SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)結(jié)算流程優(yōu)化

一、概況

隨著SAP應(yīng)用的不斷推廣，全面而完善的功能給業(yè)務(wù)帶來的便捷和方便也已被用戶所接受，用戶對(duì)系統(tǒng)的依賴程度也越來越高。目前的SAP系統(tǒng)存在應(yīng)用版本低、數(shù)據(jù)庫(kù)性能低等種種問題，使得財(cái)務(wù)SAP系統(tǒng)逐步出現(xiàn)了一些性能上的問題；而且這五年來馬不停蹄的系統(tǒng)實(shí)施也使得一些財(cái)務(wù)結(jié)算功能為了應(yīng)急而沒有考慮最優(yōu)。結(jié)合公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)系統(tǒng)的更高要求，即全面加快財(cái)務(wù)結(jié)算的技術(shù)實(shí)現(xiàn)效率，也為進(jìn)一步提升系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)效率和管理質(zhì)量，有效利用系統(tǒng)資源，我們項(xiàng)目組于2008年5月，成立了QC小組，活動(dòng)時(shí)間為2008年5月至12月。

二、現(xiàn)狀調(diào)查

1.龐大數(shù)據(jù)量的歷史遺留問題

系統(tǒng)上線初期估算未來中集實(shí)際業(yè)務(wù)和帳務(wù)變更存在較大的偏差，導(dǎo)致這些年劇增的數(shù)據(jù)量和管理要求下的業(yè)務(wù)變更嚴(yán)重影響系統(tǒng)執(zhí)行效率；隨著時(shí)間的推移和數(shù)據(jù)量激增的雙重影響下，功能程序在邏輯架構(gòu)設(shè)計(jì)上漸顯不足，運(yùn)行效率逐年下降，許多標(biāo)準(zhǔn)功能程序，也在性能上呈現(xiàn)大幅度下降態(tài)勢(shì)；自建功能在設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)上相對(duì)冗余，多重循環(huán)嵌套，拖累了系統(tǒng)整體性能；另外，由于軟件應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫(kù)版本低，也給財(cái)務(wù)系統(tǒng)整體性能帶來一定影響。

2.財(cái)務(wù)月度/季度/年度結(jié)算流程復(fù)雜無法直觀跟蹤問題及進(jìn)度

公司參與結(jié)算的業(yè)務(wù)人員較多，由于系統(tǒng)沒有直觀迅速地反映結(jié)算進(jìn)度的功能，所以業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)無法及時(shí)跟蹤到結(jié)算流程進(jìn)展。綜合分析原財(cái)務(wù)月結(jié)流程，發(fā)現(xiàn)有流程不清晰、沒有監(jiān)控界面、過多人工干預(yù)等問題存在。結(jié)算操作人員之間只有通過電話，手工填寫進(jìn)度情況等方式才能夠讓領(lǐng)導(dǎo)了解整體結(jié)算進(jìn)展情況。

3.總部與代理間結(jié)算流程繁雜不暢的問題

整個(gè)結(jié)算流程貫穿總部和代理財(cái)務(wù)系統(tǒng)，各環(huán)節(jié)間等待時(shí)間較長(zhǎng)，同時(shí)由于很多功能都是在IT和業(yè)務(wù)用戶或最終用戶之間穿插執(zhí)行，使得頻繁溝通成為瓶頸，同時(shí)業(yè)務(wù)部門較難直觀了解運(yùn)行情況，只能不斷通過電話詢問等方式了解.

三、設(shè)定目標(biāo)

根據(jù)對(duì)現(xiàn)狀系統(tǒng)的了解和分析，我們將目標(biāo)設(shè)為：計(jì)劃縮短原結(jié)算流程執(zhí)行窗口至總時(shí)間的30%左右的優(yōu)化目標(biāo)。

四、實(shí)施對(duì)策

實(shí)施一：解決大數(shù)據(jù)量問題

1.DATA ARCHIVE

對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)中陳年的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)按照一定邏輯進(jìn)行歸檔，將這些數(shù)據(jù)從目前系統(tǒng)中以文件形式轉(zhuǎn)移到磁帶或其他存儲(chǔ)上，釋放系統(tǒng)空間以減少目前系統(tǒng)負(fù)載，從而優(yōu)化和其相關(guān)的一系列自建功能和系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能。

