如何做好新規(guī)定的人事檔案收集歸檔工作

王志麗

（赤峰學(xué)院 人事處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

干部人事檔案是對(duì)干部個(gè)人經(jīng)歷、活動(dòng)、表現(xiàn)等的記載，是全面地了解識(shí)別干部和正確選用干部的基礎(chǔ)，是做好干部工作的必備條件之一，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量.收集是干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ).只有將干部檔案完整齊全的收集起來(lái)，科學(xué)的整理和鑒別，干部檔案的信息資源才能得到充分的開(kāi)發(fā)和利用.因此收集工作的質(zhì)量，直接制約著各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展和管理水平的提高，檔案管理工作人員必須下大力氣做好歸檔材料的收集工作，只有豐富的檔案材料才能為檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ).為了規(guī)范干部人事檔案材料收集歸檔工作，確保為公道正派地選人用人提供真實(shí)、全面的檔案信息，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，2009年12月中央組織部出臺(tái)了《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“新規(guī)定”），這為人事檔案管理部門(mén)收集檔案材料提供了新依據(jù).

1 新規(guī)定的特點(diǎn)

干部人事檔案材料的收集工作即是干部人事檔案中最重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一個(gè)比較薄弱的環(huán)節(jié)，自新規(guī)定出臺(tái)之后，增加了新檔案材料收集內(nèi)容，下面介紹一下新規(guī)定的特點(diǎn)：

1.1 符合時(shí)代發(fā)展的要求和社會(huì)發(fā)展的需要.隨著社會(huì)的發(fā)展，新事物的不斷出現(xiàn)，人事檔案必然也應(yīng)填充新的內(nèi)容.新規(guī)定中增加的新內(nèi)容，更加注重社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和組織工作的需要，如新增加的“人事?tīng)?zhēng)議仲裁決書(shū)”、“再生育子女申請(qǐng)審批表”、“解決待遇問(wèn)題的審批材料”等材料，這些材料是隨著社會(huì)法制的不斷健全及干部隊(duì)伍管理的逐步發(fā)展而新增加的內(nèi)容，賦予了人事檔案新的血液，其更具生命力.

1.2 收集范圍更詳細(xì)、全面.干部的婚姻狀況、財(cái)產(chǎn)狀況等材料的歸檔，對(duì)更全面更深刻地考察選用人才提供了幫助.反映干部現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的材料如“領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)發(fā)生變化的報(bào)告表”納入歸檔范圍.此外，還將“聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表”、“工資停發(fā)及恢復(fù)通知單”等納入了歸檔范圍，使檔案更全面細(xì)致地反映了個(gè)人的發(fā)展?fàn)顩r.

1.3 材料收集更具時(shí)效性、規(guī)范性.新規(guī)定要求存檔材料在形成之后一個(gè)月內(nèi)必須送交干部人事檔案管理部門(mén)歸檔，一年內(nèi)整理歸檔.有效克制了以往材料歸檔的拖拉、滯后現(xiàn)象，杜絕了材料積壓成堆現(xiàn)象.對(duì)于填寫(xiě)不規(guī)范，手續(xù)不完備，或材料上姓名、出生時(shí)間、參加工作時(shí)間和入黨時(shí)間等與檔案記載不一致的，要求材料形成部門(mén)應(yīng)重新制作，或者由組織人事部門(mén)審改并加蓋公章，體現(xiàn)了人事檔案材料的規(guī)范性.

1.4 收集內(nèi)容更真實(shí).新規(guī)定中第四類(lèi)有關(guān)學(xué)歷學(xué)位的材料中，不僅將學(xué)習(xí)期間的學(xué)生登記表、成績(jī)表、畢業(yè)生登記表及授予學(xué)位的材料放入人事檔案，還要求必須將畢業(yè)證、學(xué)位證原件，經(jīng)工作人員鑒別真?zhèn)魏笥枰詮?fù)印，將證書(shū)復(fù)印件加蓋組織人事公章后存入本人人事檔案，證書(shū)上不僅有個(gè)人的基本信息，更加直觀真實(shí)，使人更加信服，大大增加了人事檔案的權(quán)威性.

