淺析我國企業(yè)采購與付款業(yè)務循環(huán)的內部控制

采購與付款業(yè)務是企業(yè)經營活動的重要環(huán)節(jié)，它與生產、銷售計劃密切聯(lián)系，業(yè)務發(fā)生頻繁，工作量大，運行環(huán)節(jié)多，直接導致貨幣資金的支出或對外負債的增加，容易產生管理漏洞。建立完善的采購業(yè)務內部控制制度，可以保證采購付款業(yè)務循環(huán)有效運行，確保采購事項的真實性、合理性、合法性，發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤，防止欺詐和舞弊行為，及時準確提供采購業(yè)務的會計信息，使企業(yè)在采購、付款環(huán)節(jié)獲得最大經濟效益。

一、我國企業(yè)采購業(yè)務存在的問題

1.采購無計劃

采購部門沒有根據企業(yè)的實際需求情況或者根據已經經過批準的采購計劃、采購申請單進行采購，而是盲目的采購或者不及時采購，造成物資大量積壓或者供應脫節(jié)的情況。如某藥廠引進新生產線時，采購部門為了維修方便，無節(jié)制的大批量采購了該產品線專用的備品備件。待到產品線淘汰拆除后，倉庫里依舊存放著大量未被使用過的該產品線的備品備件，對公司的資金造成了極大的浪費。

2.供應商選擇不合理

采購人員為了私人的利益在采購中沒有進行招標議標或者詢價比價等活動，而是直接選擇有回扣的供應商，往往造成采購物資質量得不到保證，或者采購價格高于市場平均價格，致使企業(yè)利益受損。

3.虛報損耗，中途轉移

采購部門或者物流部門為了中飽私囊，在運輸的途中偷偷轉移物資，而對公司上報謊稱為途中損耗。

4.混淆采購成本

會計人員在會計記賬中對采購成本沒有很好的區(qū)分，確認的成本不能真實反映企業(yè)為采購物資而發(fā)生的費用或損耗。例如，在生產性的企業(yè)里，與原材料采購相關的運輸費用、保險費用、合理損耗等，都需要計入采購成本。

5.驗收不合規(guī)

采購人員、倉庫人員玩忽職守或專業(yè)素養(yǎng)不夠，不能順利的完成物資驗收，不能嚴格驗收采購物資的質量和數量，誘發(fā)物資驗收中的舞弊行為，造成偽劣物資濫竽充數，輕者損害企業(yè)利益，重者使偽劣產品充斥市場，損害消費者利益。

6.違規(guī)結算，資金流失

通常企業(yè)在收到采購發(fā)票后，根據發(fā)票金額授權會計簽發(fā)付款憑單，出納審核后支付劃撥款項。如果沒有嚴格的付款申請審批，可能會造成對同一筆采購業(yè)務重復付款，付款金額與發(fā)票不符或者誤期支付失去客戶信譽。

二、解決問題的有效手段——加強內部控制制度建設

在現(xiàn)行的管理模式下，我國很多企業(yè)雖然經過多年的逐步完善，已經建立了一些管理制度，但由于各種規(guī)章制度的設計大多流于理論，和企業(yè)的實際情況相脫離，使企業(yè)在實際工作中收效甚微。如引進的國際流行的招標方式、詢比價方式時往往只是提及到相關概念，沒有規(guī)范的操作流程，失去了招投標管理在企業(yè)采購中節(jié)約成本的應有作用。同時，內部控制的關鍵是任何人都不得擁有超越內部控制制度所規(guī)定的權力和權限，如果能做到這一點，就會大大減少采購中出現(xiàn)的各種問題。但實際上權力超越制度的傳統(tǒng)理念使制度的執(zhí)行過程往往被權力中斷，這種癥結在現(xiàn)代企業(yè)中相應規(guī)范制度缺失時顯得尤為突出。當發(fā)生相關事項時，無制度來規(guī)范，無流程來參考，無權限來定責，使得采購管理顯得紊亂無章，領導一支筆定事項。所以，加強內部控制制度的建設是勢在必行的舉措。

三、采購業(yè)務內部控制制度的建設內容

建設采購業(yè)務內部控制制度首先應了解采購業(yè)務不相容崗位，確保建設的內控制度得到有效運行。采購業(yè)務不相容崗位至少包括：請購與審批；詢價與確定供應商；采購合同的訂立與審計；采購與驗收；采購、驗收與相關會計記錄；付款審批與付款執(zhí)行?？紤]這些不相容崗位，采購業(yè)務的內部控制制度應包括以下幾個方面：

1.職務分離制度

采購環(huán)節(jié)中的主要業(yè)務有提交請購單、編制計劃、 審批計劃、市場調研、招標投標、簽訂采購合同、訂貨、收貨和入賬等。在這些業(yè)務中需要進行職務分離的主要有：

(1)生產或銷售部門根據生產使用量或銷售需要量提出需要采購的物資品種和數量，倉儲部門依據提供的需采購物資品種、數量及現(xiàn)有庫存量，制定采購計劃，報預算管理部門審批，然后由采購部門依據經管部門提供的市場調研報告進行公開詢價。

