企事業(yè)單位辦公自動化的應(yīng)用與發(fā)展

韓列綱 沈燕麗

【摘要】本文介紹了辦公自動化的發(fā)展歷程和特點，闡述了企事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)功能設(shè)計和平臺建設(shè)，并分析建設(shè)過程中存在的問題和發(fā)展趨勢。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化技術(shù)發(fā)展特點平臺

1辦公自動化概述

1.1辦公自動化系統(tǒng)相關(guān)概念

辦公自動化（OA），英文原稱OfficeAutomation，是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是信息化社會的產(chǎn)物。在企事業(yè)單位中，采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通訊技術(shù)，廣泛全面，迅速收集，整理，加工，儲存和使用消息，使內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作[1]。在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上把辦公自動化定義為：利用先進的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人—機信息處理系統(tǒng)。通過辦公自動化從而提高處理辦公業(yè)務(wù)的工作效率和工作質(zhì)量，達(dá)到資源共享。

1.2辦公自動化的發(fā)展歷程

辦公自動化由美國通用公司的D.S.哈德于1936年首創(chuàng)，50年代的辦公自動化只是具有電數(shù)據(jù)處理的簿記功能，在60年代被管理信息系統(tǒng)（MIS）所替代，70年代后期逐步形成涉及多種信息技術(shù)的新型綜合學(xué)科一辦公自動化[2]?？v觀辦公自動化的發(fā)展歷程，主要經(jīng)歷了三個階段。

第一代是電子文件階段，以個人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔電子化，完成了完成文件的輸入及簡單的管理，實現(xiàn)了文檔的共享及簡單的查詢功能。隨著以LotusNotes為代表的工作流群件技術(shù)的出現(xiàn)，以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第一次飛躍。

第二代是流程信息化階段，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的出現(xiàn)，誕生了基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)，企業(yè)建立了Intranet內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，以一些基于C/S（Client/Server，客戶端/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)的公司內(nèi)部信息管理軟件為代表，以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息流或工作流為主要存儲和處理對象，以E-mail、文檔數(shù)據(jù)庫管理、工作流管理、安全控制媒體、視頻會議、群組協(xié)同工作等技術(shù)作支撐，達(dá)到群體協(xié)同工作，提高辦公活動的效率和質(zhì)量。

第三代知識管理和決策智能化階段，以知識管理技術(shù)為基礎(chǔ)的自動化系統(tǒng)，其核心是KM（知識管理），實現(xiàn)方式是Workflow（辦公流程自動化）及KM（知識管理）相結(jié)合的信息系統(tǒng)。工作流、知識管理、門戶技術(shù)結(jié)合起來，有效的將各種內(nèi)外部信息綜合起來形成信息流，為單位內(nèi)部的管理過程服務(wù)，含溝通、協(xié)作、控制、管理等服務(wù)一體化的公文處理與日常事務(wù)管理技術(shù)[3]。

1.3企事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的特點

一般來說企事業(yè)單位辦公室的工作主要是處理大量的文件及會議，起草文件，提交，分辦，傳閱，簽批，歸檔，接受外來文件存檔，產(chǎn)生文件復(fù)件等。傳統(tǒng)辦公需要大量的時間精力和財力，不但運轉(zhuǎn)慢，而且也缺乏監(jiān)督管理，效率低下?，F(xiàn)代化辦公一般都是采用計算機文字處理技術(shù)現(xiàn)實以上功能，實現(xiàn)高效電子化流轉(zhuǎn)，高效傳閱文件，總體上體現(xiàn)出操作簡潔、使用方便、信息共享、功能完整、安全高效、靈活應(yīng)用等特點。