2.對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)增加索引

由于業(yè)務(wù)實(shí)際需求需要，對(duì)于程序中數(shù)據(jù)庫(kù)訪問部分無法優(yōu)化的情況。我組評(píng)估了該查詢條件的使用頻率和范圍，對(duì)于訪問頻率較高的標(biāo)準(zhǔn)表或自建表，在進(jìn)行充分評(píng)估后對(duì)這些表分別創(chuàng)建有效的索引以提高數(shù)據(jù)讀取效率。

實(shí)施二：解決業(yè)務(wù)功能合理性和設(shè)計(jì)邏輯冗余問題

我們通過性能分析工具，找出造成功能程序運(yùn)行占時(shí)比較長(zhǎng)的部分，優(yōu)化程序代碼，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)邏輯，以縮短各程序運(yùn)行時(shí)間，同時(shí)通過進(jìn)一步提高各程序間的并行度，使得系統(tǒng)功能模塊、程序運(yùn)行的效率有效提高。

1.建立代理系統(tǒng)統(tǒng)一的接口模塊

我組結(jié)合集團(tuán)項(xiàng)目組實(shí)施推廣的各上線代理系統(tǒng)特性，以及未上線地區(qū)的代理情況，著手分析設(shè)計(jì)一套統(tǒng)一的代理接口模塊，不僅攻克當(dāng)前客戶供應(yīng)商主數(shù)據(jù)總部與代理系統(tǒng)不同步的問題，還攻克數(shù)據(jù)質(zhì)量問題導(dǎo)致的種種帳務(wù)不暢，開發(fā)客戶化界面并加以人性化提示，著重緩解最終用戶運(yùn)維工作量，將錯(cuò)誤問題歸集匯總并在系統(tǒng)中隨時(shí)備查。同時(shí)將各代理多達(dá)40余個(gè)手工上載的數(shù)據(jù)包進(jìn)行整合，改造成后臺(tái)自動(dòng)作業(yè)只需要10分鐘即可完成原來需要4～6小時(shí)人工檢查上載的工作量，形成代理統(tǒng)一接口模式，以降低當(dāng)?shù)刂С秩藛T運(yùn)維用時(shí)。

2.優(yōu)化代碼減少程序執(zhí)行時(shí)間

利用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)效率分析工具對(duì)時(shí)間超長(zhǎng)程序進(jìn)行性能分析，判斷其性能瓶頸是存在于程序代碼結(jié)構(gòu)還是數(shù)據(jù)庫(kù)訪問，如果是程序代碼邏輯或結(jié)構(gòu)則優(yōu)化相關(guān)代碼段，如果是數(shù)據(jù)庫(kù)查詢則先優(yōu)化該代碼對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問的方法和篩選條件。程序優(yōu)化做到遵循SAP標(biāo)準(zhǔn)編程規(guī)范，將原來冗余、不合理代碼進(jìn)行優(yōu)化；數(shù)據(jù)庫(kù)訪問優(yōu)化做到盡量使用到訪問表的索引，以求在數(shù)據(jù)庫(kù)抽取上達(dá)到最優(yōu)性能。

實(shí)施三：解決結(jié)算流程缺乏梳理問題

我們通過和各部們的操作人員進(jìn)行討論，并最終整理出一份大家都認(rèn)可的財(cái)務(wù)月結(jié)、季結(jié)、半年結(jié)和年結(jié)流程。通過工作流的概念編制流程圖，將每個(gè)結(jié)算任務(wù)的前驅(qū)和后繼任務(wù)設(shè)置成工作流中的一個(gè)結(jié)點(diǎn)。為每個(gè)結(jié)算步驟都設(shè)置了相應(yīng)的步驟編號(hào)，同時(shí)明確到該步驟數(shù)據(jù)哪個(gè)財(cái)務(wù)科室操作，更將該操作啟動(dòng)所需要完成的前置條件和該操作完成后可以觸發(fā)的后繼任務(wù)也明確標(biāo)注出，使每位操作人員都能遵照一份標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)算流程進(jìn)行結(jié)算工作。

實(shí)施四：創(chuàng)建統(tǒng)一操作監(jiān)控平臺(tái)

