淺談產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)內(nèi)控流程執(zhí)行機(jī)制的建立與審核要素

■ 陳光

（常州產(chǎn)權(quán)交易所，常州 213001）

淺談產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)內(nèi)控流程執(zhí)行機(jī)制的建立與審核要素

■ 陳光

（常州產(chǎn)權(quán)交易所，常州 213001）

內(nèi)控流程的建立和執(zhí)行審核是日常工作中一種重要的工作流轉(zhuǎn)控制管理手段，也是一種風(fēng)險防范、不斷改進(jìn)、不斷完善的有效管理機(jī)制，只有使整個內(nèi)控流程系統(tǒng)充分發(fā)揮設(shè)計的全部功效，所涉的質(zhì)量管理體系才能真正有效的運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)。

內(nèi)控流程建立 執(zhí)行體系 審核要素

內(nèi)控流程的執(zhí)行審核是組織通過對內(nèi)部流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)工作質(zhì)量體系管理自我完善、持續(xù)改進(jìn)、保持控制流程各節(jié)點(diǎn)工作質(zhì)量體系有效運(yùn)行的一種重要管理手段。目的是及時發(fā)現(xiàn)工作質(zhì)量在控制流程管理體系運(yùn)行中存在的問題，通過糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施，不斷完善和改進(jìn)控制流程各節(jié)點(diǎn)內(nèi)控質(zhì)量機(jī)制要求，使之形成確保完成工作質(zhì)量的每一個過程都處于受控狀態(tài)。

在產(chǎn)權(quán)交易事務(wù)中采用內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制，是常州產(chǎn)權(quán)交易所2010年建立ISO9001質(zhì)量管理系統(tǒng)后的一個內(nèi)部工作質(zhì)量監(jiān)管機(jī)制。在內(nèi)控監(jiān)管流程的設(shè)計和實(shí)施過程中，經(jīng)過不斷改進(jìn)、提升，使其不斷優(yōu)化更好地融入到產(chǎn)權(quán)交易復(fù)雜而又繁瑣的工作中。內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的實(shí)施，不僅提高了產(chǎn)權(quán)交易工作效率，更提高了工作人員的工作責(zé)任心和極大地加強(qiáng)了對潛在風(fēng)險識別、評估、對應(yīng)的判別能力和法律意識。

1 內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的建立

內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制是把復(fù)雜多樣的內(nèi)部控制過程簡單歸納為目標(biāo)確定、風(fēng)險（識別、評估、應(yīng)對）控制、控制活動、內(nèi)部監(jiān)督等若干基本程序，從而構(gòu)成內(nèi)部控制構(gòu)建與實(shí)施的連續(xù)不斷的動態(tài)過程。實(shí)踐中，在設(shè)計內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制時著重考慮五項(xiàng)原則，即：全面性原則、重要性原則、制衡性原則、適應(yīng)性原則、成效性原則，同時兼顧內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制所應(yīng)具有的四個特點(diǎn)，即：目標(biāo)可控、風(fēng)險可控、運(yùn)行可控、監(jiān)督可控。

1.1 內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制建立的原則

1.1.1全面性原則。全面性原則指內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制應(yīng)貫穿決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，覆蓋產(chǎn)權(quán)交易的各種業(yè)務(wù)和監(jiān)督管理工作，涉及各部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)過程和各個操作環(huán)節(jié)，以及執(zhí)行業(yè)務(wù)的部門和執(zhí)行人的崗位，是對業(yè)務(wù)操作部門整體運(yùn)行和管理活動進(jìn)行控制。內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制對全體員工具有約束力，均應(yīng)遵守執(zhí)行。

1.1.2 重要性原則。重要性原則指內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制應(yīng)在全面控制的基礎(chǔ)上，關(guān)注重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)和潛在的高風(fēng)險因素存在的可能。對重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)控制，對一項(xiàng)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)行重點(diǎn)控制。對關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)的選擇，應(yīng)統(tǒng)籌考慮會影響整個業(yè)務(wù)過程節(jié)點(diǎn)交替的重要操作與事項(xiàng)以及能在重大風(fēng)險損失出現(xiàn)之前顯示差異的事項(xiàng)，有利于對問題做出及時、靈敏的反應(yīng)。

