國(guó)內(nèi)年鑒索引研究概況

●康 艷，衡中青

（1．金壇市圖書館，江蘇 金壇 213200；2．佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院 圖書館，廣東 佛山 528000）

年鑒是一種資料密集型工具書。新中國(guó)“年鑒熱”始改革開放后，發(fā)展十分迅速，從1980年的6種發(fā)展到2010年的3000種。［1］然而，年鑒索引發(fā)展與年鑒的發(fā)展極不相稱。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前國(guó)內(nèi)出版的各類年鑒中，編制較為規(guī)范的索引的可能連20%都不到。［2］年鑒索引呈下列狀況：一是有索引的年鑒少，二是編制規(guī)范的年鑒索引更少。本文通過論文統(tǒng)計(jì)與分析的方法來考察近年關(guān)于年鑒索引研究的概況，包括年鑒索引編制技術(shù)、機(jī)編年鑒索引等，并對(duì)國(guó)內(nèi)年鑒索引研究存在的問題提出一些看法。

1 關(guān)于年鑒索引的文獻(xiàn)分析

1.1 論文數(shù)量

據(jù)統(tǒng)計(jì)，1991～2010年共計(jì)發(fā)表40篇關(guān)于年鑒索引的論文（見圖）。2000年以前發(fā)表17篇，呈不均勻分布，如1998年集中發(fā)表10篇，而1992、1994～1996年卻沒有論文發(fā)表，說明在1998年前后，年鑒索引的研究曾達(dá)到一個(gè)高峰。2000年以后共計(jì)發(fā)表論文23篇，分布相對(duì)均勻；幾乎每年都有1～3篇關(guān)于年鑒索引的論文發(fā)表，其中以2010年發(fā)表最多（5篇）?？梢姡觇b索引正在逐漸被重視，并開始進(jìn)入穩(wěn)步發(fā)展的時(shí)期，但研究的力度還需加強(qiáng)。

1.2 論文研究范圍

本文按照理論研究、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、機(jī)編索引、標(biāo)準(zhǔn)制定、其他內(nèi)容對(duì)研究?jī)?nèi)容進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)（有的論文可能涉及多項(xiàng)內(nèi)容）。目前國(guó)內(nèi)年鑒索引還多集中于理論研究（占48%），其中部分來源于年鑒編輯在實(shí)踐過程中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)（占24%），其次是對(duì)機(jī)編索引技術(shù)的研究（占24%）。可以說，國(guó)內(nèi)對(duì)年鑒索引的研究以理論為主的，同時(shí)也在不斷嘗試和探索更有效的編制技術(shù)，特別是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用。

1.3 作者單位性質(zhì)

從作者情況來看，其單位性質(zhì)為年鑒編輯部、圖書館、高校學(xué)者。詳見表。

從表可知，論文數(shù)量最多的來自于各年鑒編輯部，這是由于年鑒索引的編制大多是由年鑒編輯完成，他們經(jīng)驗(yàn)豐富，撰寫的論文數(shù)量也最多。其次是高校圖書館等科研機(jī)構(gòu)的研究人員，有的親身參與索引編制，探討索引的技術(shù)，甚至開發(fā)了應(yīng)用軟件；有的則是從理論角度論述年鑒索引的編制方法。然而年鑒編輯和圖情專家在索引編制上卻還沒有很好地結(jié)合，導(dǎo)致了在對(duì)索引的一些概念界定上兩者存在一定的分歧。如果將雙方的工作結(jié)合起來，那么前者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和后者受控語(yǔ)言及索引學(xué)的知識(shí)，將會(huì)在很大程度上提高年鑒索引的質(zhì)量。

