高等學(xué)校采購內(nèi)部控制存在的問題及對策

馬淑英

摘要：合理完善的采購內(nèi)部控制制度是我國高等學(xué)校降低費用支出、保證學(xué)校正常運行的重要條件。本文針對目前我國高校采購內(nèi)部控制存在的問題，提出了相應(yīng)的對策建議。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校采購內(nèi)部控制問題對策

著現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理論的不斷發(fā)展，加之高等學(xué)校整體運作環(huán)境的不斷變化，導(dǎo)致我國高等學(xué)校采購業(yè)務(wù)原有的內(nèi)部控制方法失去效力。合理完善的采購內(nèi)部控制制度是我國高等學(xué)校降低費用支出、保證學(xué)校正常運行的重要條件。因此，制定新的環(huán)境下的內(nèi)部控制方法就顯得更為重要。

一、高等學(xué)校采購的含義

采購業(yè)務(wù)是指高等學(xué)校購買物資或技術(shù)、服務(wù)及支付款項等需要進行的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動。其中，物資主要包括高等學(xué)校的消耗材料、商品、工程物資、固定資產(chǎn)等。采購是高等學(xué)校正常運行的起點，既是高等學(xué)校的“實物流”的重要組成部分，又與“資金流”密切關(guān)聯(lián)。采購流程的環(huán)節(jié)雖不很復(fù)雜，但隱藏的風險卻是巨大的。

二、高等學(xué)校采購業(yè)務(wù)流程

總的來說，高校采購業(yè)務(wù)流程主要涉及編制需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應(yīng)商、確定采購價格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應(yīng)過程、驗收、付款等環(huán)節(jié)。上述采購流程適用于各類高等學(xué)校的一般采購業(yè)務(wù)，具有通用性。高等學(xué)校在實際開展采購業(yè)務(wù)時，應(yīng)結(jié)合自身情況予以擴充和具體化。

（一）編制需求計劃和采購計劃

采購業(yè)務(wù)從計劃開始，包括需求計劃和采購計劃。實務(wù)中，學(xué)校各部門一般根據(jù)教學(xué)需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據(jù)需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。

（二）請購

請購是指高等學(xué)校教學(xué)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

（三）選擇供應(yīng)商

狹義的講，選擇供應(yīng)商是指高等學(xué)校在研究所有的建議書和報價之后，選出一個或幾個供應(yīng)商的過程。廣義的選擇供應(yīng)商則包括高等學(xué)校從確定需求到最終確定供應(yīng)商以及評價供應(yīng)商的不斷循環(huán)的過程，也就是確定采購渠道。它是高等學(xué)校采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。

（四）確定采購價格

確保所購物資的成本，以期能確立有利的競爭地位，并在維持買賣雙方利益的良好關(guān)系下，使原料、設(shè)備供應(yīng)銜接有續(xù)，確保教學(xué)活動正常進行。而如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，則是高等學(xué)校采購部門永恒的主題。

（五）訂立框架協(xié)議或采購合同

框架協(xié)議是高等學(xué)校與供應(yīng)商之間為建立長期物資購銷關(guān)系而作出的一種約定。采購合同是指高等學(xué)校根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等與供應(yīng)商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責任等作出了明確規(guī)定。

（六）管理供應(yīng)過程

管理供應(yīng)過程，主要是指高等學(xué)校建立嚴格的采購合同跟蹤制度，科學(xué)評價供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。

（七）驗收

驗收是指高等學(xué)校按照驗收業(yè)務(wù)的流程對采購物資和勞務(wù)的檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。

