信息環(huán)境下檔案行業(yè)的發(fā)展研究

黃彩文

（大埔縣職業(yè)技能鑒定指導中心，廣東 大埔 514299）

1 信息環(huán)境使得新型載體檔案管理難度增大

現(xiàn)如今溝通不再依賴人與人面對面交流，而依靠網絡在現(xiàn)實生活中的便捷性來實現(xiàn)。與此同時檔案管理方式也隨之現(xiàn)代化多樣化，感光材料(照片、縮微膠片、幻燈片、電影膠片等)、磁性材料(磁帶，如錄音帶、錄像帶、計算機磁帶、儀器磁帶，磁盤、磁鼓、磁卡等)、光盤材料等新型載體檔案各式各樣的檔案載體給現(xiàn)實帶來了真實性生動性等優(yōu)勢的同時也增大了管理的復雜程度和繁瑣度。

從下面一些方面來分析，第一，新型檔案還原性較差，即材料一般經過二次甚至三次處理，對真實性在還原必定產生影響。它往往依賴復雜的機械，錄像機、相機、電腦等，經過這些設備處理過的材料質地、顏色等常常不容易被查看者明了，由于檔案保管人員自身對數(shù)據(jù)在真實性理解偏差，以及一些個人愛好等導致出現(xiàn)PS，裁剪等，更使真實度難以還原。

第二，數(shù)據(jù)安全性。新的載體在數(shù)據(jù)傳播方面具有的快速、全面、傳播方式多樣化、傳播密度大，所以導致泄露比較容易，而且泄露后往往造成大范圍信息流失，一夜之間可以在全國各處傳播，因此數(shù)據(jù)的保密工作刻不容緩。檔案管理人員需要明了哪些安全性要求高，哪些需要公開，以及用何種方式保護這些材料，要求其態(tài)度嚴謹，這通常需要全體人員互相監(jiān)督管理，提倡分類加密。

第三，管理的整合性整體性差是現(xiàn)今檔案管理問題突出的問題。檔案管理在我國屬于新概念，大多數(shù)人對其了解不深，行業(yè)缺乏擁有約束力的規(guī)章，各種公司對于管理手段管理方法在要求不一而足，有深有淺，有嚴有寬，管理機制不夠健全，行業(yè)標準還有待進一步和細化，這些都決定著檔案管理事業(yè)發(fā)展在未來。

2 信息環(huán)境對檔案行業(yè)人才素質要求更高

怎樣成為一個高標準高水平在檔案管理人才，首先需要提高業(yè)務執(zhí)行能力，失誤率低，責任心強的工作人員才能保證檔案管理事業(yè)的有序進行，此外，檔案管理人員在綜合素質需要提高，他需要明白自身所保護的材料具有怎樣的歷史意義，人文意義，以及如何創(chuàng)新檔案管理方式方法，不局限自己。

現(xiàn)今是信息時代大展頭角之時，紙質材料由于其儲存性差，易老化等漸漸由檔案管理的主要形態(tài)退居二線，紙質檔案漸漸發(fā)展為以計算機網絡為核心的電子數(shù)據(jù)檔案。各部門人員的傳播交流形式也因此發(fā)生變化，人與人的交流變?yōu)榫W絡與網絡在交流，所以人才的能力要求也相應變化，除了具有紙質檔案管理的能力，還要提升計算機等數(shù)據(jù)處理的綜合能力，這是時代發(fā)展所決定的。

3 信息環(huán)境下檔案行業(yè)面臨的發(fā)展機遇

凡事有一利亦有一弊，我們應該在積極應對檔案管理網絡化帶來在新型挑戰(zhàn)在同時發(fā)現(xiàn)其中在有利點。它有一下幾個優(yōu)點需要注意：

3.1 促進了檔案資源的傳播與利用

計算機網絡對信息在傳播具有傳播速度快、傳播范圍廣、傳播效率高、傳播時間自由等特點，由此可以推廣多種媒體互相支持的傳播模式，甚至實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，避免以前檔案老化速度快，傳播不及時，保存程度低下等困難發(fā)生。

3.2 提高了檔案行業(yè)信息技術含量

相對于信息化管理，從前在紙質檔案管理依賴于人工，管理技術性較低，管理方式簡單，信息傳播手段興起后，材料的管理流通漸漸成為科技化技術性程度極高的行業(yè)，其特點為高度的數(shù)字化、信息化、智能化、自動化、以及完整化，它不僅是信息的簡單傳遞更要注重對信息的采集，整理，建立系統(tǒng)化、民族化的信息數(shù)據(jù)庫，真正讓檔案管理得到大眾人士的認可與尊敬。