1.5 紀(jì)律嚴(yán)明、監(jiān)督有效.新規(guī)定嚴(yán)禁涂改、偽造檔案材料，嚴(yán)禁將規(guī)定之外的檔案材料入檔，嚴(yán)禁將虛假材料和不符合歸檔要求的材料入檔，嚴(yán)禁抽取、撤換或銷(xiāo)毀檔案材料，對(duì)違反紀(jì)律的工作人員，明確了處罰規(guī)定.

2 如何做好收集歸檔工作

干部人事檔案材料產(chǎn)生于不同的部門(mén)，渠道繁多，涉及面廣.只要我們檔案管理工作人員勤于思考和善于觀察，認(rèn)真調(diào)查研究，摸清檔案材料的來(lái)源，知道從什么地方去獲取，才能保證干部人事檔案材料收集工作的預(yù)見(jiàn)性和計(jì)劃性，爭(zhēng)取收集工作的主動(dòng)權(quán)，減少被動(dòng)性.

2.1 做好經(jīng)常性收集工作.即是干部人事檔案工作自身發(fā)展的要求，也有效手段，應(yīng)采取一切措施盡快的將所形成的、新發(fā)現(xiàn)的干部檔案材料收集起來(lái)，及時(shí)歸入本人檔案.這就要求檔案管理人員要有充分認(rèn)識(shí)檔案材料收集工作的長(zhǎng)期性和艱巨性.其次要結(jié)合本部門(mén)的實(shí)際情況，必須與材料形成部門(mén)密切配合提出切實(shí)可行的具體要求，使收集工作長(zhǎng)期化、制度化.

2.2 掌握人事檔案材料形成的規(guī)律，主動(dòng)上門(mén)收集.首先把握好時(shí)間規(guī)律，在一定的時(shí)間內(nèi)，一些部門(mén)會(huì)形成一定內(nèi)容的材料.如一些重要節(jié)日里單位表彰先進(jìn)而形成的材料，年終干部考核、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員年度考核材料以及每年工資晉升審批表等這些固定時(shí)間的活動(dòng)中，人事檔案管理人員要及時(shí)收集.其次是變化規(guī)律，即凡人事檔案記載的情況發(fā)生變化，相應(yīng)形成反映變化過(guò)程的材料，如職務(wù)、職稱(chēng)變動(dòng)而形成的職務(wù)任免審批表、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表等.再次掌握普遍規(guī)律，凡是具有全局性、普遍性的工作檔案管理人員要及時(shí)了解有關(guān)政策，向有關(guān)部門(mén)提出要求，不失時(shí)機(jī)地把有關(guān)檔案材料收集歸檔，減少工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，這就要求檔案工作人員主動(dòng)加強(qiáng)與各有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系，積極主動(dòng)、踏實(shí)細(xì)致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)收集線索，及時(shí)收集.

2.3 建立健全收集工作制度.干部檔案管理部門(mén)應(yīng)建設(shè)健全移交和轉(zhuǎn)遞制度，保證干部檔案材料能及時(shí)地、源源不斷的從形成單位獲得干部檔案的歸檔材料，干部人事檔案管理部門(mén)在總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，制定具體的干部檔案材料歸檔范圍、時(shí)間質(zhì)量要求和應(yīng)履行的有關(guān)手續(xù)，轉(zhuǎn)發(fā)各單位執(zhí)行，任何組織與個(gè)人不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔材料.對(duì)于示能及時(shí)遞交到干部檔案部門(mén)的干部檔案材料，要及時(shí)向所在單位發(fā)索要?dú)w檔材料公函，限定時(shí)間或是主動(dòng)上門(mén)索要?dú)w檔材料，從根本上杜絕漏收干部檔案材料現(xiàn)象的發(fā)生.為了便于了解收集工作情況，必須對(duì)已收集的歸檔材料按照收到的時(shí)間順序逐份登記，避免材料遺失或散落.檢查核對(duì)制度與缺少材料補(bǔ)充制度相結(jié)合，發(fā)現(xiàn)漏交及時(shí)填寫(xiě)《干部檔案缺少材料登記表》，同時(shí)向有關(guān)部門(mén)催要?dú)w檔材料.

