國有企業(yè)檔案社會化管理問題研究

米平

摘 要 當前，我國國有企業(yè)的檔案事業(yè)要想健康快速的發(fā)展，需要將其與國家的政策措施、思想觀念和工作方法相適應，并在這一過程中不斷的發(fā)展和創(chuàng)新。因此，對于國有企業(yè)的檔案管理而言，需要在記錄國有企業(yè)各類經濟、管理活動全過程的同時，完成其社會化的過程。本文以此為視角，首先分析了現代國有企業(yè)檔案管理工作的重要性和社會化問題，然后以此為基礎，討論了企業(yè)檔案管理社會化的可行性，最后從多個角度考查了國有企業(yè)檔案社會化管理實踐。

關鍵詞 國有企業(yè) 檔案管理 社會化

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A

國有企業(yè)的檔案管理工作需要充分的利用社會資源。在傳統的模式下，企業(yè)的檔案管理模式已經不適合當前強調效率的管理模式 ，并且更為實際的是，處于競爭的需要，越來越多的企業(yè)已經沒有能力與精力去管理企業(yè)的檔案問題，可是這些檔案是企業(yè)的資源所在，需要通過社會化的途徑，將企業(yè)的檔案業(yè)務外包出去。在當前時期，我國國有企業(yè)的檔案事業(yè)要想獲得健康快速的發(fā)展，需要將其與國家的政策措施、思想觀念和工作方法相適應，并在這一過程中不斷的發(fā)展和創(chuàng)新。因此，對于國有企業(yè)的檔案管理而言，需要在記錄國有企業(yè)各類經濟、管理活動全過程的同時，完成其社會化的過程。

一、現代國有企業(yè)檔案管理工作的重要性和社會化解析

（一）現代國有企業(yè)檔案管理工作的重要性。

隨著現代企業(yè)制度的誕生，現代國有企業(yè)尤其是國有大中型企業(yè)需要不斷進行企業(yè)改革，加快轉換經濟體制，不斷建立獨立經營、自負營虧、自我發(fā)展以及自我約束的獨立法人實體，國有企業(yè)的生產經營與技術發(fā)展等各個環(huán)節(jié)正在接受市場經濟的沖擊與考驗。然而相對開放的市場經濟體系的逐步確立，我國多種經濟成份的不斷發(fā)展，加快形成了企業(yè)間市場競爭的新局面。而國有企業(yè)不斷要和同行競爭，和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)與集體企業(yè)以及中外合資企業(yè)競爭，而且還要加入到國際競爭。這些競爭的成功與否不但取決于企業(yè)產品質量，而且還取決于誰取得了領先優(yōu)勢。以上均要求國有企業(yè)生產經營活動保持“高效率、高效益、高得益”的發(fā)展狀態(tài) 。所以，作為國有企業(yè)內部的檔案部門組織，以前那種看門守攤與四平八穩(wěn)的工作精神面貌明顯與之不相適應的。這對國有企業(yè)檔案部門在客觀上提出了要求，國有企業(yè)檔案部門必須通過高效率與快節(jié)奏的工作方式為國有企業(yè)方針目標的順利實現作出努力，要付出全力地創(chuàng)造高質量與深層次的政策、市場以及技術等方面的相關檔案信息。作為國有企業(yè)管理工作的基礎層面的工作的檔案工作能不能為國有企業(yè)生產經營與技術進步發(fā)揮更大的作用與功效，是當前檔案工作的核心問題，因此，對于國有企業(yè)對檔案工作就提出了有更高的目標和要求。

（二）現代國有企業(yè)檔案管理社會化解析。

現代企業(yè)在激烈優(yōu)勝劣汰的競爭中，能不能取得生存與發(fā)展乃至興旺發(fā)達，通常取決于該企業(yè)自身的生產經營情況。國有企業(yè)檔案中通常擁有企業(yè)自下而上發(fā)展的重要機密，國有企業(yè)檔案高效率而且有序地服務體現在企業(yè)生產經營的整個過程，尤其是大部分重復使用的科技圖紙與技術文件是國有企業(yè)生產建設當中必不可少的方式。而國有企業(yè)一旦丟失全部檔案，不要說是提高生產力，就是能否恢復生產也非常困難。就國有企業(yè)檔案管理社會化協作的而言，我們能夠從以下三個層面進行解釋：其一是國有企業(yè)檔案管理社會化協作一定要有企業(yè)檔案管理服務的“委托方”與“代理方”，所謂 “委托方”指的是有豐富檔案管理服務經驗與外包需求的企業(yè)，所謂“代理方”是指負擔企業(yè)檔案管理作用的檔案中介性組織；其二是企業(yè)在社會化協作當中中，相關“代理方”按照“委托方”的自身需求提供高效地檔案信息的有償服務，它的服務費用由檔案管理實際任務情況決定 ；其三是國有企業(yè)檔案管理社會化協作的實現能夠減少國有企業(yè)檔案管理的相關成本，提升國有企業(yè)的經營管理效益，在如今不失為國有企業(yè)檔案管理的一個非常高效的補充手段。

