高職院校檔案信息化建設芻議

張艷玲

隨著信息化突飛猛進的發(fā)展，高職院校傳統(tǒng)的管理模式己不能適應和滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需要，開展高職院校檔案信息化建設勢在必行，成為必由之路。

檔案信息化內(nèi)涵問題出路一、高職院校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要意義

所謂檔案管理信息化，就是以計算機數(shù)據(jù)庫及互聯(lián)網(wǎng)為主體，把文字、視頻、聲音、圖像等資料信息存貯在磁盤、光盤、錄像帶等載體中，通過計算機的網(wǎng)絡和終端等方式實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用以及共享，從而為使用者提供更為便捷、快速、生動、豐富及到位的檔案信息服務。而高職院校檔案信息化，就是立足高職院校的優(yōu)勢和特點，運用科學先進的管理理念及信息技術，以現(xiàn)代化科技信息基礎設施為支撐點，以檔案信息資源為管理核心，從而實現(xiàn)檔案信息資源的高效開發(fā)、充分利用和共享為目標的智能化管理過程。

高職院校檔案信息化是高?！皵?shù)字化校園”建設的重要組成部分，是利用科學信息技術工具獲得、處理、傳輸和應用檔案資源，提高檔案管理效益與效率，實現(xiàn)資源共享，逐步實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息服務網(wǎng)絡化、電子文檔管理規(guī)范化的重要途徑。其最終目標就是實現(xiàn)高職院校館藏信息資源數(shù)字化和立體化，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務為重心，從而使高職院校檔案工作進一步規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化和社會化。

二、高職院校檔案信息化建設中存在的問題探究

1.在思想認識上存在重視不夠的問題

從思想認識方面對檔案管理信息化的認識較為膚淺，“重教學，輕檔案”的誤識還大有市場，不能正確認識檔案工作在高職院校建設中的重要性和必要性，意識不到檔案工作對高職事業(yè)的促進作用，總認為高職院校檔案管理不用像普通高等學校那樣嚴格，甚至有個別人認為檔案工作可有可無，把工作重點只放在招生就業(yè)上。

2.在管理方式方法上存在陳舊落后的問題

目前，高職院校大多由中等職業(yè)學校整合發(fā)展而來，由于歷史的原因其對檔案工作的管理方式方法上顯得陳舊落后。特別是文件立卷歸檔后不能夠及時對其進行加工、調(diào)整與編目，只是把檔案資料收集來了，存在檔案室了，致使檔案管理工作人員不能對某些有價值的檔案資料進行開發(fā)利用，而且因管理方式落后，導致在利用率上不高。

3.在檔案信息化基礎設施上存在配置不高的問題

檔案信息化基礎設施建設主要包括硬件設施和軟件設施兩方面。硬件設施方面，主要是檔案設備，如有計算機、打印機、掃描儀、復印機、存儲器、讀卡器、攝影攝像器材及其他必備的設施設備。在軟件方面，主要包括檔案信息處理系統(tǒng)，檔案信息數(shù)據(jù)庫，以及相關軟件開發(fā)運用和處理程序等。目前，高職院校檔案機構信息化基礎設施建設參差不齊，硬的不硬，軟的更軟，有的學校所謂的信息化建設就是僅僅是擺設幾臺電腦，以為這樣就信息化了。

4.在檔案人員的綜合素質(zhì)、信息化知識素養(yǎng)和專業(yè)技能方面存在水平不高的問題

某些高職院校檔案人員屬于“照顧”崗位，等同于后勤部門，因而工作人員大多年紀較大，學歷較低，科學文化知識有限，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和基本的信息化知識和微機應用知識，導致他們難以適應高職院校檔案管理的信息化建設。

