研究生課題檔案管理工作初探

郭雅菲

中國醫(yī)學科學院藥物研究所

研究生課題檔案是指博士、碩士研究生在讀期間完成的課題項目的全部原始記錄。主要包括研究生畢業(yè)論文、發(fā)表論文及參與完成的專利、會議論文、參編論著、開題報告、畢業(yè)答辯報告及畢業(yè)論文底稿、實驗記錄、圖譜等原始資料。

研究生課題檔案管理是科研管理工作的重要部分。它作為科研工作中一項重要的基礎性工作，[1]是依附于一定的課題項目而形成的一整套檔案，且專業(yè)性強，[2]對同行業(yè)的科研人員項目選題有較高的參考價值。它真實地記載了實驗者在試驗過程中的思想、方法和經驗，凝結了實驗人員的創(chuàng)新智慧、實際操作中的寶貴經驗和在實踐中創(chuàng)造出的成果，具有較高的學術價值和實用價值。

做好研究生課題檔案管理工作，能夠更好地促進科研工作的開展與科技事業(yè)的發(fā)展。以下，筆者對研究生課題檔案的管理工作進行探討。

1 課題檔案的收集

在每年研究生入學時，本單位檔案室與研究生教育處配合，就科技檔案歸檔工作的重要性，對新入所的研究生進行宣傳教育，發(fā)放統(tǒng)一編制的實驗記錄本，同時對原始記錄本的記錄要求進行詳細講解，使研究生第一時間內就明確科技檔案歸檔的目的、記錄方法和記錄要求。

研究生畢業(yè)前，將在讀期間的課題檔案全部及時歸檔，由于科技檔案材料專業(yè)性強，為了使研究生參與整理檔案材料更完整準確、真實規(guī)范，我們將歸檔要求、范例等相關表格都掛在內部辦公網絡上，供研究生參考、下載、打印，并依照要求整理歸檔材料，同時要求畢業(yè)研究生和檔案管理人員共同參與課題檔案的整理歸檔工作。在完成所有檔案材料的歸檔工作后，檔案室出具已歸檔證明并蓋章認可，研究生教育處方可給予學生出具派遣證、畢業(yè)證、學位證等畢業(yè)相關證件。以此有效避免了課題檔案材料的流失。

2 課題檔案的整理

[3]課題檔案整理的目的在于客觀地反映各研究階段的全貌，做到便于利用又便于保管。

歸檔材料整理齊備后，需要先拿到檔案室，依照標準化的規(guī)定，檢查歸檔材料的格式、研究題目說明書及案卷考證表的填寫內容、歸檔材料是否齊全等。修改合格后，由導師和科室主任進行簽字確認。導師是最了解研究生在讀期間課題情況的，因此需要導師對研究生歸檔材料的完整性與原始記錄的真實性進行嚴格審核把關；而科室主任對本科室總體的課題情況比較了解，因此，研究生課題檔案歸檔前，也需要由科室主任予以簽字確認。最后由研究生對歸檔材料進行編頁及編寫檔案封皮的工作，檔案室人員對檔案進行裝訂成冊。

3 課題檔案的利用

檔案利用，是檔案利用者通過檔案檢索，了解檔案信息，滿足其應用需求的行為過程，也是檔案信息資源在經濟建設中發(fā)揮其潛在的利用價值并得以實現(xiàn)的過程。如何利用好研究生課題檔案，使寶貴的科研經驗有效的指導科研實踐活動，使其充分發(fā)揮應有的科學和經濟價值，是做好檔案利用管理的初衷。

在本單位，研究生課題檔案的利用率很高，每年可達到百余人次，涉及檔案300余卷，為保證借閱有序，制定了十分嚴謹的研究生課題檔案借閱流程。要求借閱人對所需要借閱的檔案寫出說明，交由原檔案所屬課題組的負責人簽字，如需要跨課題組借閱，還需要借閱課題組負責人簽字確認。這樣不僅可以保證研究生課題檔案借閱的安全保密性，還可以讓課題組負責人及時了解課題進展情況，以便對課題的開展作出進一步安排。