(2)由生產或銷售部門、采購部門、財務部門和法律部門、經營管理部門共同組織招標投標來選擇供應商，并會同供貨單位簽訂采購合同。

(3)物資的采購人員不能同時負責所購物資的質檢、驗收、保管。

(4)物資的采購人員、保管人員、使用人員不能同時負責會計記錄。

(5)采購人員應與負責付款審批的人員相分離。

(6)審核付款人員應與付款人員相分離。

(7)記錄應付賬款的人員應與出納人員相分離。

2.請購單控制制度

在確定物資采購時，必須由物資的使用部門根據未來一定期間的需要量，以填制《采購申請單》的方式提前通知物資保管部門，《采購申請單》有使用部門的制單、審核、批準人員簽字。保管部門根據使用部門提供的需要量，再根據現(xiàn)有物資的庫存量計算出請購量，正式提交“物資請購單”。經過物資保管部門主管簽字的請購單報預算管理部門審批并會同采購部門、財務部門、確認制定采購計劃。財務部門根據資金使用情況簽署執(zhí)行意見，采購部門將采購計劃報主管領導批準、存檔備案并辦理招標訂貨手續(xù)。

3.審批控制制度

根據企業(yè)生產、使用情況的實際需求，兼顧所需物資的特性，結合現(xiàn)有庫存情況，制定出品種、數量、交貨期較高準確性的采購計劃，上報經營管理部門審批，金額較大的一類物資采購由總經理審批。對于計劃內的采購項目，具有請購權的部門應嚴格按照計劃執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超計劃和計劃外代購項目，具有請購權的部門應對需求部門提出的申請進行審核后再辦理請購手續(xù)，并報審批人審批，審批人根據其職責、權限以及實際需要進行審批。

4.訂貨控制制度

采購部門提供附有供應商相關信息的調研報告，并定期對供應商的信譽、價格、質量進行評估，建立包括價格、質量標準、折扣、付款條件、供應商信譽、電話、地址等供應商檔案，從中篩選質量好、價格低、信譽好的合格供應商。由其組織生產或銷售部門、財務部門、法律部門共同進行招標投標，最終確定供應商。采購部門具體辦理訂貨手續(xù)簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂貨單及時傳送給生產、銷售、倉儲和會計等有關部門，以備合理安排生產、 銷售、收貨和付款。企業(yè)對物資采購如有可能采取招投標形式，以增加現(xiàn)有供應商的競爭意識。

5.貨物驗收控制制度

企業(yè)所采購的貨物運到后先入驗收庫由業(yè)務部門開具入庫通知單、驗收單。質檢部門按照國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準進行質量檢驗，各類物資必須具備各種規(guī)定資證。驗收合格后出具 “質量檢驗合格單”或在驗收單上加蓋“質檢合格”章。如不合格查明原因，并向主管書面報告，及時向供應商提出異議。

驗收人員根據入庫通知單、驗收單及所附有關質量證明書、合格證、 技術圖紙、裝箱單、過磅單、發(fā)貨明細對貨物進行數量、質量驗收。驗收中發(fā)現(xiàn)數量、質量不符或數量短缺、損壞、無質量證明和技術資料等無法驗收時，及時向供應主管書面報告。

采購人員把蓋章齊全的入庫單、驗收單、采購合同以及發(fā)票送到財務部門進行報賬，物資會計要對所送來的單據核對、整理，無誤后進行賬務處理。

6.貨款支付控制制度

由采購請購單、訂貨單和驗收單共同構成的收貨業(yè)務完成后，財務部門就取得了供貨方的發(fā)票、驗收單和采購合同等表示貨物已經驗收入庫并應支付貨款或應付賬款已經發(fā)生的原始憑證。這些原始憑證經過審核確認無誤后，財務部門將之連續(xù)編號，并及時、準確記錄物資的增加和銀行存款、預付賬款的減少或應付賬款的增加。如有部分退貨，需從原發(fā)票中扣除后再辦理結算。對物資的核算，必須根據企業(yè)的整體管理要求設置一級賬戶和明細賬戶并正確地進行記錄。會計正確地進行計量并記入適當的賬戶和適當的期間，由專人按照約定的付款日期、折扣條件管理應付賬款，已到期的應付賬款須經有關授權人審批 后方可辦理貨款結算與支付。

7.會計稽核與對賬制度

它一方面要求，無論是貨款的支付，還是應付賬款發(fā)生的記錄，對進貨業(yè)務涉及的所有原始憑證、記賬憑證，都必須經過稽核人員或會計主管審核后方能記賬；另一方面要求，對進貨業(yè)務發(fā)生的應付賬款必須及時、定期地與客戶對賬，防止債務虛列及由此造成的業(yè)務人員舞弊行為。

四、總結

采購業(yè)務控制作為企業(yè)內部控制制度的一個重要組成部分，它的完善與否直接影響企業(yè)效益的好壞，因此企業(yè)必須建立起行之有效的控制制度，實現(xiàn)采購成本的最優(yōu)化。由于采購業(yè)務會隨著社會和企業(yè)發(fā)展而不斷變化，因此采購業(yè)務控制方法并不是一勞永逸的，也需要根據企業(yè)發(fā)展階段適時調整、與時俱進。