二、企業(yè)檔案管理的社會化的可行性分析

（一）企業(yè)檔案管理的社會化的實現手段是業(yè)務的外包。

目前，隨著我國國有企業(yè)規(guī)模的進一步擴大，國有企業(yè)需求的不斷增加，使得企業(yè)的工作量與業(yè)務運行也不斷增多，導致國有企業(yè)的人力與物力等各方面資源很難滿足企業(yè)自身的發(fā)展，尤其是國有企業(yè)檔案管理工作的復雜與繁重更加需要很多的人力與物力不斷投入，怎樣處理這一難題，在資源有限的情況下實現國有企業(yè)檔案的高效管理，降低國有企業(yè)的負擔，這成是如今亟待解決的問題 。目前的檔案管理機構的大量涌現，為國有企業(yè)的檔案管理帶來了便利，加快了國有企業(yè)檔案管理的社會化發(fā)展進程。

（二）科學技術的發(fā)展為企業(yè)檔案社會化管理提供了一定的條件。

當前，我們處于是信息化時代，先進的信息技術進入到世界的各個角落。在國有企業(yè)的檔案管理當中，也全面反映出了信息技術的作用。國有企業(yè)將檔案主要交付給社會機構進行管理，國有企業(yè)和社會機構之間的溝通與交流完全借助信息的傳播，信息技術的發(fā)展為二者的高效交流帶來了技術保證 。國有企業(yè)內部人員熟悉的技術知識與技能根本無法適應國有企業(yè)檔案管理的發(fā)展，通過企業(yè)外部界的檔案管理工作團隊，他們往往會利用先進的科學技術，會應用先進地信息化管理技術，為國有企業(yè)檔案管理提供優(yōu)質服務。

三、國有企業(yè)檔案社會化管理實踐

（一）滿足國有企業(yè)檔案業(yè)務外包需求。

我國大型國有企業(yè)檔案工作通常直接受所屬地檔案行政部門直接管理，在原則上要根據《檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》等一些國家檔案法規(guī)進行管理國有企業(yè)檔案。通常在系統內會有一些子公司或者投資的規(guī)模小的公司，主要從事檔案管理方面的業(yè)務。在這一系統通常都采用統一管理與分級執(zhí)行的檔案管理體制，一般由母公司制定檔案管理制度與提供企業(yè)檔案管理系統，各個子公司根據檔案管理制度進行管理其檔案 。我國國有大型企業(yè)通常非常重視檔案管理工作，在企業(yè)中會設立了專門的檔案管理部門，部分國有企業(yè)還專門設立了檔案館，在當中會設立專門崗位，引進高水平的檔案專業(yè)人才來進行檔案管理。

（二）加強檔案工作的組織領導。

國有企業(yè)檔案管理工作涉及到諸多方面，工作難度非常大，如果相關領導不重視就很難完成預期目標。而企業(yè)領導重視檔案工作要反映在實處，企業(yè)要有專門從事檔案管理工作的相關領導，將企業(yè)檔案工作納入主要議事日程，能夠高效處理企業(yè)檔案工作中出現的各種難題，能夠明確企業(yè)員工檔案工作的職責范圍，確立企業(yè)檔案工作計劃與規(guī)章制度，讓國有企業(yè)檔案工作的開展更加有條理與計劃。

（三）深化開發(fā)利用。

隨著現代社會不斷發(fā)展與進步，眾多形態(tài)的信息以指數方式增長并很快積累起來。國有企業(yè)通過對相關利用數據的分析和研究，能夠通過以下三項措施，以檔案利用為目標來推進企業(yè)檔案業(yè)務建設。首先是對以往年度的檔案利用數據展開分析，通過分析，能夠掌握檔案的自身價值與潛在的使用價值，這有助于不斷拓寬檔案利用工作的相關渠道，能夠最大程度地發(fā)揮檔案的價值與功能。其次是國有企業(yè)要開展檔案利用跟蹤服務。企業(yè)要積極進行送檔上門等主動服務，并按照國有企業(yè)檔案利用的新動態(tài)與新動向，高效的進行跟蹤服務。最后是通過相關數據比對分析，牢牢抓住檔案利用的熱點與中心工作，不斷開展國有企業(yè)檔案史料的編撰工作。

四、結束語

當前，社會化這個概念越來越多被人熟知，企業(yè)要提供社會化分工與社會化服務，因此，社會化儼然已成為現代社會的一個重要標志。在檔案界，也提出了社會化這一觀念。較為常見的是人事檔案的社會化、檔案館服務的社會化等方面，一般都是圍繞檔案服務的社會化而展開的。我國國有企業(yè)在不斷的發(fā)展過程當中積累了許多檔案，這些檔案是國家檔案的重要組成部分，是我國國有企業(yè)最為寶貴的無形資產，在推進國有企業(yè)不斷發(fā)展、增進國有經濟活性與保證國有資產安全等方面尤其重要。因此，國有企業(yè)檔案管理必須要不斷適應全新的環(huán)境，要不斷進行社會化檔案管理，不斷提升相關檔案管理部門的工作效率?！?/p>

（作者單位：南陽市林業(yè)調查規(guī)劃管理站）

注釋：

席新平. 國有企業(yè)檔案管理之我見[J]. 黑龍江檔案，2012（4）：139.

史江，劉婷婷. 企業(yè)檔案管理社會化問題初探[J]. 檔案學通訊，2010（5）：80-83.

麥彩蘭. 新時期加強國有企業(yè)檔案管理的有效措施[J]. 黑龍江檔案， 2012（4）：100.

王麗華. 探討企業(yè)檔案管理的社會化問題施[J]. 黑龍江交通科技，2012（5）：120.

祝偉偉，汪英，齊曉玲. 對現代國有企業(yè)檔案管理的思考[J]. 辦公室業(yè)務，2012（9）：85-86.

于沖. 企業(yè)檔案管理社會化協作的實現途徑[J]. 山西檔案，2010（6）：23-25.