淺談藏族干部人事檔案管理存在的問題及對(duì)策

劉 瑜

（甘南州衛(wèi)生學(xué)校，甘肅 合作 747000）

人事檔案是以人為單位形成的，要想歷史地、全面地考察一個(gè)人，就必須把他的全部材料放在一起，不能分散開來，也不能夾雜或混入他人或與其本人無關(guān)的材料。人事檔案是準(zhǔn)確反映本人歷史、為組織人事部門選準(zhǔn)人和用好人提供依據(jù)的重要基礎(chǔ)。筆者在藏族地區(qū)衛(wèi)生學(xué)校從事檔案管理工作，就整理人事檔案時(shí)遇到的幾個(gè)問題談?wù)劷鉀Q對(duì)策。

1 藏族干部人事檔案管理存在的問題

1.1 重名較多的問題

在漢族地區(qū)，干部人事檔案材料中同名同姓的人只有少數(shù)，而在筆者所在的藏族地區(qū)，藏族人名多是音譯過來的，重名較多，常用的人名如“扎西草”、“卓瑪草”、“拉毛草”、“貢保甲”、“才讓”、“扎西”等一個(gè)單位就有幾個(gè)，上千人中就有一二十個(gè)重名者。筆者在整理人事檔案材料的過程中就發(fā)現(xiàn)州藏醫(yī)院“卓瑪草”的檔案被放進(jìn)了州人民醫(yī)院的同名人檔案中；衛(wèi)生學(xué)?！柏暠＜住钡臋n案被放進(jìn)了血站的同名人檔案中；這個(gè)單位的“扎西草”的工資審批表是另一個(gè)單位“扎西草”的；有的檔案書寫隨心所欲，用字不規(guī)范，如將“德吉拉姆”寫成“代吉拉毛”，甄別起來很是費(fèi)勁，這就勢(shì)必造成檔案的錯(cuò)裝、漏裝，從而出現(xiàn)人事檔案材料的缺失現(xiàn)象，造成檔案材料的失真。

1.2 “三齡一歷”前后不符問題

“三齡”指年齡、工齡和黨齡，“一歷”是指學(xué)歷。在整理干部人事檔案時(shí)，鑒別檔案材料的真實(shí)性和完整性是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。但是筆者發(fā)現(xiàn)，有的工作人員在填寫履歷表時(shí)將年齡的時(shí)間向后推移，有的甚至填小了八九歲；有的工作人員卻將工齡越填越長(zhǎng)，工齡按年齡推算一下，竟然在十一二歲就參加了工作，并且這樣的情況并不是個(gè)別現(xiàn)象，各單位的檔案材料中都有出現(xiàn)；有些工作人員前后填的出生年月不相符，甚至有四五種，無法確定到底哪個(gè)才是真實(shí)的。

1.3 檔案材料不全的問題

人事檔案是隨著人員的流動(dòng)而不斷在不同單位之間傳遞的。有的干部由于工作調(diào)動(dòng)或因當(dāng)年分配工作時(shí)的臨時(shí)改派，致使檔案在傳遞過程中不知遺留在了哪個(gè)地方，造成檔案材料的丟失；又或者因職務(wù)晉升、工資調(diào)整、獎(jiǎng)罰材料、考核材料等原因，人事檔案管理人員沒有及時(shí)歸檔，也造成了歸檔材料的不全、缺失。

人事檔案建立后是動(dòng)態(tài)的而不是靜態(tài)的，它需要及時(shí)補(bǔ)充新的材料以適應(yīng)人事工作發(fā)展的需要。人事檔案所涉及的當(dāng)事人主要是現(xiàn)職干部、工人或?qū)I(yè)技術(shù)人員，他們?nèi)栽趶氖乱欢ǖ纳鐣?huì)活動(dòng)，并或多或少地發(fā)生著與人事管理工作相聯(lián)系的變化，從而不斷產(chǎn)生新的個(gè)人檔案材料，所以這就決定了人事檔案必須根據(jù)當(dāng)事人的變化而不斷增加新的內(nèi)容?？墒且恍┕芾砣耸聶n案的人員對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，責(zé)任心不強(qiáng)，加之業(yè)務(wù)能力差、懶惰，把幾個(gè)單位的人事檔案材料任意堆放在一起，不及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，加上藏族同胞重名的情況較多，由此造成檔案材料的歸屬鑒別困難，致使人事檔案材料丟失，甚至張冠李戴。

2 藏族干部人事檔案管理對(duì)策

2.1 判斷人事檔案材料收集的準(zhǔn)確性

人事檔案以姓名為標(biāo)準(zhǔn)，以人為單位進(jìn)行整理保存。藏族同胞重名多、同音異名、一人多名的情況比較普遍，在藏族地區(qū)從事檔案管理工作，更要樹立以人為本，精益求精的思想理念。有關(guān)單位的材料移交到人事檔案管理部門時(shí)，人事檔案管理人員要與相關(guān)單位的檔案管理人員主動(dòng)聯(lián)系，判斷材料的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，及時(shí)歸檔。而需要繼續(xù)查清的材料，應(yīng)轉(zhuǎn)交有關(guān)單位查清后再歸檔，無法查清的，應(yīng)抽出后另立專卷待查。人事檔案材料的內(nèi)容必須真實(shí)準(zhǔn)確，實(shí)事求是，不能有虛假，不能含糊不清，不能自相矛盾。如果發(fā)現(xiàn)存在上述問題的文件材料，應(yīng)及時(shí)退回原單位進(jìn)行核實(shí)改寫。每一份材料都應(yīng)齊全、準(zhǔn)確，特別要注意藏族同胞同音異名、同名異人等的現(xiàn)象，避免張冠李戴，也不能因一人多名或者用字不規(guī)范而將材料分散。所以，鑒別人事檔案材料時(shí)必須弄清楚是誰的檔案材料，不要因?yàn)橥鴮⑺说牟牧涎b給另一個(gè)同名人，這就要求人事檔案管理人員與相關(guān)單位的檔案管理人員多溝通，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，具備高度的檔案管理意識(shí)，隨時(shí)接收、隨時(shí)歸檔，及時(shí)整理收集來的檔案材料。

