淺析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理

檔案管理亦稱檔案工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用。事業(yè)單位檔案，是其在為對象提供服務(wù)和進行內(nèi)部管理中形成的具有重要考查利用價值的資料。九十年代的事業(yè)單位運作中，幾乎90%都未規(guī)范檔案管理工作，資料收集意識差，也無法體現(xiàn)較大的利用效果，導致許多處理事務(wù)中存在無憑無據(jù)，查不清道不明的事。近年來，國家檔案館、省、市檔案局對基層的事業(yè)單位檔案工作有了新的標準和要求，同時也加強了對基層事業(yè)單位檔案工作的監(jiān)督、指導和管理服務(wù)，使檔案工作能逐步深入事業(yè)單位的日常工作中，最大價值的體現(xiàn)檔案工作的利用效果，服務(wù)中心工作管理常受益。

近年來，初步建立起的事業(yè)單位檔案管理工作存在著許多制約因素，導致無法達到檔案管理的預期目的。其原因大多為以下幾種：常常遇到盲目收集大量資料，卻無較大的利用價值；檔案工作未形成常態(tài)，遺露、丟失的重要資料無從查找；檔案制度未及時建立，無監(jiān)管機構(gòu)和力度；檔案硬件設(shè)施不齊全，資料破損嚴重，補救無妄；從事檔案工作人員更迭頻繁、缺乏專業(yè)技能和工作經(jīng)驗，管理效果差。綜上所述的多種因素，如何做好檔案工作，管好檔案資料，利用出成效，下面我淺談幾個方面。

一、加強制度建設(shè)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)

與上級檔案業(yè)務(wù)指導部門聯(lián)系，指導制定適合本單位實際業(yè)務(wù)工作的《檔案管理“三合一”制度》尤為重要，按照“三合一制度”分類整理庫藏檔案，確立檔案工作基本框架。嚴格按照歸檔范圍和整理要求對資料進行收集、整理、編目、裝訂，保證檔案資料真實、有效、齊全。制定出臺《檔案工作人員職責》、《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《庫房管理制度》與《檔案鑒定與銷毀制度》等檔案管理規(guī)章制度，使檔案工作有章可循、有制度可依、立檔合理，分類、保管和使用更趨規(guī)范化、科學化、程序化、制度化。

建立由重要領(lǐng)導和部門負責人組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，提高檔案工作的重視程度，明確責任到人。健全各部門間檔案管理鏈，每個科室設(shè)兼職檔案員，明確兼職檔案員責任，嚴把質(zhì)量關(guān)。制定檔案工作規(guī)劃，確定檔案工作年度目標和任務(wù)，建立檔案工作聯(lián)絡(luò)員制度，制訂各部門資料收集、移交時間表，部署檔案工作形成常態(tài)，確保檔案管理工作的高效運轉(zhuǎn)。

二、加強硬軟件建設(shè)，提高服務(wù)水準

一是建立充足的檔案庫房，為永久室藏檔案預留空間。配備檔案柜、密集架、閱覽室、陳列室、檔案人員辦公室和檔案微機室，并嚴格按要求實行庫房、辦公室、閱檔室三分離；配置電腦、打印機、掃描儀、裝訂機等專用設(shè)備；安裝防盜門鎖、鐵門、鐵窗欄、遮光布等安全設(shè)施，添置滅火器、除濕機、溫濕度計、吸塵器、防潮箱、防蟲劑等配套設(shè)施，使檔案保管達到防光、防潮、防塵、防盜、防高溫、防霉等“八防”要求。購置標準檔案印章和檔案裝具，嚴格遵守檔案用具使用規(guī)定。

二是加強檔案管理人員的培訓工作。優(yōu)質(zhì)的檔案管理水平依靠的是檔案人員的敬業(yè)精神，只有同時具備較強的業(yè)務(wù)能力和工作責任心，才能實現(xiàn)檔案管理到位。然而檔案管理有其特定的要求，各事業(yè)單位在平時工作中均很難配備專門的檔案管理工作人員，大多采用兼職的管理模式，兼職的檔案人員缺乏專業(yè)技能，檔案整理標準得不到保障。必須加強檔案管理方面的業(yè)務(wù)學習，創(chuàng)造條件組織專兼職檔案人員參加培訓學習和技能競賽，提升檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理水平和服務(wù)標準。

三、逐步建立檔案信息化管理，提高利用效率

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉(zhuǎn)向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點。利用軟件實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理和利用效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案工作雖在逐步完善中，但有許多值得借鑒和學習的模式和經(jīng)驗，以上只是個人從事檔案工作的幾點淺識，還需在經(jīng)后更多的實踐工作中總結(jié)亮點。檔案工作最大的目的在于利用，如何更快速更便捷的為服務(wù)對象提供利用價值，將是檔案工作經(jīng)后探研發(fā)展的方向。

（作者單位：武漢市兒童福利院）