(tǒng)的檔案管理都是相應(yīng)部門對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，分類，歸檔，其他的部門也要對(duì)日常工作中產(chǎn)生的專業(yè)性的檔案資料進(jìn)行整理歸納；而信息化的檔案管理是一個(gè)自動(dòng)化的系統(tǒng)，可以將單位的各個(gè)部門的基本文檔等有機(jī)的結(jié)合在一起，做到歸檔和管理同步進(jìn)行，將各個(gè)部門形成的不同形式，不同內(nèi)容的文件分門別類的歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)文件，檔案管理的一體化。

應(yīng)用檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅避免了大量重復(fù)勞動(dòng)，而且大大的提高了工作效率。檔案管理人員再也不必進(jìn)行復(fù)雜的歸檔文件目錄輸入以及電子文件掛接，圖像掃描等工作，大大節(jié)省了人力和時(shí)間，讓檔案管理人員從冗余的工作中抽出身來(lái)，有更多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)。另外，檔案管理部門也可以通過(guò)自動(dòng)化系統(tǒng)隨時(shí)掌握管理動(dòng)態(tài)，及時(shí)的進(jìn)行必要的指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案的預(yù)見(jiàn)性管理。

2.全文存貯與檢索

應(yīng)用檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，單位的各個(gè)部門隨時(shí)可以將形成的有查考利用價(jià)值的文件存儲(chǔ)到服務(wù)器上，檔案管理部門也可以將原有的檔案原件掃描后儲(chǔ)存到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過(guò)身份確定，就可以在單位的局域網(wǎng)上檢索瀏覽所需要的檔案信息，真正的讓信息化的檔案管理為工作和生活提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化

檔案業(yè)務(wù)工作包括檔案的統(tǒng)計(jì)，鑒定，銷毀，借閱，催還及參考資料編研等工作，這都需要檔案人員定期或者不定期的進(jìn)行檔案基本情況的統(tǒng)計(jì)，同時(shí)還要對(duì)歸檔的技術(shù)文件進(jìn)行分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

應(yīng)用信息化的檔案管理，可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，打印各種報(bào)表，進(jìn)行借閱登記，催還提醒，檢索技術(shù)分析所需要的相關(guān)資料等等，通過(guò)管理員的授權(quán)，從而使每個(gè)人都可以通過(guò)電腦在辦公室獲得屬于自己權(quán)限范圍內(nèi)所需要的資料和數(shù)據(jù)，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來(lái)。

二信息化給單位檔案管理帶來(lái)的影響

1.封閉守舊的管理思想與信息化的開(kāi)放創(chuàng)新思想的矛盾。

信息技術(shù)的應(yīng)用，為檔案高水平的管理提供了許多便利條件，很多復(fù)雜的管理通過(guò)利用計(jì)算機(jī)變得容易簡(jiǎn)單。傳統(tǒng)檔案管理的因循守舊的思想是不適應(yīng)信息化的管理的。檔案管理的信息化，把管理創(chuàng)新擺到了空前重要的位置，在創(chuàng)新中優(yōu)化檔案管理模式，在創(chuàng)新中提高檔案管理的水平。由此可見(jiàn)，管理思想的創(chuàng)新成為了信息技術(shù)能否在檔案管理中成功應(yīng)用的至關(guān)重要的因素。

2.舊的管理流程與信息化所帶來(lái)的高效便利的管理流程相沖突。

以傳統(tǒng)的檔案管理理論為指導(dǎo)建立起來(lái)的傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，嚴(yán)格遵循收集、整理、保管、檢索、編研、提供利用和鑒定、統(tǒng)計(jì)等模塊和環(huán)節(jié)進(jìn)行，其中大部分的工作需要手工完成，并且管理過(guò)程非常細(xì)致，有時(shí)為了一份檔案的分類而大費(fèi)周折。不可否認(rèn)，這種模式在傳統(tǒng)的手工管理時(shí)期的確發(fā)揮了重要作用，但在傳統(tǒng)的手工管理已逐漸被現(xiàn)代化的技術(shù)所替代的情況下，還這樣就有點(diǎn)過(guò)時(shí)了。

在信息化的條件下，檔案管理的歸檔整理檢索統(tǒng)計(jì)等工作，都可以利用信息技術(shù)的自動(dòng)化來(lái)高效運(yùn)行，大大減少了時(shí)間的損失和人力的浪費(fèi)，盡大可能的發(fā)揮出信息技術(shù)的效益潛能。

三幾點(diǎn)思考及建議

以上我們分析了信息技術(shù)的應(yīng)用與傳統(tǒng)管理之間的矛盾，不難發(fā)現(xiàn)，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須在一定的范圍內(nèi)優(yōu)化配置資源，進(jìn)行改革和教育。

1.健全檔案管理制度。

單位要明確各部門的職責(zé)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，也是提供更高級(jí)別服務(wù)的先決條件。因此，要建立健全檔案管理制度，特別是要制定檔案自動(dòng)化管理制度，用完善的制度來(lái)規(guī)范檔案自動(dòng)化的管理工作。

2.加強(qiáng)文件、檔案的全程監(jiān)管。

在單位內(nèi)部建立起局域網(wǎng)絡(luò)，要規(guī)劃實(shí)施檔案一級(jí)管理，全面加強(qiáng)從文件形成到歸檔的全過(guò)程，重點(diǎn)是從文件形成的源頭抓起，確保文件的整個(gè)生命周期受到嚴(yán)格監(jiān)控，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并努力貫徹執(zhí)行。

3.理順管理工作的程序。

檔案管理自動(dòng)化是按單位管理工作流程設(shè)計(jì)的，因此要先理順檔案部門與其它部門之間的工作程序。只有這樣才能避免在實(shí)施過(guò)程中走彎路，以最少的投入滿足單位對(duì)檔案信息資源的需求。理順管理工作程序，一方面要做好收集和數(shù)據(jù)庫(kù)的日常維護(hù)工作，另一方面，要充分利用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，按照單位發(fā)展的需要，及時(shí)編寫檔案文件匯編，主動(dòng)提供決策所需檔案信息。

4.檔案工作人員參與自動(dòng)化軟件的功能開(kāi)發(fā)。

檔案人員要積極的參加到檔案管理軟件的功能開(kāi)發(fā)中，了解本單位檔案管理的全過(guò)程和檔案專業(yè)管理的全內(nèi)容，及時(shí)征求各部門意見(jiàn)，調(diào)查研究各部門的基礎(chǔ)工作與歸檔工作之間的聯(lián)系，為軟件設(shè)計(jì)人員提供信息，選擇最合理的設(shè)計(jì)方案，設(shè)計(jì)出滿足單位管理實(shí)際需要的自動(dòng)化軟件，真正實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化和信息化。

信息時(shí)代的到來(lái)，給檔案管理部門帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。面對(duì)新形勢(shì)，要敢于放下傳統(tǒng)的管理包袱，積極接受新鮮知識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和管理理論改造原有的檔案管理模式，抓住機(jī)遇，創(chuàng)造機(jī)遇，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化和信息化，充分的發(fā)揮檔案管理部門的作用，最大限度的獲得投入產(chǎn)出收益。

（作者單位：石家莊市食品藥品檢驗(yàn)所 秦皇島文化藝術(shù)中心）