5.存在高職院校的檔案資源開發(fā)和利用率滯后的問題

在實踐中發(fā)現(xiàn)，一些高職院校的檔案部門在研究和開發(fā)檔案信息資源方面與對檔案資源的需求方面存在著嚴重不對稱狀況。一是在檔案工作的日常管理中，檔案整理與被動地提供咨詢、查詢等占其業(yè)務的絕大部分，而在檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)以及檔案網(wǎng)站建設方面的工作偏少或者沒有；二是檔案大多數(shù)是反映各部門工作的文書檔案，而能反應學校辦學趨勢、學科特點、師資力量、管理建設、自身優(yōu)勢等內(nèi)容的影像、圖文及信息化檔案涉獵較少；三是部分重組后的院校，檔案不能集中統(tǒng)一管理，檔案的開發(fā)和利用工作往往被忽視。

三、高職院校檔案信息化建設的對策探尋

1.加強領導，統(tǒng)一思想認識問題。

高職院校檔案信息化建設需要領導層的重視。只有領導重視了，檔案信息化建設才能開展下去。如果領導不重視，主管業(yè)務的領導知識又不能及時更新，檔案信息化就沒有一個明確的引路人和明白人，檔案管理現(xiàn)代化、科技化和信息化就成為了一句空話。因此，高職院校檔案信息化建設作為高等學校管理的重要內(nèi)容，要自上而下突破，從領導突破，統(tǒng)一思想認識。

2.加強人才管理，引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才

任何工作，人才是關鍵。一是從人員結構上改變檔案管理隊伍素質(zhì)，選擇能夠適應新的工作需要，知識基礎相對深厚的人才。二是要大力加強全員培訓工作，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，使他們有機會學習并掌握計算機基本網(wǎng)絡技術、信息技術等相關學科知識，以便主動適應工作對象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化，真正成為一名管理者。

3.加大資金投入，確保軟硬件及時到位

兵馬未動，糧草先行。資金投入是確保高職院校檔案機構能否配置檔案信息化所需要的硬件和軟件設施的重要條件。學校財政等相關職能部門應加大對檔案工作一般經(jīng)費的預算，力爭將檔案信息化建設項目列入學校專項建設經(jīng)費，尤其是列入學校信息化建設總體規(guī)劃中，以獲得更多資金支持。同時檔案工作部門也應妥善高效地使用來之不易的經(jīng)費，在選購信息化相關設備時盡量把錢花在刀刃上，讓有限的資金得到最大價值的利用和體現(xiàn)。

4.推進檔案信息化，制定出臺相關標準規(guī)范

推進檔案信息化，機制是關鍵，檔案信息化相關標準規(guī)范的制定是加快推進檔案信息化建設工作的基礎與前提，是檔案信息化建設能否順利進行并發(fā)揮其功能的必備條件。高職院校必須根據(jù)國家業(yè)已出臺的相關標準，結合自身實際情況，制定出適合自身發(fā)展需要的各種規(guī)章制度和信息化標準，根據(jù)自身學校特點對各類電子文檔的形成、歸檔和電子檔案信息資源管理利用等方面進行規(guī)范管理，并負責指導實施。要嚴格制定出相應的條例規(guī)章，要具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學合理、可操作性強，從而形成有效的約束機制，使所有工作人員都感到檔案工作責任重大，要自覺履行職責，遵守制度，把本職工作做好。

5.發(fā)揮好服務職能，提高檔案資源利用率

檔案的終極價值是利用。高職院校在檔案信息化過程中應該轉(zhuǎn)變思想，積極向每位用戶提供主動的檔案服務，特別是在檔案的開發(fā)利用上應借助現(xiàn)代的計算機管理系統(tǒng)來分析用戶的需求，評估利用的結果，為檔案信息資源的開發(fā)和利用提供目標支持和需求導向。也可探討建立高職院校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字檔案集中存儲于一個共享的數(shù)據(jù)庫中，各高職院校的檔案機構之間可以互通有無，通過權限分配來共享使用數(shù)據(jù)庫中的信息。也可建立高職院校檔案信息聯(lián)盟網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡平臺為檔案用戶提供在線的檔案利用服務。

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