對(duì)中小城市依法管理建設(shè)工程檔案的淺述

曾春梅

（福建省永安市建設(shè)檔案館，福建 永安 366000）

社會(huì)的飛速發(fā)展使社會(huì)各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)日新月異，城市的各項(xiàng)新建、改建、擴(kuò)建工程也不斷涌現(xiàn)，在工程建設(shè)進(jìn)行的同時(shí)，逐漸形成了大量的建設(shè)工程檔案，這些檔案材料對(duì)于工程的建設(shè)有著重要的作用。在這個(gè)城市建設(shè)事業(yè)飛速發(fā)展的時(shí)代，如何依法加強(qiáng)建設(shè)工程的檔案管理，確保檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，是每一位建設(shè)工程檔案管理人員必需思考的問(wèn)題。

1 依法管理工程建設(shè)檔案的影響因素

1988年《檔案法》和1990年《城市規(guī)劃法》的實(shí)施，以及后來(lái)頒發(fā)的《檔案法實(shí)施辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等等，這些法律法規(guī)為建設(shè)工程檔案的管理提供了足夠的法律依據(jù)。近些年來(lái)，我國(guó)不斷加強(qiáng)和完善城市建設(shè)檔案的相關(guān)規(guī)定，因此檔案的管理逐步由經(jīng)濟(jì)的制約管理轉(zhuǎn)向國(guó)家法律進(jìn)行管理，這是建設(shè)工程檔案管理工作的一大進(jìn)步。通過(guò)這樣的管理，人們對(duì)于建設(shè)工程檔案管理的認(rèn)識(shí)也逐漸加深。然而，建設(shè)工程檔案的管理仍然不很樂(lè)觀，特別是在一些中小城市對(duì)工程檔案的管理存在著有法不依，違法不究的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象主要包括以下幾點(diǎn)：

1.1 檔案管理人員的法制意識(shí)不強(qiáng)

法律法規(guī)是規(guī)范人的行為，但是如果相關(guān)人員對(duì)于法律法規(guī)了解不深刻的話，就會(huì)很容易造成法制意識(shí)薄弱，不依法辦事的結(jié)果。隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，即使有了國(guó)家依法設(shè)立建設(shè)工程檔案管理的相關(guān)法規(guī)，但是很多檔案管理人員本身對(duì)于建設(shè)工程檔案管理的性質(zhì)和地位都不甚了解或了解不多，建設(shè)工程檔案管理部門(mén)的存在感低，很難與其他部門(mén)并肩而立，再加上一些建設(shè)單位對(duì)檔案工作本身不重視，導(dǎo)致了工程檔案管理工作的難度大的狀況。

1.2 由于相關(guān)部門(mén)交叉管理，導(dǎo)致工作難以統(tǒng)一

《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》明文規(guī)定：城市建設(shè)行政主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)設(shè)置城建檔案工作管理機(jī)構(gòu)或配備城建檔案管理人員，負(fù)責(zé)全市城建檔案工作，...建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案,..但是，由于城市建設(shè)相關(guān)部門(mén)如規(guī)劃、房產(chǎn)、建設(shè)部門(mén)各不相干，業(yè)務(wù)互不協(xié)調(diào)，僅憑檔案館理部門(mén)的管理力度又不夠，導(dǎo)致對(duì)這些相關(guān)部門(mén)工程技術(shù)檔案材料難以收集，很多工程檔案還流落在外，甚至有的部門(mén)只顧得上自己的利益，經(jīng)常和建設(shè)工程檔案管理部門(mén)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，造成檔案收集困難的現(xiàn)象。

1.3 法律設(shè)立得不到有效的確立

根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第五十九條，建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位未向建設(shè)行政主管部門(mén)或者其他有關(guān)部門(mén)移交建設(shè)項(xiàng)目檔案的，責(zé)令改正，處以一萬(wàn)元以上十萬(wàn)元以下的罰款。然而，這項(xiàng)明文規(guī)定也沒(méi)得到具體的落實(shí)，因?yàn)樵摋l例的主要實(shí)施者是建設(shè)主管部門(mén)，而不是負(fù)責(zé)管理工程檔案的部門(mén)。因此，這容易導(dǎo)致檔案的依法管理上出現(xiàn)真空地帶。很多工程建設(shè)檔案都存在著過(guò)期未交、缺交、漏交等現(xiàn)象，而工程檔案管理部門(mén)沒(méi)法進(jìn)行有效的管理，間接影響了建設(shè)工程檔案管理的職責(zé)。

