加強會計檔案管理工作的思考

馬英

(河北廣播電視大學(xué)，河北 石家莊 050071)

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加強會計檔案管理工作的思考

馬英

(河北廣播電視大學(xué)，河北 石家莊 050071)

會計檔案管理具有形成范圍廣泛、類別穩(wěn)定、形式多樣的特點。隨著新時期社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展和會計工作的深入，會計檔案管理顯示出日益重要的作用。會計檔案是反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的歷史紀(jì)錄，在工作中要采取多項措施，加強會計檔案管理工作，提高檔案管理水平。

會計檔案；管理；經(jīng)濟；財務(wù)檔案

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是檢查企事業(yè)單位經(jīng)濟活動的重要依據(jù)。同時，會計檔案還可以為國家提供詳盡的經(jīng)濟資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟政策提供參考，是國家檔案的重要組成部分。

一、會計檔案的基本特點

一是形成范圍廣泛。會計檔案范圍的廣泛性反映在兩個方面：一方面，會計檔案在社會的各領(lǐng)域無處不在。凡是具備獨立會計核算條件的單位，都要形成會計檔案。另一方面，會計檔案的實體數(shù)量也相對其他門類的檔案數(shù)量更多。尤其是在企業(yè)、商業(yè)、金融、財政、稅務(wù)等單位，會計檔案不僅是反映這些單位的職能活動的重要材料，而且產(chǎn)生的數(shù)量也很大。

二是檔案類別穩(wěn)定。會計工作內(nèi)容與種類繁多，如工業(yè)會計、商業(yè)會計、銀行會計、稅收會計、總預(yù)算會計、單位預(yù)算會計等，且形成的量大，但是會計核算的方法、工作程序以及所形成的會計核算材料的基本成分是一致的，即會計憑證、會計賬簿、會計報表等三個方面。會計檔案內(nèi)容成分的穩(wěn)定性，是區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志，也是其他門類檔案無可比擬的，這一特點使其便于整理分類，有利于管理制度的制定和實際操作的規(guī)范和統(tǒng)一。

三是內(nèi)在聯(lián)系緊密。一方面，會計憑證、會計賬簿和會計報表等，相互之間密切聯(lián)系，不可分割，具有鮮明的整體性。另一方面，一個會計年度中所形成的會計賬簿、會計憑證、會計報表等，在反映某一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動時，可以從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束上報，連續(xù)不斷地進行記錄，環(huán)環(huán)相扣、緊密聯(lián)系，便于對經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動進行正確的計算和綜合分析。這種整體性和規(guī)律性的特點，遠遠超過其他檔案。

四是外在形式多樣。會計憑證、會計賬簿和會計報表都有特定的格式和項目，與一般文件資料不同。會計專業(yè)的性質(zhì)決定了會計檔案形式的多樣化：會計憑證在不同行業(yè)，外形更是大小各異、長短參差不齊；會計賬簿有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分；會計報表由于有文字、表格、數(shù)據(jù)而出現(xiàn)了16開或8開等紙張規(guī)格以及計算機打印報表等。

二、會計檔案的重要作用

首先，會計檔案是預(yù)測、決策經(jīng)濟情況，開展會計分析的重要依據(jù)。真實、完整的會計檔案是財務(wù)工作的基礎(chǔ)依據(jù)，是反映、監(jiān)督、參與經(jīng)營管理的重要信息資源。會計檔案傳遞出管理規(guī)劃、控制決策過程中所發(fā)生的會計信息，對經(jīng)營管理有重要的支持和參考作用。利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)可以預(yù)測本單位甚至某一地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展情況與趨勢，使決策者在遵循市場經(jīng)濟規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的經(jīng)營策略。

其次，會計檔案是會計監(jiān)督的基礎(chǔ)資料。會計檔案在社會審計和工商、海關(guān)、稅務(wù)等行政機關(guān)的檢查過程中利用率極高。這些部門通過對會計憑證、財務(wù)報告、賬簿等原始資料的審核，可以評價被審查單位會計處理是否真實、公允，單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否合法；通過對企業(yè)會計流程和業(yè)務(wù)處理的審核，可以發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制和管理方面的問題，提出改進建議。

最后，會計檔案還是總結(jié)經(jīng)驗、揭露責(zé)任事故、打擊經(jīng)濟領(lǐng)域犯罪、分析和判斷事故原因的重要依據(jù)。會計檔案客觀地記錄了各項活動中的情況，可以為經(jīng)濟科學(xué)研究提供各種可靠的數(shù)據(jù)和可比性資料，發(fā)揮著史料價值的重要作用。在打擊經(jīng)濟犯罪活動中，會計檔案可以為之提供重要證據(jù)，揭穿經(jīng)濟犯罪事實，為打擊經(jīng)濟犯罪提供重要幫助。