1.1.3 制衡性原則。制衡性原則指內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制在治理部門內(nèi)部業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、人員設(shè)置分工及權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等方面形成相互制約、相互監(jiān)督，同時兼顧運(yùn)營效率。

在部門與部門、員工與員工及各崗位間建立互相驗(yàn)證、互相制約的關(guān)系，主要特征是將有關(guān)權(quán)責(zé)進(jìn)行具有制約性的分配，使個人或某個部門對所涉業(yè)務(wù)活動無完全處理權(quán)，必須要經(jīng)過其他部門或人員的查證核對。上級對下級監(jiān)督，上級受下級牽制，相互制約。另外，業(yè)務(wù)活動的各項(xiàng)環(huán)節(jié)盡量由不同工作人員處理，使其更加客觀、公正。

1.1.4 適應(yīng)性原則。適應(yīng)性原則指內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制應(yīng)當(dāng)與產(chǎn)權(quán)交易的業(yè)務(wù)范圍、市場化程度等相適應(yīng)，并隨情況的變化及時加以調(diào)整和優(yōu)化。根據(jù)各機(jī)構(gòu)所處地域環(huán)境不同，建立的內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制也會有所不同，但必須符合區(qū)域?qū)嶋H情況。

1.1.5 成效性原則。成效性原則指內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制應(yīng)當(dāng)權(quán)衡人員的結(jié)構(gòu)構(gòu)成、管理成本與預(yù)期效果能否滿足交易業(yè)務(wù)的需求，以適當(dāng)?shù)娜藛T結(jié)構(gòu)構(gòu)成和管理成本實(shí)現(xiàn)有效控制。

1.2 內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的特點(diǎn)

1.2.1 目標(biāo)可控。目標(biāo)可控是一項(xiàng)復(fù)雜的分析與管理工作。內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制是圍繞目標(biāo)展開的，所以目標(biāo)的可控性十分重要。一般來說，目標(biāo)一旦確定就要設(shè)置目標(biāo)形成結(jié)果過程的可控程序，然后有針對性的開展分解目標(biāo)、傳遞目標(biāo)、執(zhí)行目標(biāo)、評價改進(jìn)再統(tǒng)一等一系列活動。

1.2.2 風(fēng)險可控。這里講的風(fēng)險是指在產(chǎn)權(quán)交易過程中存在的或潛在的交易風(fēng)險，在對內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制設(shè)計中要充分突出對風(fēng)險的識別、評估、對應(yīng)的環(huán)節(jié)。

風(fēng)險識別即是確認(rèn)風(fēng)險的過程。內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的設(shè)計與交易的過程要對風(fēng)險進(jìn)行有效的流程節(jié)點(diǎn)控制，首先需要進(jìn)行事先嚴(yán)密的盡職調(diào)查，知道有哪些風(fēng)險，風(fēng)險在哪里，也就是說要把風(fēng)險識別出來，這是對風(fēng)險進(jìn)行評估的前提，其次是對風(fēng)險的分解與評估，這是實(shí)施有效內(nèi)控流程監(jiān)管的重要步驟。

風(fēng)險評估是在風(fēng)險識別的基礎(chǔ)上對風(fēng)險進(jìn)行分類度量、分析、判斷、排序的過程，是風(fēng)險應(yīng)對、控制活動的主要依據(jù)，是內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的核心和實(shí)施交易項(xiàng)目部門內(nèi)部操作流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵流程。