3.3 檔案服務進一步融入公眾

從前對檔案資料的收集整理其目的是為了滿足國家政策需要，所以它的工作手段工作對象都是針對國家需要來說的。而近幾年來我國公民在民主化意識在不斷增強，人民迫切地需要實現(xiàn)對國家資料管理工作進行了解，真正體會到當家作主，通過這些檔案的學習了解認識到自己所生長的環(huán)境。所以說檔案管理工作漸漸有了面向公眾的要求。

網絡的普及化使得網絡信息資源傳播量巨大，各種網絡服務面向大眾的日常生活所需所想。檔案管理也吸取這些有利條件及理念優(yōu)點，行業(yè)工作漸漸有了透明化、公開化在傾向，這主要是指公眾可以通過適當?shù)姆绞椒椒ㄌ崛×私庾约核璧南嚓P材料，各不同的需求群體也受到不同的服務方式和內容。

4 信息環(huán)境下檔案行業(yè)的發(fā)展對策

信息化管理對檔案管理工作人員來說有著不可忽視的挑戰(zhàn)性，主要說來如：人員工作水平的要求相應增加，技術水平和科技水平要求較高；對社會意識的需求，檔案工作者不再僅對政府負責，也要對公眾負責；對檔案管理體系的總體安全進行規(guī)劃，提高安全意識，將安全與公開相結合，加強安全性保障體系。

4.1 增強檔案行業(yè)及社會的檔案意識

社會檔案意識是指社會各界及公民對檔案和檔案工作的總體認識。社會檔案意識的強弱以及正確與否，決定著人們是否重視檔案、是否自覺利用檔案。檔案行業(yè)及社會的檔案意識是催生檔案利用的內在動力，是檔案行業(yè)不斷發(fā)展的重要推動力量。

4.2 提高檔案行業(yè)人才的信息素養(yǎng)與信息技術水平

信息環(huán)境下檔案工作向資源數(shù)字化、管理自動化方向發(fā)展，要求檔案工作人員具備更高的信息素養(yǎng)與信息技術水平。如果檔案管理者停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識與觀念上，不能運用現(xiàn)代高新技術工具，缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，就會大大制約檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

4.3 加強公眾檔案信息資源體系和信息利用體系建設

檔案工作面向公眾，就要注重加強公眾檔案信息資源體系和信息利用體系建設。第一，做好各種檔案信息資源的收集，包括各種紙質檔案、數(shù)字檔案，并且要加快完成紙質檔案的數(shù)字化，完備檔案信息資源是建設檔案信息資源體系的基礎。第二，要建設面向公眾的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。在檔案信息資源數(shù)字化的基礎上，對數(shù)字化的檔案信息進行深入加工和組合形成檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。第三，建設檔案信息資源管理與服務平臺。該平臺應符合信息環(huán)境的特點，基于互聯(lián)網和物聯(lián)網進行檔案管理，采用互聯(lián)網技術連接和管理各類數(shù)字檔案資源，利用物聯(lián)網技術連接和管理各類非數(shù)字檔案資源，同時為不同的終端設備提供資源訪問接口，使用戶不受空間、時間、訪問工具的限制，方便地訪問檔案信息資源。

4.4 建設檔案信息安全保障體系

信息環(huán)境給檔案利用帶來了便利性，同時也給維護檔案信息資源的安全性與完整性帶來了挑戰(zhàn)。怎樣有效防止人為地干擾破壞，克服信息技術自身的局限性，確保網絡時代檔案信息資源的安全是檔案工作需要解決的問題。首先，應采用各類信息加密手段保障檔案資源的保密性。根據(jù)網絡環(huán)境下檔案信息易變性的特點，可以采取公共密鑰、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、電子印章等技術保證檔案信息的真實性與完整性。第二，建立完善的數(shù)字檔案備份和安全拷貝制度，使檔案信息系統(tǒng)在遭到人為破壞或自然災難時可以通過備份或拷貝對系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)進行有效地恢復。第三，完善相關法律法規(guī)的建設，完善檔案法律保障體系，對危害檔案信息安全的行為進行必要的處罰，同時針對信息環(huán)境下新的危害檔案信息安全的行為進行分析、識別，確定相應的處罰條款。

[1]鄧斐蔚.新型載體檔案的原始性與歸檔管理的主體行為[J].中國檔案，2010(4)：60.

[2]郝秀彬.論信息時代的檔案管理工作[J].黑龍江史志，2008(5)：17.