淺論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制

張文真 邱毅偉 鄭 璐

淺論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制

張文真 邱毅偉 鄭 璐

龍巖市疾病預(yù)防控制中心

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，會計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了從電算化到信息化的跨越式發(fā)展，成為會計(jì)工作的發(fā)展趨勢，會計(jì)信息化對企業(yè)內(nèi)部控制的要求也發(fā)生了相應(yīng)的變化，該文分析了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對會計(jì)信息系統(tǒng)的影響，并提出加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的對策。

會計(jì)信息化 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 內(nèi)部控制

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的有利影響

1.1 企業(yè)組織結(jié)構(gòu)更加扁平化

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息系統(tǒng)已能向企業(yè)各類管理人員提供越來越多的企業(yè)內(nèi)外部信息和各種經(jīng)營分析與管理決策功能，豐富全面的決策信息與方便靈活的決策功能將使企業(yè)的管理決策工作不再局限于少數(shù)專門人員或高層人員。外部環(huán)境的要求，信息系統(tǒng)提供的可能，使企業(yè)中許多管理和技術(shù)人員參與決策工作，許多決策問題也不必再由上層或?qū)Ｈ私鉀Q。這種趨勢導(dǎo)致了企業(yè)決策權(quán)力向下層轉(zhuǎn)移并逐步分散化，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)由原來立式的集權(quán)結(jié)構(gòu)向臥式的扁平化分權(quán)結(jié)構(gòu)發(fā)展。

1.2 擴(kuò)大內(nèi)部控制的范圍

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理突破了原有封閉式的系統(tǒng)環(huán)境，呈現(xiàn)出開放性、共享性、分散性的特點(diǎn)。企業(yè)的內(nèi)部控制不再局限于企業(yè)的內(nèi)部，而是擴(kuò)展到企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與客戶之間、企業(yè)與國家之間。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的宏觀化，擴(kuò)大企業(yè)的內(nèi)部控制范圍。

1.3 會計(jì)核算效率的增強(qiáng)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，會計(jì)部門人員不僅利用計(jì)算機(jī)完成最基本的數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)，而且還能利用計(jì)算機(jī)完成很多復(fù)雜的勞動(dòng)，如繁瑣數(shù)據(jù)的計(jì)算、多項(xiàng)數(shù)據(jù)的校對等，隨著遠(yuǎn)程通信技術(shù)的發(fā)展，會計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為一種趨勢，會計(jì)工作人員可在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上獨(dú)自進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和核算，原來必須由很多人共同才能完成的工作，現(xiàn)在依靠計(jì)算機(jī)的技術(shù)，一個(gè)人就可以完成很復(fù)雜的數(shù)據(jù)核算工作，使數(shù)據(jù)處理速度效率達(dá)到更高。

1.4 內(nèi)部控制的實(shí)效性大大增強(qiáng)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境使內(nèi)部控制具有了人工控制和程序控制相結(jié)合的特點(diǎn)。在信息化的環(huán)境下，企業(yè)對數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)處理速度更加迅速，對數(shù)據(jù)處理的監(jiān)控也更加及時(shí)，對于人工控制和程序控制相結(jié)合的內(nèi)部控制系統(tǒng)，其程序化的控制使企業(yè)的內(nèi)部控制更加有效。伴隨信息技術(shù)和企業(yè)管理的結(jié)合，管理系統(tǒng)能夠低成本地產(chǎn)生信息，監(jiān)控的范圍也從最初的財(cái)務(wù)會計(jì)轉(zhuǎn)移到企業(yè)整體風(fēng)險(xiǎn)管理運(yùn)作上，大大提高了內(nèi)部控制的實(shí)效性。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的不利影響

2.1 網(wǎng)絡(luò)開放危及信息安全

互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)開放式的網(wǎng)絡(luò)，在這個(gè)開放式的環(huán)境中，一切信息在理論上都是可以被訪問到的，除非它們斷開與互聯(lián)網(wǎng)的連接，因此網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息系統(tǒng)很難避免被非法訪問和侵襲，極有可能遭到黑客對信息的非法竊取和病毒對信息的胡亂篡改。這種危險(xiǎn)既可能來自內(nèi)部，也可能來自外部，如果對于比較大的企業(yè)或者非常重要的政府部門，那么這種信息被竊取或被篡改所帶來的損失將會是無法估計(jì)的，所以，開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境容易威脅到信息的安全，進(jìn)而威脅到企業(yè)的生存和發(fā)展。

2.2 增加了內(nèi)部控制的難度

在手工會計(jì)系統(tǒng)中，原始的信息被記錄在原始憑證或紙制的賬簿上，所以會計(jì)人員很難做到不留痕跡的修改，而且一些重要的會計(jì)信息還必須得到相關(guān)管理人員的簽字和蓋章，加強(qiáng)了會計(jì)信息的安全性。而在信息化會計(jì)環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)的開放性使會計(jì)信息的安全性受到了威脅，主要表現(xiàn)在會計(jì)信息容易被竊取和篡改上。這些會計(jì)信息通常存儲于電、磁介質(zhì)上，而這些介質(zhì)在受熱、受潮或強(qiáng)的磁場影響下會被損壞。另外，會計(jì)信息系統(tǒng)下的會計(jì)數(shù)據(jù)高度集中于電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，在操作時(shí)，除了工作人員的疏忽大意造成信息損失外，還有可能有一些別有用心的人篡改企業(yè)的一些重要的信息。從內(nèi)部控制角度來講，會計(jì)信息化系統(tǒng)給內(nèi)部控制帶來了一定的難度。

