信息數(shù)字化對高校檔案管理的影響分析

王麗勇

（赤峰學院 院辦綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰024000）

信息數(shù)字化對高校檔案管理的影響分析

王麗勇

（赤峰學院 院辦綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰024000）

當今社會，計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及并深入到我們現(xiàn)代生活的各個方面，同時也變更了現(xiàn)代企業(yè)和公司的工作方法和模式.信息技術(shù)傳遞的高效性和方便性，使得現(xiàn)代行業(yè)領(lǐng)域的工作效率和效益都得到極大的提升，為了不落后于市場，迎合時代的需求，現(xiàn)在高校的檔案管理活動也要打破以往傳統(tǒng)的理念和模式，并加以改進，使得高校的檔案管理體系進一步信息數(shù)字化、先進化.文章主要就信息數(shù)字化對高校檔案管理工作帶來的影響進行探討，希望能夠同仁帶來參考借鑒作用.

信息數(shù)字化；高校檔案管理；影響；幫助

高科技的發(fā)展和信息技術(shù)的進步，使得現(xiàn)代社會工作和生活都發(fā)生了深刻的變革，現(xiàn)代社會的娛樂方式、獲取信息方式、工作形式以及日常生活都有了顯著的改變，我們已經(jīng)離不開各種電子信息化設(shè)備和軟件，而我們?nèi)粘９ぷ髦幸M的各種各樣的信息軟件和平臺，也迅速提高了現(xiàn)代市場的發(fā)展效率，信息數(shù)字化系統(tǒng)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到各個管理機制.數(shù)字信息時代的來臨，使得現(xiàn)代高校的檔案管理工作內(nèi)涵發(fā)生了巨變，也使得檔案管理工作的職能和作用得到了進一步擴展，從側(cè)面減輕了檔案管理的工作壓力，對高校檔案管理事業(yè)帶來了很大的影響.文章首先分析了高校過去傳統(tǒng)的檔案管理的問題及信息化對高校檔案管理帶來的影響和優(yōu)勢，然后就加快高校檔案管理信息化進程，提高其管理水平提出有效的建議和對策.

1 高校傳統(tǒng)的檔案管理

在各個行業(yè)領(lǐng)域中，由于檔案管理工作無法給企業(yè)公司單位帶來直接的經(jīng)濟利益，尤其是一些教育機構(gòu)，其檔案管理工作經(jīng)常都不被重視，自然也存在一些問題.我國高校檔案管理工作有以下幾個問題：

首先，高校傳統(tǒng)的檔案管理工作人員的專業(yè)水平都不太高，大多數(shù)高校領(lǐng)導都把其檔案管理工作視為一種輕松的、悠閑的工作，因此，其工作待遇相對而言也不是很高，所以大多數(shù)管理工作者都是年紀偏大、身體狀況不佳和一些關(guān)系護，這種潛在不利思想和行為造成了高校檔案管理工作人員的專業(yè)程度和管理水平整體偏低.

其次，眾做周知，雖然檔案管理工作比較簡單，也不用花費太多腦力，但是其工作內(nèi)容比較多，也很雜，其程序也很繁瑣，相當考驗工作人員的耐心和細心，尤其是很多高校的檔案都是紙質(zhì)的，在校對、分類、收集以及查詢信息時都會十分消耗工作人員的精力和時間，其工作效率極為偏低，同時也很容易出現(xiàn)失誤.

接著，高校的傳統(tǒng)檔案管理工作并不系統(tǒng)，也不夠整體全面化.大多部門的相關(guān)檔案都是自己部門來進行管理，而很多部門的檔案信息中無疑有些信息是相通的，也就是說可以共享，但是由于管理機制的不科學和不系統(tǒng)，使得每個管理部門都分別收集和記錄信息，極大的浪費了人力和財力.

最后，很多高校的檔案信息并不齊全，主要是由于我國很多高校都經(jīng)過整合和合并，而在此過程中，檔案管理工作沒有做好，使得大量信息流失，也嚴重影響了其檔案工作整理和交接.

2 信息數(shù)字化對高校檔案管理工作的影響

信息數(shù)字化無疑對高校檔案管理工作方式和工作效率帶來了巨大的影響，下面文章就對其進行分析.