另外，論文作者主要集中于江蘇省（8）、北京（6）、山東 （5）、廣東 （5）、上海 （4）等地。這幾個(gè)省份是年鑒索引研究活躍地區(qū)。

2 年鑒索引研究進(jìn)展

從收集的40篇論文內(nèi)容來看，年鑒索引研究主要集中于以下四個(gè)方面。

2.1 年鑒索引和目錄的功能

筆者以為，造成我國(guó)年鑒索引數(shù)量少、質(zhì)量欠佳的一個(gè)重要原因是相當(dāng)數(shù)量的年鑒編輯人員對(duì)索引的重要性認(rèn)識(shí)不足，他們認(rèn)為“目錄可以取代索引成為年鑒檢索工具”。其實(shí)不然，索引的編排順序不同于按頁(yè)碼排列的目錄，二者都是檢索系統(tǒng)的重要組成部分，缺一不可。索引相對(duì)于目錄來說具有不可替代的優(yōu)勢(shì)：① 揭示隱藏主題，標(biāo)引的對(duì)象是任何一種有價(jià)值的信息，能夠把隱藏的主題揭示出來；② 編制范圍寬泛，可根據(jù)需要在任何一個(gè)確定的范圍內(nèi)進(jìn)行編制，比目錄靈活得多；③ 索引的集合性，索引能將散見于全書各處的同一事物的信息集合一處；［3］④ 索引的連續(xù)性，索引能夠在同一位置檢索到年鑒連續(xù)記載的事物信息，而對(duì)于目錄來說，一旦年鑒的條目位置發(fā)生變化，檢索者則無所適從。［4］

2.2 年鑒索引的種類

針對(duì)各種年鑒的特點(diǎn)，應(yīng)該編制不同類型的索引。年鑒索引，簡(jiǎn)而言之，可分為單一主題索引和綜合主題索引。筆者統(tǒng)計(jì)的研究論文涉及的索引類型有：主題索引、人名索引、地名索引、機(jī)構(gòu)索引、圖表索引、序號(hào)索引和條目索引等。現(xiàn)有年鑒索引多為綜合主題索引，研究論文多涉及混合主題索引，如《中國(guó)百科年鑒》 《揚(yáng)州年鑒》等均采用混合型索引。［3］但也有一些單一主題索引，如《上海文化年鑒》的人名索引、機(jī)構(gòu)索引。此外，還有一些年鑒根據(jù)自身特點(diǎn)設(shè)置索引類型，如《北京年鑒》編制區(qū)情縣情索引，《中國(guó)出版年鑒》編制篇名索引，《中國(guó)圖書年鑒》編有辭目分類索引，等等。［5］

2.3 索引編制技術(shù)

年鑒索引的編制步驟和普通書后索引的編制步驟類似，即選擇索引類型、確定標(biāo)引范圍和深度、主題分析、選取標(biāo)目、排序、編制參照系統(tǒng)、校驗(yàn)、生成索引。如何在編制索引的過程中提高索引質(zhì)量，也是近年來專家學(xué)者關(guān)注的對(duì)象，其研究主要集中在以下幾個(gè)方面。

2.3.1 索引的范圍

我國(guó)年鑒索引多存在范圍不完整的問題，專家學(xué)者討論較為熱烈。

一般以年鑒的正文內(nèi)容為標(biāo)引范圍，同時(shí)涵蓋全書，盡可能包括一切有揭示價(jià)值的對(duì)象。專文、特載、報(bào)告、綜述、概況、法規(guī)、文獻(xiàn)等各種文獻(xiàn)類型，統(tǒng)計(jì)資料、表格、圖片等各種資源類型，附錄中包括的有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的資料等都應(yīng)作為索引的對(duì)象。而年鑒中不具有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容或缺乏揭示價(jià)值的對(duì)象，如年鑒序言、凡例、目錄和編后記、指南、名錄等一般不納入索引。［5］當(dāng)然，根據(jù)實(shí)際情況還可以對(duì)一些特色年鑒的大事記中記錄的內(nèi)容，甚至設(shè)計(jì)精美的宣傳彩頁(yè)和廣告進(jìn)行標(biāo)引?？傊饕姆秶员阌谟脩舨殚啚闇?zhǔn)。