2.3 數(shù)據(jù)的高度集中使工作失誤蔓延快

手工會計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理是分散于多個(gè)部門，由很多人員一步步地完成審查、核算、監(jiān)督的。所以一個(gè)失誤往往可以在下一個(gè)環(huán)節(jié)被發(fā)現(xiàn)并被改正。但是實(shí)施計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)后，數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享，數(shù)據(jù)高度集中，處理的速度也很快，一個(gè)小小的錯(cuò)誤出現(xiàn)后會很快蔓延到很多其他的部門及其后的處理程序，造成不可估計(jì)的損失。所以應(yīng)加強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)和人員的控制措施，如果錯(cuò)誤不能很快被發(fā)現(xiàn)，將會導(dǎo)致錯(cuò)誤重復(fù)運(yùn)行，產(chǎn)生“雪崩效應(yīng)”。

2.4 信息管理成本的加大

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性使信息的不安全性加大，而且從信息的取得渠道來看，其來源的多樣性很容易導(dǎo)致審計(jì)線索的紊亂，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息化系統(tǒng)在處理方式和內(nèi)部結(jié)構(gòu)上與原來的手工會計(jì)系統(tǒng)存在著較大的差別，原有手工會計(jì)環(huán)境下的管理制度已不能適應(yīng)信息化系統(tǒng)管理的需要，信息不能得到完全的監(jiān)督、管理，加大了信息管理的成本。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的加強(qiáng)與完善

3.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全與防范控制

網(wǎng)絡(luò)的開放性使數(shù)據(jù)信息的不安全性加大，為了加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全從技術(shù)角度上來說，主要由防病毒、防火墻、入侵檢測等多個(gè)安全組件組成，一個(gè)單獨(dú)的組件無法確保網(wǎng)絡(luò)信息的安全性。目前廣泛應(yīng)用且比較成熟的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)主要有：防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、防病毒技術(shù)等。

3.2 系統(tǒng)物理風(fēng)險(xiǎn)的控制

系統(tǒng)物理風(fēng)險(xiǎn)主要是指由自然因素所產(chǎn)生導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，主要防范措施有：

（1）存儲介質(zhì)的防磁防火、溫度濕度控制，保證這些存儲重要會計(jì)信息的媒介不受到自然因素的破壞而造成信息的丟失。

（2）對計(jì)算機(jī)設(shè)備的安裝使用環(huán)境加強(qiáng)管理，定期檢測和維修，一旦中了木馬病毒，立即采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，以保證會計(jì)信息不被惡意篡改。

（3）配備備用電力設(shè)施以防因電力中斷造成十分嚴(yán)重的后果，并且做好針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的多機(jī)熱備份工作，當(dāng)一臺服務(wù)器發(fā)生故障時(shí)，另一臺服務(wù)器會立即承擔(dān)故障服務(wù)器的工作。

3.3 加強(qiáng)會計(jì)信息化下的組織和人員控制

3.3.1會計(jì)信息化下的組織機(jī)構(gòu)控制

從管理的效率上來看，組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置對企業(yè)的整體效率有直接影響，一個(gè)不合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置不僅會導(dǎo)致物不能盡其用，人不能盡其才，而且可能會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營效率低下，甚至虧損。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計(jì)信息系統(tǒng)更加要求企業(yè)優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置，通過崗位的設(shè)置和權(quán)責(zé)的劃分，形成一種相互監(jiān)督、相互牽制的機(jī)制，以保證會計(jì)信息的完整性和真實(shí)性，減少營私舞弊的發(fā)生。同時(shí)按照職責(zé)設(shè)置計(jì)算機(jī)會計(jì)主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位，保證組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的精簡、合理。

3.3.2會計(jì)信息化下的人員控制

人是會計(jì)信息內(nèi)部控制系統(tǒng)中最重要的因素。企業(yè)應(yīng)樹立員工主人翁的意識，激發(fā)員工對工作的熱情和積極性。對各個(gè)崗位的性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分析，保證各個(gè)崗位人員的權(quán)利與義務(wù)相適應(yīng)。定期對員工實(shí)行業(yè)績考核，考核成績優(yōu)秀者，給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，對于考核不通過者則給予警告和批評，以提高員工的積極性，防止員工消極怠工現(xiàn)象產(chǎn)生。

3.3.3文檔資料的控制

會計(jì)信息化下的會計(jì)檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很多差異，因此企業(yè)應(yīng)專門指定檔案管理負(fù)責(zé)人，并制定備份、歸檔、借閱制度以及防磁、防火、防潮、防盜措施。建立完善的檔案管理制度，保證檔案資料的完整性和安全性，這不僅可以提高系統(tǒng)的可維護(hù)性，而且還可以減少使用過程中錯(cuò)誤操作的機(jī)會，從而使系統(tǒng)能夠高效運(yùn)行。

3.4 加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)

設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門，定期或不定期地對企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)。會計(jì)信息化的應(yīng)用給內(nèi)部審計(jì)提出了更高的要求。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)包括：①對會計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，會計(jì)信息化系統(tǒng)賬務(wù)處理是否正確；②審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性；③監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性和合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；④對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)并及時(shí)堵塞漏洞等。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制仍存在很多問題，為此，必須完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制，需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防范措施、健全組織和人員機(jī)構(gòu)、完善信息化環(huán)境下的審計(jì)方案。

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