關于醫(yī)院檔案實行計算機管理的探討

摘 要：醫(yī)院檔案工作已由過去管理單一的文書檔案逐漸發(fā)展到今天的多門類的綜合檔案，檔案載體也從以紙質為主體向多種形式載體發(fā)展，特別是近幾年來電子病歷、影像資料等電子文檔的發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理提出了更高的要求。因此，尋求醫(yī)院檔案的計算機管理已成為醫(yī)院檔案工作迫切解決的現(xiàn)實問題。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；計算機管理；檔案

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）10-0206-02

一、醫(yī)院檔案實行計算機管理的必要性

1.利用計算機管理檔案可以幫助檔案管理人員整理、組卷、編制各種目錄，可以在避免差錯的同時又減少工作量，其速度與效果是人工所無法相比的。同時利用計算機管理檔案保存時間長，分辨高，不失真，成本低，并且存貯量大，可以縮小檔案的保存空間。

2.可進行檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，提供計算機目錄檢索，改變單純手工檢索低效，受人為因素影響大的狀態(tài)，只要將查找文件的有關主題詞輸入計算機，就能很快得出結果。大多數(shù)室藏檔案都是按問題立卷的，所以在主題檢索時，再設職能部門名稱加以限制，這樣檢索速度將大大提高，從而提高了管理人員和利用者以及各部門的工作效率和質量。

3.可以進行檔案的統(tǒng)計，既避免了手工計數(shù)可能出現(xiàn)的失誤，又節(jié)省了人工統(tǒng)計所用的時間。管理人員需要的各類統(tǒng)計數(shù)字，都將在得到一個指令后迅速、準確地顯示出來，不僅便于管理檔案，而且還為提供分析預測建立了良好的基礎。

4.檔案借閱實行計算機管理，查找方便靈活，直觀性強。系統(tǒng)采用菜單形式，把借閱人、借閱單位和檔案編號輸入計算機，靈活配組輸入可即刻得到結果。當借閱的檔案到期未還，也無須檔案管理人員逐頁核對和填寫催還單，只要通過計算機便可打印出催還單，節(jié)省了利用者和管理人員的時間，方便了管理。

5.對原件反復調閱，直接利用，時間長久，極易使檔案原件遭到破壞，利用計算機管理檔案，減少了調閱原始檔案的頻率，無須直接接觸原件，避免檔案損傷，有利于對檔案的保護，延長了檔案的壽命。

6.利用計算機可進行聯(lián)網(wǎng)管理，可打破時空界限，擴大檔案的利用范圍，提高檔案信息資源的利用率，實現(xiàn)了信息共享。

7.檔案計算機管理加強了文件的保密性和安全性，使信息傳送渠道更加安全可靠，避免了文件丟失和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

二、醫(yī)院實現(xiàn)計算機管理檔案存在的問題

盡管實行檔案管理計算機化有如上所述的許多優(yōu)勢，但是實行檔案管理計算機化仍存在著不少困難和問題，必須加以克服和解決。

1.檔案管理人員對應用計算機管理檔案的認識不足，缺乏明確的目標。一些醫(yī)療單位對應用計算機管理檔案要達到什么目的，能解決什么問題還不很清楚，而只是流于一種形式，未意識到傳統(tǒng)的管理模式亟待改革。

2.人員素質不能滿足需要。檔案實行計算機管理，需要工作人員具備相應的計算機知識，然而目前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員隊伍大部分是非專業(yè)人員和兼職人員，能熟練使用微機的不多，即使學過一些計算機基礎知識對計算機技術的掌握又缺乏深度，需提高檔案管理人員素質。

3.醫(yī)院實行計算機管理檔案，難度較大，面臨許多技術難題。計算機管理檔案是信息社會的產(chǎn)物，它與以前的紙質文件有著本質的不同，如歸檔范圍僅從載體材料來分就包括磁帶、軟磁盤、光盤，文件種類包括數(shù)據(jù)庫文件、字處理文件、表格文件、圖像文件、聲像文件等等，因此，實行計算機管理難度較大，缺乏統(tǒng)一協(xié)調的具體管理辦法和措施，影響計算機管理檔案的廣泛應用。