2.4 嚴(yán)格執(zhí)行《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理辦法》中的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)把真實(shí)關(guān).有些人在檔案材料中年齡越填越小，參加工作越填越早，學(xué)歷越填越高，這樣影響了人事檔案的使用價(jià)值.發(fā)現(xiàn)這種情況應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，認(rèn)定出生年月應(yīng)以檔案記載最早或出現(xiàn)次數(shù)最多的為準(zhǔn).認(rèn)定參加工作時(shí)間，應(yīng)以人事、勞動(dòng)部門(mén)或人民武裝部門(mén)填寫(xiě)的入伍、參加工作時(shí)間為依據(jù).認(rèn)定最高學(xué)歷應(yīng)以國(guó)家承認(rèn)的學(xué)歷且有完整的學(xué)籍檔案、學(xué)籍檔案中記載的學(xué)歷為依據(jù).發(fā)現(xiàn)材料前后不一，應(yīng)認(rèn)真核實(shí)，并告知組織和當(dāng)事人矛以訂正.

2.5 人事檔案材料手續(xù)完備.原則上只有手續(xù)完備的材料才能歸檔，（1）審查手續(xù)，指那些經(jīng)過(guò)審查需辦理一定手續(xù)作為審查標(biāo)記的材料，如干部履歷表、各種鑒定表、黨員登記表等應(yīng)有審查手續(xù).（2）簽署手續(xù)，凡外調(diào)、函調(diào)所取得的證明材料，應(yīng)有證明人所在單位對(duì)材料來(lái)源、證明人的政治面貌及材料的可靠程度簽署的意見(jiàn)才能入黨.（3）批準(zhǔn)手續(xù)，凡反映審批工作的人事檔案材料都需有批準(zhǔn)機(jī)關(guān)的審批意見(jiàn)，否則不能歸檔，如干部任免審批表、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表、處分決定、入黨入團(tuán)志愿書(shū)等都需有批準(zhǔn)意見(jiàn).（4）落款手續(xù)，落款手續(xù)指的是該簽名的要簽名，該署單位的或部門(mén)名稱(chēng)的要署上，該注明時(shí)間的要注明，這樣才能歸檔.（5）蓋章手續(xù)，審查批準(zhǔn)須加蓋公章，這是手續(xù)完備的一個(gè)重要標(biāo)志.

2.6 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn).新形勢(shì)要求廣大人事檔案工作者應(yīng)努力學(xué)習(xí)檔案管理的方針政策，每年組織工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不改斷更新觀念、更新知識(shí)，在工作實(shí)踐中探索新路子，開(kāi)創(chuàng)新局面，這樣才能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的發(fā)變化.

干部檔案材料收集工作的最終目的是為干部服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，有效的開(kāi)發(fā)和利用檔案資源是干部人事檔案管理工作的生命所在.只有將這一時(shí)期的表現(xiàn)材料放入人事檔案，可以更全面、更系統(tǒng)、更深入地考察一個(gè)，從而可以有針對(duì)性地選人用人，更深入地開(kāi)發(fā)一個(gè)的人的潛能，為黨和國(guó)家培養(yǎng)和選拔更優(yōu)秀的人才.收集工作的質(zhì)量直接制約著名項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開(kāi)展和管理水平的提高，檔案管理工作人員必須下大力氣做好歸檔材料的收集工作，占有豐富的檔案材料，才能為檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ).干部檔案完整齊全的收集起來(lái)，科學(xué)的整理和鑒別，干部檔案的信息資源才能得到充分的開(kāi)發(fā)和利用.

〔1〕中組部.干部人事檔案工作文件選編,2011(10).

〔2〕許向東.淺談高校檔案的保密與利用[J].機(jī)電兵船檔案，2008（4）.

〔3〕朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京:中國(guó)檔案出版社,2002.