淺談施工企業(yè)物資管理的內(nèi)部控制檢查

摘 要：物資管理是施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要組成部分，直接影響著施工企業(yè)的工程成本、工程質(zhì)量和經(jīng)濟效益，與企業(yè)生存發(fā)展有著密切的關系，也是加強反腐倡廉、促進企業(yè)廉政建設的重要內(nèi)容。加強施工企業(yè)物資管理流程的內(nèi)部控制檢查，有利于規(guī)范物資管理，揭露制度缺陷和管理漏洞，是降低工程成本、促進節(jié)約、提高經(jīng)濟效益的重要手段。

關鍵詞：施工企業(yè)；物資管理流程；內(nèi)控檢查

中圖分類號：F275.2 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）10-0105-03

物資管理是施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的關鍵環(huán)節(jié)之一，是最容易出漏洞、也是最容易出現(xiàn)舞弊的環(huán)節(jié)，如果不嚴格加以控制，則會出現(xiàn)物資采購價格虛高、物資質(zhì)量低劣甚至嚴重影響工程質(zhì)量、損失浪費等問題，勢必會增加施工成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益。在物資管理流程的主要環(huán)節(jié)實施內(nèi)部控制檢查是提高物資采購效率，降低物資使用成本，改善物資管理質(zhì)量，防止舞弊行為的發(fā)生，維護企業(yè)合法權益，促進企業(yè)提高經(jīng)濟效益的一種有效管理手段。

內(nèi)部控制是受企業(yè)董事會、管理層和其他職員共同作用，為實現(xiàn)經(jīng)營效果性和效率性、財務報告的可靠性以及對適用的法律、法規(guī)的遵循性等目標提供合理保證的一個過程。其核心內(nèi)容包括：控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控等。內(nèi)部控制檢查人員應通過審閱資料、咨詢技術專家、進行分析性復核、現(xiàn)場觀察物資管理流程、詢問等方法，研究與物資管理流程相關的背景資料，初步評價重要性和審計風險，制定適合施工企業(yè)實際情況的物資管理控制計劃和控制方案，實施內(nèi)部控制工作，出具內(nèi)控檢查報告，提出改進和完善企業(yè)物資管理的意見和建議，發(fā)揮內(nèi)部控制在企業(yè)加強內(nèi)部管理中的積極作用。

一、調(diào)查了解與物資管理有關的內(nèi)部控制并進行初步評價

檢查人員通過對企業(yè)物資管理有關人的調(diào)查了解可以初步了解相關人員對內(nèi)部控制環(huán)境的理解、對待風險管理的態(tài)度、對控制活動的可信性、對信息溝通的適當性、對監(jiān)督的有效制約性等。施工企業(yè)物資管理內(nèi)部控制調(diào)查包括兩個方面，一是對管理機構設置和管理制度設計的調(diào)查。調(diào)查了解企業(yè)在物資管理方面的機構設置、內(nèi)部控制制度設計是否健全、合理。二是對管理制度執(zhí)行情況的調(diào)查。調(diào)查了解可以通過談話、查閱會議記錄、詢問等方法。調(diào)查了解物資管理內(nèi)部控制并進行初步評價主要從以下五個方面進行。

1.對控制環(huán)境的調(diào)查與評價?？刂骗h(huán)境包括治理職能和管理職能，以及治理層和管理層對內(nèi)部控制及其重要性的態(tài)度、認識和措施，良好的控制環(huán)境是實施有效內(nèi)部控制的基礎。通過對企業(yè)管理人員思想觀念、管理制度設計理念的調(diào)查了解，檢查人員可以將控制環(huán)境對企業(yè)物資管理內(nèi)部控制的影響作出初步評價。

2.對風險管理的調(diào)查與評價。風險管理包括風險識別、風險評估和風險應對策略。檢查人員應獨立對企業(yè)風險管理機制和企業(yè)管理層對待風險管理的態(tài)度進行評價，以確定企業(yè)是否能夠?qū)L險控制在可以接受范圍之內(nèi)。

3.對控制活動的調(diào)查與評價?？刂苹顒邮歉鶕?jù)風險評估結果，采用相應的控制措施，將風險控制在可承受范圍之內(nèi)，包括與授權、業(yè)績評價、信息處理、實物控制和職責分離等相關的活動。檢查人員可以通過調(diào)查了解并對控制活動的可信程度進行初步評價。

4.對信息與溝通的調(diào)查與評價。信息與溝通要及時、準確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關的信息，確保信息在相關部門之間進行有效溝通。檢查人員通過對物資管理信息獲取與處理過程的調(diào)查了解，可以評價企業(yè)信息與溝通內(nèi)部控制的適當性。