把財(cái)務(wù)結(jié)算過程中的各項(xiàng)功能集中在一個(gè)地方體現(xiàn)，由此財(cái)務(wù)結(jié)算人員，會(huì)計(jì)人員和其他支持人員可以通過直觀的、個(gè)性化的門戶進(jìn)入相關(guān)的區(qū)域并進(jìn)行相關(guān)操作。通過與目前的SAP功能很好的集成功能，使操作人員無需輸入相應(yīng)T-CODE再進(jìn)入操作界面，而直接通過操作平臺(tái)進(jìn)行操作。

1.配置SCHEDULE MANAGER集中管理結(jié)算

通過業(yè)務(wù)梳理，簡(jiǎn)化操作界面，固化提交條件，加上完整的權(quán)限控制，并增強(qiáng)程序的容錯(cuò)性等一系列措施，使得提交過程變得非常簡(jiǎn)單，有效分?jǐn)偛⑥D(zhuǎn)移各部門工作，大大緩解頻繁溝通造成的瓶頸，減少交互緩解，簡(jiǎn)化流程的復(fù)雜度。使用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能SCHEDULE MANAGER來配置整個(gè)結(jié)算操作，將結(jié)算操作集成在該標(biāo)準(zhǔn)功能中，并使用自動(dòng)郵件發(fā)送功能來提醒某項(xiàng)任務(wù)的啟動(dòng)，有效控制整個(gè)結(jié)算進(jìn)度的進(jìn)程。

2.創(chuàng)建統(tǒng)一的監(jiān)控平臺(tái)

創(chuàng)建SAP系統(tǒng)“財(cái)務(wù)結(jié)算步驟監(jiān)控”平臺(tái)，使得每一步操作都能及時(shí)反映在監(jiān)控平臺(tái)。增強(qiáng)結(jié)算過程的可視性和可跟蹤性。通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)地自動(dòng)更新每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行狀態(tài)，使得領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)跟蹤到整個(gè)月結(jié)的進(jìn)展情況， 對(duì)整個(gè)結(jié)算步驟和結(jié)算進(jìn)度做到整體把控。監(jiān)控平臺(tái)中清晰地展示每一個(gè)操作步驟的開始結(jié)束時(shí)間，操作人員，以及當(dāng)前正在操作的任務(wù)和等待操作的任務(wù)等。

實(shí)施五：解決應(yīng)用版本低問題

我組向用戶收集目前系統(tǒng)中無法滿足我司要求的SAP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能，由于標(biāo)準(zhǔn)功能修改需要花大量的時(shí)間精力去解讀標(biāo)準(zhǔn)程序功能，去研究系統(tǒng)程序功能間的相關(guān)聯(lián)性，在此基礎(chǔ)上才能攻克薄弱環(huán)節(jié)修改完善，考慮到今后應(yīng)用版本升級(jí)的安全性，我們都采用標(biāo)準(zhǔn)功能程序拷貝復(fù)制改進(jìn)的方法予以實(shí)現(xiàn)。通過努力，我組將外幣評(píng)估、重置已清項(xiàng)等標(biāo)準(zhǔn)功能一一完善以達(dá)到用戶要求。

五、檢查效果

1.成果分析

根據(jù)制定的優(yōu)化方案和措施，QC小組成員分別在優(yōu)化前后采集了實(shí)際結(jié)算數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)前期制定實(shí)施對(duì)策在實(shí)施后，每項(xiàng)觀察指標(biāo)較優(yōu)化之前都有一定程度的下降，結(jié)算效率得到了整體的提高，結(jié)算耗時(shí)也得到了有效的降低和控制。根據(jù)效果比較圖可見：

優(yōu)化后結(jié)算程序系統(tǒng)運(yùn)行耗時(shí)下降到原來的一半。

其他各項(xiàng)指標(biāo)也均有一定程度的下降，總體結(jié)算流程耗時(shí)下降至之前的65%---70%左右。

財(cái)務(wù)月度結(jié)算耗時(shí)控制在2個(gè)工作日內(nèi)，季度/年度結(jié)算也都為貨流結(jié)算贏得了提前24小時(shí)的執(zhí)行時(shí)間窗口。

圓滿完成公司高層領(lǐng)導(dǎo)的指示。

2效益展現(xiàn)

3效益分析