試論數(shù)字時(shí)代電子文件歸檔的問題及對(duì)策

　　【摘 要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，電子文件的歸檔管理日益成為各單位檔案管理的重點(diǎn)。本文就電子文件在歸檔過程中的一些問題進(jìn)行了探討，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的對(duì)策。
　　【關(guān)鍵詞】電子文件 文件歸檔 文件管理
　　一、數(shù)字時(shí)代的電子文件歸檔
　　信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)使互聯(lián)網(wǎng)在當(dāng)今社會(huì)生活中的應(yīng)用日益普及，計(jì)算機(jī)成為了人們辦公、學(xué)習(xí)不可或缺的工具，數(shù)字時(shí)代儼然已經(jīng)來臨。在此背景下，各單位生產(chǎn)出越來越多的電子文件，對(duì)于電子文件的歸檔與保存已經(jīng)成為各單位在進(jìn)行文件歸檔過程當(dāng)中極為重要的一環(huán)。
　　1、電子文件的特性
　　電子文件是以數(shù)碼形式保存于磁帶、磁盤、光盤等載體之上的，依賴計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備存儲(chǔ)、閱讀、處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。在國家檔案局編著的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》中將電子文件定義為“能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序列?！雹倥c傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比的特性在于：
　　第一，它必須借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。電子文件的產(chǎn)生、存儲(chǔ)、傳輸都必須在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行并且依賴計(jì)算機(jī)本身的軟、硬件條件。
　　第二，操作性強(qiáng)，信息處理起來方便。它不受時(shí)、空距離的限制，能夠即時(shí)共享，并且它不是物理意義上的固定實(shí)體狀態(tài)，可以隨時(shí)根據(jù)需要對(duì)其進(jìn)行調(diào)整、更改。
　　第三，信息對(duì)于保存的環(huán)境要求高。電子文件材料的氧化和變質(zhì)，磁場的影響等都容易破壞磁介質(zhì)上存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，對(duì)材料的防磁和對(duì)環(huán)境的濕度等諸多方面有著較高的要求。
　　2、數(shù)字時(shí)代的電子文件歸檔
　　數(shù)字時(shí)代的到來，使電子文件從無到有，并成為各單位日常辦公不可或缺的重要組成部分。電子文件的歸檔是將應(yīng)歸檔的、經(jīng)過整理的電子文件確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)介質(zhì)上拷貝或刻錄到可以動(dòng)的磁、光介質(zhì)上以便長期保存的工作過程。
　　對(duì)于文件的歸檔，首先要鑒定與選擇。要鑒定檔案的價(jià)值，對(duì)于具有保存價(jià)值的電子文件應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)技術(shù)、尋求更加優(yōu)質(zhì)的存儲(chǔ)方案。電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。它要求載體的材質(zhì)過硬并需要多個(gè)備份盤，因?yàn)槿绻d體材質(zhì)較差，就會(huì)影響文件的可讀性。數(shù)據(jù)易丟失的弱點(diǎn)則需制作多份備份，這樣，存檔工作的工作量無形中加大，存貯磁盤的數(shù)量也增加了。
　　對(duì)于電子文件，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯?？梢越柚畔⒐芾砭W(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)；將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門，檔案部門在與其他相關(guān)部門協(xié)商后，對(duì)文件格式等方面提出具體的相關(guān)要求。