1.4 某些檔案管理人員的素質(zhì)不高

除了上述幾點(diǎn)客觀原因之外，建設(shè)工程檔案管理人員自身的素質(zhì)也存在著一些問(wèn)題。主要的是工程檔案管理人員對(duì)于檔案工作本身就認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)檔案及其相應(yīng)的法律法規(guī)了解不深不透，導(dǎo)致不能夠準(zhǔn)確地掌握檔案管理的相關(guān)準(zhǔn)則和要求。另外，由于檔案管理人員人手不夠，檔案人員大部分時(shí)間精力放在對(duì)建設(shè)工程檔案審核、接收上，對(duì)其它檔案和各項(xiàng)工作顯得力不從心，尤其是近年來(lái)，隨著建設(shè)項(xiàng)目工程的不斷增多，檔案管理人員的工作大多還只停留在層面上，依法管理建設(shè)工程檔案工作沒(méi)有得到具體的落實(shí)，造成有法不依，執(zhí)法不嚴(yán)的現(xiàn)象。

2 中小城市依法對(duì)建設(shè)工程檔案管理的對(duì)策

由于客觀和主觀原因，導(dǎo)致了目前一些中小城市建設(shè)工程檔案管理工作開(kāi)展存在著以上問(wèn)題，為了使工程檔案更好地服務(wù)于城市建設(shè)，更好地為城市規(guī)劃建設(shè)管理提供利用服務(wù)，與飛速發(fā)展的城市規(guī)劃建設(shè)活動(dòng)相適應(yīng)，必須加強(qiáng)中小城市建設(shè)工程檔案工作管理，給工程檔案管理設(shè)立一個(gè)良好的平臺(tái)。下面本文將依法對(duì)建設(shè)工程檔案管理工作提幾點(diǎn)建議：

2.1 從法律法規(guī)上增強(qiáng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案的管理意識(shí)

《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》第三條：城市建設(shè)行政主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)設(shè)置城建檔案工作管理機(jī)構(gòu)或配備城建檔案管理人員，負(fù)責(zé)全市城建檔案工作，...建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案,..因此城市建設(shè)檔案館是城市建設(shè)工程檔案收集和保管的重要基地，它面向全市，收集和保管建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門(mén)（包括城市規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政公用設(shè)施等）形成的業(yè)務(wù)管理和技術(shù)檔案，各類城市建設(shè)工程檔案以及有關(guān)城市規(guī)劃建設(shè)管理的方針政策法規(guī)計(jì)劃等方面的基礎(chǔ)資料，因此，工程檔案管理首先是從思想上增強(qiáng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)，并且是從法律、法規(guī)的角度，只有提高了有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案工作管理認(rèn)識(shí)，才能從根本上改善檔案管理工作，從而構(gòu)建科學(xué)嚴(yán)密、分工明確的檔案管理體系，上致領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)負(fù)責(zé)人，下致工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員、還是檔案管理人員，對(duì)工程檔案管理規(guī)定都有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，積極地配合檔案管理工作的進(jìn)行，在每項(xiàng)建設(shè)工程主體結(jié)束之后，按有關(guān)工程檔案管理的規(guī)定，各職責(zé)部門(mén)將有關(guān)工程應(yīng)該歸檔的文件和資料、圖紙等收集完整、齊全，然后移交檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一保管。

2.2 確立檔案執(zhí)法主體資格，保證行政執(zhí)法的效率

行政執(zhí)法主體資格主要是指能夠行使行政職權(quán)的社會(huì)組織。根據(jù)《檔案法》《科技檔案工作條例》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、以及《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等，城市建設(shè)的行政部門(mén)要設(shè)置檔案工作管理機(jī)構(gòu)和配備檔案管理人員，做好城建檔案的管理工作。城市的建設(shè)行政主管部門(mén)也可以委托城建檔案館負(fù)責(zé)城建檔案工作的日常管理工作。因此城建檔案部門(mén)行使全市城建檔案管理工作的執(zhí)法主體資格，通過(guò)確立了建設(shè)工程檔案管理的執(zhí)法主體資格，保證工程檔案管理工作行政執(zhí)法的有效性和合法性。從源頭上強(qiáng)化工程檔案的行政執(zhí)法，落實(shí)了管理人員的執(zhí)法責(zé)任，有效地實(shí)現(xiàn)檔案的依法管理。

