淺議中小型圖書館過刊的管理與利用

周一苗

(上海電力學(xué)院圖書館 上海 200090)

“過刊”，是指“過期期刊”，是指上一年度的期刊經(jīng)過一年的閱覽之后，下架裝訂成冊(cè)，重新分類編目，以合訂本形式出現(xiàn)的期刊。簡(jiǎn)言之，即是當(dāng)年以前的期刊。但是，過刊不等于內(nèi)容已過時(shí)，過刊文獻(xiàn)的利用價(jià)值并不隨著時(shí)間變遷而很快消失，它仍然是教學(xué)科研中不可缺少的重要情報(bào)源之一。隨著電子期刊數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)入各大高校圖書館之后，利用網(wǎng)絡(luò)下載和閱讀的數(shù)字圖書館已經(jīng)成為人們查閱文獻(xiàn)的主流，電子期刊以其快速便捷的檢索功能、海量的文獻(xiàn)資源內(nèi)容而越來越受到讀者的歡迎，這使得紙質(zhì)過刊的重要性被進(jìn)一步忽視和低估。針對(duì)現(xiàn)在高校過刊利用率低的現(xiàn)狀，特別是相較綜合性高校圖書館，中小型圖書館數(shù)字資源和圖書資源相對(duì)不足的情況下，上海電力學(xué)院楊浦校區(qū)圖書館采取了多種創(chuàng)新模式，來促進(jìn)過刊的流動(dòng)與利用，避免過刊資源的浪費(fèi)。

1 過刊管理和利用的幾種做法

1．1 結(jié)合實(shí)際，提供文藝過刊外借服務(wù)

期刊外借必須有一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，如對(duì)過刊進(jìn)行分類、編目、加貼條形碼等。上海電力學(xué)院圖書館從2001年起，開始建期刊回溯數(shù)據(jù)庫(kù)，截至2012年6月，共有過刊3090種，6．0796萬(wàn)冊(cè)。在建庫(kù)過程中，每?jī)?cè)期刊合訂本都貼有條形碼，即館藏的流水號(hào)。與圖書一樣，期刊合訂本是作為圖書處理的，檢索點(diǎn)有刊名、分類號(hào)、ISSN、CN、出版者、郵發(fā)代號(hào)等。期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，為期刊的計(jì)算機(jī)管理提供了方便，為外借創(chuàng)造了條件。鑒于文藝性過刊時(shí)效性較低，內(nèi)容較大眾化的特點(diǎn)，上海電力學(xué)院楊浦校區(qū)圖書館開展了文藝過刊外借服務(wù)。文藝過刊的外借，不但有效地提高了過刊的利用率，而且還從一定程度上彌補(bǔ)了我館作為偏理工中小型圖書館，與綜合性高校的大型圖書館相比，文藝類書籍?dāng)?shù)量相對(duì)偏少的不足，為讀者借閱提供了便利。

1．2 認(rèn)真調(diào)研，科學(xué)安排過刊裝訂時(shí)間

目前，雖然各大高校圖書館實(shí)現(xiàn)了館藏資源的網(wǎng)絡(luò)化，擁有眾多數(shù)字資源。但網(wǎng)絡(luò)資源浩瀚繁雜，任何人都不可能下載某個(gè)學(xué)科或某個(gè)刊物的所有內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)性閱讀。很多師生還是愿意閱讀期刊來了解研究熱點(diǎn)和動(dòng)態(tài)。裝訂期刊需要1～2個(gè)月的時(shí)間，如果碰到外出裝訂業(yè)務(wù)繁忙，滯留時(shí)間可能會(huì)更長(zhǎng)。而這個(gè)時(shí)間一般是第二年初，正是畢業(yè)生撰寫論文之際，他們往往需要查閱最近的過刊資料，是學(xué)生利用期刊文獻(xiàn)最多的時(shí)候，如果過刊裝訂長(zhǎng)時(shí)間的滯留，給讀者帶來極大的不便。

上海電力學(xué)院圖書館作為中小型圖書館，根據(jù)這一實(shí)際情況，將館內(nèi)期刊分兩批進(jìn)行下架裝訂。首先，于每年下半年年末(即該學(xué)年第一學(xué)期結(jié)束后)將文藝類期刊下架裝訂(主要集中于A大類到K大類的雜志，包括文科類學(xué)術(shù)期刊)。針對(duì)我校的專業(yè)設(shè)置實(shí)際情況及校區(qū)分布，楊浦校區(qū)的學(xué)生基本都為理工科類學(xué)生，因此不保留文科類學(xué)術(shù)期刊。其次，根據(jù)畢業(yè)班學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)及論文寫作的答辯時(shí)間，在使用的高峰期過去后，于上半年學(xué)期末(即該學(xué)年第二學(xué)期結(jié)束，畢業(yè)生完成畢業(yè)答辯之后)，對(duì)剩余的理工科學(xué)術(shù)期刊與外文期刊下架、整理、裝訂，從而有效地解決了這一問題。為了驗(yàn)證我們做法是否科學(xué)合理，我們針對(duì)期刊閱覽室工作進(jìn)行了長(zhǎng)期的實(shí)踐統(tǒng)計(jì)工作，上述裝訂時(shí)間內(nèi)借閱人數(shù)確實(shí)較少，即使有個(gè)別用戶也可以在不影響裝訂工作的情況下做特殊處理。為了提高期刊的利用率，我館根據(jù)文獻(xiàn)利用的高峰大都在其出版一到兩年內(nèi)的普遍規(guī)律，在下架后及時(shí)裝訂、上架，不僅提高了中外文期刊的利用率，還方便了讀者查詢、閱讀。

