淺談辦公自動(dòng)化軟件在高校采購(gòu)管理中的應(yīng)用

曹雙河

北京印刷學(xué)院資產(chǎn)管理處 北京 102600

隨著教育投入的增加，高校儀器設(shè)備采購(gòu)任務(wù)量及項(xiàng)目管理信息量也在增大。在高校采購(gòu)管理工作中，每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目從申報(bào)、審批到執(zhí)行，要形成申報(bào)、批復(fù)、采購(gòu)立項(xiàng)、招標(biāo)需求、采購(gòu)合同等多種文檔。每個(gè)文檔分別包含技術(shù)參數(shù)、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、商務(wù)等數(shù)據(jù)信息，要求制作準(zhǔn)確、完整、統(tǒng)一。而這些文檔制作一般是根據(jù)規(guī)范化的模板修改成個(gè)性化的文檔，一方面要保持框架式的文檔結(jié)構(gòu)，另一方面又需要重復(fù)輸入多個(gè)同樣、關(guān)聯(lián)的信息，極易出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此急需探究建立系統(tǒng)的電子文檔管理模式及制作方法。

Microsoft Office是微軟公司為辦公自動(dòng)化而開發(fā)的應(yīng)用軟件，應(yīng)用該系列軟件可以進(jìn)行電子文檔處理、數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)、演示文稿制作、郵件接收發(fā)送等。隨著計(jì)算機(jī)操作能力和應(yīng)運(yùn)水平的提升，管理人員也開始在業(yè)務(wù)領(lǐng)域追求Microsoft Office的個(gè)性化應(yīng)用。Microsoft Office通過(guò)自己強(qiáng)大的功能平臺(tái)和自帶的“宏”等應(yīng)用程序開發(fā)模塊以及自帶的“VBA”應(yīng)用程序開發(fā)環(huán)境，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化電子辦公文檔的開發(fā)。在高校政府采購(gòu)項(xiàng)目管理中，嘗試?yán)肕icrosoft Office開發(fā)辦公自動(dòng)化軟件，大大提高了采購(gòu)項(xiàng)目管理效能和規(guī)范化程度。

1 Microsoft Office在采購(gòu)管理中的個(gè)性化應(yīng)用

1.1 Excel在采購(gòu)管理中的應(yīng)用

Excel具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)信息分析和管理功能，大量的公式函數(shù)可以選擇應(yīng)用，使用Excel可以執(zhí)行數(shù)據(jù)計(jì)算。分析信息并管理信息列表，使用Excel的各種自定義功能，充分挖掘Excel的功能，可使采購(gòu)人員實(shí)現(xiàn)個(gè)性化管理。通過(guò)綜合運(yùn)用各種Excel公式、函數(shù)解決復(fù)雜的數(shù)據(jù)管理問(wèn)題，運(yùn)用Excel對(duì)不同來(lái)源、不同類型的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，從而可以實(shí)現(xiàn)許多功能，給管理者帶來(lái)方便。

采購(gòu)信息管理中的選用并不完全是利用它強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息分析和管理能力，在此所強(qiáng)調(diào)的也并非如此，更多的是利用它列數(shù)量和數(shù)據(jù)處理能力的結(jié)合。Excel的一個(gè)工作表有256列，也就是2的8次方，在高校采購(gòu)項(xiàng)目的系列文檔中，文檔數(shù)量一般不超過(guò)256個(gè)，使用它可以將所有信息進(jìn)行“一條龍”式的整理收集，從而優(yōu)化采購(gòu)流程管理。

1.1.1 建立基礎(chǔ)表體，優(yōu)化采購(gòu)工作流程

在高校采購(gòu)管理工作中，雖然各高校均有各自的特點(diǎn)，每個(gè)管理人員的工作方法方式也有自己的特性，但是采購(gòu)工作本身有其共性。采購(gòu)項(xiàng)目通常要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目申報(bào)、接收批復(fù)、項(xiàng)目分析、細(xì)化需求、明確方式、政府采購(gòu)、簽署合同、驗(yàn)收支付等主要環(huán)節(jié)，不妨建立起以此為列內(nèi)容、以項(xiàng)目為行內(nèi)容的表體，以便收集整理采購(gòu)文檔并方便記錄采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程。表1列出了項(xiàng)目基本信息；表2列出了項(xiàng)目分解信息及采購(gòu)方式信息；表3列出了供貨方基本信息；表4列出了供貨及合同基礎(chǔ)信息；表5列出了采購(gòu)合同執(zhí)行信息；表6列出了項(xiàng)目基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)信息；而表7將以上各表匯總，形成了完整的項(xiàng)目執(zhí)行信息。

表1 項(xiàng)目基本信息(共8列)

表2 項(xiàng)目分解信息及采購(gòu)方式信息(共8列)

表3 供貨方基本信息(共6列)

表4 供貨及合同基礎(chǔ)信息(共8列)

表5 采購(gòu)合同執(zhí)行信息(共11列)

表6 項(xiàng)目基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)信息(共7列)

表7 政府采購(gòu)信息管理表(共47列)