5.對內(nèi)部監(jiān)督的調(diào)查與評價。內(nèi)部監(jiān)督是對內(nèi)部控制建立與實施情況進行監(jiān)督檢查，以評價內(nèi)部控制的有效性。通過對物資管理制度有無相關的監(jiān)督規(guī)定、監(jiān)督過程是否能保證有效制約、監(jiān)督結果是否能落實責任追究的調(diào)查了解，檢查人員可以對監(jiān)督要素進行初步評價。

檢查人員通過對物資管理內(nèi)部控制情況的調(diào)查了解，可以判斷現(xiàn)有控制程序的控制點和控制環(huán)節(jié)能否足以發(fā)現(xiàn)、防止和糾正施工企業(yè)在物資管理過程中所存在的風險，在此基礎上對企業(yè)物資管理內(nèi)部控制制度的健全性和所制定的內(nèi)部控制程序是否得以有效執(zhí)行進行初步評價。

二、在初步評價的基礎上，實施物資管理流程內(nèi)部檢查的控制測試

有些企業(yè)在形式上看管理制度健全，但實際上并沒有認真執(zhí)行，制度形同虛設。因此應當在初步評價的基礎上對企業(yè)物資管理內(nèi)部控制情況進行控制測試，從而證實內(nèi)部控制制度的實際執(zhí)行程度，確認內(nèi)部控制制度是否發(fā)揮了預期作用。實施控制測試可以結合企業(yè)物資管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動從以下五個方面進行。

1.采購計劃管理的控制測試。采購計劃是物資管理的關鍵程序，通過檢查企業(yè)在采購申請、批準訂購、編制采購計劃等控制環(huán)節(jié)的業(yè)務活動，使控制測試的結果能為進一步信賴該制度執(zhí)行的有效性提供有力的證據(jù)。檢查人員應選取若干份采購申請單，檢查物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需用日期、技術參數(shù)、生產(chǎn)廠家和相關文件是否完整，是否進行連續(xù)編號，審核批準手續(xù)是否完整，檢查有無核準人簽字，確定請購與審批是否實行了職責分離；如發(fā)現(xiàn)企業(yè)的采購申請、采購計劃沒有經(jīng)過審核批準，則可認為企業(yè)在采購計劃環(huán)節(jié)對授權的控制薄弱。

2.訂貨環(huán)節(jié)的控制測試。檢查人員應檢查訂購單的完整性，如編號、日期、物資名稱、數(shù)量、價格、規(guī)格型號、質(zhì)量要求、生產(chǎn)廠家及運輸要求等是否齊全，檢查訂購單上是否有相關采購人員和主管人員簽字，檢查訂貨單與批準的采購申請單是否相符合。抽取若干份訂貨單，檢查采購方式的選擇是否執(zhí)行了政策規(guī)定，將合同內(nèi)容與采購計劃內(nèi)容進行核對，包括：物資名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額等；抽取合同評審有關記錄，檢查合同評審程序是否符合規(guī)定，相關審批手續(xù)是否完整。

3.驗收入庫環(huán)節(jié)的控制測試。檢查人員應檢查物資驗收部門在收貨時對貨物的檢查情況，檢查按編號順序處理的驗收單的完整性，即檢查驗收單是否連續(xù)編號、內(nèi)容填寫是否完整，需要技術鑒定的是否有技術人員簽字，檢查物資質(zhì)量檢驗單的內(nèi)容和處理程序，檢查驗收單和質(zhì)量檢驗單是否有主管人員簽字和審核標記，驗收單是否及時送交訂貨部門和財務部門；審核入庫單與驗收單是否一致，審核驗收單與訂購單在物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、技術要求等方面的一致性；檢查驗收與采購、倉儲管理員職責是否實行了職責分離。

4.結算付款環(huán)節(jié)的控制測試。檢查人員應抽取若干采購業(yè)務的報賬原始憑證，檢查每一張確認負債的記賬憑證是否均附有訂貨單、銷貨清單、驗收單、供應商發(fā)票，審核這些原始憑證的數(shù)量、單價、金額是否一致，原始憑證上的各項手續(xù)是否齊全。檢查付款憑證是否連續(xù)編號，付款內(nèi)容是否與付款憑證相一致，付款支票是否由經(jīng)過授權批準的人員簽發(fā)；抽取應付賬款明細賬和供應商對賬單，檢查與供應商往來對賬是否一致，發(fā)現(xiàn)差異是否及時查明原因糾正，發(fā)現(xiàn)重大問題是否向有關領導報告。