2.2 鑒別人事檔案材料收集的真實(shí)性

隨著時(shí)間的推移，人事檔案材料不斷會(huì)有新的材料補(bǔ)充進(jìn)來，所以人事檔案材料必須在來源、形成和內(nèi)容等方面都保持真實(shí)性，必須要符合客觀事實(shí)，不能有虛假成分。凡是來源不明、內(nèi)容不實(shí)的材料，都不能歸入本人的檔案之中，對(duì)已經(jīng)歸檔的不實(shí)材料要按有關(guān)規(guī)定予以剔除。出生時(shí)間根據(jù)2006年10月15日中組部、人事部、公安部聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》中的明確規(guī)定，對(duì)檔案中更改出生日期的材料，應(yīng)有個(gè)人申請(qǐng)、調(diào)查報(bào)告、證明材料和上級(jí)批復(fù)，否則，應(yīng)以最早的材料記載為準(zhǔn)。以身份證記載的出生年月為準(zhǔn)；對(duì)參加工作時(shí)間不一致的，應(yīng)嚴(yán)格按照人事部門及中組部有關(guān)規(guī)定查閱最初單位的原始檔案予以確認(rèn)；對(duì)入黨時(shí)間記載不一致的，應(yīng)以入黨志愿書中記載的時(shí)間為依據(jù)確定；檔案材料中對(duì)學(xué)歷、學(xué)位記載不一致的情況可通過省級(jí)以上教育行政主管部門網(wǎng)絡(luò)協(xié)助認(rèn)定，并將相關(guān)材料及時(shí)裝入本人檔案。真實(shí)性是干部人事檔案的生命線，也是發(fā)揮其現(xiàn)實(shí)作用的基礎(chǔ)和前提。目前人事檔案的內(nèi)容成分已基本規(guī)范，對(duì)哪些材料應(yīng)歸入人事檔案，哪些材料不應(yīng)歸入人事檔案都有統(tǒng)一規(guī)定。在人事檔案的收集和管理中，要特別注意人事檔案的真實(shí)性和可靠性。要加強(qiáng)人事檔案材料的鑒別和清理工作，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性和可靠性，真實(shí)、準(zhǔn)確、恰如其分地記載和反映人的真實(shí)歷史狀況，使人事管理建立在可靠的人事檔案基礎(chǔ)上。

2.3 確保人事檔案材料的完整性

人事檔案管理人員在管轄范圍內(nèi)要求有關(guān)部門按規(guī)定送交材料，一般應(yīng)在材料形成后的一個(gè)月內(nèi)完成送交工作，與非管轄范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門建立聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)收集人事檔案材料，適時(shí)安排所管干部員工填寫或補(bǔ)充填寫個(gè)人履歷表。及時(shí)與有關(guān)單位和人員聯(lián)系，補(bǔ)送、補(bǔ)辦不齊全、不符合要求的檔案材料。人事檔案管理人員要把好“接受”和“歸檔”關(guān)，對(duì)新錄用的職工和調(diào)入的職工檔案要認(rèn)真審核，保證以前的檔案材料無遺漏、無錯(cuò)誤。此后還要同相關(guān)單位人員時(shí)常聯(lián)系，要求他們及時(shí)收集、整理新產(chǎn)生的檔案材料。經(jīng)過認(rèn)真鑒別后，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整、齊全，同時(shí)要文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備，如有頭尾不清、來源不明、時(shí)間模糊的材料要查清注明后才可歸檔。

2.4 增強(qiáng)人事檔案管理員的責(zé)任心

檔案管理人員要對(duì)人事檔案的重要性有明確的認(rèn)識(shí)，要對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。提高自身綜合素質(zhì)，提高工作主動(dòng)性，做到科學(xué)、規(guī)范地收集、整理、鑒定和保管檔案，從根本上確保人事檔案材料的準(zhǔn)確完備。此外，要建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全、完整，內(nèi)容真實(shí)、可靠。本著對(duì)每個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度，及時(shí)補(bǔ)充材料，及時(shí)歸檔，以提高檔案的利用價(jià)值。

2.5 提高人事檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

人事檔案管理人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力鍛煉，不斷改進(jìn)工作方式、方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率和業(yè)務(wù)素質(zhì)。努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，不斷提升完善自己，拓寬專業(yè)基礎(chǔ)的知識(shí)面，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。培養(yǎng)研究問題、分析問題的能力，能夠明辨是非，不斷提高鑒別能力，堅(jiān)決把虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和準(zhǔn)確性。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理員必須熟悉相關(guān)的政策和法律法規(guī)，鉆研業(yè)務(wù)，提高收集、整理、管理和利用檔案的能力。同時(shí)還要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，提高人事檔案的管理質(zhì)量，為組織人事部門發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和利用人才奠定信息基礎(chǔ)?！?/p>