“辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)”在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中的實(shí)施

李燁

(嘉興市聯(lián)合污水處理有限責(zé)任公司 浙江嘉興 314500)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)管理的原始方式和經(jīng)驗(yàn)管理模式的弊端和缺點(diǎn)也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。傳統(tǒng)的企業(yè)管理方式，主要是通過(guò)表格、文本等紙質(zhì)的手工操作，后續(xù)的統(tǒng)計(jì)和核實(shí)的步驟也是采用人工方式。當(dāng)數(shù)據(jù)信息較大時(shí)，采用人工方式，不僅會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失和不易查找，而且后期修改，資料的查找也十分困難，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率也十分低。辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)將現(xiàn)代化和企業(yè)信息系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，同時(shí)加強(qiáng)辦公方式的制度化和規(guī)范化，對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行分層管理，有利于企業(yè)共享和交流信息，高效率地開(kāi)展工作。近年來(lái)，隨著相應(yīng)軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí)，其大大促進(jìn)了辦公的效率，很多企業(yè)也逐漸把它當(dāng)作增強(qiáng)企業(yè)管理競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)施行政管理的一種方式。

1 辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的發(fā)展過(guò)程

辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)最初階段是以處理結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)為主要任務(wù)，依靠關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，日常的辦公事務(wù)也開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)，基本實(shí)現(xiàn)了文件和檔案的管理。但是，缺少相應(yīng)的溝通協(xié)作和文件資料的綜合處理。隨著技術(shù)的發(fā)展和需求，企業(yè)需要能夠跨地域、節(jié)約時(shí)間的系統(tǒng)，主要能夠?qū)崿F(xiàn)電子郵件、文件管理、實(shí)時(shí)協(xié)作等功能，完成會(huì)議管理、流程審批等任務(wù)，提高企業(yè)管理的運(yùn)營(yíng)效率。經(jīng)過(guò)近幾年的發(fā)展，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)相應(yīng)的軟件已經(jīng)發(fā)展的比較成熟，逐步擴(kuò)大延伸到企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)，打破了先前的行政化辦公信息服務(wù)的局限，有效地整合了各部門的資源，提供了高效的工作平臺(tái)。

辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)是一門先進(jìn)的綜合性技術(shù)，它通過(guò)自身完整的安全性控制功能，不斷增強(qiáng)其在企業(yè)管理中的應(yīng)用。先進(jìn)的軟件系統(tǒng)能夠保證企業(yè)正常的電子郵件的收發(fā)，復(fù)合文檔的存儲(chǔ)，公文的審批流轉(zhuǎn)，日常會(huì)議的管理和信息通信與服務(wù)等等。隨著相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，客戶更加關(guān)注的是該系統(tǒng)如何方便快捷地實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)部人員之間交流和寫(xiě)作，以及各種資源的整合和同步協(xié)作。同時(shí)，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的應(yīng)用程度也反映了現(xiàn)代企業(yè)管理水平的標(biāo)志。

2 辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的作用

一方面，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是企業(yè)信息化的必備條件。企業(yè)通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，發(fā)揮收集整理和分析信息的優(yōu)勢(shì)，使得企業(yè)迅速和全面把握生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等信息，并對(duì)信息進(jìn)行整理分析，并充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的協(xié)同作用，有助于企業(yè)管理層迅速做出決策，以保證企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于主動(dòng)的地位。

另一方面，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更好地滿足企業(yè)多層次的需求。對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能滿足其迅捷決策的需求，對(duì)企業(yè)中層領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能滿足其對(duì)信息管理的需求，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能滿足其有效處理業(yè)務(wù)的需求。由此看來(lái)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)，如同神經(jīng)系統(tǒng)一般，發(fā)揮著不可替代的作用。

3 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用措施

目前，很多企業(yè)和公司都采用了相應(yīng)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，北方聯(lián)合電力有限責(zé)任公司包頭第三熱電廠，采用了強(qiáng)大的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，分為：個(gè)人郵件、公共信息系統(tǒng)、個(gè)人事務(wù)管理、綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公信息系統(tǒng)、系統(tǒng)管理等模塊，將繁雜的數(shù)據(jù)信息簡(jiǎn)單化處理，得到了很好的應(yīng)用效果。但也存在系統(tǒng)維護(hù)困難、報(bào)文顯示錯(cuò)誤和軟件融合困難等一些缺陷。

針對(duì)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀，增強(qiáng)其實(shí)施的主要措施有：1）加強(qiáng)管理層人員對(duì)于辦公自動(dòng)化管理概念內(nèi)涵的認(rèn)識(shí)和理解，強(qiáng)化員工的培訓(xùn)，確保員工能夠適應(yīng)辦公自動(dòng)化的相應(yīng)管理制度，增強(qiáng)該系統(tǒng)的實(shí)用性；2）重點(diǎn)強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部部門之間的協(xié)同工作，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為切實(shí)有效的辦公手段；3）強(qiáng)化企業(yè)管理制度，規(guī)范辦公行為。建立軟件系統(tǒng)運(yùn)行和維護(hù)制度，界定各類信息發(fā)布模塊，明確自動(dòng)化系統(tǒng)管理責(zé)任劃分以及工作各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)等。

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