淺談水利工程檔案管理

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水利工程檔案是人類改造自然、利用自然資源、抗御自然災(zāi)害的成果積累，是國家和人民的寶貴財(cái)富，也是水利科技工作者辛勤勞動的智慧結(jié)晶。因此，如何管理好、利用好水利工程檔案，使其更好地為水利事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，是目前亟待解決的問題。

一、搞好資料收集是做好水利工程檔案工作的前提。

水利工程建設(shè)一般都具有工期長、標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)的特點(diǎn)，在施工過程中隨時(shí)會產(chǎn)生大量的各類檔案資料，如不及時(shí)記錄、收集、歸檔并進(jìn)行科學(xué)管理和有效利用，對工程建設(shè)和后續(xù)運(yùn)行管理將會造成不可彌補(bǔ)的損失。因此，從工程立項(xiàng)到規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收等，檔案工作人員應(yīng)全程跟蹤搞好檔案資料的收集工作。工程正式立項(xiàng)后，要對施工各階段檔案的收集范圍、整理要求、立卷歸檔、檔案移交、檔案保管等提出明確要求，在合同協(xié)議簽訂時(shí)就要開始持續(xù)做好收集有關(guān)文件資料工作，確保資料收集的齊全完整，做到不遺漏、不散失。否則，就會對以后的水利工程管理帶來許多不便與問題。

根據(jù)《檔案法》和《河北省檔案工作條例》及水利部《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，應(yīng)結(jié)合所建水利工程實(shí)際，有針對性地制定出檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，對檔案資料的收集、立卷、管理、利用和安全保密等方面做出嚴(yán)格規(guī)定。主管工程部門、建筑單位和工程技術(shù)人員都要共同配合，協(xié)同抓好工程項(xiàng)目檔案工作。要建立起工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量制約機(jī)制，對未按要求提交工程檔案的項(xiàng)目，不得通過驗(yàn)收或質(zhì)量等級評定，確保重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。

二、實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理是提升水利工程檔案利用效能的基礎(chǔ)

管理是基礎(chǔ)，利用是目的。因此要以利用為目標(biāo)，在檔案管理規(guī)范化上下功夫：

科學(xué)做好檔案保管期限的劃定工作。根據(jù)提供利用的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需求，依據(jù)國家、省、市檔案行政管理部門有關(guān)規(guī)定，制定檔案保管期限表，分別界定永久和長期保管期限。

搞好檔案的科學(xué)整理、科學(xué)分類，合理排列，進(jìn)行有序上架保管，為實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理打好基礎(chǔ)

在計(jì)算機(jī)的輔助下，將水利工程形成的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，進(jìn)行數(shù)字化處理，建立起水利工程檔案數(shù)據(jù)庫，依托局域網(wǎng)提供快捷的網(wǎng)上查閱利用。

充分利用現(xiàn)有館（室）藏檔案，根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要，有針對性地搞好檔案資源的開發(fā)深加工和編研工作。

三、加強(qiáng)制度建設(shè)是做好水利工程檔案工作的保障

水利工程檔案管理工作制度建設(shè)涉及方方面面，從實(shí)際工作看，主要應(yīng)建立健全如下幾項(xiàng)規(guī)章制度：

1.領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度

水利工程管理層應(yīng)依照檔案法律法規(guī)要求，高度重視水利工程檔案管理工作，納入議程，列入年度工作計(jì)劃，加大人力、物力和資金投入，從領(lǐng)導(dǎo)層面上確保水利工程檔案工作的開展。

2.隊(duì)伍建設(shè)制度

精心選配具有較高政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)的人員擔(dān)當(dāng)檔案管理工作，并不斷組織他們參加檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)責(zé)任意識，提高工作能力。從事水利工程檔案工作的人員，不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案，懂不同類別的檔案的分類整理。因此，水利工程檔案管理人員除了進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識培訓(xùn)外，還要加強(qiáng)水利工程建設(shè)知識的培訓(xùn)，了解工程建設(shè)中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值需歸檔的材料，很好把握歸檔范圍。同時(shí)，還須派出檔案管理人員參與工程現(xiàn)場驗(yàn)收工作，使檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有切實(shí)的保障。

3.安全保管制度

要設(shè)立符合檔案安全保管要求、能夠滿足工程檔案保管需要的獨(dú)立的檔案庫房。同時(shí)配足配齊監(jiān)控、滅火、溫濕度、防塵等等設(shè)施設(shè)備，確保接收檔案的安全保管，防止損壞、丟失和泄密現(xiàn)象發(fā)生并做到庫房、辦公室和閱覽室三分設(shè)，指定專人負(fù)責(zé)管理，明確其職責(zé)、目標(biāo)任務(wù)和考核獎懲方法等。

4.檔案借閱制度

一般要有借閱、復(fù)制和審批的嚴(yán)格要求，建立長效機(jī)制，防止水利工程檔案在借閱過程中造成丟失損壞。以上各項(xiàng)檔案規(guī)章制度的制定應(yīng)嚴(yán)密而簡明，一目了然，可操作性強(qiáng)，便于在實(shí)際工作中執(zhí)行，并根據(jù)實(shí)際需要，對原有規(guī)章制度不斷總結(jié)和完善。

（作者單位：唐山市陡河水庫管理處）