4 存在的問題

經過幾年的檔案管理工作，筆者在課題檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)了兩個方面的問題。

4.1 研究生方面：

對保持實驗記錄的原始性和完整性認識不足。部分研究生習慣將實驗過程記錄在自己的筆記本上，在畢業(yè)歸檔時謄抄到統(tǒng)一配發(fā)的實驗記錄本上，原始記錄過于簡單，內容縮減、篡改、過程記錄不全。還有通過參考電子數據推算結果的現(xiàn)象，這樣就失去了原始記錄的意義。另外，部分研究生在實驗記錄中，只是將計算機軟件中的結果數據打印后帖到實驗記錄本上，或者采用每天“一句話”的實驗記錄方式，這些現(xiàn)象使得實驗記錄沒有起到記錄事實、總結經驗的目的。

4.2 導師方面：

1）組織畢業(yè)生歸檔的主動性差。由于課題沒有結題或等待項目檢查等原因，將部分畢業(yè)生實驗記錄本暫留在課題組，但是結題或者檢查結束后，卻沒有將這部分實驗記錄主動歸檔。

2）存在避重就輕的心理。部分導師往往只是把畢業(yè)論文相關的實驗記錄本讓學生交檔案室歸檔，或者只歸檔無關緊要的實驗記錄，以應付學生畢業(yè)，這樣不僅造成大量原始記錄流失，而且還會造成日后的檔案利用率降低或死檔問題發(fā)生。

5 解決措施

對于研究生課題檔案的管理工作，我所制定了較為詳細的管理制度，研究生科技檔案的歸檔范圍、要求等都有相應規(guī)定。隨著各種歸檔問題的出現(xiàn)，管理制度在不斷完善，解決措施也相應出臺。

1）加大宣傳力度，盡量追回原始記錄。對于謄寫的記錄，檔案室能追回原始記錄的，要求將原始記錄材料一并歸檔。對于原始記錄已經丟失的，檔案室將無法核查歸檔，這種情況的存在，給研究生課題檔案歸檔的完整性造成一定影響，這是由于科研人員對科技檔案歸檔工作的認識不夠，對檔案管理工作不了解。檔案管理人員應該打破封閉的工作狀態(tài)，積極宣傳檔案收集、管理工作的重要性，體現(xiàn)檔案工作的價值，以取得導師對檔案工作的支持，從而對研究生的檔案管理工作進行雙重管理，以保證檔案材料的完整準確以及確保歸檔工作的順利進行。

2）廣泛了解科研動向，盡量減少檔案遺漏。檔案室在核查每年的結題項目時，對于核查時發(fā)現(xiàn)的或者學生主動詢問的結題項目檔案，檔案室均已及時讓學生寫說明，經導師簽字確認，情況屬實后辦理歸檔手續(xù)，未發(fā)現(xiàn)部分就有可能成為遺漏。因此，為了盡可能的收集完整科技檔案資料，不僅要科研人員提高歸檔意識，檔案管理人員還要主動關心科研項目，了解項目進展情況，最大可能的為科研工作提供資料信息支持。

經過從導師到室主任的層層把關、檔案室與研究生教育處的密切配合，以及嚴格管理，確保了研究生課題檔案收集的完整性。研究生課題檔案在科研工作中形成了巨大財富，也是進一步加快產、學、研的巨大動力。因此，做好研究生課題檔案管理工作是一項必須長期抓緊的工作。

致謝

感謝中國醫(yī)學科學院藥物研究所科研基礎部部長葉仙蓉老師在修改這篇文章時給予的大量幫助。

[1]侯麗麗.淺析高校科研課題檔案的特點及管理.云南檔案，2008，11：49-50

[2]梁守英.高校學位論文的歸檔管理與開發(fā)利用.浙江檔案. 2004，12：30-31

[3]朱紅.研究生課題檔案管理工作之我見.檔案學研究，2002，5：35，40

[4]李鶴飛.我國科技檔案管理中存在的問題. 中國科技博覽. 2011，23：236