2.1 精簡了高校檔案工作程序和內(nèi)容，提高了工作效率

首先，高校檔案的信息數(shù)字化能夠利用計算機信息存儲的方便高效性，使得很多檔案信息都能夠用信息數(shù)字存儲起來，節(jié)省了大量的信息存儲空間，也保證了存儲信息的完整性和全面性.而紙質(zhì)檔案長時間保存和查詢必然會受損，從而影響其資料保存的質(zhì)量的；其次，精簡了檔案信息程序，減少了其信息傳遞和加工時間，進而提高了檔案信息管理的失效性.傳統(tǒng)的檔案信息管理的工作都是人工完成，所耗時間長，也影響了其信息的有效性，而利用信息數(shù)字化儲存資料就能夠利用計算機軟件功能加快其儲存工序，有效提高了信息管理工作的效率和水平；最后，檔案管理的信息化只需要通過數(shù)據(jù)庫和收索信息功能平臺就能夠精確而迅速的查找所要資料信息，大大方便了人工查詢檔案工作.

2.2 推動了高校校務(wù)管理工作的公正化、清晰化建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)通過在校園校務(wù)管理平臺上設(shè)立相關(guān)檔案系統(tǒng)和公告欄，對于學校的辦學條件、招生條件、教師聘任條件、就業(yè)和出國條件等等所有相關(guān)信息都可以通過信息平臺來通知，學生和老師也可以借此便利，來了解其切身信息，這不僅擴大了高校檔案信息管理功能，還促進了高校校務(wù)管理的公開化及透明化，也使得高校的檔案管理工作的服務(wù)性和專業(yè)性更強，有利于提高高校檔案管理工作的服務(wù)水平和能力.

2.3 加快了高校檔案管理工作的信息共享建設(shè)

現(xiàn)在社會信息量急劇增多，信息范圍也急劇擴大，使得現(xiàn)代社會人們逐漸表現(xiàn)出來對信息共享的需求.高校檔案信息化的建設(shè)，不僅能夠使得其校內(nèi)的檔案信息資源得以共享，還能夠把我國所有高校的檔案信息系統(tǒng)聯(lián)系起來，使得我國各大高校、各個單位、區(qū)域之間互通有無，從而形成全國范圍內(nèi)的高校信息共享服務(wù)系統(tǒng)和平臺，大大方便了我國高校學生、老師及科研人員的需求和工作，也有助于節(jié)省資源.

3 加快高校檔案管理工作信息化建設(shè)的方法

通過上文分析，我們可以看出信息數(shù)字化對于高校檔案管理工作來說有著很大的優(yōu)勢，它不僅能夠節(jié)省高校大量的人力、物力及財力，還能夠促進高校檔案管理工作的有序化、系統(tǒng)化及全面化，也使得高校檔案管理工作高效的發(fā)揮了其職能.因此，我國高校很有必要強化其檔案管理的信息化建設(shè).

3.1 提高高校檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和水平

市場上信息技術(shù)管理軟件和檔案管理理念日益增多，各種先進的管理知識和模式也都層出不窮，因此，高校檔案管理工作人員就要定時更新其業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)，不斷學習并進修，了解其他先進的管理知識和方法，整合其管理機制，并充分引進先進的管理技術(shù)和模式，從而全面提高其專業(yè)素養(yǎng)和管理技術(shù)水平，實現(xiàn)高校檔案管理工作的先進化、科學化及信息化.

3.2 加大高校檔案管理工作的建設(shè)力度

高校檔案管理的信息化建設(shè)需要大量現(xiàn)代設(shè)備和先進技術(shù)軟件，同時其又無法直接給高校帶來收益，因此很多高校都不注重其檔案管理工作的信息化改革和投資.但是要想全面提高高校檔案管理水平，就必須要加快其信息化、科學化建設(shè)步伐，加強投資力度，確保高校檔案的信息化建設(shè)工程能夠順利進行，雖然這項工程投入資金較多，但是從長遠來看，這不僅能夠使得其員工從大量的文本檔案工作上解放出來，節(jié)省了大量的人力、物力，還能夠擴大其檔案管理工作的經(jīng)營范圍和利用價值，有助于高校的長遠發(fā)展.

3.3 加強高校檔案信息安全的建設(shè)

在加強高校檔案信息化建設(shè)的同時，也要注意其信息安全問題，確保高校信息的安全性，使得高校的利益不受損.目前高校檔案信息安全的主要威脅來自于網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒及高校自身系統(tǒng)，因此，高校檔案管理工作人員就要在做好其信息備份的同時，也要做好相關(guān)安全防護措施.

4 結(jié)束語

隨著計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步提高和發(fā)展，信息數(shù)字化必將更加滲入到我們?nèi)粘９ぷ鲓蕵泛蜕睿咝５臋n案管理工作也一定會隨著時間和市場的發(fā)展而不斷朝著電子化、信息化的方向發(fā)展，因此可以預見未來的高校檔案管理工作就會逐漸取消紙質(zhì)檔案，全面電子檔案化.

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〔3〕王雪梅.對實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、法制化的思考[J].黑龍江史志,2010(01).

〔4〕方芳,李書錦,姚路明.淺論電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異和共性[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟, 2011(02).

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