1．3 設(shè)立過刊閱覽室，提供開架閱覽服務(wù)

一直以來，高校圖書館都存在著“重藏輕用”的現(xiàn)象。對(duì)于過刊來說，由于大都沒有復(fù)本，所以多數(shù)圖書館都是采取閉架管理模式，以至于大量的過刊無人問津，淪為“擺設(shè)”。特別是對(duì)于某些學(xué)科的期刊而言，更是錯(cuò)過了期刊利用的最佳時(shí)效。因?yàn)檫^刊在一定時(shí)間內(nèi)(1－5年)為最佳時(shí)效期，對(duì)師生仍具有較強(qiáng)的可讀性和較大的參考利用價(jià)值。上海電力學(xué)院楊浦校區(qū)圖書館從實(shí)際情況出發(fā)，在報(bào)刊閱覽室之外，又設(shè)置了過刊閱覽室，用以存放最近3－5年的中外文學(xué)術(shù)期刊，提供開架閱覽及復(fù)印服務(wù)。過刊管理人員解答讀者在找尋過刊中碰到的問題。此舉大大方便了師生快速查找近幾年本學(xué)科內(nèi)的重要期刊，了解近幾年的研究熱點(diǎn)，避免了過刊資源的浪費(fèi)。

1．4 排架明晰，制定最佳過刊排序方法

有些實(shí)行開架閱覽的過刊閱覽室，仍然沿用過去的過刊按刊名拼音首字母順序，或先按年代排序再按過刊刊名拼音首字母順序排放過刊合訂本。隨著人文社科期刊數(shù)種類量不斷增加，舊的過刊管理方法則顯得力不從心。舊的過刊排架方法雖方便過刊管理者快速查找過刊合訂本，但按期刊名順序名排架打亂了同學(xué)科不同期刊之間的內(nèi)在聯(lián)系，使得讀者很難查找所需的過刊。因此如果過刊開架閱覽仍然沿用舊的排架方式，給讀者閱覽過刊帶來極大不便。讀者進(jìn)入開架過刊書庫(kù)找不到自己需要的過刊，依然需要過刊書庫(kù)的管理人員代為提取，這無疑給過刊管理人員增加了工作負(fù)擔(dān)。

上述問題的出現(xiàn)，突顯了那種以期刊名順序排架的管理制度已不適應(yīng)讀者的需求。因此，我館采用了以分類排架為主，年代排架為輔的過刊排序方法。比如以《電子電子技術(shù)》為例，其分類號(hào)為TM/4，因此首先將其按照中圖法分類按順序排在TM大類;其次，再按照過刊的年代和條碼號(hào)，將《電力電子技術(shù)》進(jìn)行細(xì)排序。同時(shí)，在過刊閱覽室書架兩側(cè)，都有大類指南，標(biāo)明該架位所陳列過刊的大類與架位號(hào)，以便于用戶查找。特別是我館剛引進(jìn)的RFID圖書智能定位系統(tǒng)，對(duì)于開架閱覽的過刊也進(jìn)行了定位處理。這樣用戶可以直接通過電腦系統(tǒng)查詢，就可以知曉所查找期刊的層位信息，大大方便了過刊查找，如下圖所示。

以分類檢索為查找手段，按過刊之間內(nèi)在聯(lián)系分類排架，開架閱覽方便讀者自由取刊的過刊管理制度，方便了用戶的查找，較好地解決了原有制度與用戶實(shí)際需求之間的矛盾，可大大提高過刊的流通利用率。

2 過刊利用的發(fā)展方向

2．1 完善過刊外借服務(wù)

