增強(qiáng)綜合能力 提高服務(wù)水平

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國有企業(yè)內(nèi)部發(fā)生了很大變化，秘書崗位的人員面對(duì)變化的形勢，要認(rèn)清工作特點(diǎn)，始終保持工作激情；發(fā)揚(yáng)“三種精神”，不斷激發(fā)工作活力；強(qiáng)化“四種基本能力”，不斷增強(qiáng)綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：基本職能；精神；能力；修養(yǎng)

近年來，隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展和不斷完善，通過持續(xù)的改革、改制和多種形式的重組，許多國有企業(yè)從內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、用工形式、產(chǎn)業(yè)布局、盈利能力等方面都發(fā)生了很大變化，可持續(xù)發(fā)展的能力顯著增強(qiáng)。但是，不管企業(yè)如何變化，承擔(dān)著承上啟下、協(xié)調(diào)各方、服務(wù)全局的指揮中樞職能的企業(yè)辦公室，始終是企業(yè)發(fā)展不可或缺的重要組成部分。形勢的變化，給秘書崗位的人員不斷提出更新更高的要求。持續(xù)提升自身的綜合能力，適應(yīng)企業(yè)日新月異的發(fā)展需要，是企業(yè)辦公室秘書崗位人員一項(xiàng)長期的任務(wù)。

一、認(rèn)清工作特點(diǎn)，始終保持高昂熱情

眾所周知，不同的企業(yè)，由于辦公室內(nèi)部職責(zé)不同，管理界面、工作分工不同，秘書分為很多種，有的企業(yè)秘書人員相對(duì)較多，分工較細(xì)，職能各不相同，工作內(nèi)容相對(duì)單一，有的企業(yè)秘書人員則承擔(dān)了許多職責(zé)。但是，不管人員多少，分工如何，秘書在企業(yè)里始終是一個(gè)非常重要的職業(yè)和崗位，承擔(dān)著辦文、辦事、辦會(huì)的基本職能，在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、上下協(xié)調(diào)、信息收集、指令貫徹、公文處理、來訪接待、會(huì)議組織等方面承擔(dān)著重要的輔助性職能。盡管秘書人員從事的許多工作比較務(wù)虛，工作的成果很難用具體的數(shù)據(jù)進(jìn)行量化，但是，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，秘書工作不是隨便一個(gè)人就可勝任的工作，秘書人員必須具有很高的專業(yè)素質(zhì)、政策理論水平和辦文辦事能力，在企業(yè)地位重要，大有可為。從事秘書工作的人員，首先必須認(rèn)清秘書工作的上述特點(diǎn)，樹立光榮感和自豪感，以滿腔的熱情投身于這一工作中。

二、發(fā)揚(yáng)三種精神，不斷激發(fā)工作活力

人總是要有點(diǎn)精神的，不論從事何種工作，必須要有精神支撐，才能不斷激發(fā)學(xué)習(xí)、提高的活力。秘書工作是一門專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、知識(shí)更新速度飛快的職業(yè)，從事秘書工作的人員，必須發(fā)揚(yáng)樂于吃苦的奉獻(xiàn)精神、鍥而不舍的鉆研精神、開拓創(chuàng)新的進(jìn)取精神，在平凡的崗位上不斷創(chuàng)出新業(yè)績。

1.發(fā)揚(yáng)樂于吃苦的奉獻(xiàn)精神。秘書工作是一項(xiàng)清貧、同時(shí)也是一項(xiàng)價(jià)值感明顯的職業(yè)，如果沒有樂于吃苦的奉獻(xiàn)精神，就很難適應(yīng)。從事秘書工作的人員，首先必須具備樂于吃苦的精神，做到奉獻(xiàn)在先，淡泊名利，要高度熱愛自己所從事的工作，耐得住清貧，守得住寂寞，甘當(dāng)無名英雄，保持良好的心態(tài)，盡職盡責(zé)地適應(yīng)并做好所從事的這項(xiàng)工作。