通常企事業(yè)單位辦公事務(wù)中，最為普遍的應(yīng)用有文件處理、辦公日程處理、財務(wù)統(tǒng)計、人事管理、會議管理、公共信息、網(wǎng)站管理和個人數(shù)據(jù)庫等。廣義的或完整的OA系統(tǒng)包括三個功能層次，分別是：OA系統(tǒng)、決策支持級OA系統(tǒng)和信息管理級OA系統(tǒng)。一體化OA系統(tǒng)是指在計算機網(wǎng)絡(luò)通信支持下，把三個功能層次的進行集成的系統(tǒng)。其優(yōu)點是：辦公信息可以更加合理的通信，省略不必要的重復(fù)輸入，利于與外界進行信息交流，使得信息通信的范圍更廣，信息共享的領(lǐng)域更寬，進而提高辦公效率[4]。

2企事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)功能設(shè)計

辦公自動化建設(shè)平臺有2個，在原有的內(nèi)部局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，需要增加軟件平臺和硬件平臺。目前，國內(nèi)企事業(yè)單位通常采用IBM的LotusNotes/Domino作為辦公自動化的基礎(chǔ)平臺。LotusNotes是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、移動計算、快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)以及Web技術(shù)為一體的信息開發(fā)和運行平臺。硬件就是配備辦公自動化系統(tǒng)獨立服務(wù)器。

工作流的建立就是一組工作人員為完成某一項業(yè)務(wù)所進行的所以工作和工作轉(zhuǎn)交的過程，它可以清楚地反映企業(yè)的經(jīng)營過程。工作流解決的主要問題是使多個參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的自動執(zhí)行，從而實現(xiàn)某個預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)[5]。

OA系統(tǒng)流程示意圖如圖1所示。

3企事業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的平臺建設(shè)

3.1系統(tǒng)平臺的創(chuàng)建

系統(tǒng)平臺的建設(shè)，需兼容多種關(guān)系數(shù)據(jù)庫，適應(yīng)客戶的軟硬件環(huán)境。辦公系統(tǒng)一般都是建立在企業(yè)Intranet平臺上，能夠幫助企事業(yè)實現(xiàn)動態(tài)的內(nèi)容顯示和知識的實際管理，使企業(yè)每一位員工能夠在協(xié)作不斷獲得學(xué)習(xí)的機會，不斷進步。如個人事務(wù)工具欄，我的郵件中具新建郵件、已收郵件、未讀郵件，我的短信有新建短信，短信監(jiān)控，短信管理，企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作安排查看，個人工作安排查看，通訊錄，個人設(shè)置中包括個人卡片、密碼修改、自定義組成員、審批常用語設(shè)置、流程顯示自定義，流程相關(guān)下包括我發(fā)起的流程、我已辦的流程、已歸檔的流程、流程代理設(shè)置等內(nèi)容。

通過建立內(nèi)部的電子公告、技術(shù)交流等，能夠為企業(yè)內(nèi)部員工提供豐富的學(xué)習(xí)資料與知識共享平臺，從而提高整體創(chuàng)新與應(yīng)變能力。高效傳閱文件，根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)設(shè)置的各項工作流程，可以方便快捷的閱辦文件，系統(tǒng)全面記錄流程日志，避免各部門及員工之間工作的推諉、停滯等現(xiàn)象，不僅可以提高個人工作效率，而且可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作[6]。

實現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，可以從外網(wǎng)進入企事業(yè)辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)了移動辦公和跨地域辦公。

3.2系統(tǒng)的維護

基于Web的辦公自動化系統(tǒng)只需在服務(wù)器上作配置和維護，對客戶端機器的硬件要求較低，相對于傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)，基于WEB的OA系統(tǒng)無須安裝客戶端軟件，只需通過瀏覽器這個簡單易用統(tǒng)一的界面來訪問的，大大降低了用戶用于軟件系統(tǒng)維護和升級的難度和費用，系統(tǒng)更加容易實施。企事業(yè)單位需要設(shè)置專業(yè)技術(shù)人員定期對系統(tǒng)進行維護和升級是必要的，需要建立與辦公自動化相適應(yīng)的信息管理制度，規(guī)范用戶的權(quán)限責(zé)任，這樣才能保證系統(tǒng)的長期穩(wěn)定運行。