　　電子文件歸檔工作會(huì)前移到電子文件生成之時(shí)。由于電子文件本身的特性、技術(shù)要求、載體形式的多樣性以及對(duì)計(jì)算機(jī)管理的特殊要求，在當(dāng)今的數(shù)字時(shí)代背景下決定了其歸檔工作要比紙質(zhì)文件的歸檔工作更為復(fù)雜。
　　二、數(shù)字時(shí)代電子文件歸檔中的問題
　　1、電子文件易復(fù)制、改動(dòng)，對(duì)于“原件”的鑒別困難
　　在數(shù)字時(shí)代，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用普及以后，電子文件在很多方面取代了以往的文字材料。它由擬稿者直接寫在磁盤上，并進(jìn)行修改，然后立即存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案管理人員、技術(shù)人員共享。
　　電子文件易于修改，而且改動(dòng)后沒有絲毫的痕跡。電子文件制作過程的虛擬化使對(duì)其原件的判別難于實(shí)現(xiàn)，在不同時(shí)間不同地點(diǎn)，不同人可以獲得相同的文件，因而對(duì)于原件的辨認(rèn)是一件難度頗大的工作，因而時(shí)常造成真假難辨的局面。
　　2、隨著技術(shù)的革新，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，電子文件的歸檔常需要更改載體且難以長期保存
　　在數(shù)字時(shí)代，信息呈現(xiàn)爆炸式地增長，技術(shù)的更新?lián)Q代周期也在不斷地縮短，電子文件的存儲(chǔ)與應(yīng)用必須適應(yīng)不斷發(fā)展、變化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，為了保證電子文件的存儲(chǔ)與可讀性時(shí)常需要對(duì)其自身的結(jié)構(gòu)與格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
　　與此同時(shí)，電子文件不再是存儲(chǔ)在固定的載體之上，對(duì)其原始性也就無從判別，并且，人們可以使用不同的方式進(jìn)行輸出。②電子文件對(duì)保存與維護(hù)方面有著較高的要求，它需要一種適合于磁、光介質(zhì)的保存環(huán)境甚至于對(duì)溫度、濕度的控制也要達(dá)到一定要求，因而，一段時(shí)間之后需要對(duì)其進(jìn)行復(fù)制、更換載體。
　　3、在數(shù)字化時(shí)代，電子文件的信息安全受到威脅
　　第一，由于電子文檔易復(fù)制、修改且不留痕跡，在傳輸?shù)倪^程中會(huì)造成信息的泄露。
　　第二，由于不同部門之間所使用的系統(tǒng)或系統(tǒng)更新有差異，因而，給文件的可讀性帶來了困擾，并且由于軟件系統(tǒng)的不斷更新，一些具有永久保存價(jià)值的文件無法讀取，目前實(shí)行的文件保存“雙軌制”也在一定程度上造成了電子文件本身的不完整。
　　第三，網(wǎng)絡(luò)化的普及以及由此帶來的互聯(lián)網(wǎng)病毒對(duì)電子文件的安全構(gòu)成了潛在的威脅。計(jì)算機(jī)病毒通過文件的拷貝、傳送、運(yùn)行程序等各種渠道，入侵電腦和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、復(fù)制和感染其他程序，盜取、篡改或毀壞電腦中的軟件和信息、破壞電子文件的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，這樣容易造成信息的泄露并導(dǎo)致一些信息的喪失。
　　4、從電子文件的生成到歸檔，缺乏規(guī)范的程序化管理制度
　　“目前中國國家檔案局組建了電子文件歸檔研究小組，出版了《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》，并且已經(jīng)制定了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》和《CAD電子文件歸檔與光盤存儲(chǔ)辦法》兩個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)。但這只是我國電子文件管理方法探索道路上的一個(gè)開端?！雹蹜?yīng)該說，相關(guān)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)也都還在探索并逐步地制定中，這種管理的不規(guī)范和不完善也對(duì)電子文件的歸檔帶來了很大的困擾與麻煩，并對(duì)于進(jìn)一步改善現(xiàn)狀提出了迫切的要求。
