檔案現(xiàn)代化管理過程中存在的問題與對(duì)策

張冬娥

（永州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所，湖南 永州 425199）

《中華人民共和國(guó)檔案法》第十三條明確規(guī)定，各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)“采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。這既是對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提出的法律要求，同時(shí)也反映了我國(guó)社會(huì) 經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)檔案事業(yè)的客觀需要。檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案學(xué)是一門社會(huì)科學(xué)，社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有不可替代的作用。隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量成幾何級(jí)數(shù)在增長(zhǎng)，對(duì)各種檔案進(jìn)行有效的管理就愈加顯得重要。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性極強(qiáng)的工作，而且也是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，在新的歷史條件下，如何采用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)先進(jìn)裝備和手段管理檔案，創(chuàng)新檔案管理觀念，采取科學(xué)的有效措施，探索檔案管理的現(xiàn)代化模式，使檔案更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展是一項(xiàng)十分緊迫的艱巨任務(wù)。

一 檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)

由于檔案管理工作不能給單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益，輕視檔案工作的思想在相當(dāng)一部分干部職工中、甚至在部分領(lǐng)導(dǎo)干部中普遍存在?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》已經(jīng)頒布實(shí)施20多年，但是，還未受到社會(huì)的普遍重視，廣大干部職工對(duì)《檔案法》的認(rèn)識(shí)依舊不深刻，貫徹落實(shí)《檔案法》往往是被動(dòng)執(zhí)行，最直接的表現(xiàn)就是工作中檔案的自覺意識(shí)不強(qiáng)。許多單位還沒有將檔案工作納入本單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)工作發(fā)展規(guī)劃，僅僅把檔案工作當(dāng)作簡(jiǎn)單的保管性、事務(wù)性工作，導(dǎo)致檔案工作的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于其他工作的發(fā)展，存在“檔案歸檔案，科研歸科研”，檔案與科研互不聯(lián)系的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，重文書檔案，輕專業(yè)科技檔案；重紙質(zhì)檔案，輕特殊載體檔案；重形式，輕內(nèi)容的現(xiàn)象十分普遍。

（二）檔案管理必需的現(xiàn)代化的人才緊缺

從目前人員現(xiàn)狀來看，各單位檔案人員普遍學(xué)歷較淺，大部分管理人員，幾乎沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，對(duì)檔案管理的基本業(yè)務(wù)知識(shí)和基本技能掌握不夠，檔案收集意識(shí)淡薄，哪些資料應(yīng)該歸檔的概念模糊，現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能低，服務(wù)意識(shí)和工作責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏創(chuàng)新精神。有的單位檔案管理人員更換頻繁，有的單位檔案管理人員編制嚴(yán)重不足，有的單位檔案管理人員身兼多職，沒有充足的時(shí)間和精力從事檔案管理工作。這些因素往往導(dǎo)致檔案資料收集不完整，重要的檔案資料損毀、丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，大大降低了檔案資料的利用價(jià)值。既懂現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)又熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才十分缺乏，難以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的迫切需要。

（三）資金短缺，嚴(yán)重阻礙檔案現(xiàn)代化進(jìn)程

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，我國(guó)的各行各業(yè)迅猛發(fā)展，項(xiàng)目增多，檔案卷冊(cè)也越來越多，檔案管理的壓力越來越大。由于檔案意識(shí)普遍偏低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，很多單位檔案管理的物質(zhì)條件遠(yuǎn)不能適應(yīng)。庫(kù)房小，設(shè)施差，手段落后，設(shè)備老化，直接影響檔案保密、安全和開發(fā)利用。檔案部門經(jīng)費(fèi)普遍緊缺，由于單獨(dú)立項(xiàng)，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)又重建設(shè)，輕檔案管理，先進(jìn)的檔案設(shè)備和裝具難以到位，購(gòu)置微機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄像機(jī)、密集架、縮微、光盤等設(shè)備、安裝電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)等設(shè)備提不到議事日程。經(jīng)費(fèi)不足，是造成檔案現(xiàn)代化相對(duì)滯后的主要原因，能不能保證檔案經(jīng)費(fèi)，是能否實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的重要前提。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)工作差