4.檔案管理計算機軟件實際應用面不廣，水平不高。目前，實際工作中所用軟件功能比較單一，僅局限于檔案的編目和檢索，有許多工作還得靠手工來完成，不僅不能提高工作效率，反而在某種程度上造成人力、物力的浪費。

5.計算機管理的技術保護難度大。計算機管理檔案的載體一般是以磁性介質為主，相對于傳統(tǒng)的文件載體紙張而言，對存放環(huán)境的要求比較高，且磁性介質本身壽命較短，性能不穩(wěn)定，耐久性差，這給文件的技術保護提出了更高的要求，文件的耐久性成為新的問題。同時，還有許多的安全隱患，如計算機病毒、黑客入侵、計算機硬軟件故障等等。

三、實現(xiàn)醫(yī)院檔案計算機管理的途徑

1.樹立新的檔案信息管理理念。目前，大量非紙質材料將成為檔案管理的主要對象，磁盤、光盤、聲像材料等新型載體檔案的保管利用，則要求必須有科學的方法。在新形勢下，不采用先進的現(xiàn)代化技術設備和管理手段進行整理和保管，很難適應快速高效的工作環(huán)境和檔案管理現(xiàn)代化的要求。如果檔案管理人員的思想仍停留在檔案的收、管、藏的落后水平上，滿足于不丟不損狀態(tài)中，勢必滿足不了社會對檔案信息的需求，因此檔案管理人員必須更新檔案管理理念和管理方式，樹立新時期醫(yī)院檔案信息管理的現(xiàn)代化理念，認識到檔案管理計算機化是醫(yī)院檔案發(fā)展的必由之路。

2.建設一支素質優(yōu)良的專業(yè)隊伍。實現(xiàn)醫(yī)院檔案計算機管理必須有一支具有檔案專業(yè)知識和較強計算機應用能力的隊伍，即掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識與新時期計算硬軟件信息管理知識相結合。不懂檔案管理的基礎知識就無法理解計算機管理檔案長期保存的必要性和重要性，就不可能采取一切必要的技術和措施管理和保存好電子檔案；不懂計算機軟硬件技術就無法對文件形成歸檔及歸檔后形成的檔案進行有效管理。醫(yī)院可以通過參觀、培訓、學習、考核等方式和手段循序漸進地培養(yǎng)一支擁有新知識體系的素質優(yōu)良的檔案專業(yè)隊伍。同時檔案管理人員也應積極進取，不斷加強自身學習，努力掌握現(xiàn)代化知識，提高業(yè)務能力，成為新型的檔案管理復合型人才。

3.提供醫(yī)院計算機管理檔案良好的外部環(huán)境。醫(yī)院檔案信息管理應配備計算機，這是基本硬件條件，同時要根據(jù)工作實際情況在計算機軟件開發(fā)上加大投入，使計算機功能的開發(fā)以及檔案軟件的制作適應檔案工作發(fā)展的需要，以達到檔案信息資源的有效開發(fā)，只有這樣才能真正意義上實現(xiàn)檔案管理計算機化。

4.加強檔案業(yè)務規(guī)范建設。檔案管理人員應加強基礎標準工作和配套工作，如案卷質量、歸檔要求、歸類要求等等，使檔案從立卷到歸檔等一系列工作有序可循，才能保證標準化工作的順利進行。如果檔案不完整、不準確，即便是計算機管理檔案的軟件實現(xiàn)的功能很全面，計算機管理檔案的水平也難以提高。因此醫(yī)院檔案管理人員應當嚴格依照國家標準，根據(jù)本單位具體情況制定標準實施細則，并積極組織實施標準和開展監(jiān)督，確保檔案基礎工作標準化落到實處。同時要注意歸檔后的保管工作。檔案管理人員在日常管理中注意做好檢測、復制等操作過程的記錄，庫存電子文件要及時做好同步更新復制工作，保證信息讀得出，用得上。

5.建立網(wǎng)絡安全思維意識，做好安全防范工作。采取殺毒軟件技術、防火墻技術、文件加密、加強拷貝管理，不從盜版光盤、小網(wǎng)站等不可靠的渠道上安裝和下載軟件等多種技術手段防范風險，建立嚴密的網(wǎng)絡安全防范措施，維護醫(yī)院檔案信息安全。