針對(duì)部分內(nèi)容編制主題索引難度較大的問題，也有學(xué)者建議在主題索引之外建立人名索引、地名索引、機(jī)構(gòu)索引、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)索引等專名索引，這些專名索引編起來簡(jiǎn)單又省時(shí)，讀者使用起來也方便、快捷。［6］

2.3.2 索引的深度

索引深度決定索引的規(guī)模，反映內(nèi)容的揭示程度或水平，是索引編制規(guī)劃中應(yīng)加以明確的重要內(nèi)容。國(guó)內(nèi)測(cè)量索引深度的方法目前有兩種：①索引款目與條目總數(shù)之比；②索引篇幅與正文篇幅比例。前者反映索引涉及條目?jī)?nèi)容的深度，后者從年鑒結(jié)構(gòu)上反映索引所占的份額。許家康在“第十九次全國(guó)城市年鑒研討會(huì)”上提出，當(dāng)務(wù)之急是將索引比提升到1:1.5至1:1.2的水平。［7］

對(duì)索引深度規(guī)劃時(shí)，應(yīng)以年鑒資源中具有解釋價(jià)值的內(nèi)容作為依據(jù)。對(duì)條目或文章內(nèi)的多個(gè)主題和隱含主題或輔助主題進(jìn)行深入分析，并從內(nèi)容分析、各種專名等不同的角度抽取索引內(nèi)容，以便提供更細(xì)致更豐富的有效信息。為了保證各欄目選詞盡可能做到均衡，編制索引時(shí)要大致確定選詞的“級(jí)別”，即根據(jù)條目?jī)?nèi)容的層次或條目?jī)?nèi)容，規(guī)定一個(gè)深度，如《上海文化年鑒》。［2］

2.3.3 規(guī)范主題詞

（1）全面性與完備性。對(duì)文獻(xiàn)中所包含的具有實(shí)際意義的重要內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引；注意挖掘隱含主題；注意某概念在不同時(shí)期的不同提法而多做一些主題詞，增加檢索入口；［4］對(duì)性質(zhì)相同或相近的內(nèi)容要通過建立參照系統(tǒng)的方式，指明事項(xiàng)之間的相互關(guān)系。

（2）專指性與準(zhǔn)確性。一詞一義，不能引起歧義和誤解；復(fù)合主題拆分為單主題；主題詞應(yīng)具有最大專指度。

（3）簡(jiǎn)潔性與便捷性。內(nèi)容要高度濃縮，字?jǐn)?shù)控制在一定范圍內(nèi)。遵從讀者的檢索習(xí)慣，主題詞的中心詞要前置或使用被動(dòng)式，避免使用動(dòng)賓短語(yǔ)。［2］

（4）規(guī)范性。［2,8］主要是細(xì)節(jié)問題，包括避免出現(xiàn)口語(yǔ)化或敘述體的標(biāo)引詞；不用標(biāo)語(yǔ)、口號(hào)和政策宣傳性語(yǔ)言，不用比喻、借代語(yǔ)言等；刪除“關(guān)于”“對(duì)于”等不確定性詞；選擇被社會(huì)和大眾經(jīng)過實(shí)踐認(rèn)定形成的詞語(yǔ)，等等。

另外，有專家學(xué)者研究并嘗試在編制過程中引入主題詞表進(jìn)行規(guī)范，取得了一定成效。例如：廣州年鑒社的黃澤霖分析了按主題詞表編制年鑒索引的可行性；［9］《揚(yáng)州年鑒》為了減少主觀影響，通過自建詞表的方法，將年鑒中出現(xiàn)頻率高的事物、概念等作出規(guī)范的全稱或簡(jiǎn)稱，以便全文統(tǒng)一風(fēng)格，最大限度地避免人員主觀性對(duì)工作的影響。［3］《北京東城年鑒》在編制主題詞索引時(shí)，參考了中國(guó)檔案文獻(xiàn)出版社的《中國(guó)檔案主題詞表》和北京市人民政府辦公廳編制的《公文主題詞表》。當(dāng)然，年鑒種類繁多，且主題詞表也有其自身的局限性，因此在目前編制索引的過程中也不能完全局限于規(guī)范性主題詞的范圍內(nèi)。