現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備是檔案管理高質(zhì)量、高效率的重要手段和工具。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化；運(yùn)用現(xiàn)代化通訊技術(shù)以實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞數(shù)字化；運(yùn)用光學(xué)技術(shù)以實(shí)現(xiàn)檔案縮微化等等。因此，現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備基礎(chǔ)工作強(qiáng)不強(qiáng)，直接影響實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。采用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案已成為一種趨勢(shì)，并成為衡量檔案工作科學(xué)化與現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志，如果檔案人員管理不了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)的基本技能和實(shí)現(xiàn)操作，做不好計(jì)算機(jī)管理檔案的前處理工作，不能掌握檔案的著錄、標(biāo)引，即使有了計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，也難于實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（五）資料收集困難，完整性欠缺

許多單位檔案收集往往缺乏行之有效的制約手段，各部門之間對(duì)檔案的管理的權(quán)限不是十分明確，一些職能部門經(jīng)常打自己的小算盤，以方便工作為由，把一部分按要求應(yīng)該歸的資料留在本部門，沒有及時(shí)交檔案室統(tǒng)一管理。一部分人員缺乏檔案意識(shí)，再加上對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的片面理解，認(rèn)為個(gè)人的論文和著作是個(gè)人的研究成果，與單位沒有關(guān)系，就應(yīng)該由自己親自保管，不愿意將一些核心的資料交檔案室，嚴(yán)重影響了檔案的系統(tǒng)性和完整性。

（六）檔案管理制度不健全

首先，檔案管理形式不規(guī)范。沒有嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)的要求，存在比較嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象。其次，檔案管理的內(nèi)容不規(guī)范。在收集、整理、保管、借閱、保密、利用等檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，沒有完善的規(guī)章制度，存在各種明顯的管理漏洞。再次，有的單位雖然建立了一些管理制度，但卻執(zhí)行不嚴(yán)或者制度本身還有許多需要完善的地方。

二 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策與建議

（一）解放思想，更新觀念

要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上提高對(duì)檔案工作現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，特別是主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度，用全新的角度去看待和對(duì)待新形勢(shì)下的檔案工作，充分認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)代化對(duì)于提高檔案工作水平、發(fā)展檔案事業(yè)的必要性和迫切性。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要帶頭學(xué)習(xí)，并深入、持久地宣傳和貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，端正對(duì)檔案工作的模糊認(rèn)識(shí)，把檔案工作列入單位的發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃之中，并要采取具體的落實(shí)措施，作為領(lǐng)導(dǎo)任職的一項(xiàng)考核內(nèi)容，切實(shí)給檔案工作現(xiàn)代化創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境，使檔案管理在法制軌道上有序運(yùn)行。其次要加強(qiáng)檔案工作人員思想意識(shí)教育，提高他們的法制觀念和服務(wù)意識(shí)，鼓勵(lì)他們要干一行、愛一行、專一行，激發(fā)他們從傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作中探索新方法的熱情和潛能。鼓勵(lì)他們認(rèn)真研究檔案管理中出現(xiàn)的新情況，積極探索檔案管理工作的新方法，想方設(shè)法拓展服務(wù)范圍、創(chuàng)新服務(wù)方式，改被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，力爭(zhēng)把傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代管理理念和現(xiàn)代化技術(shù)手段有機(jī)結(jié)合起來，使檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

（二）加大培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案內(nèi)容涉及廣泛的知識(shí)領(lǐng)域，檔案管理是一門技術(shù)性非常強(qiáng)的工作，這就要求檔案工作者具有系統(tǒng)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論專業(yè)知識(shí)，掌握檔案管理的基本技能，能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)開展管理工作。因此，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)已成為當(dāng)務(wù)之急。在設(shè)崗配員時(shí)，要堅(jiān)持按“隊(duì)伍精、效率高、素質(zhì)好”的原則配備人員，切實(shí)把好入口關(guān)，要選擇政治可靠、工作責(zé)任心強(qiáng)、熱愛檔案管理工作的人員充實(shí)、加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍，在職稱評(píng)定、工資晉級(jí)、獎(jiǎng)金福利等方面做到檔案工作者享受同級(jí)專業(yè)技術(shù)人員的同等待遇，以充分調(diào)動(dòng)檔案工作者工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。在生活上，一如既往地關(guān)心、愛護(hù)他們；在政治上，對(duì)他們加強(qiáng)思想意識(shí)教育，樹立“為黨管檔，為國(guó)守史”的神圣責(zé)任感。在業(yè)務(wù)上，加強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)教育，要求他們?cè)谡莆蘸脵n案管理基本功的同時(shí)，認(rèn)真研究檔案管理中出現(xiàn)的新情況，積極探索檔案管理工作的新方法，想方設(shè)法拓展服務(wù)范圍、創(chuàng)新服務(wù)方式，力爭(zhēng)把傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代管理理念和現(xiàn)代化技術(shù)手段有機(jī)結(jié)合起來。要在檔案工作者中養(yǎng)成一種深厚的學(xué)術(shù)氛圍，研討問題、撰寫論文、交流經(jīng)驗(yàn)、開闊視野，造就一批有理論素養(yǎng)又能實(shí)干的檔案工作者。