風(fēng)險應(yīng)對是在風(fēng)險評估的基礎(chǔ)上，根據(jù)詳細(xì)的盡職調(diào)查報告和外部現(xiàn)實(shí)環(huán)境進(jìn)行綜合性分析論證后，選擇應(yīng)對風(fēng)險策略的過程，是實(shí)施交易過程是否順暢的有效內(nèi)部控制的重要節(jié)點(diǎn)。對識別出來的風(fēng)險進(jìn)行評估后，就需要根據(jù)評估的結(jié)果，針對不同的風(fēng)險選擇不同的應(yīng)對策略，為項(xiàng)目能否成功交易而進(jìn)一步提供依據(jù)。

1.2.3 活動可控。活動可控是內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制為了應(yīng)對工作人員和交易主體在相互溝通實(shí)現(xiàn)情況下，使交易項(xiàng)目順暢達(dá)到事前所設(shè)定預(yù)期目標(biāo)過程中可能遇到的風(fēng)險而制定和實(shí)施的風(fēng)險應(yīng)對策略等相關(guān)措施的過程，這是實(shí)施有效內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的關(guān)鍵步驟?；顒涌煽厥呛惋L(fēng)險應(yīng)對聯(lián)系在一起的，是風(fēng)險應(yīng)對策略的具體實(shí)施途徑。確定了風(fēng)險應(yīng)對策略，就要根據(jù)不同的應(yīng)對策略采取必要的行動措施以應(yīng)對交易項(xiàng)目和交易過程存在的各種風(fēng)險。

1.2.4 監(jiān)管可控。監(jiān)管可控是對內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制有效性進(jìn)行監(jiān)督檢查的過程，是交易機(jī)構(gòu)構(gòu)建和實(shí)施有效內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制必不可少的反饋環(huán)節(jié)。為保證交易的順利實(shí)施，應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的會商制度也是有效保證和改進(jìn)內(nèi)部管理及業(yè)務(wù)操作薄弱環(huán)節(jié)的有效手段。

2 內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的執(zhí)行

將交易項(xiàng)目實(shí)行程序化控制，需要將交易機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作過程用文字說明或流程圖的方式表示出來，以形成一種制度。對流程程序的執(zhí)行實(shí)際上也是一種典型的事前控制風(fēng)險的方法，不僅要求按照事先設(shè)定的相互牽制原則辦理事項(xiàng)，而且要求所有的主要業(yè)務(wù)事項(xiàng)都要處于有效的監(jiān)管之下。

在工作實(shí)踐中我們意識到，產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)所涉及的業(yè)務(wù)復(fù)雜而又繁瑣，很難從一個單一業(yè)務(wù)流程表述出要監(jiān)管的重要事項(xiàng)，因此，我們又按程序的節(jié)點(diǎn)劃分出了二級或二級以上的子流程，明確判明了各節(jié)點(diǎn)所需的“是”與“否”。

圖例：公共資源實(shí)物資產(chǎn)處置流程（僅供參考）

圖一 公共資源實(shí)物資產(chǎn)處置一級流程

圖二 公共資源實(shí)物資產(chǎn)處置二級流程

圖二的流程設(shè)計突出了項(xiàng)目會商這一節(jié)點(diǎn)的重要性，其目的是為了全面把控風(fēng)險或潛在風(fēng)險存在的范圍，包括外源性風(fēng)險范圍、內(nèi)源性風(fēng)險范圍。因此，項(xiàng)目操作人員要進(jìn)行必要的風(fēng)險信息的交流，使會商審核人員能夠確切了解并謀劃如何規(guī)避外源風(fēng)險、如何克服內(nèi)源風(fēng)險，使之會商審核人員有充分的理由來確定風(fēng)險的接受與不接受，為項(xiàng)目的有效實(shí)施提供一個基礎(chǔ)性的認(rèn)知。必要時，為應(yīng)對相應(yīng)風(fēng)險，也可將風(fēng)險的對應(yīng)措施放大成三級流程進(jìn)行展開。

這里需要說明的是，業(yè)務(wù)部門任何業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)控流程都是一個連續(xù)不斷的動態(tài)過程，既無起點(diǎn)也無終點(diǎn)的往返循環(huán)，是專為過程監(jiān)管而設(shè)計的。