2.發(fā)揚(yáng)鍥而不舍的鉆研精神。企業(yè)要順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在瞬息萬變的市場競爭中處于主動(dòng)，就對(duì)辦公室工作不斷提出更新更高的要求，秘書人員的持續(xù)學(xué)習(xí)尤為重要。要發(fā)揚(yáng)鍥而不舍的精神，持之以恒地認(rèn)真學(xué)習(xí)政治理論，學(xué)習(xí)企業(yè)所在地方政府、隸屬的上級(jí)組織出臺(tái)的相關(guān)政策，為發(fā)揮參謀職能奠定可靠的理論依據(jù)和政策基礎(chǔ)；扎實(shí)學(xué)習(xí)與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)，持續(xù)提升在促進(jìn)企業(yè)依法維權(quán)、依法行權(quán)方面的能力；認(rèn)真學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化和公文寫作知識(shí)，提高辦文辦會(huì)的專業(yè)水平；認(rèn)真學(xué)習(xí)管理基礎(chǔ)知識(shí)，掌握企業(yè)內(nèi)部的基本情況，準(zhǔn)確傳遞和處理信息。要始終保持良好的學(xué)習(xí)狀態(tài)，自覺地在學(xué)習(xí)鉆研中不斷提高業(yè)務(wù)能力。

3.發(fā)揚(yáng)開拓創(chuàng)新的進(jìn)取精神。秘書工作雖然清貧，但并不平庸。從事秘書工作，必須要有開拓創(chuàng)新、奮發(fā)有為的進(jìn)取精神。必須牢固樹立責(zé)任意識(shí)，及時(shí)根據(jù)企業(yè)以及辦公室對(duì)內(nèi)對(duì)外工作的需要，注重開拓創(chuàng)新，創(chuàng)造性地開展工作，要努力做到注重細(xì)節(jié)，追求完美，辦事認(rèn)真細(xì)致，辦會(huì)周到嚴(yán)密，辦文嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，在繼承的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新。

三、強(qiáng)化四種能力，持續(xù)增強(qiáng)綜合素質(zhì)

秘書是“多面手”，日常工作中要處理多方面的事務(wù)，既要具備較強(qiáng)的書面表達(dá)能力，同時(shí)也要具備較強(qiáng)的語言表達(dá)和溝通能力，辦事既要堅(jiān)持原則，又要區(qū)別情況靈活處理。做一個(gè)合格的秘書，必須具備全方位的能力，特別是要強(qiáng)化以下四個(gè)方面的能力，不斷提高綜合素質(zhì)。

1.保持高度的政治意識(shí)和大局意識(shí)。企業(yè)的秘書由于工作特殊性，經(jīng)常接觸中高層領(lǐng)導(dǎo)，參加重要會(huì)議，涉及的工作政策性、保密性強(qiáng)，許多工作直接關(guān)系到企業(yè)員工的切身利益。因此，秘書人員首先必須樹立政治意識(shí)和大局意識(shí)，始終保持清醒的頭腦，處理任何工作，特別是與基層、與一線員工群眾接觸，與外界聯(lián)系，都要始終堅(jiān)持從企業(yè)的大局出發(fā)，準(zhǔn)確地傳遞信息、執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的安排。平時(shí)，不該說的話堅(jiān)決不說、不該問的事情堅(jiān)決不問，原則問題、大是大非面前必須立場鮮明，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)的形象，以自身的行動(dòng)，為基層員工群眾作出表率。

2.練就過硬的“筆頭子”。扎實(shí)的文字功底是秘書人員必備的首要素質(zhì)。在文字寫作、公文處理方面，秘書必須努力做一名“全才”。首先，要認(rèn)真學(xué)習(xí)國家語言文字方面的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，熟練掌握各個(gè)文種的寫作技能。其次，作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)想法，收集完整的資料和信息，以便在起草領(lǐng)導(dǎo)講話、階段工作總結(jié)、對(duì)上匯報(bào)材料、單位經(jīng)驗(yàn)介紹等公文的過程中，做到針對(duì)性強(qiáng)，真實(shí)、全面、生動(dòng)地反映單位的特點(diǎn)，把成績講足，把問題講透，把思路講明，通過自身日常的工作，切實(shí)體現(xiàn)單位的水平和“門面”。再次，要熟悉各類公文的處理程序，確保流轉(zhuǎn)順暢，落實(shí)到位，切實(shí)使秘書所肩負(fù)的辦文職能得到有效的發(fā)揮。

