淺談新時(shí)期高?；n案管理的建設(shè)

王學(xué)娟，弓春菊，姚大明

(承德醫(yī)學(xué)院，河北承德 067000)

淺談新時(shí)期高校基建檔案管理的建設(shè)

王學(xué)娟，弓春菊，姚大明

(承德醫(yī)學(xué)院，河北承德 067000)

高等院校;基建檔案;信息化管理

近年來(lái)，高等教育事業(yè)發(fā)展迅速，高校規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，為保證良好的育人環(huán)境和生活環(huán)境，各高校相繼開(kāi)展了大規(guī)模的新校區(qū)建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施逐漸增加。高校基建檔案是指在高?；窘ㄔO(shè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的全部過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等各種資料的總和?；üこ添?xiàng)目的增加，對(duì)高校基建檔案管理的重要性和規(guī)范性提出了新的挑戰(zhàn)。如何在信息數(shù)字化蓬勃發(fā)展的時(shí)期，使高?；n案的管理和利用與時(shí)俱進(jìn)，并且加快基建檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，是高校檔案工作者應(yīng)該深思的課題。

1 高?；n案的主要作用

新時(shí)期工程建設(shè)活動(dòng)的形式多樣，高校建設(shè)資金投資的主體也趨于多元化，不僅有國(guó)家、地方財(cái)政撥款，還有自籌資金、社會(huì)捐資、集資辦學(xué)、教育基金、金融信貸等投資形式[1]。工程質(zhì)量關(guān)系到生命財(cái)產(chǎn)和使用保障等各方面的安全，因此，提高對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)顯得尤為迫切。作為校園基本建設(shè)活動(dòng)的直接記錄，高?；n案是對(duì)工程進(jìn)行使用、管理和維護(hù)的可靠依據(jù)和憑證，因此，它不僅具有史料和憑證作用，對(duì)以后的基礎(chǔ)建設(shè)工作也具有十分重要的參考價(jià)值，是學(xué)校檔案不可缺少的重要組成部分?；n案的實(shí)用價(jià)值在于利用，它可為建設(shè)項(xiàng)目的日常維修維護(hù)、改建擴(kuò)建提供詳實(shí)的基礎(chǔ)資料。

2 高校基建檔案的主要特點(diǎn)

高?；n案的特點(diǎn)取決于建設(shè)工程的特點(diǎn)，除了具有普通檔案的原始記錄性、真實(shí)性、價(jià)值性等一般檔案的共有特點(diǎn)外，還具有其獨(dú)有的特點(diǎn):

2.1 單獨(dú)成套性 以獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象的基建檔案在整個(gè)高校檔案中是單獨(dú)組卷、相對(duì)獨(dú)立的卷宗，并且單項(xiàng)工程檔案與整體基建項(xiàng)目的檔案文件材料又是相對(duì)獨(dú)立的。一套完整的基建檔案一般包括工程施工準(zhǔn)備階段依據(jù)性文件材料、工程設(shè)計(jì)階段基礎(chǔ)性文件材料、工程組織施工階段工程性文件材料、工程竣工驗(yàn)收階段結(jié)論性文件材料及工程建設(shè)中其它檔案材料，因此，基建檔案具有很強(qiáng)的單獨(dú)成套性。

2.2 專業(yè)復(fù)雜性 基建項(xiàng)目工程本身周期長(zhǎng)、投資大、程序復(fù)雜，其檔案的收集歸檔涉及的部門較多，整理時(shí)也需要具備基建相關(guān)專業(yè)知識(shí)，每一部分都有專業(yè)的規(guī)范要求，具有鮮明的專業(yè)性和復(fù)雜性。

2.3 實(shí)用指導(dǎo)性 高?；n案是高校進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)活動(dòng)最原始的記錄，記載著大量真實(shí)的資料和信息，在校園改建、擴(kuò)建、維修、維護(hù)及各種建設(shè)糾紛和管理中起著不可替代的作用，具有很強(qiáng)的實(shí)用性和指導(dǎo)性。

2.4 廣泛多變性 基建檔案從工程項(xiàng)目開(kāi)始到竣工驗(yàn)收，資料來(lái)源涉及政府審批、設(shè)計(jì)論證、施工監(jiān)理等方面，具有極強(qiáng)的廣泛性。而在施工過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更，有的可以修改補(bǔ)充、有的則成套作廢，這種多變性對(duì)檔案的收集整理造成了一定影響。

3 高?；n案管理的現(xiàn)狀

3.1 檔案收集難度大，材料不完整 高?；n案的收集從基建工程項(xiàng)目的規(guī)劃立項(xiàng)到基建工程的竣工驗(yàn)收，包括規(guī)劃立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工。由于基建項(xiàng)目從立項(xiàng)到投入使用周期較長(zhǎng)，資料來(lái)源涵蓋面廣，檔案的收集難度較大，如果收集不主動(dòng)、歸檔不及時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致一些批文報(bào)告等依據(jù)性文件缺漏不全，使歸檔材料的真實(shí)性、完整性存在缺陷，進(jìn)而影響檔案的成套性、完整性和準(zhǔn)確性。