5.現(xiàn)場管理與消耗的控制測試。檢查倉儲管理員是否與采購等其他職責相分離；抽取部分調(diào)撥單、出庫單，追查有無主管批準和領用人簽字；出庫單記載的數(shù)量、日期是否同實物收發(fā)存登記簿記錄相一致；追查領料的金額是否恰當合理的計入工程施工成本明細賬；檢查是否及時登記材料庫存賬并與材料會計記錄核對；檢查倉庫、料棚、堆料場等儲存條件是否良好；檢查定期盤點制度的執(zhí)行情況，發(fā)生盤盈、盤虧、毀損、報廢是否及時按規(guī)定審批處理；發(fā)出存貨的計價方法是否符合會計準則的規(guī)定，是否發(fā)生了重大變更。為了提高控制測試的可靠性及效率，在運用詢問、檢查、觀察、重新執(zhí)行等控制測試程序的基礎上，可以選取具有代表性的業(yè)務活動進行“穿行測試”，即從請購開始，逐步追查至訂購、合同簽訂、驗收入庫、調(diào)撥出庫、核準付款、實際支付、出庫消耗、往來對賬等，跨越會計系統(tǒng)，對整個業(yè)務活動過程進行詳細檢查。

通過以上的審查與測試，可以得出企業(yè)物資管理所涉及業(yè)務活動的相關內(nèi)部控制是否健全、有效的結論。如通過上述測試均沒有發(fā)現(xiàn)異常，認為相關控制程序能夠?qū)崿F(xiàn)對物資管理業(yè)務活動的控制目的，財務處理符合程序，能保證財務報表按正確的會計期間反映企業(yè)財務狀況，說明物資管理流程的內(nèi)部控制制度執(zhí)行良好。

三、實施物資管理流程內(nèi)部控制檢查的實質(zhì)性測試

控制測試只是對內(nèi)部控制制度健全性及有效性進行的控制測試，主要檢查的控制制度的設置及相關室內(nèi)資料，容易造成兩張皮、資料造假等現(xiàn)象，因此控制測試不能代替實質(zhì)性測試，無論企業(yè)內(nèi)部控制如何健全和有效，檢查人員都應當選擇合適的方法對物資管理流程內(nèi)部控制實施實質(zhì)性檢查程序。

1.采購計劃的檢查。獲取施工設計及施工方案、材料消耗定額等技術規(guī)范資料，審核分項、分部工程材料需用量及單位工程材料分析表計算的正確性，審核工程項目總物資需用量計劃計算的正確性。結合工程設計變更或工程合同修改等情況，檢查物資需用量計劃調(diào)整的準確性、及時性；審核物資采購申請單的內(nèi)容是否完整，是否有工程材料預算，是否結合施工進度計劃進行編制，是否經(jīng)過審核批準；審核物資采購計劃的編制是否以經(jīng)過批準的物資采購申請單為基礎，并結合現(xiàn)有庫存量、安全庫存量、平衡庫存、施工進度計劃等因素計算確定，審核采購計劃中對物資質(zhì)量的要求是否符合相關技術規(guī)范的規(guī)定，獲取與采購計劃編制時段相適應的市場公允價格信息，審核采購計劃價格的合理性，檢查采購計劃是否經(jīng)過審核批準。

2.采購方式選擇的檢查。施工企業(yè)物資采購應建立在法人層面，對工程所需的重要及特殊、大宗物資實行統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一供應、統(tǒng)一調(diào)配和統(tǒng)一核算。采購方式可以分為招標采購、詢比價采購、框架協(xié)議采購、廠家直接采購。施工企業(yè)應對各類別供應商實行分級管理，通過對供應商進行調(diào)查和評估，合格者進入《合格供應商名冊》，物資采購必須優(yōu)先在名冊中選擇。供應商的選擇要遵循先選生產(chǎn)商、次選代理商、最后選流通商的原則。對供應商要有績效考核，定期是否對不合格供應商進行刪除。本環(huán)節(jié)檢查中，檢查人員應著重審核采購方式的選擇和價格的確定是否依據(jù)了內(nèi)控制度的規(guī)定。

3.采購合同的檢查。獲取采購合同及有關證明文件資料，審核訂立合同主體是否合法，是否具有相應的權利能力和行為能力；審查合同內(nèi)容是否合理、合法；審查當事人的意思表示是否真實，合同條款是否完整、嚴密，合同表述是否準確；審查長期采購合同價格的執(zhí)行是否約定了物價變動影響及其約定的合理性；審查是否有質(zhì)保金等約定；審查對合同糾紛處理的約定是否合理。審查合同標的、數(shù)量和質(zhì)量、價格、技術要求、交貨時間是否與物資采購計劃、招標結果相一致；審查采購合同的簽訂是否履行了規(guī)定的審批手續(xù)；簽訂后的采購合同文件是否齊全，是否實行了編號歸檔管理，重大合同變更是否履行了規(guī)定的審批程序；對于供貨周期長的物資合同是否進行了跟蹤，是否催交記錄；對執(zhí)行完畢的合同是否有合同關閉記錄。

