畜牧獸醫(yī)局檔案管理的要點分析

甘淑娟

摘要：隨著技術產業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理越來越得到技術部門的重視，檔案的管理水平的高低會對日后的技術研發(fā)和生產建設產生直接影響。畜牧獸醫(yī)局是一個地區(qū)管理畜牧業(yè)的重要機構，其相關檔案對畜牧業(yè)的發(fā)展有重要作用，因此，必須重視畜牧獸醫(yī)局的檔案管理。對畜牧獸醫(yī)局檔案管理的要點進行了分析，供相關單位參考。

關鍵詞：畜牧獸醫(yī)局；檔案管理；要點

中圖分類號：S931.6 文獻標識碼：B 文章編號：1007-273X（2013）09-0075-01

畜牧獸醫(yī)局負責畜牧業(yè)的法規(guī)制定、組織實施動物衛(wèi)生工作、負責獸醫(yī)醫(yī)政、獸藥藥政管理等，對整個地區(qū)的畜牧、獸醫(yī)等工作負責管理。畜牧獸醫(yī)檔案作為一種重要的信息資源，對于滿足今后畜牧生產建設和科研工作的需要，對于總結前人經(jīng)驗教訓和作為相互學習、進行科技交流的工具，正發(fā)揮著越來越重要的作用。當前的畜牧獸醫(yī)局的檔案管理還存在許多不足和缺陷，筆者針對畜牧獸醫(yī)局的檔案管理要點進行分析，以供參考。

1 畜牧獸醫(yī)局的檔案管理要遵循科學分類的原則

由于畜牧獸醫(yī)局進行管理的項目過多，因此需要保存的檔案種類也比較多。如果畜牧獸醫(yī)局的所有檔案只是進行籠統(tǒng)的保存和管理，將會大大影響畜牧獸醫(yī)局的工作效率。首先，檔案雜亂無章，當涉及到需要調取檔案的時候，會浪費許多時間；其次，畜牧獸醫(yī)局負責相關的技術研發(fā)工作，研發(fā)工作需要過去的研究成果或者是各類資料作參考，如果畜牧獸醫(yī)局的檔案過于雜亂，就不能提供完整有序的科研材料。所以，畜牧獸醫(yī)局檔案管理的第一要素就是將檔案進行分類整理，分類程度越詳細越好，畜牧獸醫(yī)局對檔案的使用效率會大大增加。

2 畜牧獸醫(yī)局的檔案管理要做到主次分明

畜牧獸醫(yī)局的檔案數(shù)量和種類都很多，包括相關的法規(guī)文件、科研技術、歷史資料等等，不可能將跟獸醫(yī)局所有有關的文件都一一進行整理，這樣將會占用大量的人力、物力。例如對畜牧獸醫(yī)局今后的發(fā)展和管理有重要影響的文件：動物疫情診斷測報、動物疫病預防、重大動物疫病控制、動物保護監(jiān)督、獸藥質量監(jiān)管、種畜禽管理、飼料和飼料添加劑等等應當進行重點保管和整理。因此，在畜牧獸醫(yī)局的檔案管理中，要做到主次分明，對畜牧獸醫(yī)局有重要作用的檔案進行重點管理，對一些無關輕重的檔案就應當適當?shù)販p少管理精力，才能保證檔案管理有條不紊的進行。

3 樹立檔案服務意識，構建檔案服務體系

畜牧獸醫(yī)檔案最主要的功能就在于有效地利用其信息資源優(yōu)勢，最大限度地發(fā)揮其畜牧獸醫(yī)檔案的作用，實現(xiàn)信息資源共享，為經(jīng)濟建設服務。首先為領導決策服務，避免工作的盲目性和隨意性；其次為廣大養(yǎng)殖場（戶）服務，向他們提供各種有價值的信息，進行技術指導咨詢，幫助他們脫貧致富，增加收入；再次為廣大畜牧獸醫(yī)工作者服務，促進科技成果轉化。充分利用國內外科技成果，提高服務質量和技術水平，為畜牧業(yè)的快速、健康、高效發(fā)展保駕護航。

4 管理手段數(shù)字化是當前畜牧獸醫(yī)局檔案管理的趨勢

辦公自動化、無紙化等技術的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案管理。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。若不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。

總之，我們在畜牧獸醫(yī)局檔案管理中，首先重視畜牧獸醫(yī)局檔案的重要性，明確知道畜牧獸醫(yī)局檔案對畜牧業(yè)、動物醫(yī)治、防疫等方面的重要作用，其次，要在思想意識上樹立檔案是服務于畜牧獸醫(yī)行業(yè)發(fā)展的重要資源，樹立良好的服務意識，第三，在實際的檔案整理和保存過程中，要進行科學分類的管理，主次分明，提高管理效率。最后，要跟進時代要求，改進檔案管理數(shù)字化手段，盡可能的為畜牧獸醫(yī)的發(fā)展提供最方便的服務。