公路工程建設(shè)領(lǐng)域電子歸檔的實(shí)踐與思考

陳龍民

（青萊高速公路臨沂管理處，山東 臨沂 276400）

0 引言

現(xiàn)代信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，使各行各業(yè)的辦公方式都發(fā)生了重大變革。辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為企業(yè)展示自身實(shí)力，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化高效辦公的普遍潮流。在公路工程建設(shè)領(lǐng)域，自動(dòng)化辦公方式已經(jīng)非常普及，由于公路工程的特殊性，在整個(gè)建設(shè)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的工程設(shè)計(jì)文件、工程建設(shè)資料及其他的公文性電子文件。此類電子文件和電子檔案由于數(shù)量較多，且容易重復(fù)使用，所以，需要對(duì)此類電子文件和檔案進(jìn)行有效的歸檔管理。公路工程建設(shè)領(lǐng)域電子文件的有效歸案，不僅可以縮小檔案保存的空間，還可實(shí)現(xiàn)信息的快速傳遞和交流，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的高效性和信息資源的共享性，為以后公路工程建設(shè)和管理帶來(lái)極大方便。

1 公路工程建設(shè)領(lǐng)域電子歸檔滯后的原因

1.1 電子歸檔管理未得到重視

當(dāng)前，公路檔案館（室）都在推行數(shù)字化管理，一方面對(duì)館（室）檔案進(jìn)行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對(duì)新進(jìn)館（室）檔案實(shí)行電子報(bào)送，然后錄入到信息管理系統(tǒng)。在公路工程的建設(shè)過(guò)程中，許多工程管理人員沒(méi)能充分考慮到電子文件的最后歸檔問(wèn)題。比如在項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段對(duì)設(shè)計(jì)不斷的修改，使電子文件始終處于變動(dòng)的狀態(tài)，設(shè)計(jì)的版本較多，且標(biāo)識(shí)不清，最終導(dǎo)致后期歸檔時(shí)搞不清哪個(gè)才是最終的版本，從而影響了電子文件的準(zhǔn)確性。另外，由于公路工程建設(shè)項(xiàng)目多且復(fù)雜，文檔管理者的任務(wù)也非常繁重，電子文件往往分散在多位不同工程建設(shè)人員的手中，歸檔工作很難及時(shí)進(jìn)行，如果分散的文件在保存期間出現(xiàn)丟失或者損壞現(xiàn)象，就會(huì)使電子文件的全面性和真實(shí)性受到干擾。

1.2 檔案管理者電子檔案管理熟練程度不一

建設(shè)工程檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管提升到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重的、單調(diào)的勞作中解放出來(lái)，但是原來(lái)的公路建設(shè)領(lǐng)域檔案管理都是采用手工管理的模式，這種管理模式已經(jīng)讓檔案管理者形成了一種固定的管理思維。電子文檔從草稿階段到其開(kāi)發(fā)利用的階段，中間包括了很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不明，或者考慮不全，電子文件的原始性和真實(shí)性都會(huì)受到影響。而目前部分電子檔案管理制度不健全，檔案管理者對(duì)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目歸檔不熟練，不像從事紙質(zhì)文件歸檔工作那樣駕輕就熟，容易對(duì)電子文件歸檔工作產(chǎn)生畏難的心理，甚至抵觸電子文件歸檔工作。這種管理思維很難適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)、電子文檔等高科技?xì)w檔工作的要求，必然會(huì)阻礙電子文件歸檔工作的正常進(jìn)行。

1.3 電子文件的原始性易被忽視

檔案的原始性和真實(shí)性是法律層面的重要憑證和依據(jù)，電子文件在不同計(jì)算機(jī)之間進(jìn)行傳遞、修改和復(fù)制，很難像紙質(zhì)文件那樣對(duì)原件進(jìn)行明確，致使原始的電子文件被忽視。在公路建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的原始文件繁多，采用計(jì)算機(jī)起草的文件，經(jīng)過(guò)反復(fù)修改和審閱之后，一些草稿性文件往往不能被有效保存下來(lái)，其中一些重要的修改過(guò)程信息和審閱信息往往具有很高的查考價(jià)值，應(yīng)該進(jìn)行電子文件歸檔保證，但是在實(shí)際工作中這些原始文件的修改和審閱過(guò)程往往被刪除或者覆蓋，很難對(duì)原始文件和修改文件進(jìn)行完整的保存，這顯然有悖于檔案管理的基本原則。

1.4 電子文件存儲(chǔ)的安全性亟待提高

目前公路建設(shè)領(lǐng)域基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，大部分的電子文件被存儲(chǔ)在局域網(wǎng)的服務(wù)器硬盤中，也有一些電子文件保存在個(gè)人所使用的電腦中，還沒(méi)能形成統(tǒng)一且科學(xué)的歸檔管理模式。在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，計(jì)算機(jī)病毒層出不窮，個(gè)人電腦和局域網(wǎng)服務(wù)器很容易受到病毒干擾，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者文件損壞，且電子文件改動(dòng)非常容易，在保存和傳輸過(guò)程中很容易被改動(dòng)，其安全性亟待提高。

2 公路工程建設(shè)領(lǐng)域電子歸檔的實(shí)踐對(duì)策

2.1 提高電子文件管理意識(shí)

電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一樣，也會(huì)涉及到歸檔、保密、利用和安全性等問(wèn)題，其作用與紙質(zhì)文件同等重要。對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理時(shí)，無(wú)論是公路工程相關(guān)部門的管理者，還是文件歸檔管理人員，都應(yīng)該意識(shí)到電子文件歸檔管理的重要性。尤其是文件歸檔管理人員要細(xì)心、認(rèn)真和熟練地操作應(yīng)用軟件，仔細(xì)核對(duì)相關(guān)信息，確保輸入信息的完整性、合法性，要在實(shí)踐中不斷探索規(guī)律、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，努力學(xué)習(xí)有效的歸檔管理對(duì)策，積極引進(jìn)和研發(fā)科學(xué)的管理軟件，從而提高電子文件歸檔工作的效率。