2.3.4 排序規(guī)則

排序這一工序已基本能夠通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。常見的排序方式有漢語(yǔ)拼音排序法、部首筆畫排序法、分類編排法等，其中最常用的是漢語(yǔ)拼音排序法。漢語(yǔ)拼音排序法是根據(jù)現(xiàn)代漢語(yǔ)語(yǔ)音基本知識(shí)，確定每條索引款目的主題詞中每個(gè)漢字的聲母、韻母和聲調(diào)，再遵照24個(gè)拉丁字母順序排列，同時(shí)注上頁(yè)碼。

索引款目排序的工具主要有數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、文字處理軟件和索引編輯軟件。但索引編輯軟件是國(guó)內(nèi)專家針對(duì)索引編制工序開發(fā)研制的工具，普及率不高。一些學(xué)者提出排序技術(shù)處理方法，如：為了避免特殊符號(hào)（如《》、“”等）影響排序結(jié)果，在排序前將特殊符號(hào)的前半部（如《、“）刪掉，在完成排序后通過檢索或事前記錄等方法恢復(fù)；為了完成主標(biāo)目下副標(biāo)目的排序，排序前所有副標(biāo)目以“一級(jí)款目，二級(jí)款目”的形式錄入，排序后保留第一行“一級(jí)款目，二級(jí)款目”的形式，刪除其余二級(jí)款目前的“一級(jí)款目”并縮進(jìn)；完成漢語(yǔ)拼音排序后還要對(duì)多音字進(jìn)行單獨(dú)處理，合并標(biāo)目?jī)?nèi)容完全相同的款目。［8］

2.3.5 參照系統(tǒng)

參照系統(tǒng)是揭示概念之間關(guān)系的主要方法，即在每個(gè)標(biāo)目詞下設(shè)立參照項(xiàng)，用參照符號(hào)指出該詞的等同關(guān)系詞、上位詞、下位詞和相關(guān)詞。參照能夠提供多檢索入口，減少篇幅，提高檢全率和檢準(zhǔn)率。［10］而在已有的年鑒索引中，普遍存在沒有參照系統(tǒng)或參照系統(tǒng)薄弱的問題。

在現(xiàn)有的年鑒索引中，一般認(rèn)為索引的參照通常包括“參見”和“附見”兩種，這與索引學(xué)中的參照系統(tǒng)有很大區(qū)別?！皡⒁姟笔菍⒎稚⒃诟魈幫恢黝}的條款頁(yè)碼，集中標(biāo)注在一條索引款目之后以便檢索?！案揭姟笔菍⑼恢黝}的內(nèi)容集中排列在一個(gè)主題索引下，作為這一主題索引的“附見”以便查找?！吨袊?guó)百科全書》就通過建立完善的參照系統(tǒng)形成了縱橫交錯(cuò)的立體網(wǎng)絡(luò)，［11］是我國(guó)年鑒索引的參照系統(tǒng)編制的典范。

2.4 索引標(biāo)準(zhǔn)的頒布

2008年11月3日，由中國(guó)索引學(xué)會(huì)主持制定的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 22466-2008《索引編制規(guī)則（總則）》頒布，并于2009年4月1日正式實(shí)施。該標(biāo)準(zhǔn)為各種類型索引的編制提供有關(guān)內(nèi)容、表示及其組織的一般規(guī)則和說明性的規(guī)定及實(shí)例,既適用于任何類型文獻(xiàn)的索引編制，也適用于人工編制的和計(jì)算機(jī)編制的各種類型的索引（包括紙質(zhì)印刷索引、索引數(shù)據(jù)庫(kù)等）。有學(xué)者以該標(biāo)準(zhǔn)為據(jù)，探討了《新編地方志索引標(biāo)準(zhǔn)》的可行性并提出技術(shù)性建議。［12］