（三）加大投入，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理，除了必須有單獨(dú)的基礎(chǔ)設(shè)施（庫(kù)房、閱覽室、辦公室、檔案箱柜）、還必須配置照相機(jī)、錄音機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、空調(diào)設(shè)備、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的先進(jìn)辦公設(shè)備。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要站在全新的高度，在單位條件許可的情況下，要舍得花力氣、下功夫?yàn)闄n案現(xiàn)代化創(chuàng)造物質(zhì)條件，加大檔案管理工作的資金投入力度，在設(shè)施、場(chǎng)地等方面提供充分有力的保障，加大硬件設(shè)施建設(shè)，從根本上解決保管條件的硬件環(huán)境，采用先進(jìn)技術(shù)提高檔案信息資源開發(fā)能力，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，才能夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，才會(huì)有更大的突破

（四）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理

首先，加強(qiáng)規(guī)范化管理。認(rèn)真貫徹落實(shí)相關(guān)法律法規(guī)，推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化操作，實(shí)現(xiàn)管理工作事事有標(biāo)準(zhǔn)、件件有規(guī)范，多渠道地做好不同門類、不同載體、不同時(shí)期以及其它具有鮮明行業(yè)、地域特色的檔案資料的接收工作，提高檔案資料收集的完整性和準(zhǔn)確性，進(jìn)一步豐富檔案信息資源。其次，健全和完善管理規(guī)章制度。以科學(xué)管理的原則和方法為依據(jù)，制定檔案工作管理目標(biāo)，建立符合單位性質(zhì)、工作特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際狀況的檔案管理體系，明確職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀、利用等各項(xiàng)工作程序，提高工作效率，減少檔案管理的隨意性，使檔案管理工作始終有章可循，保證檔案管理規(guī)范有序。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要建立合理、高效的監(jiān)督機(jī)制，充分保證各項(xiàng)制度的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，堅(jiān)決做到一視同仁，獎(jiǎng)罰分明。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理

近年來，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案已經(jīng)取得了很大成效，但要進(jìn)一步使計(jì)算機(jī)在檔案管理中發(fā)揮作用：首先，要有合理的管理體制。在檔案行政管理部門設(shè)立分管現(xiàn)代化的機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，對(duì)有關(guān)問題進(jìn)行深入研究和論證。各檔案部門在具體應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案中要充分地研究，做好可行性分析。其次，加強(qiáng)檔案的信息化管理。隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化管理是大勢(shì)所趨，要盡最大可能地運(yùn)用當(dāng)今社會(huì)最新的信息化技術(shù)手段，改變傳統(tǒng)的手工操作，大力提高檔案管理工作的效率和水平。

總之，檔案管理工作是一項(xiàng)具有連續(xù)性、復(fù)雜性、系統(tǒng)性特點(diǎn)的工作，受經(jīng)濟(jì)條件、人員素質(zhì)、檔案意識(shí)強(qiáng)弱、領(lǐng)導(dǎo)重視程度等問題的制約，決定了檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，不能一蹴而就，需要有計(jì)劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)、本單位實(shí)際情況，創(chuàng)造條件向現(xiàn)代化作努力。在當(dāng)前形勢(shì)下，檔案現(xiàn)代化管理的問題已經(jīng)擺在我們面前，合理高效地解決問題成為檔案部門當(dāng)前最主要的任務(wù)。檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，緊密聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的需求，把傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代管理理念有機(jī)結(jié)合，充分運(yùn)用各種技術(shù)手段，積極探索適應(yīng)新的形勢(shì)的現(xiàn)代檔案管理模式。檔案管理工作人員要清醒地認(rèn)識(shí)到自己的歷史責(zé)任，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，讓檔案在科研活動(dòng)中發(fā)揮更重要、更廣泛的作用，更好地為科技進(jìn)步服務(wù)，為服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和構(gòu)建和諧社會(huì)做出更大的貢獻(xiàn)。