試論檔案管理的現(xiàn)代化趨向

溫麗春

（哈爾濱松江電爐廠有限責(zé)任公司，黑龍江 哈爾濱 150078）

引言

管理現(xiàn)代化通俗上講就是利用最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)武裝管理系統(tǒng)，達(dá)到管理的最先進(jìn)水平，這主要需要科學(xué)的程序和目標(biāo)，積極向高水平的管理模式學(xué)習(xí)。

1 檔案管理將實(shí)現(xiàn)無紙化、虛擬化

紙質(zhì)檔案管理曾經(jīng)一時(shí)間最平常的管理方式，但隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案的地位漸漸被數(shù)字化檔案所取代，數(shù)字檔案的優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在管理庫(kù)存充裕，檢查手段快捷，不會(huì)污染檔案，文件的傳輸利用省時(shí)高效，節(jié)省步驟。一條信息可以在最短時(shí)間內(nèi)傳遍全球。其缺點(diǎn)是保密性受到質(zhì)疑，這種問題漸漸被密碼，電腦綁定等方式改善。

資源共享和資源保護(hù)是檔案管理的雙重手段，對(duì)于前者來講，資源的收錄可以無限擴(kuò)大，只要可以轉(zhuǎn)化成電腦識(shí)別碼的信息都可以通過掃描，復(fù)述，電子照片，甚至視頻、錄像的方式轉(zhuǎn)入電腦收錄。信息的檢索通過關(guān)鍵詞的錄入，分類文件夾的方式即可查詢，其容量之大不可小視，而且成本低廉，空間占有率小，不易因?yàn)榉穷A(yù)期災(zāi)害產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失損毀。而信息發(fā)送和傳授的優(yōu)勢(shì)更加突出，幾乎相當(dāng)于面對(duì)面投遞。

2 檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化

縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3 檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化

社會(huì)信息化縮短了人與人之間溝通的距離，逐漸擺脫了從前依靠生理器官交流的遺漏性和易扭曲意思等以及文字交流時(shí)的傳達(dá)速度慢等缺陷。信息化已經(jīng)繼農(nóng)業(yè)化、工業(yè)化之后成為后工業(yè)時(shí)代這一大的時(shí)代潮流。最先掌握信息的人就掌握了生產(chǎn)生活的先機(jī)，而信息化的管理相比較人工則有著速度快，易保存，傳播范圍廣等優(yōu)勢(shì)。

現(xiàn)在世界各地先進(jìn)的文化聚集地都采用了互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。中國(guó)的電腦普及率也日趨上升，但是關(guān)于保密性的問題因此提上了日程，一些單位為了保密使用單機(jī)工作，進(jìn)出工作室必須專人把握鑰匙。這些方式比較傳統(tǒng)，新型方法比如密碼、指紋識(shí)別、面部識(shí)別、口令卡、密?？ā⑹謾C(jī)綁定等專業(yè)方式的使用更增添了文件保密方式。對(duì)于如何辨別真假資料，則采取了電子文件簽署的方式，互相建立保證。這些對(duì)材料的保密性、真實(shí)性、提供了專業(yè)支持。

網(wǎng)絡(luò)信息傳播優(yōu)勢(shì)有以下幾點(diǎn)：便捷、便宜、迅速，完整，逼真，幾乎所有擁有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的兩個(gè)地點(diǎn)都能收發(fā)信息。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化也同時(shí)享受到這些便捷，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化起著決定性作用。

4 檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化

隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來語音識(shí)別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì)地位。

5 檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化

5.1 過去的檔案管理內(nèi)容和目的主要面向國(guó)家，但是隨著人民民主意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)以及國(guó)家開放程度增大，檔案的服務(wù)對(duì)象逐漸轉(zhuǎn)向大眾，這是與市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)密不可分的，人民作為國(guó)家的成員都有責(zé)任和義務(wù)了解檔案管理支持檔案管理事業(yè)。檔案來自于人民服務(wù)于人民才是其價(jià)值的體現(xiàn)。

5.2 市場(chǎng)化管理的模式使檔案管理事業(yè)不僅是一項(xiàng)束之高閣的遺產(chǎn)性事業(yè)，更可以參與到現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中來，人民根據(jù)自己的文化事業(yè)需要宣傳檔案材料，充實(shí)新的文化認(rèn)知能力，拉近古典與現(xiàn)代文化的距離。

5.3 檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需得到社會(huì)的支持，將社會(huì)各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來，不斷充實(shí)和豐富庫(kù)存資源；另一方面，社會(huì)各界也需要得到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，為其提供方方面面原始的詳實(shí)資料。二者的相互依賴的關(guān)系，為檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理提供了客觀條件，可以為解決檔案經(jīng)費(fèi)不足的困難開拓出一條新路。

結(jié)語

總之，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢(shì)。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，把檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。

[1]馮大河.企業(yè)檔案管理升級(jí)的基本經(jīng)驗(yàn)[J].檔案工作，1991.

[2]錢崗.淺談建立、健全企業(yè)檔案管理制度[J].檔案工作，1988.