行政事業(yè)單位檔案管理方略

張 莉

（呼倫貝爾市紀(jì)律檢查委員會(huì)，內(nèi)蒙古海拉爾021008）

行政事業(yè)單位檔案管理方略

張 莉

（呼倫貝爾市紀(jì)律檢查委員會(huì)，內(nèi)蒙古海拉爾021008）

檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ).要提高檔案工作的現(xiàn)代科學(xué)化管理水平，須從檔案管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)設(shè)備、安全保護(hù)等方面全方位進(jìn)行科學(xué)管理.把檔案工作提高到一個(gè)新水平.

檔案管理；政治素質(zhì)；業(yè)務(wù)素質(zhì)

胡錦濤同志在對(duì)檔案工作的指示中提出：“檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè).各級(jí)黨委和政府，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，幫助檔案部門解決各種實(shí)際問題，使檔案工作在現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中發(fā)揮更大的作用.努力采用現(xiàn)代化的手段，不斷改善服務(wù)質(zhì)量，把檔案工作提高到一個(gè)新水平”.在經(jīng)濟(jì)全球化、社會(huì)信息化的時(shí)代背景下，研究信息技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用問題，確保檔案的質(zhì)量，提高檔案的保存、檢索和使用效率，為各項(xiàng)管理工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，是擺在行政事業(yè)單位檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù).對(duì)此，筆者結(jié)合工作實(shí)際，談幾點(diǎn)看法：

1 提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的主要依據(jù).借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來.檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面.所以我們要本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，替現(xiàn)實(shí)服務(wù)，為未來著想”的精神，增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感，必須充分認(rèn)識(shí)行政事業(yè)單位檔案的價(jià)值、地位、作用和意義.同時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)行政事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性.如果對(duì)檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展.檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量一個(gè)單位現(xiàn)代化水平高低的標(biāo)尺.搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè)，以促進(jìn)行政事業(yè)單位的全面發(fā)展.要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，不斷創(chuàng)新思路，全面貫徹實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，逐步提升檔案工作水平，努力開創(chuàng)檔案工作新局面.在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化信息意識(shí)，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)單位檔案現(xiàn)代化建設(shè).加強(qiáng)檔案意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，要使檔案工作與時(shí)俱進(jìn).認(rèn)真執(zhí)行檔案法，強(qiáng)化法制教育，增強(qiáng)法制觀念，把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計(jì)劃，在國(guó)家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中，努力做到“三納入”，即工作中，做到檔案工作納入單位的規(guī)劃和計(jì)劃、納入單位的各項(xiàng)管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，給予檔案工作以各方面的支持.

2 提高行政事業(yè)單位檔案管理水平，做到依法治檔

在行政事業(yè)單位里,檔案的作用是很大的,一方面當(dāng)我們選拔和考核一個(gè)人才的時(shí)候,需要用到檔案;另一方面,我們有時(shí)處理工作,也要查閱檔案,里面的信息往往能幫助我們?nèi)ソ鉀Q問題和安排工作.所以，建立健全檔案管理規(guī)章制度，提高行政事業(yè)單位檔案管理水平十分必要.

規(guī)章制度是檔案工作實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的行為準(zhǔn)則.依法治檔，依法護(hù)檔，依法用檔.努力提高檔案管理部門的責(zé)任意識(shí)，建立系統(tǒng)有序的管理體制.檔案的權(quán)威性在于其真實(shí)可靠性.真實(shí)是檔案的生命，也是檔案管理部門的神圣職責(zé).檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用.只有增強(qiáng)檔案管理職能部門的責(zé)任意識(shí)，在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，把好部門自身關(guān),才能確保檔案的質(zhì)量.

做好依法治檔工作，增強(qiáng)社會(huì)各界的檔案意識(shí)和檔案法制觀念，打好依法管理檔案工作的群眾和社會(huì)基層是前提.這就要求我們應(yīng)該不斷加大檔案治理宣傳力度.“立足檔案，面向社會(huì)”是我國(guó)檔案宣傳工作的方針，不斷加大《檔案法》的宣傳，也是全社會(huì)的普法意識(shí)的體現(xiàn).但目前檔案意識(shí)還很淡薄，檔案觀念模糊.就我們基層而言，要爭(zhēng)得領(lǐng)導(dǎo)的重視，把它納入到日常普法工作中去.除做好各部門工作宣傳外，還可通過宣傳周、宣傳月等定期宣傳形式，也可通過單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)、公示欄等宣傳工具，通過研討會(huì)、座談會(huì)，舉辦展覽、知識(shí)竟賽等形式，使單位職工、群眾等真正了解檔案，自覺遵守《檔案法》.還可通過對(duì)違法案件的處理結(jié)果，以案說法，以警世后人，從而增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)和法制觀念，為依法管理檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ).

同時(shí)，依法治檔工作，還應(yīng)該積極取得上級(jí)檔案部門的理解和支持，加大對(duì)檔案管理工作投入和支持力度.建議從檔案工作的實(shí)際出發(fā)，會(huì)同檔案局及其他相關(guān)單位一起制定并及時(shí)修訂適合事業(yè)單位檔案管理要求的檔案管理試行辦法和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)，宏觀管理，實(shí)行分類指導(dǎo)，有效監(jiān)督，形成有關(guān)業(yè)務(wù)部門與辦公室配合對(duì)單位檔案工作齊抓共管的機(jī)制，促進(jìn)《檔案法》實(shí)施在事業(yè)單位工作中落到實(shí)處.