此外，為了配合在全國(guó)推廣、實(shí)施《索引編制規(guī)則（總則）》，中國(guó)索引學(xué)會(huì)還主持編寫了《索引編制手冊(cè)》和《索引編制規(guī)則（總則）應(yīng)用指南》，兩書即將由中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社和國(guó)家圖書館出版社出版，其中專設(shè)“地方志索引編制法”章節(jié)，重點(diǎn)說明地方志索引（包括地方綜合性年鑒索引）的性質(zhì)、類型和特點(diǎn)，編制過程及技術(shù)要點(diǎn)，并附有示例及其說明。［13］這標(biāo)志著我國(guó)索引編制工作進(jìn)入了一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。

3 機(jī)編索引研究概況

如何充分利用計(jì)算機(jī)輔助編制年鑒索引一直是很多專家學(xué)者關(guān)心的問題。

3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)

從1995年開始，年鑒工作者就嘗試?yán)肍OXBASE等數(shù)據(jù)庫(kù)和WPS、Word等文字處理軟件來編制索引。具體操作是將標(biāo)引結(jié)果（包括標(biāo)目、頁(yè)碼）按照一定格式輸入事先設(shè)置好字段的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過數(shù)據(jù)庫(kù)指令將索引款目自動(dòng)排序并生成索引。寶山年鑒編輯部的胡新力等人對(duì)Foxpro和Word97兩種工具進(jìn)行對(duì)比之后認(rèn)為，Word97在編制索引上更有優(yōu)勢(shì)。［14］由于標(biāo)引過程必須由人工干預(yù)，因此，在整個(gè)過程中計(jì)算機(jī)參與最多的環(huán)節(jié)還是款目排序。

3.2 Word索引功能

隨著Word文字處理軟件的出現(xiàn)，年鑒工作者開始利用其段落或表格排序功能實(shí)現(xiàn)款目自動(dòng)排序。從Word97開始還提供“插入目錄和索引”功能。索引編制者可直接在doc、rtf、txt等格式下抽取主題詞，排序并生成索引，這使得計(jì)算機(jī)輔助索引又前進(jìn)了一步。但該方法只適用于Word能夠識(shí)別的文本格式，且標(biāo)引某一主題詞的時(shí)候會(huì)將文章中所有提到該詞的地址都添加標(biāo)記，這些問題仍然需要進(jìn)行人為控制。

3.3 專門索引編制軟件

《索引之星》是一款針對(duì)國(guó)內(nèi)索引編制研制的軟件，能夠支持方正大樣文件S2、S72、S92、PS2、MPS的標(biāo)引。標(biāo)引人員可通過鼠標(biāo)右鍵選中標(biāo)目進(jìn)行標(biāo)引，并可對(duì)標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行修改。《索引之星》能夠按照標(biāo)目的拼音、筆畫和頁(yè)碼進(jìn)行排序。還可以使用縮寫代碼進(jìn)行標(biāo)引。但該軟件一次只能標(biāo)引一個(gè)詞，也不能像Word那樣隨時(shí)預(yù)覽標(biāo)引結(jié)果。另外，北京市東城區(qū)地方志辦公室開發(fā)的“計(jì)算機(jī)圖書索引生成系統(tǒng)”，經(jīng)過實(shí)踐應(yīng)用，也達(dá)到了滿意的效果。

總之，機(jī)編索引技術(shù)還是今后索引編制技術(shù)研制的主要內(nèi)容。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，充分利用計(jì)算機(jī)提高索引編制的質(zhì)量和效率，是年鑒索引研究的一個(gè)發(fā)展方向。