　　三、電子文件歸檔問題的解決對(duì)策
　　電子文件歸檔中的諸多問題給文件的歸檔工作帶來了困擾，如何更進(jìn)一步地加強(qiáng)和改進(jìn)文件歸檔工作是擺在檔案管理部門及其工作人員面前的一道難題。在新形勢(shì)下，針對(duì)電子文件歸檔過程中的諸多問題，筆者認(rèn)為，可以從以下幾個(gè)方面加以解決：
　　首先，提高檔案管理人員的信息技術(shù)能力。作為數(shù)字化時(shí)代的電子文檔管理人員，必須不斷更新自己的知識(shí)儲(chǔ)備、提高自己的專業(yè)技能，使自己成為既懂計(jì)算機(jī)技能又精通業(yè)務(wù)管理的復(fù)合型管理人才。因此，檔案管理部門應(yīng)該引進(jìn)一批管理能力強(qiáng)、技術(shù)精通的人才，不斷豐富和更新檔案管理人才隊(duì)伍，同時(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)，提升專業(yè)技能，使檔案管理工作不斷向前推進(jìn)。
　　其次，電子文檔由于其易修改、復(fù)制，難免會(huì)造成原件與復(fù)印件不分。對(duì)于此，檔案部門應(yīng)該參與到電子文件的產(chǎn)生、運(yùn)行到歸檔保存的各個(gè)環(huán)節(jié)中去，與各個(gè)文件部門協(xié)調(diào)、溝通好，對(duì)于生成的電子文件必須用嚴(yán)格的技術(shù)手段保證信息的原始性、真實(shí)性和完整性。由于其自身的特點(diǎn)，電子文檔可以在文件生成的同時(shí)進(jìn)行歸檔，在生成的同時(shí)就可以對(duì)其進(jìn)行相關(guān)處理，及時(shí)歸入檔案管理系統(tǒng)，甚至可以根據(jù)情況聯(lián)合軟件供應(yīng)商，進(jìn)行技術(shù)對(duì)接，使文件管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接起來，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。
　　第三，對(duì)已保存的電子文檔特別是具有重要保存價(jià)值的文檔進(jìn)行定期檢測(cè)與復(fù)制，并根據(jù)需要更換載體、備份文件。對(duì)于存儲(chǔ)的光盤，為了保證其長期的可讀性，降低存檔的風(fēng)險(xiǎn)，必須對(duì)其進(jìn)行定期的檢測(cè)并形成檢測(cè)制度，創(chuàng)造一個(gè)有利于光盤保存的環(huán)境，建立光盤的保護(hù)體系和管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的更新?lián)Q代，要及時(shí)將文件的格式轉(zhuǎn)換成當(dāng)前的流行格式并且保存此類電子文件的應(yīng)用軟件。另外，對(duì)于檔案部門的各種網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫要進(jìn)行備份，在存儲(chǔ)的同時(shí)做好備份工作，并且對(duì)于一些具有保存價(jià)值的文件要及時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)備份。在當(dāng)前環(huán)境下，檔案管理的“雙軌制”原則也應(yīng)當(dāng)繼續(xù)堅(jiān)持下去。
　　還有，在電子文件的歸檔過程中要構(gòu)建防病毒的安保體系，確保信息安全。從技術(shù)層面來說，“通過開發(fā)應(yīng)用數(shù)據(jù)加密程序，在應(yīng)用軟件中提供密碼保護(hù)、自動(dòng)加密保護(hù)以及在操作系統(tǒng)中采取‘密鑰’控制等技術(shù)手段，可以實(shí)現(xiàn)電子文件信息安全的防護(hù)，防范對(duì)電子文件的非法訪問和隨意修改?！雹懿⒉扇∠鄳?yīng)的用戶身份鑒定技術(shù)、設(shè)置密碼，啟動(dòng)防火墻和安裝殺毒軟件并及時(shí)更新升級(jí)等手段，以此來防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵以及黑客的攻擊；從法律層面來說，通過法律途徑來增強(qiáng)保護(hù)力度，必須以對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度加強(qiáng)文件管理的立法工作。
　　另外，要進(jìn)一步規(guī)范電子文件的歸檔制度，電子文件的歸檔工作應(yīng)當(dāng)制度化和法制化。在當(dāng)前情況下，紙質(zhì)文件與磁、光等電子文件一