過刊利用，不能僅僅停留于開架閱覽這一步，應(yīng)堅(jiān)持“讀者至上”的人本管理思想，堅(jiān)持“藏用結(jié)合”，讓過刊為更多的師生所用。圖書館應(yīng)加大對(duì)過刊資源的宣傳，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)上不能下載全文和信息不全的文獻(xiàn)，可以提倡到過刊閱覽室查閱。上海電力學(xué)院楊浦校區(qū)圖書館現(xiàn)有的過刊閱覽室中的過刊，已具備自動(dòng)借閱的全部技術(shù)條件。因此可在此基礎(chǔ)上，先提供近幾年過刊自動(dòng)借閱服務(wù)，在原有的文藝刊可以外借的基礎(chǔ)上，繼續(xù)實(shí)行其他學(xué)術(shù)性專業(yè)刊的外借服務(wù)。圖書館還應(yīng)加大宣傳過刊外借新制度，幫助讀者更好地利用過刊資源，了解過刊的重要性，從而愿意借閱過刊，避免使過刊成為“擺設(shè)”，加快過刊資源的信息流通，提高過刊資源的利用率。另一方面，過刊管理人員也需更加熟悉過刊書庫(kù)的館藏情況和館藏過刊的特點(diǎn)與規(guī)律，充分利用多種資源，對(duì)于讀者歸還的過刊，做到迅速歸架，方便讀者取用，從而更好地為讀者提供服務(wù)。

2．2 更新服務(wù)觀念并提高館員素質(zhì)

館員的素質(zhì)高低直接影響著圖書館的發(fā)展，提升館員的素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量，是圖書館管理方面的一個(gè)重大問題。作為過刊管理人員，不但應(yīng)該掌握原有的過刊管理方式，為讀者主動(dòng)提供服務(wù);還應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，更新專業(yè)知識(shí)，提高信息素養(yǎng)，重構(gòu)知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，從過去的過刊“保管員”、“服務(wù)員”轉(zhuǎn)型成為“過刊信息導(dǎo)航者”、“過刊知識(shí)管理專家”［4］。以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以用戶為中心，利用數(shù)字手段，進(jìn)一步挖掘過刊文獻(xiàn)價(jià)值，做好過刊文獻(xiàn)的開發(fā)利用工作，才能更好地引導(dǎo)讀者利用過刊文獻(xiàn)。

2．3 加強(qiáng)過刊資源的開發(fā)利用

隨著時(shí)間的流逝，高校圖書館過刊的館藏量在逐年增加，這就給過刊的保存及讀者的檢索帶來不便。對(duì)過刊資源做深層次開發(fā)，引導(dǎo)讀者利用過刊文獻(xiàn)，建立過刊數(shù)據(jù)庫(kù)等，就可以很大程度上解決這一問題。

圖書館應(yīng)著眼于學(xué)校的專業(yè)設(shè)置與發(fā)展，根據(jù)教師的科研課題和學(xué)生撰寫論文的需要，在現(xiàn)有的館藏基礎(chǔ)和技術(shù)條件下，對(duì)過刊進(jìn)行二次文獻(xiàn)加工，為師生提供各種參考性過刊書目、文摘、索引等，如《專業(yè)文獻(xiàn)題錄》、《科研參考文獻(xiàn)索引》、《學(xué)生畢業(yè)論文參考文獻(xiàn)索引》等，主動(dòng)為讀者提供服務(wù)，以提高過刊資源利用率。鑒于上海電力學(xué)院楊浦校區(qū)的本科生和研究生的專業(yè)設(shè)置主要為能源與環(huán)境工程學(xué)院和電力工程與自動(dòng)化學(xué)院，多為大三大四的學(xué)生以及研究生。如果加強(qiáng)對(duì)這方面專業(yè)性過刊資源的開發(fā)利用，實(shí)際上也是特色性過刊資源開發(fā)的過程。通過建立過刊數(shù)據(jù)庫(kù)，力求將上海電力學(xué)院圖書館在電力、動(dòng)力、環(huán)境、信息與控制等學(xué)科收藏的文獻(xiàn)資源，建成長(zhǎng)三角地區(qū)的過刊資源庫(kù)，通過與其他圖書館的聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)共建、共知和共享，進(jìn)一步提高過刊的利用率。這樣不但能更好地為本校師生提供利用，還能為社會(huì)提供服務(wù)，為學(xué)校優(yōu)勢(shì)專業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)大的文獻(xiàn)資源后盾。

3 結(jié)語(yǔ)

在眾多的信息資源中，期刊是最主要的信息源之一。而過刊在文獻(xiàn)信息的交流環(huán)節(jié)中又發(fā)揮著很大的作用，是人們進(jìn)行科學(xué)研究不可缺少的參考工具。過刊工作的發(fā)展完善需要在為讀者服務(wù)的過程中，利用創(chuàng)新思維，用發(fā)展的眼光發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，積累經(jīng)驗(yàn)，提高過刊利用率，使過刊“動(dòng)”起來，從而更好地為讀者提供服務(wù)。

1 徐昱東．重談圖書館過刊需開架閱覽［J］．學(xué)理論，2011，(16):138－139

2 王燕平．高校圖書館過刊利用率低原因分析及對(duì)策［J］．科技咨詢導(dǎo)報(bào)，2007，(28):254 －256

3 陳興瑞，關(guān)銳，姚振坤．淺談高校圖書館中外文過刊裝訂工作［J］．科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011，21(5):75 －76

4 陳中蘭．論數(shù)字化時(shí)代的圖書館員［J］．情報(bào)科學(xué)，2003，21(2):136－137