1.1.2 細(xì)化表體內(nèi)容，充分利用軟件功能

各工作流程內(nèi)容是依據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行細(xì)化而來(lái)，所以在具體工作環(huán)境中可以依據(jù)自己的細(xì)節(jié)執(zhí)行方式進(jìn)行個(gè)性化修改。A1-47列中某些具體的表格可以充分利用Excel的功能，如在A2批復(fù)文本、A9分項(xiàng)內(nèi)容、A25合同文本相應(yīng)內(nèi)容中應(yīng)用Excel的鏈接功能將相應(yīng)的文本文件鏈接到工作電子表格中，使其隨見所得，鼠標(biāo)一點(diǎn)就可以進(jìn)入相應(yīng)的文檔中。另外，在此工作表中要利用好Excel的數(shù)據(jù)計(jì)算功能以核對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，如A6應(yīng)為每個(gè)項(xiàng)目中A10列的數(shù)據(jù)之和，A6應(yīng)為A23與A42之和，A23應(yīng)為A32與A38之和，A43與A44之和應(yīng)等于1，A29應(yīng)為A27與A28之和等，以充分利用軟件功能。

1.2 Word在采購(gòu)合同制作中的應(yīng)用

采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)模板文件長(zhǎng)達(dá)十余頁(yè)，如項(xiàng)目名稱、采購(gòu)機(jī)構(gòu)、招標(biāo)編號(hào)、貨物名稱、買方賣方、交貨時(shí)間、質(zhì)保期、采購(gòu)方式等(如圖1所示)，有十幾項(xiàng)信息需重復(fù)錄入修改，有些內(nèi)容甚至要修改三四次。為了避免重復(fù)性修改，也為了減少差錯(cuò)率，提高采購(gòu)合同電子文件制作的效率，可以充分利用Word中自帶的“宏”等應(yīng)用程序開發(fā)模塊以及自帶的“VBA”應(yīng)用程序開發(fā)環(huán)境，優(yōu)化采購(gòu)合同文檔結(jié)構(gòu)，每項(xiàng)信息只需要輸入一次，即可將相應(yīng)的內(nèi)容修改過(guò)來(lái)，同時(shí)將合同封面重新設(shè)計(jì)，形成一個(gè)可視化的操作界面，暗藏按鈕，一鍵“定天下”。圖1中：a政府采購(gòu)合同首頁(yè)“BIGC2011”即為上述功能性按鈕，是“定天下”的一鍵；b示例向各文本框輸入信息，點(diǎn)擊功能性按鈕即可將全文檔中重復(fù)出現(xiàn)該信息全部更改；c為更改后的合同文本，重復(fù)出現(xiàn)信息只需要增加文本框TextBox，再配套增加一句VB定義語(yǔ)句即可保證相同信息的一致性；d為對(duì)采購(gòu)合同首頁(yè)“BIGC2011”即CommandButton1，進(jìn)行功能性定義，當(dāng)點(diǎn)擊時(shí)輸入文本框的內(nèi)容定義為變量，同時(shí)此變量賦予此文檔中出現(xiàn)該內(nèi)容信息的其他文本標(biāo)簽。

圖1 采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)模板文件

2 結(jié)束語(yǔ)

在Microsoft Office軟件環(huán)境下，可以通過(guò)簡(jiǎn)單的個(gè)性化辦公自動(dòng)化應(yīng)用程序的開發(fā)，承擔(dān)起高校采購(gòu)項(xiàng)目信息管理的任務(wù)。其特點(diǎn)表現(xiàn)在幾個(gè)方面：Excel軟件所需建立的電子表格絕大多數(shù)可以根據(jù)現(xiàn)有的工作流程制作編寫，其表格內(nèi)的數(shù)據(jù)等信息，都可以自動(dòng)生成可視化界面，從而使數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及處理速度提高，管理工作效率也大大提高；在Microsoft Office中應(yīng)用“宏”進(jìn)行程序設(shè)計(jì)，程序編寫者具有熟練應(yīng)用Microsoft Office和基本的軟件編程思路就可以了，對(duì)編程的技術(shù)水平要求相對(duì)較低，一般管理人員可以根據(jù)工作需要，開發(fā)適合于自己的辦公自動(dòng)化應(yīng)用程序；利用“宏”與“VBA”開發(fā)的軟件程序直接與Microsoft Office辦公軟件相嵌套，程序運(yùn)行不需要第三方控件的參與。所以對(duì)辦公用計(jì)算機(jī)設(shè)備的配置要求不高，而軟件環(huán)境中只要安裝Microsoft Office就可以了。通過(guò)Microsoft Office系列軟件的協(xié)作，可將電子工作流程表格和相應(yīng)的文檔有效結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)建立完整的政府采購(gòu)項(xiàng)目信息管理平臺(tái)，達(dá)到事半功倍的理想效果。

[1]周琳.Office辦公實(shí)用教程(XP版)[M].西安:西安電子科技大學(xué)出版社,2002.

[2]張宏.Excel數(shù)據(jù)處理與分析[M].北京:電子工業(yè)出版社,2003.