□文/朱煥芝 朱秀春 陸尚偉
(1.河北聯(lián)合大學(xué);2.唐山市中醫(yī)院;3.唐山廣播電視大學(xué) 河北·唐山)
高校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn),是學(xué)校各項(xiàng)評估工作的重要內(nèi)容。目前,高校的發(fā)展正面臨著新的機(jī)遇,作為高校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。
1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。就目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看,大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識較為膚淺,對加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識不足,沒有充分意識到檔案對教育事業(yè)的促進(jìn)作用。
2、檔案管理人員缺乏。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低是高校普遍存在的問題。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高,專(兼)職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn),對管理工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好地掌握,很難使檔案工作走上規(guī)范化。
3、檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一。目前,高學(xué)校檔案室的管理方式陳舊落后,有些還是手工作業(yè),機(jī)械的手工抄寫不僅勞動工作量大、時間長、速度慢,同時也極大地限制了檔案的整理速度。查閱檔案因管理方式落后、案卷調(diào)動頻繁而造成嚴(yán)重磨損,且檢索速度慢,查找準(zhǔn)確率低、查全率低。
4、收集資料不夠完整。比如:外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔,而檔案人員對學(xué)校外派人員參加會議的情況不了解造成會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度,認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果,屬于私有財(cái)產(chǎn),若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財(cái)產(chǎn),容易抹殺個人成績,且再利用時借用手續(xù)繁瑣,還是自己保管放心、方便。
5、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。有的高校檔案室不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,檔案材料隨處散放,造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全,影響保管使用效果。
1、提高認(rèn)識。首先,要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化檔案管理意識,建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制,提高和增強(qiáng)高校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識,是搞好高校檔案工作的先決條件。要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳,使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義,樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作,建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度,按《檔案法》要求,規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法,使檔案工作做到有章可循,有法可依;其次,要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作,解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題,促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求,建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu),集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員,負(fù)責(zé)收集和管理本處室的檔案資料,形成檔案工作齊抓共管的局面,以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。
2、加強(qiáng)人員配備。搞好檔案設(shè)施建設(shè),學(xué)校檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理。首先,要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得本校辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé),健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度等,嚴(yán)格按規(guī)章辦事;其次,硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ),同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要設(shè)立專門檔案室,配備六防,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。
3、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。提高現(xiàn)代化管理水平,檔案信息化建設(shè)是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分,也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ),是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先,觀念現(xiàn)代化,即要正確確立高校檔案是重要的信息資源這一重要觀念;其次,在具體管理上要與時俱進(jìn),要正確確立高校檔案管理的理念,制定一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制;第三,檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化,即通過網(wǎng)絡(luò)化途徑收集、處理、傳遞檔案信息資料,提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
4、加強(qiáng)檔案的收集和整理。學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的歸檔原則,著重收集本單位形成的文件材料,上級針對本單位下發(fā)的文件材料,本單位公務(wù)活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動合同、工資等方面的材料。文件材料收集齊全后,要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。建立健全高校檔案,實(shí)行檔案管理,有利于對高校的正確評估、有利于對教師和學(xué)生的全面考核、有利于查找和使用歷史資料、有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理、有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量,只要堅(jiān)持把高校檔案建好、管好、用好,就一定能把高校辦出成績,辦出特色,辦出水平。
[1]賈英閣.新時期高校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀分析及建設(shè)對策[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011.25.
[2]孫曉青.新時期高校檔案管理問題探索[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報,2012.2.
[3]邴如全.淺析新時期高校檔案管理工作者素質(zhì)現(xiàn)狀和素質(zhì)要求及建設(shè)對策[J].甘肅科技,2012.17.
[4]王亞麗.新時期高校檔案管理人員素質(zhì)芻議[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2010.1.