（八）付款

付款是指高等學(xué)校在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項的過程。

三、高等學(xué)校采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題及原因

（一）采購計劃不真實，存在盲目采購現(xiàn)象

物資采購計劃是實施物資采購活動的主要依據(jù)，其影響涉及物資采購全過程，一經(jīng)確定便不能隨意變更，但在實際工作中，物資采購計劃的編制還存在一定的隨意性，如不考慮市場供需形勢，不考慮交通運輸條件，編制采購計劃過大，不僅浪費人力、物力、財力，有時甚至還影響高等學(xué)校的教學(xué)活動。造成采購計劃不真實、不準確的主要原因是采購計劃不能根據(jù)教學(xué)計劃實行對應(yīng)采購，采購人員為了完成工作任務(wù)或為了擺脫采購行為對教學(xué)的責任，對物料不能按教學(xué)需求采購，而是超需求采購物料。

（二）采購方式的選擇不靈活、不科學(xué)

目前高等學(xué)校主要采用招標、比價兩種方式進行采購。最初，通過招標和比價采購的確大幅度降低了采購成本，積累了豐富的供應(yīng)商資源，但隨著高等學(xué)校自身的發(fā)展，僅僅依靠招標和比價兩種方式進行采購已經(jīng)不能滿足提升采購效率和效益的需要。這兩種采購方式有一個共同的缺點，就是過多的關(guān)注短期收益，過多的關(guān)注單筆采購的價格，對采購的綜合成本考慮不夠。其結(jié)果是雖然單筆采購價格看似較低，但后期的使用成本比較高，致使采購總成本提高。這個矛盾在設(shè)備的招標采購中尤為突出。因此，選擇合理的采購方式不僅可以大大降低高等學(xué)校的成本，而且能帶來很高的經(jīng)濟效益。但目前高等學(xué)校管理者對采購工作內(nèi)部管理所帶來的效益不夠重視，不注意依據(jù)采購內(nèi)容確定采購方式，尚未建立有效的、與時俱進的采購體系。

（三）供應(yīng)商選擇不當

主要表現(xiàn)在：沒有建立對供應(yīng)商的采購評估體系，不能對供應(yīng)商做出全面、具體、客觀的評價，對供應(yīng)商的管理只是主觀臆測。由于對供應(yīng)成本缺乏科學(xué)合理的分析，在談判過程中只是簡單的壓價，或一律直接采取招標手段，當采購價格大大低于市價時，經(jīng)常造成買方缺貨，或雖然獲得了采購合同，但由于一味追求低價格造成產(chǎn)品質(zhì)量下降，導(dǎo)致經(jīng)常性的退貨和各種費用的增加。

此外，高等學(xué)校與供應(yīng)商之間缺少長期合作的思想，彼此缺乏信任，造成一些偽劣產(chǎn)品進入高等學(xué)校的采購市場，增加了采購工作的風險，導(dǎo)致采購方不斷更換供應(yīng)商，不但增加了采購成本和采購庫存，而且還造成了嚴重的損失浪費。另外，高等學(xué)校與供應(yīng)商的聯(lián)系主要由采購員單方面進行，由于缺少有效的監(jiān)督控制機制，隨著時間的推移，徇私舞弊的行為難免產(chǎn)生。

（四）驗收標準不明確，驗收程序不規(guī)范

大多數(shù)高等學(xué)校都設(shè)立了采購部門，主管采購業(yè)務(wù)并負責掌握供應(yīng)商及供貨信息等資料。采購部門依據(jù)采購計劃進行詢價，從而確定采購計劃及候選供應(yīng)商名單，并將其提交給上級主管部門審批，申請付款。實質(zhì)上，上級主管部門、財務(wù)部門、質(zhì)量檢驗僅限于對已發(fā)生的采購業(yè)務(wù)進行質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格及價格等方面的一致性復(fù)核，而對采購前期工作如物料供應(yīng)的市場調(diào)研、供應(yīng)商的選擇、供貨談判及訂立合同等工作缺乏監(jiān)督。由于沒有建立規(guī)范的檢驗、驗收制度，或雖有明了的制度，但由于執(zhí)行不到位，導(dǎo)致制度成為一紙空文，采購人員與檢驗人員之間不能形成有效的控制。