從圖二可以看出，二級流程設(shè)計是為了達(dá)到某一特定結(jié)果所必須進(jìn)行的一系列串聯(lián)、并聯(lián)活動作業(yè)，而這些作業(yè)活動集合了所需人員的特點(diǎn)（如法務(wù)總監(jiān)、業(yè)務(wù)總監(jiān)），并運(yùn)用這些特點(diǎn)的作業(yè)方法，達(dá)到事先預(yù)防風(fēng)險的可能。

3 內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的審核要素

內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的內(nèi)部審核作為質(zhì)量管理體系一個關(guān)鍵性接口，日益引起各機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的重視。它對于業(yè)務(wù)運(yùn)行體系的不斷完善和發(fā)展，起著極為重要的作用。為此，我們就如何搞好流程監(jiān)管體系內(nèi)部審核作一些探析研討，以期對產(chǎn)權(quán)交易行業(yè)的持續(xù)發(fā)展和提升有所幫助。

3.1 審核思路和方法

在ISO9001質(zhì)量管理體系框架下，對內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制審核時，需要提供實(shí)施過程和已取得的事實(shí)依據(jù)、客觀依據(jù)，以求證或證實(shí)所有依據(jù)符合標(biāo)準(zhǔn)要求。事實(shí)的、客觀的證據(jù)是支持事物存在或真實(shí)性的資料。事實(shí)依據(jù)可通過盡職調(diào)查或其他手段獲得，在此情況下，審核人員在審核方法上，要從過去按形式、按習(xí)慣、按所涉部門的業(yè)務(wù)單一思路轉(zhuǎn)移到以過程為主線審核思路上來，即交易過程形成交易結(jié)果的整個過程。

3.2 審核程序與路徑

重視審核準(zhǔn)備工作，目的是對即將實(shí)施的交易項(xiàng)目使其在審核過程中更具針對性，更具實(shí)效性。業(yè)務(wù)部門要在事前將所需會商、審核的要點(diǎn)工作進(jìn)行全面策劃，對交易項(xiàng)目的訴求內(nèi)容及范圍、取證材料的內(nèi)容和重大事項(xiàng)論證提供完整的依據(jù)鏈，并按照編制材料要求提前編制好盡職調(diào)查表、會商事項(xiàng)表，會商審核記錄清單，開展做好會前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。會商審核人員應(yīng)按照流程的每一節(jié)點(diǎn)核證所必備的支撐依據(jù)即：從客戶要求—方案策劃—盡職調(diào)查—論證實(shí)施—找錯糾正—交易實(shí)現(xiàn)過程，將監(jiān)督管理職責(zé)貫穿于每一節(jié)點(diǎn)。

3.3 加強(qiáng)內(nèi)部審核的后續(xù)跟蹤

內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制作為ISO9001質(zhì)量管理體系的一個組成部分，只有通過不斷完善和改進(jìn)，才能真正推動產(chǎn)權(quán)交易業(yè)務(wù)運(yùn)作的規(guī)范化，從而提升交易機(jī)構(gòu)整體交易運(yùn)營平臺的高質(zhì)量運(yùn)營與管理，更好地拓展業(yè)務(wù)，參與市場競爭。因此，審核人員對執(zhí)行內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的各業(yè)務(wù)部門執(zhí)行情況要進(jìn)行日常的監(jiān)督與審核。對審核內(nèi)容所揭示的問題，要加強(qiáng)后續(xù)跟蹤，對不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施與驗(yàn)證，要進(jìn)行后續(xù)檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時與所涉及部門匯總分析，提出整改措施，對實(shí)施情況再驗(yàn)證，從而對內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的正常運(yùn)作及時提供監(jiān)督和指導(dǎo)，為內(nèi)控質(zhì)量機(jī)制有效運(yùn)行提供必要的外部保障。

（作者為常州產(chǎn)權(quán)交易所業(yè)務(wù)總監(jiān)）