三、加強會計檔案管理的具體措施

第一，從基礎(chǔ)做起，規(guī)范會計檔案的立卷和保管工作。首先，裝訂會計憑證要使用統(tǒng)一的會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，封皮表面的有關(guān)欄目要逐項填寫齊全，并在封粘處加蓋會計人員印章。裝訂完畢要按時間順序依次放入會計檔案盒中，并認(rèn)真填寫檔案盒面上的內(nèi)容。其次，年度終了要封賬，活頁賬簿應(yīng)將空白賬頁取出,已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。會計報表要逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。年終時，會計檔案應(yīng)移交綜合檔案室保管或者財會部門暫管。已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計檔案應(yīng)交上級檔案室保管。已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財會部門，不得自行保管。

第二，建章立制，依靠完善的規(guī)章制度規(guī)范會計檔案管理工作。要明確會計檔案管理的責(zé)任主體，建立健全會計檔案管理的規(guī)章制度，使會計檔案規(guī)范化。要將檔案管理工作納入日常工作的總體計劃，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任。對納入會計核算中心集中核算的單位，應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)所有權(quán)不變、財務(wù)管理自主權(quán)不變、資金使用權(quán)不變、債權(quán)債務(wù)不變、會計核算主體不變的五項原則，明確會計檔案管理的主體是各行政企事業(yè)單位，而不是會計核算中心。要嚴(yán)格按照《檔案法》《會計法》《會計檔案管理辦法》《會計電算化工作規(guī)范》等法律和有關(guān)規(guī)定，建立和完善會計檔案管理制度，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序。會計檔案保管期滿需要銷毀時,由會計檔案管理部門提出銷毀意見，經(jīng)與財會部門共同鑒定、嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊，按照有關(guān)規(guī)定進行銷毀。

第三，加強對新的會計管理體制下會計檔案的監(jiān)督管理。財會部門應(yīng)當(dāng)與檔案部門密切配合，加大力度，共同做好對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監(jiān)管工作。財會部門要在工作中做好會計憑證、會計賬簿和會計報表的經(jīng)常性監(jiān)督管理；檔案部門要側(cè)重做好會計檔案收集、整理、保存和利用等環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理。在具體工作中，不僅要遵循傳統(tǒng)的原則，還要了解瞬息萬變的資本市場及財務(wù)管理發(fā)展趨勢，及時掌握最新的策略與技術(shù)，以便更好地發(fā)現(xiàn)和糾正會計檔案管理中存在的問題。

第四，注重會計人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高會計管理人員的綜合素質(zhì)。高素質(zhì)的會計人員是做好會計檔案管理工作的第一要素。會計檔案管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德決定了會計檔案管理工作的水平。因此，做好會計檔案管理工作，必須首先做好會計人員的培訓(xùn)，不斷提高他們的綜合素質(zhì)。在培訓(xùn)內(nèi)容上，既要注重會計知識、檔案管理知識的培訓(xùn)，也要注重相關(guān)法律、規(guī)章制度的培訓(xùn)；既要注重理論知識、基本原理的培訓(xùn)，也要注重實際操作能力的培訓(xùn)。在學(xué)習(xí)培訓(xùn)的方式上，要將有組織的培訓(xùn)與個人自學(xué)結(jié)合起來，以取得最佳培訓(xùn)效果。

[1]梁勝.依法加強會計檔案管理[J].現(xiàn)代會計，1997，(6).

[2]王航.會計檔案管理中的問題及對策分析[J].蘭臺內(nèi)外，2013，(2).

[3]王秋華.淺談會計檔案管理工作規(guī)范化[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2009，(12).

Reflections on Strengthening the Management of Accounting Archives

MA Ying

(Hebei Radio & TV University, Shijiazhuang, Hebei 050071, China)

Accounting archives management has such characteristics as a wide range, stable categories and various forms. With the development of the accounting work in depth and the socialist market economy in the new period, the management of the accounting records shows an important role. Accounting file is the historical record to reflect the economic operations A number of measures should be taken in the daily work to strengthen the accounting records management work and improve the level of archives management.

accounting archives; management; economy; financial records

2013-05-14

馬英(1966-)，女，河北石家莊人，實驗員，主要從事財務(wù)管理研究。

G275.9

A

1008-469X(2013)04-0101-02