（五）采購人員的綜合素質(zhì)不高

采購人員對采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和研究不夠，不了解所需產(chǎn)品的型號和規(guī)格（如儀器或儀表、配品或配件等）及其技術(shù)參數(shù)，不熟悉采購計劃的審核工作，對采購供應(yīng)鏈管理知識了解不深，不了解市場資源和市場信息，不知道采購作業(yè)電子商務(wù)管理方法等。有的采購人員機械地執(zhí)行業(yè)務(wù)部門的采購需求報告，有些不該購的購了，該少購的多購了，產(chǎn)品規(guī)格不符合要求的也購了，嚴重影響到高等學(xué)校的采購成本和采購效率，造成很大的浪費。采購工作直接影響到高等學(xué)校整個教學(xué)業(yè)務(wù)活動的進程和質(zhì)量。要搞好采購供應(yīng)工作，人是關(guān)鍵。但目前各高等學(xué)校在選用采購人員時，只重視思想品德素質(zhì)考察或只重視學(xué)歷水平的要求，而忽略了對采購人員專業(yè)知識、業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，使得采購人員綜合素質(zhì)不高。

四、加強采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的對策

針對高等學(xué)校采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題，筆者認為可以采取以下具體措施來加強采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的力度。

（一）加強采購計劃審計制度的落實

第一，教學(xué)、項目建設(shè)等部門，應(yīng)當根據(jù)實際需求準確及時編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應(yīng)商。對獨家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨家、專有資料，經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后，經(jīng)具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批。第二，采購計劃是高等學(xué)校年度教學(xué)計劃的一部分，在制定年度教學(xué)計劃過程中，高等學(xué)校應(yīng)當根據(jù)發(fā)展目標實際需要，結(jié)合實際情況，科學(xué)安排采購計劃，防止采購過高或過低。第三，采購計劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負責人審批后，作為高等學(xué)校剛性指令嚴格執(zhí)行。第四，定期開展庫存檢查，對無計劃、合同外采購品種、超儲品種，保管員應(yīng)拒絕入庫。對查出的計劃外、無合同采購、超儲品種采購應(yīng)追究責任，做到使用去向不明的不買，可買可不買的先不買，能晚買的不早買，能少買的不多買，從源頭堵住新的超儲積壓的產(chǎn)生，避免造成新的浪費。將儲備定額指標具體落實到計劃采購員和保管員，把實物管理與資金控制結(jié)合起來。第五，對由于設(shè)計變更、技術(shù)參數(shù)提報不準，造成采購計劃編報失誤，產(chǎn)生新的積壓的采購行為，要追究有關(guān)人員責任。

（二）推進戰(zhàn)略采購方式的實施

戰(zhàn)略采購是從戰(zhàn)略高度上來看待與供應(yīng)商的關(guān)系，強調(diào)與供應(yīng)商的整合。戰(zhàn)略采購注重“最低總成本”，而常規(guī)采購注重“單一最低采購價格”。通過戰(zhàn)略采購，可以彌補招標、比價采購方式上過于關(guān)注短期利益的不足。建立供應(yīng)商資信檔案，根據(jù)供應(yīng)商經(jīng)營狀況、質(zhì)量保證能力、供貨價格水平、資信等級以及產(chǎn)品使用情況的綜合評價等評出準入供應(yīng)商，根據(jù)準入供應(yīng)商的打分結(jié)果劃分等級，對不同等級供應(yīng)商進行不同的供貨安排。與供應(yīng)商進行運營整合，以實現(xiàn)在技術(shù)、成本、速度、質(zhì)量、安全等方面總體價值的最大化。

1.集中采購管理，建立采購事務(wù)的集體決策機制。每年一定時間，高等學(xué)校應(yīng)集中采購管理隊伍將眾多采購計劃進行集中，整合形成一個統(tǒng)一的采購計劃。由采購隊伍與供應(yīng)商進行洽談，統(tǒng)一完成采購計劃。這樣既可以通過采購數(shù)量上的增加，形成規(guī)模采購，從而提高與供應(yīng)商洽談的籌碼，獲得較優(yōu)的價格，降低采購成本，也可以集中庫存，避免質(zhì)量驗收標準不一帶來的影響。

