如何實(shí)現(xiàn)檔案館的數(shù)字夢

曹曉麗（如東縣檔案館，江蘇如東，226400）

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，在服務(wù)方式、管理手段、服務(wù)質(zhì)量、利用效能等方面有著明顯的提高，其社會(huì)功能得到了進(jìn)一步延續(xù)和發(fā)展。構(gòu)建有中國特色的數(shù)字檔案館，是我們檔案人的“中國夢”。如何實(shí)現(xiàn)檔案館的數(shù)字夢？作者通過10多年的實(shí)踐，并結(jié)合本地?cái)?shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)際情況，提出了建設(shè)數(shù)字檔案館應(yīng)該從國情、地情出發(fā)，堅(jiān)持實(shí)事求是、循序漸進(jìn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展。

一、數(shù)字檔案館的主要特征

數(shù)字檔案館是具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。主要有以下三方面的特征：

第一，數(shù)字檔案館是數(shù)字化檔案存儲(chǔ)的地方。檔案館通過多媒體、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段，將館藏各種載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案信息資源庫，是數(shù)字檔案館建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

第二，數(shù)字檔案館是各立檔單位文件資料信息處理的中心。由于各立檔單位的職責(zé)分工不同，形成了各種數(shù)據(jù)庫，它們都是社會(huì)管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，如國土資源庫、人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫、金稅數(shù)據(jù)庫、人力資料數(shù)據(jù)庫等。又由于他們使用的管理系統(tǒng)不同，各立檔單位的文件資料只有向數(shù)字檔案館移交，進(jìn)行信息處理，才能讓這些文件資料信息形成共享信息，發(fā)揮更大的作用。

縣檔案局與立檔單位協(xié)調(diào)檔案信息處理情況

第三，數(shù)字檔案館是滿足社會(huì)各界利用信息需求的知識(shí)庫。數(shù)字檔案館構(gòu)建的開放檔案數(shù)字平臺(tái)，利用數(shù)字檔案館豐富多彩的信息資源，滿足社會(huì)需要。不管是傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化的館藏，還是近期采集的現(xiàn)行文件和行業(yè)專業(yè)數(shù)據(jù)庫等，不管是語音、視頻、還是圖形、圖像，它們都是一個(gè)以檔案信息為核心內(nèi)容的社會(huì)綜合信息資源庫，能滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源的需求，是關(guān)乎國計(jì)民生的超大規(guī)模的戰(zhàn)略性知識(shí)庫。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)

第一，數(shù)字檔案館不是簡單地對(duì)館藏資源進(jìn)行數(shù)字化，而是一種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式?！皵?shù)字”一詞強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案館在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中所處的數(shù)字化生存狀態(tài)和環(huán)境。除了數(shù)字檔案資源外，它還包括與之相適應(yīng)的管理手段、職能實(shí)現(xiàn)與服務(wù)方式的數(shù)字化。

第二，數(shù)字檔案館不是簡單地將檔案館工作計(jì)算機(jī)化，而是成為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)的組成部分。

第三，數(shù)字檔案館不是簡單意義上的在傳統(tǒng)檔案館基礎(chǔ)上開通網(wǎng)站，而是一個(gè)與軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程、計(jì)算機(jī)工程、信息組織工程有著密切聯(lián)系的系統(tǒng)工程。它涉及到一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及法規(guī)的制定與推行、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)字資源建設(shè)、人才隊(duì)伍培養(yǎng)等方面的內(nèi)容，具有深層次的功能。

第四，數(shù)字檔案館不是封閉的檔案館信息網(wǎng)絡(luò)，而是由分布式文件、檔案數(shù)字資源構(gòu)成的具有強(qiáng)大服務(wù)功能的跨機(jī)構(gòu)、跨地域的信息系統(tǒng)。它在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中為用戶建立起一個(gè)更廣闊、更開放的信息共享平臺(tái)。

第五，數(shù)字檔案館不是紙質(zhì)實(shí)體的簡單替代，而是“無紙時(shí)代”到來的歷史必然。在“無紙時(shí)代”，紙質(zhì)檔案如同石刻、甲骨、竹木簡一樣，被作為珍品精心保存。這正是檔案信息載體由粗糙到精細(xì)，由小容量到海量存儲(chǔ)，由移動(dòng)不便到全方位、寬領(lǐng)域、全球性便攜共享，由表現(xiàn)力較弱到越來越強(qiáng)，使數(shù)字檔案館成為歷史之必然。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)的措施

數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容包括數(shù)字檔案館建設(shè)總體規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)六個(gè)方面，是一個(gè)龐大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須按科學(xué)的原則進(jìn)行：統(tǒng)籌規(guī)劃，聯(lián)合共建；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，資源共享；需求牽引，突出特色；科學(xué)系統(tǒng)，安全保密。

在時(shí)代大背景下，一方面檔案工作必須沖破封閉被動(dòng)的局面，積極適應(yīng)數(shù)字時(shí)代檔案管理的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，最大限度地發(fā)揮其“文化傳播、文化教育傳承”“社會(huì)服務(wù)效用”等功能；另一方面必須從本國、本地區(qū)的實(shí)情出發(fā)，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式、政府職能。首先，通過辦公自動(dòng)化，做好黨政辦公系統(tǒng)、政府信息公開、現(xiàn)行文件利用、黨務(wù)公開等電子文件管理以及檔案信息化、館藏?cái)?shù)字化等工作；其次，在做好基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，穩(wěn)定根基的基礎(chǔ)上，逐步形成檔案信息資源管理的一套科學(xué)的理論與方式，邊實(shí)踐，邊總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，不斷積累和完善檔案信息化的各項(xiàng)工作成果，使之日漸規(guī)范化、科學(xué)化；第三，要通過較長時(shí)期的努力，逐步縮小與發(fā)達(dá)國家檔案館數(shù)字化的差距，根據(jù)實(shí)際情況結(jié)合國家檔案館實(shí)際，對(duì)條件成熟同時(shí)具備開發(fā)利用價(jià)值的檔案館進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，不可急于求成、相互攀比、一哄而上地盲目發(fā)展。

我們應(yīng)緊密結(jié)合當(dāng)前百姓廣泛的現(xiàn)實(shí)利用需求，對(duì)大家最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的民生問題，比如教育、就業(yè)、社會(huì)保障、醫(yī)療、住房、生態(tài)環(huán)境、食品藥品安全、社會(huì)治安、執(zhí)法司法等，從社會(huì)所急需的檔案文獻(xiàn)入手，優(yōu)先選擇有需求、有特色、有基礎(chǔ)、易見成效的項(xiàng)目，切忌盲目上馬。這樣，堅(jiān)持從應(yīng)用的角度選擇，做到循序漸進(jìn)，實(shí)現(xiàn)滾動(dòng)式發(fā)展。

另外，數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)一定要突出個(gè)性特點(diǎn)，注重挖掘自身的專業(yè)特點(diǎn)和地方特色，盡量不與其他館的數(shù)據(jù)重復(fù)或雷同，以保證數(shù)字檔案館的整體質(zhì)量與效用。

檔案掃描加工現(xiàn)場