淺談如何做好水利工程建設項目檔案管理工作

石紹娟

摘 要：近年來水利工程建設的項目逐漸增多，對社會的發(fā)展有著重要的意義。水利工程檔案管理是水利工程的一個重要方面，對進一步促進水利工程建設項目質(zhì)量的提高有著一定的影響，因此本文對水利工程建設項目檔案管理進行了研究，首先分析了檔案管理的意義，之后分析了目前檔案管理存在的問題，最后提出了進一步完善檔案管理的對策。

關鍵詞：水利工程；檔案管理；問題；對策

中圖分類號：TV51 文獻標識碼：A 文章編號：1671-3362（2013）08-079-02

引言

社會的發(fā)展離不開水利工程，水利工程直接影響著農(nóng)業(yè)、電力、水路運輸?shù)刃袠I(yè)的發(fā)展，水利工程建設項目受到的關注程度越來越高，因此從各方面提高水利工程的質(zhì)量成為了當前的主要工作。本文從水利工程建設項目檔案管理的角度進行了分析，以通過做好水利工程建設項目檔案管理的工作，來進一步提高水利工程建設項目的質(zhì)量，現(xiàn)將研究結果分析如下。

1 水利工程建設項目檔案管理的意義

水利工程建設項目所涉及的方面頗多，檔案管理是水利工程建設的基礎性工作，它貫穿于水利工程建設的整個流程中，主要包括記錄兩方面的內(nèi)容。

1.1 水利工程建設中的資料

例如工程建設的流程、原材料的信息、質(zhì)量分析、工程質(zhì)量各階段驗收信息等。

1.2 在水利工程建設完成后試運行的資料

建立完善的檔案，可以在人們需要查詢相關信息時獲得詳細的資料，不僅在發(fā)生問題糾紛時有據(jù)可查，而且在水利工程的后續(xù)使用中遇到的維修和管理，原始檔案也起著非常重要的作用。

2 水利工程建設項目檔案管理存在的問題

做好水利工程建設項目檔案管理具有重要的意義，我國的水利工程建設項目取得了較快的發(fā)展，雖然檔案管理工作也取得了一定的成績，不過仍然存在著許多的問題，下面對這些問題進行詳細分析。

2.1 檔案管理制度不健全

水利工程建設單位往往重視工程的施工建設工作，對文字的記錄工作重視程度不夠，因此在檔案的管理過程中存在許多的問題，從而導致信息資料的內(nèi)容不夠詳細，缺乏相應的重點項目，往往只是進行膚淺的描述，沒有進行深入的分析，而且資料的整理也不夠及時，最終使檔案的管理在日常工作中表現(xiàn)出一定的滯后性，這些問題的根本原因是由于管理制度不健全導致的。

2.2 缺乏檔案管理人才

在水利工程檔案管理的人員構成方面，大致可以分為兩類，一類是年齡較大的管理人員，通常是長期在水利工程建設中工作的人員，這部分人員專業(yè)知識水平更新較差，不擅長進行專業(yè)的檔案管理，另一類是剛進入工作崗位的管理人員，這部分人員缺乏相關的經(jīng)驗，無法保證檔案的管理質(zhì)量。因此，由于水利工程建設單位缺乏相關的檔案管理人才，使檔案的管理工作沒有很好地落實[1]。

2.3 檔案信息收集存在問題

水利工程建設項目涉及的方面很多，檔案管理人員往往是利用工程負責人員送交的資料進行檔案整理，沒有親自進行檔案的收集，因此無法對檔案信息的完整性和真實性進行辨別。另外，檔案信息收集的工作大多放在了工程的后期，在工程的施工前期和施工過程中對檔案信息的收集不夠重視，這種信息收集方式很容易使收集到的信息不夠全面，漏掉相關重要的問題信息。

2.4 檔案管理的方式落后

當前計算機與網(wǎng)絡技術發(fā)展迅速，計算機在各領域得到了應用，不過在水利工程的檔案管理工作中，計算機的應用水平仍然不高，許多水利工程建設單位仍然采取傳統(tǒng)的文字資料存檔的方式，而且在一些應用了計算機管理的水利工程建設單位中，也僅僅是將計算機作為一個記錄的工具，沒有形成利用計算機進行檔案管理的模式，這種落后的檔案管理方式無法適應當前快速發(fā)展的信息社會。

