淺談我國信息時代人事檔案管理趨勢

谷文靜

【摘要】21世紀是信息化時代，計算機、網(wǎng)絡的全面普及，社會各項工作面臨著新的機遇求與挑戰(zhàn)。人事檔案作為組織、人事部門和其他部門考察、任用干部的重要依據(jù)，也面臨著一次重大的挑戰(zhàn)。信息化管理是人事檔案管理的必由之路，是新世紀人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。本文從人事檔案管理的傳統(tǒng)模式與信息化模式進行對比研究，揭示制約檔案管理信息化的因素，并對檔案管理的信息化提出新的更高的要求，逐步實現(xiàn)實體管理向信息管理轉變，以提高檔案管理效率和延長人事檔案壽命，實現(xiàn)人事檔案信息價值，使人事檔案更好地為學校的各項工作提供快捷服務和有力的信息。

【關鍵詞】信息化 檔案 管理

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄[1]。我國的人事檔案管理歷史淵源，而真正開展起來是在建國后，黨和國家十分重視人事檔案的保管，各級組織和人事部門成立了人事檔案管理的專門機構，經(jīng)過半個多世紀的發(fā)展積累了大量的人事檔案管理工作經(jīng)驗，人事檔案得到了較大發(fā)展，并逐步走上了制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化之路。人事檔案自產(chǎn)生以來，一直發(fā)揮著不可替代的作用，為人事調動、聘用、晉升等工作提供了很多便利和幫助。但隨著我國政治經(jīng)濟體制改革的推進，企事業(yè)產(chǎn)權制度改革的實施，干部人事制度改革的深化，流動人員大量增加，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作出現(xiàn)了較多問題，嚴重影響其作用的正常發(fā)揮。加之21世紀人類進入信息時代，信息化技術的快速發(fā)展和廣泛應用，檔案事業(yè)遇到了挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇。過去傳統(tǒng)的只注重保管的管理模式，已經(jīng)不能適應當今社會發(fā)展要求，因此，必須探索和研究社會主義市場經(jīng)濟條件下人事檔案管理的新模式，對充分發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)利用中的作用具有十分重要的意義。

1傳統(tǒng)人事檔案管理模式的特點

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，具有集合性、認可性、專門性、真實性、機密性、權威性、現(xiàn)實性、動態(tài)性等屬性，是組織、人事、勞動等部門培養(yǎng)、選拔和使用人員的重要依據(jù)。傳統(tǒng)人事檔案的內容單一，材料收集、裝檔、保管、鑒別、轉遞、查閱等所有環(huán)節(jié)均依靠手工勞動，工作效力不盡如意，再加上人工操作難免會出現(xiàn)一些錯誤，對個人人事檔案的真實性也產(chǎn)生了一定的影響。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式具有“重保護，輕利用”的特點[2]，擁有一套規(guī)范的管理制度和管理程序，有利于檔案的保密和保管。

2制約人事檔案信息化管理的因素

在現(xiàn)代信息化時代，因傳統(tǒng)的人事檔案管理模式具有“重保護，輕利用”的特點，在個人和用人單位之間不能更好的發(fā)揮其橋梁紐帶作用，從而呈現(xiàn)一系列信息化建設滯后，檔案社會利用率低等現(xiàn)象。造成這種現(xiàn)象的原因有很多，主要體現(xiàn)在人事檔案管理人員思想觀念、服務技術和管理人員自身的業(yè)務水平等。

2.1思想觀念陳舊

人事檔案管理人員的思想觀念對人事檔案管理模式的改革具有深遠的影響[3]。在信息時代，人們認識到了開發(fā)利用信息資源的重要性，但在實際工作中，由于管理人員陳舊傳統(tǒng)的觀念和思維定勢仍具有很大的束縛性，始終堅持人事檔案“重保護，輕利用”的原則，認為只要按時收集，妥善保管，提供憑據(jù)就行了。很少有人考慮到人事檔案在信息資源利用上的開發(fā)價值，并考慮怎樣更好的優(yōu)化檔案管理，提高檔案利用率等。正因為這些傳統(tǒng)的陳舊觀念，阻撓了檔案信息資源開發(fā)利用的進一步深入，影響了人事檔案管理的發(fā)展。

2.2技術服務落后

目前，很多人事檔案管理室都已經(jīng)配備了計算機等先進軟件設備。但是由于技術水平及陳舊觀念，大多計算機軟件只用于日常辦公中，而檔案信息的輸入、存儲和開發(fā)利用仍處于手工操作階段，缺乏對信息的開發(fā)利用，導致了人事檔案信息的利用效率低，這是當前人事檔案信息開發(fā)利用中的一個重要問題。隨著網(wǎng)絡、計算機的深入普及，用戶對檔案利用方式及需要也發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的封閉式管理模式不再適應信息時代用戶的需要。因此，要盡快實現(xiàn)現(xiàn)代化技術，不斷促進現(xiàn)代化建設，改變傳統(tǒng)思想觀念，與時俱進，提高網(wǎng)絡化建設，把先進的信息技術應用到人事檔案管理中，充分發(fā)揮人事檔案在信息開發(fā)利用價值，開發(fā)有效的數(shù)據(jù)庫與管理系統(tǒng)，以適應時代的發(fā)展。

2.3檔案管理人員業(yè)務水平不高

人事檔案的信息化管理如何更快更準的實現(xiàn)，關鍵在于人的管理[3、4]。在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，管理人員的整體業(yè)務水平不高，缺乏檔案管理的利用意識，對檔案的重視程度低，不明確人事檔案的主要用途。隨著社會信息化的迅速發(fā)展，人事檔案管理工作為了滿足廣大用戶的需要，對檔案管理人員的業(yè)務能力水平提出了高標準的要求。檔案管理人員不僅要具有現(xiàn)代化技術管理水平，先進的思想觀念，還要有較高的知識層次和科學的技術水平。加強檔案管理人員的培訓是實現(xiàn)檔案信息化管理的必備條件。

3信息化人事檔案管理勢在必行

人事檔案管理信息化是未來人事檔案管理的必然模式，是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要[5]，更是事業(yè)單位以人為本，科學管理的需要。人事檔案管理人員必須首先打破除陳舊迂腐觀念，強化創(chuàng)新意識，樹立檔案信息服務理念，形成信息檔案、服務育人的管理模式，才能更好更快的發(fā)展檔案事業(yè)。人事檔案信息化管理、網(wǎng)絡化具有重要的現(xiàn)實意義[6]。它不僅有利于對人事檔案實體和信息的保護，避免損壞檔案的現(xiàn)象發(fā)生，還有利于人事檔案的開發(fā)利用，提高人事檔案的利用價值，同時可節(jié)省大量的人力、物力、財力，減輕各用人單位的負擔。人事檔案信息化管理是建立實用性強的微機人事檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案信息能夠及時輸入和輸出，提高檢索效率，快速準確地為人才開發(fā)和經(jīng)濟建設服務，充分發(fā)揮人才信息資源的價值，從而真正為學校各項事業(yè)的發(fā)展起到提供信息、引導服務作用。

參考文獻：

[1]陳炳亮.人事檔案管理研究.蘭州大學，2003.

[2]唐晶.當前我國人事檔案管理方向的研究.山東大學，2007.

[3]劉宗華.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法.管理實務，66-68.

[4]劉冬梅.論檔案的信息化管理.山東檔案，2007年第1期.

[5]朱玉媛.我國現(xiàn)代人事檔案管理體系之研究.圖書情報知識，1999.6.

[6]紀秋，黃麗香.人事檔案的信息采集與現(xiàn)代化管理.蘭臺世界，2000.3.