3.2 檔案管理意識(shí)薄弱，歸檔不夠規(guī)范 目前，大多高校檔案管理工作將重點(diǎn)放在黨政、教學(xué)、科研等方面，管理理念、體制也沿用傳統(tǒng)的模式，基建部門和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，仍然存在“重建設(shè)質(zhì)量、輕檔案”的思想，基建檔案沒(méi)有擬定專門的管理人員，而熟悉基建檔案規(guī)章監(jiān)管辦法、具備基建相關(guān)專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員很少，這些都導(dǎo)致了高?；n案管理工作的無(wú)序、不規(guī)范狀態(tài)。

3.3 檔案管理工作的電子信息化進(jìn)程緩慢 目前的高?；n案主要是紙質(zhì)檔案，由于基建檔案門類繁多，在檔案查閱和借用等利用方面存在查找時(shí)間長(zhǎng)，浪費(fèi)人力和物力的現(xiàn)象。隨著電子信息化的快速發(fā)展，檔案管理軟件應(yīng)運(yùn)而生，雖然大部分高校有相關(guān)的軟件平臺(tái)，但由于缺乏培訓(xùn)，工作人員仍然依靠手動(dòng)翻本，查閱效率低。有的高?？梢栽诰W(wǎng)上檢索檔案資料，供利用者查閱或外借復(fù)印，但這種方法也存在弊端，一是原件借出不能保證安全，另外由于使用頻繁原件容易破損[2]。因此，傳統(tǒng)的檔案利用手段已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代檔案管理利用的需求。

4 高?；n案管理應(yīng)采取的對(duì)策

4.1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì) 檔案的收集整理這個(gè)最基礎(chǔ)、最關(guān)鍵的工作由檔案管理人員完成，如果檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平不高、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，檔案管理工作的成效會(huì)很低。檔案管理人員必須提高思想覺(jué)悟，具備良好的事業(yè)心和責(zé)任心，把握檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，積極主動(dòng)收集材料，及時(shí)歸檔。鑒于基建檔案管理工作的專業(yè)性和技術(shù)性，管理人員應(yīng)積極參加現(xiàn)代管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高自身的業(yè)務(wù)水平和檔案管理能力。

4.2 更新觀念，健全基建檔案管理工作制度 高校領(lǐng)導(dǎo)和基建部門對(duì)工程進(jìn)度、質(zhì)量等方面要求較高，忽視了基建資料的歸檔，只有轉(zhuǎn)變這種觀念，才能做好基建檔案的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督工作。建立健全的基建檔案管理制度，包括檔案的移交、整理、歸檔、利用等方面，這樣，基建檔案工作的開(kāi)展才能做到有章可循、有法可依[3]。各大高校應(yīng)結(jié)合本校實(shí)際，制定適合本校發(fā)展的檔案歸檔規(guī)章制度，從崗位職責(zé)、歸檔質(zhì)量等多方面做出明確規(guī)定，這樣才能使基建檔案的管理更上一層樓。

4.3 引進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程隨著電子信息化的快速發(fā)展，高校檔案管理已經(jīng)向現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。只有掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，才能提高檔案的利用率，高校應(yīng)配備檔案部門必須的硬件設(shè)施，使基建檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代化的要求?，F(xiàn)代信息化技術(shù)手段具有操作簡(jiǎn)單、存貯安全、查詢快捷等優(yōu)點(diǎn)，可提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。高等院校應(yīng)該充分利用計(jì)算網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立以計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的檔案管理系統(tǒng)，借助掃描儀、打印機(jī)等硬件設(shè)施，建立基建電子檔案，使檔案管理工作規(guī)范有序。

總之，高?；n案是高?；ü芾砗凸こ添?xiàng)目活動(dòng)的原始記錄，包含高校建設(shè)的信息，是高校檔案的重要組成部分。隨著高校對(duì)檔案工作的逐漸重視，基建檔案的管理勢(shì)必順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，向檔案管理科學(xué)化、信息化邁進(jìn)。

[1]秦馨.新形勢(shì)下對(duì)高校基建檔案管理的思考[J].河南水利與南水北調(diào)，2012，(8):113-115.

[2]徐振杰.高?；n案數(shù)字化建設(shè)探析[J].蘭臺(tái)世界，2011，(4月下):27-28.

[3]許慶亮.新時(shí)期高校檔案規(guī)范化管理工作實(shí)用手冊(cè)[M].第1版.北京:中國(guó)檔案出版社，2007.1-26.

(其它欄目編輯:陳志宏)

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