4 國(guó)內(nèi)年鑒索引研究存在問題及解決方案

隨著我國(guó)年鑒事業(yè)的發(fā)展，年鑒索引從無到有，從有到優(yōu)，已經(jīng)越來越受到社會(huì)各界的廣泛重視。很多專家學(xué)者都在致力于改進(jìn)年鑒索引的編制技術(shù)，也取得了一定成果。但由于國(guó)內(nèi)起步較晚，在普及程度、自動(dòng)化編制水平、規(guī)范化方面和國(guó)外索引發(fā)展還存在一定的差距?？偨Y(jié)近幾年的研究，筆者認(rèn)為，主要有以下幾方面有待改善。

（1）針對(duì)年鑒索引的研究需要擴(kuò)寬和加深。近幾年研究的內(nèi)容以理論研究為主，且部分內(nèi)容重復(fù)，建議今后從提高索引編制質(zhì)量、索引標(biāo)準(zhǔn)化、索引自動(dòng)化、國(guó)外年鑒索引發(fā)展等方面加強(qiáng)研究的力度。

（2）研究和編制人員的隊(duì)伍建設(shè)。目前研究力量主要來自年鑒編輯社（包括方志辦公室）、高校及其圖書館等單位的專家和學(xué)者。前者是編輯年鑒的主力軍，具有豐富的年鑒專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；后者是情報(bào)檢索語(yǔ)言和索引學(xué)的專家。兩者應(yīng)緊密配合，加強(qiáng)年鑒編輯隊(duì)伍建設(shè)，以促進(jìn)索引的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。

（3）充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助編制年鑒索引。我們的機(jī)編索引技術(shù)還主要停留在自動(dòng)排序上，利用的工具基本是Word97/Word2000、Foxpro、Foxbase等已少人問津的軟件。建議在編制過程中，不斷嘗試新的工具和技術(shù)，例如研究不同版本W(wǎng)ord中的“插入目錄和索引”功能是否有所改進(jìn)；利用SQL Server、Oracale等大型數(shù)據(jù)庫(kù)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能來輔助編制索引等。

（4）充分吸收國(guó)外先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，編制更多、更完善的索引軟件。自機(jī)編關(guān)鍵詞索引思想提出以來，國(guó)外機(jī)編索引技術(shù)發(fā)展迅速，涌現(xiàn)了一批著名的索引工具。Macrex、Cindex等索引軟件更是在實(shí)踐中不斷更新和完善，具有相當(dāng)廣泛的用戶人群，因此通過比較國(guó)外索引軟件的功能，吸取其精華，為中文索引軟件的開發(fā)提供借鑒。

（5）年鑒索引制作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。年鑒主題索引的制作存在很大的彈性，尚無明確的定量、定性標(biāo)準(zhǔn)。例如對(duì)主題詞的規(guī)范和對(duì)年鑒參照系統(tǒng)的解釋等。如何更好地發(fā)揮已頒布的索引標(biāo)準(zhǔn)的作用，實(shí)現(xiàn)年鑒索引制作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，也是今后年鑒編纂的一個(gè)努力方向。

（6）嘗試按主題詞表編制年鑒索引。雖然這會(huì)涉及情報(bào)工作的專業(yè)性和年鑒出版的時(shí)間性，但已有年鑒社對(duì)此進(jìn)行嘗試，并取得一定成效。因此，如何更好地將主題詞表引入，也是有待專家學(xué)者們長(zhǎng)期研究的課題。

（7）創(chuàng)新。例如，嘗試實(shí)現(xiàn)年鑒索引的電子化（如《威海年鑒》）和網(wǎng)絡(luò)化，將便于讀者查檢、借閱相應(yīng)年鑒，提高年鑒的利用率。另外，隨著年鑒索引質(zhì)量的提高和細(xì)化，可嘗試針對(duì)不同年鑒的特點(diǎn)編制不同類型的索引。

［1］中國(guó)出版工作者協(xié)會(huì)年鑒工作委員會(huì)．部分在京年鑒座談會(huì)會(huì)議紀(jì)要 ［J］．年鑒通訊，2010（4）：2－4.

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