3 努力加強(qiáng)檔案管理人員的自身建設(shè)

3.1 依法治檔的關(guān)鍵是嚴(yán)格檔案行政執(zhí)法，所以提高檔案管理工作人員的法律意識(shí)是萬(wàn)事之基.貼合實(shí)際的、有效力的、有權(quán)威性的法律制定后，必須要通過人來執(zhí)行，只有做到依法辦事，才能維護(hù)好法律的根本秩序，否則，法律將形同虛設(shè).依法治檔工作的關(guān)鍵、核心在于各級(jí)檔案管理工作人員在法定權(quán)限內(nèi)，按照法定程序，依法履行法定職責(zé).樹立堅(jiān)定政治信念、公正清廉、業(yè)務(wù)精通、作風(fēng)優(yōu)良，能勝任新形勢(shì)下工作需求.

3.2 做好依法治檔工作，要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì).檔案管理是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識(shí)面廣，不僅要有檔案知識(shí)、歷史知識(shí)、情報(bào)學(xué)方面的知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用、復(fù)印等技術(shù)方面的知識(shí).目前，行政事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、英語(yǔ)、文史、攝影等知識(shí)的掌握尚嫌不足.我們知道，檔案事業(yè)有自己的科學(xué)體系，檔案工作也有自身的規(guī)律、性質(zhì)、原則、特點(diǎn).單位檔案管理水平的提高關(guān)鍵是要形成一支高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍.為此，要補(bǔ)充計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)人才.要為在職檔案工作者的知識(shí)更新、業(yè)務(wù)水平的提高創(chuàng)造條件，提供機(jī)會(huì)，加強(qiáng)在職培訓(xùn)，適當(dāng)安排脫產(chǎn)進(jìn)修.建立人才培養(yǎng)、使用和管理的新機(jī)制.在配備檔案人員時(shí)，要注重性別、年齡、文化、專業(yè)結(jié)構(gòu)層次的比例.要采取多種形式加強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，并與工作實(shí)績(jī)一起進(jìn)行考核.檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，同時(shí)也是一門科學(xué).作為學(xué)校的檔案管理者，必須努力研究檔案管理業(yè)務(wù)，深入系統(tǒng)地了解和掌握檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案工作者的文化水平.要有一定的超前意識(shí)，學(xué)習(xí)有關(guān)電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，用多方面的現(xiàn)代化科學(xué)知識(shí)武裝自己，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，逐步加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理.同時(shí)，檔案管理者要牢固樹立為一線生產(chǎn)服務(wù)的意識(shí)，克服重管輕用的思想，積極主動(dòng)地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮單位檔案在管理中的重要作用，不斷提高檔案的服務(wù)水平.

3.3 加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案工作人員的職業(yè)道德教育.檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，它要求檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，有高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感以及正確的行為規(guī)范.要牢固樹立“服務(wù)第一”，一切服從、服務(wù)于單位中心工作，全心全意為各項(xiàng)管理工作服務(wù)的思想.服務(wù)過程中要做到態(tài)度熱誠(chéng)，細(xì)心周到，百問不煩，滿腔熱情接待好每一個(gè)來訪人員.

4 實(shí)施科技興檔

檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的有效途徑.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的著錄與標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化替代所有手工抄寫工作，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理和網(wǎng)上查詢.要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，探索檔案的現(xiàn)代化管理.通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)，為更多的用戶提供服務(wù).把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù).通過網(wǎng)絡(luò)向單位職工服務(wù)，可以大大地方便職工檢索和查詢資料，有利于查到、查全.從而更好地提高檔案的服務(wù)水平.應(yīng)配備檔案密集柜、計(jì)算機(jī)和縮微設(shè)備.建立起一個(gè)門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)備先進(jìn)，為單位和社會(huì)提供有效服務(wù)的單位檔案館.檔案是一種信息產(chǎn)品，又是人才信息資源庫(kù)，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨.行政事業(yè)單位檔案室不僅要收集本單位內(nèi)檔案信息，進(jìn)行加工、整理、匯編，還要廣泛收集兄弟單位的信息資源進(jìn)行加工利用.

5 加強(qiáng)檔案室的安全管理

檔案安全管理工作十分重要，需要工作人員不斷提高檔案綜合安全防范意識(shí)，將檔案安全工作堅(jiān)持常態(tài)化，既要杜絕火災(zāi)隱患對(duì)檔案的安全威脅，也要預(yù)防其他不安全因素對(duì)檔案安全構(gòu)成的威脅.

5.1 提高檔案人員的安全防范意識(shí)

檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與利用等六個(gè)部分.安全使用這些設(shè)備也是檔案館管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù).建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，對(duì)檔案室實(shí)行24小時(shí)監(jiān)控.

5.2 杜絕火災(zāi)隱患

定期檢查電器設(shè)備線路安全使用情況，做到及時(shí)維修，確保安全運(yùn)轉(zhuǎn).加大消防設(shè)備設(shè)置和更新力度.

5.3 科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化

科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)，防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務(wù)之一.檔案室在安全防護(hù)和技術(shù)管理方面采用與之相適應(yīng)的國(guó)內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，凈化檔案室的空氣，保證檔案的完整與安全.

〔1〕譚麗.論行政事業(yè)單位檔案管理思路創(chuàng)新[J].東方企業(yè)文化，2012（19）.

〔2〕李雋.行政事業(yè)單位檔案管理工作之我見[J].科教導(dǎo)刊，2013（8）.

〔3〕范記君.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2010（23）.

〔4〕程巧玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].檔案管理，2011（4）.

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1673-260X（2013）12-0282-02