2.2 建立電子文件歸檔全過(guò)程管理制度

公路工程建設(shè)領(lǐng)域的相關(guān)部門，應(yīng)該盡快地建立起電子文件歸檔的全過(guò)程管理制度，對(duì)各方面的職責(zé)和要求進(jìn)行明確，形成一套統(tǒng)一的收集、整理和歸檔制度，對(duì)電子文件的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔內(nèi)容等進(jìn)行明確要求和嚴(yán)格規(guī)定。同時(shí)，在公路工程尤其是高等級(jí)公路建設(shè)伊始，公路檔案管理部門要統(tǒng)一為建設(shè)、施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計(jì)單位提供工程電子檔案制作軟件，做好各單位檔案管理人員（兼職檔案管理人員）電子歸檔的崗位培訓(xùn)，提高管理者的電子歸檔管理技能，提高報(bào)送錄入工作效率，保障電子文件的原始性和真實(shí)性。電子文件的形成者對(duì)電子文件要進(jìn)行詳細(xì)的整理、編制和歸檔說(shuō)明，及時(shí)進(jìn)行電子文件的登記，在經(jīng)過(guò)相關(guān)人員審閱后將電子檔案報(bào)送到公路檔案館（室）后，公路檔案館（室）將對(duì)電子檔案進(jìn)行全面的檢查，檢查合格的電子檔案導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)不符合要求的內(nèi)容采取有效措施進(jìn)行及時(shí)處理。

2.3 合理配置相關(guān)資源

電子文件與紙質(zhì)的文件相比，其歸檔標(biāo)準(zhǔn)要求高，在公路建設(shè)進(jìn)程中，需要根據(jù)軟件數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)電子文件的設(shè)置要求，結(jié)合公路工程的特點(diǎn)，合理配置相關(guān)資源。公路工程建設(shè)領(lǐng)域的檔案管理部門要對(duì)人力資源進(jìn)行合理的配置，不斷充實(shí)和加強(qiáng)既懂公路工程檔案管理，又能夠操作計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才。并且每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都應(yīng)該設(shè)置兼職的檔案管理人員，在工程進(jìn)度當(dāng)中，進(jìn)行同步的電子文件收集、整理和歸檔工作。電子文件歸檔管理的軟硬件資源配置也同樣重要，公路工程建設(shè)領(lǐng)域的檔案管理部門應(yīng)該合理的配備一些儲(chǔ)存量大，且運(yùn)行狀態(tài)良好的計(jì)算機(jī)、儲(chǔ)存介質(zhì)等電子設(shè)備，同時(shí)還應(yīng)該保證各建設(shè)部門與檔案部門之間的信息暢通性和安全性，從而保障電子文件的快速傳輸和安全存儲(chǔ)。

2.4 加強(qiáng)電子文件的安全性管理

對(duì)公路建設(shè)工程電子歸檔來(lái)說(shuō)，構(gòu)筑電子檔案安全保障體系，防止人為或意外的破壞、丟失和修改非常重要。作為公路工程領(lǐng)域的電子歸檔管理，要做好軟硬件環(huán)境的安全管理。根據(jù)國(guó)家保密工作要求，對(duì)涉及國(guó)家秘密的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，要杜絕直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)進(jìn)行連接。加強(qiáng)電子文件操作過(guò)程的安全管理，安裝有效的殺毒軟件及防黑客掃瞄工具。做好電子文件的備份工作，并對(duì)電子文件采取動(dòng)態(tài)口令、數(shù)字證書、加密手段，對(duì)檔案信息、數(shù)據(jù)的來(lái)源設(shè)置跟蹤機(jī)制，確保電子歸檔過(guò)程中的安全準(zhǔn)確性。

2.5 完善電子文件一體化管理系統(tǒng)

公路工程建設(shè)的相關(guān)部門，進(jìn)一步完善公路工程的電子文件一體化管理的文件歸檔系統(tǒng)，并保證該系統(tǒng)與局域網(wǎng)的高度共融。保證檔案工作能夠提前介入到每個(gè)電子文件的生成過(guò)程中，并保證文件從生成到歸檔的每個(gè)環(huán)節(jié)，都能夠按照檔案管理的原則和要求進(jìn)行。電子文件的一體化系統(tǒng)，一定要能夠保留文件的完整度和清晰度，提高檔案的查考效率。為了保證公路工程建設(shè)領(lǐng)域的電子文件一體化管理系統(tǒng)能夠符合公路工程的特點(diǎn)和要求，在完善公路工程領(lǐng)域的電子文件一體化管理系統(tǒng)過(guò)程中，應(yīng)該由檔案管理人員共同參與，從而使新開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)能夠具有較強(qiáng)的實(shí)用性。

3 結(jié)語(yǔ)

公路工程建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多以及關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)。因而，公路工程建設(shè)領(lǐng)域所形成的檔案載體也多種多樣，數(shù)量繁多。公路工程建設(shè)檔案是公路工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是工程質(zhì)量的鑒定依據(jù)，是解決各種合同糾紛的法律依據(jù)，對(duì)后期的事故原因也有重要的參考價(jià)值。因此，在電子文件進(jìn)行歸檔管理的過(guò)程中，應(yīng)該采取積極的措施，克服各種影響因素，全力保證歸檔文件的有效性和真實(shí)性。

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