3.當(dāng)好橋梁和紐帶。秘書除了辦文、辦會(huì)以外，還承擔(dān)著大量的溝通協(xié)調(diào)的職能，涉及機(jī)關(guān)部門、基層單位、上級(jí)主管單位、地方部門，在對(duì)上、對(duì)下、對(duì)外方面擔(dān)負(fù)著重要的橋梁紐帶作用。盡管看起來瑣碎，但如果處理不當(dāng)，很可能給領(lǐng)導(dǎo)、給部門、給企業(yè)帶來影響，甚至可能產(chǎn)生不穩(wěn)定因素，溝通協(xié)調(diào)對(duì)秘書人員而言至關(guān)重要。在日常工作中，秘書人員必須及時(shí)了解和掌握相關(guān)的情況，區(qū)分不同的對(duì)象，做好溝通協(xié)調(diào)的工作。協(xié)調(diào)既包括內(nèi)外部關(guān)系的協(xié)調(diào)、左右關(guān)系的協(xié)調(diào)，又包括又包括上下關(guān)系、部門橫向協(xié)調(diào)。所以，秘書既要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，更要多和部門、基層聯(lián)系，當(dāng)好企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)之間，領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間、機(jī)關(guān)和基層之間的橋梁和紐帶，特別要圍繞企業(yè)重點(diǎn)工作，勤動(dòng)腦，勤動(dòng)手，勤動(dòng)嘴、勤跑腿，深入基層，掌握情況，在溝通和協(xié)調(diào)中，以過細(xì)的工作，促進(jìn)和諧團(tuán)結(jié)，確保政令暢通。同時(shí)，接待工作、信訪工作也是秘書做好協(xié)調(diào)，發(fā)揮橋梁紐帶作用的任務(wù)之內(nèi)容，要注重接待水平、接訪水平的提高，在聯(lián)系、溝通、協(xié)調(diào)的過程中，充分展示企業(yè)的形象。

4.增強(qiáng)調(diào)查研究的能力。秘書工作最主要的職能之一就是服務(wù)，最大的特點(diǎn)就是為領(lǐng)導(dǎo)提供決策等方面的服務(wù)，同時(shí)日常的辦文、辦事、辦會(huì)，幫助領(lǐng)導(dǎo)接待群眾來訪、處理事務(wù)等，也要求秘書必須全面掌握第一手資料，調(diào)查研究是秘書工作的一項(xiàng)基本任務(wù)與基本工作方法，從某種意義上講，更是作出決策的依據(jù)，也是檢查決策是否正確的方法。開展調(diào)查研究，必須圍繞企業(yè)各個(gè)時(shí)期的中心工作開展，為貫徹企業(yè)各項(xiàng)方針政策而開展，為起草重要文件、報(bào)告以及其他文稿而開展。因此，秘書崗位工作的人員要及時(shí)深入基層一線，有效利用個(gè)別訪談、召開座談會(huì)、現(xiàn)場查看、查閱資料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等最基本的方法，全面掌握基層的信息，及時(shí)了解基層的困難，職工群眾關(guān)注的熱點(diǎn)問題，并發(fā)現(xiàn)有傾向性的問題，同時(shí)挖掘基層鮮活的經(jīng)驗(yàn)，在全面整理分析的基礎(chǔ)上，為領(lǐng)導(dǎo)提供各個(gè)方面的可靠信息。

與此同時(shí)，從事秘書工作，必須具備良好的個(gè)人修養(yǎng)，必須具備六個(gè)品質(zhì)：一是忠誠，忠誠企業(yè)，忠誠領(lǐng)導(dǎo)，忠于職守；二是正派，工作作風(fēng)正派，生活作風(fēng)正派；三是廉潔，不以特殊位置謀一己私利；四是誠實(shí)，不弄虛作假；五是謙遜，踏踏實(shí)實(shí)做事；六是負(fù)責(zé)，盡職盡責(zé)，忠于職守。

秘書是一項(xiàng)常青的職業(yè)，國內(nèi)國外、各行各業(yè)都需要秘書。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，給企業(yè)的發(fā)展提供了良好的機(jī)遇，在企業(yè)，秘書工作有著廣闊的空間。從事秘書工作的人員只要保持陽光的心態(tài)，堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí)，持續(xù)提升自身的素質(zhì)，扎扎實(shí)實(shí)地做好工作，就一定能在企業(yè)發(fā)展的潮流中不斷創(chuàng)出新的業(yè)績，實(shí)現(xiàn)個(gè)人與企業(yè)的共同發(fā)展！

參考文獻(xiàn)：

[1]《辦公室秘書手冊》，王勤儉著.