2.統(tǒng)一供應(yīng)商的管理，加強采購內(nèi)部控制制度。采購部門將訂單輸入電腦資料庫，如果是固定往來廠商，則由電腦訂貨系統(tǒng)向其下達訂單。如果不是固定廠商，則以訂單傳真和信函通知對方。廠商交貨給驗收單位后，驗收單位從電腦資料庫取出訂單資料，與所交的商品核對驗收。如相符，就將驗收合格資料輸入電腦，再由財務(wù)部門核對訂單、廠商發(fā)票與收貨情況，并付款給廠商；如驗收不符，也將驗收結(jié)果輸入電腦。如此，各相關(guān)部門都可以從電腦資料中隨時查詢和了解采購狀況。

（三）建立供應(yīng)商評估體系

高等學(xué)校通常應(yīng)當在確定供應(yīng)商前展開多家詢價的過程。通過對眾多潛在供應(yīng)商進行全面考察后，確定一到兩家供應(yīng)商為高等學(xué)校供貨。這個政策本身就具有預(yù)防采購舞弊風險的作用。多家詢價可以提高找到最佳供應(yīng)商的機會；集中供應(yīng)商則可以擴大采購數(shù)量，達到降低采購成本和簡化采購管理的目的。傳統(tǒng)的采用眾多供應(yīng)商供貨的辦法，雖然表面上看可以提高供貨的穩(wěn)定性，增加供應(yīng)商之間的競爭，從而降低采購成本。但從長遠來看，對高等學(xué)校并不有利。由于供應(yīng)商數(shù)量過多，每家得到的配額相應(yīng)減少，其后果就是質(zhì)量下降并且易產(chǎn)生舞弊行為。在保證供貨穩(wěn)定的前提下，集中供應(yīng)商應(yīng)當是預(yù)防采購舞弊風險的重要手段。把握好獨家采購與集中采購的度，是高等學(xué)校制訂采購政策要考慮的關(guān)鍵。

（四）制定規(guī)范的驗收程序和嚴格的驗收制度

主要管控措施：第一，制定明確的采購驗收標準，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。第二，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等核對一致。驗收時涉及技術(shù)性強的、大宗的和新、特物資，還應(yīng)進行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超預(yù)算采購的物資、毀損的物資等，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當立即向高等學(xué)校有權(quán)管理的相關(guān)機構(gòu)報告，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)當查明原因并及時處理。此外，高等學(xué)?？梢砸笏械牟少弳螕?jù)都要及時在計算機中進行維護，使得業(yè)務(wù)的可追溯性增強，可隨時查詢?nèi)魏螘r候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)，并可以查出該筆業(yè)務(wù)進行的狀態(tài)，減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素。

（五）提高采購供應(yīng)人員的綜合素質(zhì)

采購供應(yīng)人員應(yīng)具備的素質(zhì)包括思想品德素質(zhì)、知識素質(zhì)、能力素質(zhì)。思想品德素質(zhì)要求采購人員做到胸懷坦蕩，大公無私，樹立良好的職業(yè)道德，把高等學(xué)校利益放在首位，嚴格把好進貨關(guān)。知識素質(zhì)要求采購人員具備與采購任務(wù)相關(guān)的政策、法律知識、市場學(xué)知識、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識、自然科學(xué)知識、文化基礎(chǔ)知識、社會心理等相關(guān)知識。能力素質(zhì)要求采購人員具有成本分析和價值分析能力、協(xié)作能力、表達能力、預(yù)測能力。這些能力的獲得需要自身長期的學(xué)習(xí)、積累，同時也需要高等學(xué)校加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。J

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