3.3人員的培訓(xùn)

先通過技術(shù)專員對企事業(yè)辦公室工作人員進行詳細(xì)的培訓(xùn)，然后組織各部門單位負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)操作的人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，使辦公人員學(xué)習(xí)掌握系統(tǒng)中常用功能模塊的操作，最后是對企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進行一對一的演示和講解，使領(lǐng)導(dǎo)能快速掌握系統(tǒng)中主要功能的操作方法[7]。

4企事業(yè)單位辦公自動化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題

企事業(yè)辦公公自動化系統(tǒng)已基本日趨完善，但實踐中最大的不足是忽視了技術(shù)與管理的結(jié)合，缺乏圍繞信息技術(shù)的管理新思想和新理論的創(chuàng)新，傳統(tǒng)辦公理念的沖擊，沒有融入科學(xué)的管理理念和方法。存在著一些共性的問題，表現(xiàn)在以下幾個方面：現(xiàn)有的企事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)，無論是獨立的應(yīng)用軟件還是集成的解決方案，往往是孤島型的應(yīng)用或業(yè)務(wù)功能模塊的簡單累加，辦公自動化系統(tǒng)與本單位其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)不能緊密集成，內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨立，數(shù)據(jù)、信息共享程度不高，加上管理分散、維護工作量大，導(dǎo)致各部門、各系統(tǒng)變成信息孤島和應(yīng)用孤島。其次，重硬件輕軟件，忽視了辦公自動化發(fā)展的基礎(chǔ)，認(rèn)為只要有了先進的技術(shù)和設(shè)備，就可以實現(xiàn)辦公自動化，其實辦公自動化發(fā)展必須依賴兩個基礎(chǔ)，那就是科學(xué)管理和信息積累[8]。再者，辦公自動化安全威脅。隨著辦公自動化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的深入使辦公系統(tǒng)覆蓋面增大，使用人員混雜，管理水平各異，使辦公自動系統(tǒng)存儲和信息傳輸受到安全威脅，給企事業(yè)單位造成巨大的損失。另外，自動化操作與手工操作的矛盾仍然比較突出，文字系統(tǒng)還是需要人工輸入，工作量較大。

5結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)﹑計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)極大推動了辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展，企事業(yè)單位改變了過去復(fù)雜、低效的辦公方式，高效、科學(xué)管理的辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用越來越廣泛。全新的智能型自動化的辦公系統(tǒng)將成為未來的發(fā)展方向，將更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等全面系統(tǒng)服務(wù)。

參考文獻：

[1]吳曉嵐.質(zhì)量監(jiān)督局辦公自動化系統(tǒng)（OA）的設(shè)計與實現(xiàn)[D].電子科技大學(xué)碩士學(xué)位論文，2011：1.

[2]張宇.辦公自動化與移動辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].北京郵電大學(xué)碩士學(xué)位論文，2010：2.

[3]李圓園.辦公自動化的技術(shù)發(fā)展過程及未來趨勢[J].湖北電力，2010，34（2）：72-73.

[4]曹麗萍.基于LotusDomino辦公自動化系統(tǒng)[D].電子科技大學(xué)碩士學(xué)位論文，2011：4-5.

[5]蘇寶莉.基于Web面向知識管理的企事業(yè)OA系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)研究[D].華東師范大學(xué)碩士學(xué)位論文，2007年：26.

[6]鄭源.OA辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用[J].科技與企業(yè)，2012，3：92-94.

[7]肖晶.論高校雍公自動化策統(tǒng)建設(shè)的條件及實施成效—以海南大學(xué)為例[J].視角，2008，（10）：102.

[8]王振.辦公自動化研究綜述[J].辦公自動化雜志.2010，11（193）：6-7.