3 進一步完善水利工程建設項目檔案管理的對策

通過以上對水利工程建設項目檔案管理存在的問題進行分析，可以發(fā)現(xiàn)問題是多方面的，有制度方面的因素，也有管理人員方面的因素。為了通過加強檔案管理來提高檔案管理的成效，本文提出了以下幾方面對策，下面進行詳細分析。

3.1 健全管理制度

從水利工程建設單位的管理方面考慮，要進一步健全檔案的管理制度，以完善的制度來約束檔案管理部門的工作，建立一定的約束和激勵制度，將責任落實到各管理人員的崗位上，將檔案管理的工作細致化、科學化，在發(fā)現(xiàn)問題時可以對崗位人員進行量化考核，從而使檔案管理人員能夠認真遵守制度，做好檔案管理工作。

3.2 提高相關管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)是檔案管理的核心，因此要進一步提高水利工程建設項目檔案管理人員的素質(zhì)。要對長期在檔案管理部門的人員，要定期進行業(yè)務培訓工作，使其不斷適應新的業(yè)務和工作，掌握檔案的管理工作；要對剛進入檔案管理部門的人員，加強各方面的學習，不斷適應工作的需要。在水利工程建設單位從內(nèi)部提升人員素質(zhì)的同時；要加強與外部的聯(lián)系，定期組織人員學習其他單位的檔案管理方法和經(jīng)驗，進一步完善本單位的檔案管理工作。

3.3 改進檔案信息的收集方式

由于水利工程建設是一個復雜的過程，傳統(tǒng)的檔案信息方式往往無法適應現(xiàn)代化管理的需要，因此要進一步改進檔案信息的收集方式，本文提出了以3種檔案信息的收集方式。

3.3.1 追蹤收集法

這種收集方式適用于水利工程建設期限較短的工程，檔案管理人員可以追蹤工程的建設進度，在現(xiàn)場對工程管理人員進行詢問，隨著工程進度的進行收集檔案信息，并且可以對相關技術部門的信息資料得以驗證，保證信息資料的正確性和完整性。這種檔案信息的收集方法使信息收集的質(zhì)量較高，但是需要花費檔案管理人員較大的精力。

3.3.2 分段收集法

相對于追蹤收集法，分段收集法適用于水利工程建設期限較長的工程，一些大型的水利工程往往需要跨年來完成，因此檔案管理人員要與技術部門取得聯(lián)系，根據(jù)工程的進度將檔案信息收集的過程進行劃分，將復雜的問題簡單化，從而跟進每一段工程的檔案信息收集，確保工程整體信息的完整性。

3.3.3 強制收集法

由于水利工程建設項目十分復雜，有時需要臨時聘用大量的承包單位，在對這些單位的檔案信息收集時往往出現(xiàn)問題，因此要采取強制收集法來加強這部分單位的管理。具體做法為，在水利工程開始前，承包單位向檔案管理部門繳納一定的押金，在承包單位配合檔案管理人員完成信息收集后，在工程竣工后退回這部分押金[2]。

3.4 加強對檔案管理的資金投入

在檔案管理部門建立和完善健康檔案的管理過程中，水利工程建設單位要進一步加強資金投入，增加相應的硬件和軟件設施，使檔案管理工作得以順利開展，另外還可以設置專項資金用于獎勵表現(xiàn)突出的人員，從而提高檔案管理部門人員的工作積極性。

3.5 建立檔案的信息化管理模式

為了進要一步完善健康檔案的管理與監(jiān)督制度，提高檔案的管理效率，通過加強資金投入增加了相應的硬件和軟件設施后，水利工程建設單位要建立統(tǒng)一的信息平臺，利用先進的信息化管理模式對相關檔案進行管理[3]。另外，通過建立檔案的信息化管理模式，也有利于相關政府部門對水利工程建設單位開展監(jiān)督工作，使水利工程建設單位進一步向規(guī)范化方向發(fā)展。

4 結語

在水利工程不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作的地位將會不斷加強。檔案管理作為一項基礎性的工作，也是水利工程建設單位最重要的工作之一，通過本文的分析可以看出，在解決各項基礎性問題后，建立檔案的信息化管理模式是完善檔案管理的最有效途徑，希望本文的分析能夠?qū)λこ探ㄔO項目檔案管理的進一步完善提供一些參考和借鑒。

參考文獻

[1] 王軍保.淺談如何做好水利工程檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2012（28）：134.

[2] 宋延齡.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國西部科技，2011（6）：84.

[3] 梁毅.加強現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的幾點建議[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2012（12）：173.