新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新思考

閻玉紅

（鄭州中原鐵道工程有限責(zé)任公司，河南 鄭州 450052）

人事檔案記錄和反映了個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況，是全面地考察人，選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)。企業(yè)如何建立科學(xué)合理的新型企業(yè)人事檔案管理制度，進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的用現(xiàn)代信息化來(lái)管理。對(duì)于如何實(shí)現(xiàn)新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新的思考，筆者針對(duì)企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題，分析了企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題形成的原因，并對(duì)如何做到企業(yè)人事檔案管理的改革創(chuàng)新，提出了幾點(diǎn)建議：

一 企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)人事檔案的管理內(nèi)容陳舊，管理方式落后

目前的人事檔案材料內(nèi)容十分單調(diào)陳舊，企業(yè)的人事檔案僅對(duì)員工的姓名、年齡、性別等基本信息進(jìn)行了記錄，記載的個(gè)人歷史材料較多，現(xiàn)實(shí)材料不全。反映不出個(gè)人的專長(zhǎng)和特點(diǎn)，是企業(yè)對(duì)人才選拔、培養(yǎng)、評(píng)定作用不大，無(wú)法對(duì)當(dāng)事人作出全面評(píng)價(jià)，無(wú)法滿足人事管理工作的需要。在人事檔案的管理方式上，無(wú)論黨政機(jī)關(guān)部門還是企事業(yè)單位，都使用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類，統(tǒng)一的保管方式來(lái)進(jìn)行管理。管理方式十分單一化。制度過(guò)于傳統(tǒng)，缺乏信息化的先進(jìn)管理辦法。

（二）企業(yè)人事檔案資料的質(zhì)量不高

許多企業(yè)的檔案材料內(nèi)容存在失真現(xiàn)象，很多企業(yè)人事檔案都存在內(nèi)容失真問(wèn)題。這些失真的檔案與檔案中材料內(nèi)容前后不符。企業(yè)的人事檔案部門忽視對(duì)這些問(wèn)題的處理，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，所以企業(yè)人事檔案中“棄檔”較多。這給企業(yè)對(duì)人才的評(píng)估造成一定的難度。

（三）傳統(tǒng)的人事檔案管理體制不適應(yīng)新的形勢(shì)

我國(guó)現(xiàn)行人事檔案管理工作特別是企業(yè)與現(xiàn)行的人事管理體制改革并不相符,明顯滯后于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。在傳統(tǒng)的人事檔案管理體制中，人事檔案部門實(shí)行全封閉的管理。這種管理模式，已經(jīng)不符合現(xiàn)在的政治民主化進(jìn)程要求。傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，人事檔案的管理手段明顯落后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。

二 企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題形成的原因

（一）企業(yè)的人事檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)

在傳統(tǒng)的人事檔案管理體制中，人事檔案部門的全封閉管理，僅限于人工、手工管理。這種制度已經(jīng)不符合現(xiàn)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展要求。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的新形勢(shì)下，企業(yè)的人事檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，導(dǎo)致人事檔案的管理內(nèi)容陳舊，管理方式落后，嚴(yán)重的影響的企業(yè)人事檔案管理工作的進(jìn)程。

（二）企業(yè)在檔案管理工作中積極態(tài)度的缺乏

有些企業(yè)在檔案管理中缺乏積極的工作態(tài)度。人事檔案的整理是一項(xiàng)具有較強(qiáng)的技術(shù)性工作,《干部檔案整理工作細(xì)則》中明確要求在檔案整理工作中要做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊?！蓖ㄟ^(guò)仔細(xì)觀察整理使每一份檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的目的。料資散亂混雜隨處亂放甚至沒(méi)有整理,有些企業(yè)檔案已立卷成冊(cè),卻沒(méi)按照企業(yè)規(guī)定的要求處理分類,同時(shí)給企業(yè)的檔案利用上帶來(lái)很多不便。

（三）企業(yè)員工對(duì)檔案的重要性缺乏認(rèn)識(shí)部分企業(yè)員工對(duì)于自己的檔案不夠重視，認(rèn)為檔案是其個(gè)人成長(zhǎng)的的文字總結(jié),可有可無(wú),使檔案處于一種用起來(lái)重要，抓起來(lái)次要，忙起來(lái)就不要的局面。同時(shí)也認(rèn)為檔案根本不能影響自己的前途發(fā)展,不知不覺(jué)就遺棄。

三 如何做到企業(yè)人事檔案管理的改革創(chuàng)新

（一）建立健全企業(yè)人事檔案管理制度，加強(qiáng)培訓(xùn)提企業(yè)人事檔案管理人員的高綜合素質(zhì)。

建立科學(xué)合理的新型企業(yè)人事檔案管理制度，使人事檔案工作更加規(guī)范化。企業(yè)檔案管理人員對(duì)待人事檔案工作要持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，確保人事檔案的真實(shí)性和有效性。提高企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要定期對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的教育培訓(xùn)。培訓(xùn)的過(guò)程中要注重基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能相結(jié)合，把提高人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和信息化服務(wù)水平，現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)作為培訓(xùn)的重點(diǎn)。

（二）端正企業(yè)人事檔案管理工作的態(tài)度

企業(yè)人事檔案的進(jìn)出要及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的主動(dòng)補(bǔ)充收集整理在收集中要及時(shí)、完整的補(bǔ)充新增檔案；在鑒別上必須如實(shí)匯報(bào)及時(shí)記載遷出檔案和遷入檔案的真實(shí)性；在整理中要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的用現(xiàn)代信息化來(lái)管理；同時(shí)，檔案的借閱必須按照企業(yè)人事管理的原則與規(guī)定，努力做好檔案的安全保密工作；在建立企業(yè)人才庫(kù)中對(duì)各項(xiàng)專業(yè)技能具有資格證書(shū)的職工，要分類錄入到人才庫(kù)中，這樣會(huì)使企業(yè)在任用和選拔員工的時(shí)候能便捷一些，從而使企業(yè)人事檔案管理充分發(fā)揮作用。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理的信息化，重視電子文件的整理與歸檔工作。

現(xiàn)今，正處于網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展時(shí)期，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用。企業(yè)人事檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)信息化與時(shí)代接軌是必然的?，F(xiàn)代企業(yè)人事管理工作中，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用主要是人事檔案內(nèi)容的信息化。由于電子文檔相對(duì)于傳統(tǒng)的文檔運(yùn)用更加靈活，所以會(huì)大大的提高工作效率和企業(yè)管理水平，并且能節(jié)省財(cái)力物力資源。極大程度提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益。

四 總結(jié)

在社會(huì)和科技不斷發(fā)展的今天，陳舊的傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案管理制度已不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，最終必將走向衰敗。規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的人事檔案管理制度的建立大勢(shì)所趨，企業(yè)要高度重視人事檔案管理工作，要建立科學(xué)的人事檔案管理工作考核與評(píng)估機(jī)制，建立健全企業(yè)人事檔案管理制度，加強(qiáng)人事管理的網(wǎng)絡(luò)信息化培訓(xùn)，注重對(duì)企業(yè)人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。努力做好人事檔案管理的工作，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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[2]張新芳.人事檔案工作如何適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)人力資源管理的新要求[J].蘭臺(tái)世界,2006(24).

[3]張明秀.淺談如何做好人事檔案管理工作[J].遼寧師專學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2012(03).