2.3 依法做好工程檔案的歸檔、保管工作

《城市規(guī)劃法》、《建筑工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》對(duì)建設(shè)工程檔案的報(bào)送歸檔都作了規(guī)定，《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》第六條：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案，..,工程檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)必須符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，在向檔案館移交報(bào)送之前，同時(shí)要求檔案管理人員對(duì)工程檔案進(jìn)行科學(xué)的維護(hù)，保證其完整性和安全性，最大限度地對(duì)保護(hù)檔案不受外界環(huán)境的損壞，消除一些不利因素，延長(zhǎng)歸檔后工程檔案的壽命，以最大限度地為城市建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.4 落實(shí)檔案管理人員對(duì)相關(guān)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)

要依法管理好建設(shè)工程檔案，檔案管理人員首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)熟悉掌握好與工程檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，包括一些檔案管理制度，收集范圍，整理規(guī)范，報(bào)送歸檔要求等相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，因此，加強(qiáng)工程檔案管理人員的培訓(xùn)工作至關(guān)重要，檔案人員只有熟練掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí)，工作上才能得心應(yīng)手，同時(shí)還要加強(qiáng)理論與實(shí)際結(jié)合，善于總結(jié)工作中遇到的問(wèn)題，通過(guò)相關(guān)的規(guī)定給予解決，提高工程管理的法制觀念，提升建設(shè)工程檔案管理水平。

2.5 落實(shí)激勵(lì)和懲戒制度，對(duì)建設(shè)檔案實(shí)行報(bào)送公示制

《檔案法》以及《建設(shè)檔案管理規(guī)定》中規(guī)定，對(duì)在檔案的收集整理保護(hù)等方面成績(jī)顯著的單位和個(gè)人由各級(jí)人民政府（或建設(shè)行政主管部門(mén)）給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)對(duì)于無(wú)故延期或者不按規(guī)定報(bào)送檔案，檔案人員玩忽職守造成檔案損失，涂改或偽造檔案等行為，由建設(shè)行政主管部門(mén)對(duì)直接負(fù)責(zé)人員或者其他直接負(fù)責(zé)人員依法給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任，因此建議相關(guān)部門(mén)可以借助單位宣傳信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)工程檔案的管理情況進(jìn)行公示，進(jìn)一步宣傳督促工程檔案的收集報(bào)送保管工作，表彰獎(jiǎng)勵(lì)檔案工作先進(jìn)的單位和個(gè)人，對(duì)檔案工作不負(fù)責(zé)任，工作成績(jī)差的單位和個(gè)人，予以通報(bào)批評(píng)，并督促他們履行法律指責(zé)，違反檔案工作規(guī)定的，無(wú)視檔案法律法規(guī)，造成檔案損失的，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。

3 結(jié)束語(yǔ)

關(guān)于建設(shè)工程的檔案管理工作，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該加大力度實(shí)行監(jiān)控，不斷完善相關(guān)的法規(guī)，同時(shí)要積極配合工程檔案管理部門(mén)的工作，給檔案管理人員的工作提供一個(gè)好的平臺(tái)。同時(shí)政府要建立一個(gè)適應(yīng)我國(guó)社會(huì)體系的檔案管理模式，進(jìn)一步完善工程檔案管理工作，為城市的規(guī)劃建設(shè)和管理工作發(fā)揮更大的作用。

[1]莫斌建設(shè)工程檔案管理研究與思考[J],科技資訊，2009

[2]宋可可.加強(qiáng)我國(guó)工程項(xiàng)目檔案管理有效對(duì)策分析[J],科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2009

[3]劉忠瑞.袁訓(xùn)英.淺議依法管理建設(shè)工程檔案[J],科技信息,2009