4.驗收管理檢查。獲取驗收證明和驗收單，檢查驗收單是否連續(xù)編號，核對合格證、質(zhì)量證明文件、隨貨清單、銷貨清單等是否齊全；檢查驗收部門是否執(zhí)行了驗數(shù)量、驗規(guī)格、驗品種、驗質(zhì)量的“四驗”制度；檢查物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、生產(chǎn)廠家是否與采購計劃、合同及隨貨清單一致，不一致的是否依據(jù)合同進行了退貨或索賠折讓處理；需要技術部門進行驗收的物資是否技術部門的驗收簽字。

5.結算付款的檢查。結算檢查是物資采購環(huán)節(jié)付款之前的最后一道關口。檢查人員應檢查預付貨款是否有合同約定；會計部門是否依據(jù)驗收單、銷貨清單、供應商發(fā)票、訂購單等確認應付賬款，檢查結算價格、運輸費用承擔等與合同約定的是否一致；檢查是否按照合同約定支付貨款；檢查合同執(zhí)行過程中是否存在違約行為，是否進行了有效追究；檢查對暫時無法開發(fā)票的物資是否進行了暫估價入庫處理；檢查物資入賬基礎和計價方法是否正確，前后期是否一致；對供應商實行詢證函，檢查應付賬款余額的正確性。

6.現(xiàn)場管理及消耗的檢查。獲取施工現(xiàn)場平面規(guī)劃圖，檢查物資庫房、料棚、堆料場的選址是否合理，是否體現(xiàn)了經(jīng)濟、效益、效率原則；檢查對各類物資是否實行了分類、分區(qū)保管存放，易燃易爆、有毒有害物資是否隔離存放并與生活區(qū)、工作區(qū)保持規(guī)定的距離，庫房設置是否具備防銹、防腐、防火、防潮、防盜、防鼠等基本條件；現(xiàn)場觀察期末物資盤點情況，取得盤點報表和盤盈、盤虧報告并作重點抽查，查明賬實不符的原因，并審查有關審批手續(xù)是否完備，賬務處理是否正確；檢查是否有年中、年底盤點記錄；檢查是否有月消耗報表；重點檢查期末結存量比較大的物資，結合施工計劃、現(xiàn)場施工進度分析安全庫存量和經(jīng)濟庫存量的確定是否合理；對委托存放在外的物資，應到現(xiàn)場查看或函證核實；檢查物資發(fā)出是否依據(jù)施工計劃實行了限額發(fā)料，出庫手續(xù)及記錄是否齊全；獲取物資消耗報表和入庫單、調(diào)撥單、出庫單等基礎資料，結合投標預算文件、實際完成工程數(shù)量等資料，審核物資消耗價差、量差對工程成本的影響，分析物資管理的經(jīng)濟性和效益性。

7.物資管理的分析與考核的檢查。檢查物資管理部門是否應當會同有關部門定期對計劃準確率、保證供應率、質(zhì)量合格率、采購渠道、廠家直供率、采購績效、合同履行率、消耗成本、存貨情況及物資管理等情況進行分析，并向企業(yè)有關會議報告；企業(yè)是否建立物資管理相關的考核辦法，是否定期對采購績效和管理情況進行考核。

在完成上述內(nèi)部檢查程序后，檢查人員可以依據(jù)所取得的檢查證據(jù)，分析得出企業(yè)物資管理內(nèi)部控制設計和執(zhí)行效果的結論，對控制較弱或容易產(chǎn)生差錯、舞弊的環(huán)節(jié)提出加強和改進內(nèi)部控制的建議及整改意見，最終達到促進企業(yè)提升物資管理效率、提高經(jīng)濟效益，促進企業(yè)經(jīng)營管理水平不斷提高的目的。

本人所在石油鉆井工程施工企業(yè)每年采購石油物資數(shù)量巨大，采購金額超過3億元，如何控制成本是擺在各級管理者面前的難題，企業(yè)通過內(nèi)部控制制度有效地解決了這個問題。通過每個季度進行穿行測試，年中、年底進行內(nèi)控檢查，年底進行采購、財務審計等方法有效地對物資管理進行控制，從而提高物資采購效率，降低物資使用成本，改善物資管理質(zhì)量，防止舞弊行為的發(fā)生，維護企業(yè)合法權益，促進企業(yè)提高經(jīng)濟效益，收到良好的經(jīng)濟效益和社會效益。

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[責任編輯 吳明宇]