如何做好特檢機構管理評審工作

文/萬明輝

特檢機構從事特檢工作就必須按《特種設備檢驗檢測機構質量管理體系要求》建立質量體系，一些特檢機構因從事委托檢驗、司法鑒定、能效測試等業(yè)務還須進行計量認證等認證，還得按《實驗室資質認定評審準則》等規(guī)定建立質量體系，這些質量體系都要求機構進行管理評審?，F(xiàn)結合我所管理評審實際和其他一些特檢機構的管理評審經(jīng)驗，淺談如何做好特檢機構管理評審工作。

意義和目的

管理評審是特檢機構最高管理者的重要職責，是特檢機構實施管理改進的工具，是特檢機構自我診斷、自我修復和自我完善的一種管理機制，是由特檢機構的最高管理者組織有關人員對特檢機構管理體系的適宜性、充分性、有效性開展的評價和改進活動，使特檢機構及時發(fā)現(xiàn)管理體系的薄弱環(huán)節(jié)以及實現(xiàn)質量方針、目標存在的差距或不足，尋求改進機會。管理評審目的是促使特檢機構建立自我改進機制，滿足管理需求和相關方期望，提高特檢機構的管理水平和競爭能力。

存在的問題

很多特檢機構的管理評審工作開展得不太理想，究其原因主要存在以下問題：

1.把管理評審作為靜態(tài)的會議，缺乏過程管理思想。許多特檢機構把管理評審作為所長辦公會來組織，輸入、輸出不充分，沒有運用PDCA循環(huán)對管理評審形成閉環(huán)管理。

2.管理評審流于形式。只是走過場而不關注效果，使之流于形式，有的特檢機構甚至只是將管理評審要求的相關資料匯總，連管理評審會議都不用開，能夠應付外審就可以，初看管理評審資料有計劃、有記錄、有報告, 但深入查閱卻發(fā)現(xiàn)評審記錄無實質性內(nèi)容，沒有關鍵問題和環(huán)節(jié)。

3.把管理評審開成擺功會，缺乏持續(xù)改進思想。主要領導更多地是看到業(yè)績，重點是總結成績，對存在的問題輕描淡寫，很難正視存在的不足，甚至對一些不足進行很多客觀上的解釋，缺乏持續(xù)改進的意識。

4.評審的重點不突出，回避問題的評審方式。有些特檢機構的管理評審抓不住主要問題和薄弱環(huán)節(jié)，對于較敏感或難以解決的問題，評審時避重就輕，回避問題，解決不了主要問題，甚至遺漏對文件的評審。

5.糾正措施落實不到位。糾正預防措施缺乏可操作性，由于責任不清，計劃性不強，使糾正措施模糊操作，不能解決實際問題。

6.有改進要求，但跟蹤驗證不力。沒有按體系文件的要求進行跟蹤驗證、實行閉環(huán)管理。

7.錯位式的管理評審。錯位式管理評審是指最高管理者沒有親自參加和主持管理評審，由單位副職甚至職能部門負責人替代的評審方式。由于最高管理者沒有參加評審決議，使管理評審的執(zhí)行力度大打折扣，收效甚微。

8.沒有將日常管理與管理評審有機結合起來，認為管理評審是質量管理體系運行的“特產(chǎn)”, 屬一般技術管理范疇, 不能與特檢機構的經(jīng)營發(fā)展、人力資源配置、組織機構等決策之類的日常管理有機結合起來。

上述問題的產(chǎn)生, 既有思想認識的原因，也有實際操作的原因。歸納起來有以下幾方面: 一是思想認識不到位，對管理評審只是被動應付，沒有明確管理評審的目的；二是管理評審策劃時機不合理，準備不充分；三是管理者對匯報材料分析歸納不到位、主題不突出、缺乏針對性；四是管理評審會議走過場。

措施與建議

一是將管理評審工作與年度管理工作總結會議結合起來，以便于將機構現(xiàn)行管理模式與管理評審結合起來，減少機構重復總結檢查工作，提高機構管理水平。

1.制定管理評審計劃。確定評審輸入，做好評審準備，確保評審輸人內(nèi)容要充分、具體。

⑴ 制定管理評審計劃，確定評審輸入。特檢機構在開展管理評審時，首先應根據(jù)特種設備監(jiān)督檢驗所所長對管理評審的意圖、要求組織策劃活動，制定管理評審計劃下發(fā)到相關部門及人員。管理評審計劃應包括評審時間、地點、目的、范圍、方式、評審內(nèi)容和要求、參加部門和人員、應提供的材料、改進措施的初步設想、資源需求、有關建議等內(nèi)容。

⑵ 做好評審準備，確定評審重點。特檢機構在進行評審之前，各部門接到任務后，要認真準備管理評審輸入資料，為實施評審做好充分準備。整理輸入材料時可以按照管理狀況、需要關注問題、改進建議三大項內(nèi)容進行分類。管理評審要解決的重點問題是影響特種設備檢驗質量、安全等的關鍵問題，長期存在的質量問題，質量體系運行中的系統(tǒng)問題。

2.進行管理評審，做出改進決議。進行管理評審可以采取召開評審會議、審閱文件、網(wǎng)絡傳輸審閱信息、電話溝通等多種方式進行，由檢驗所所長根據(jù)評審需要以及評審內(nèi)容選擇，可以是上述方式的一種，也可以將上述方式進行組合。管理評審即將結束時，所長應對評審的議題做出最后結論，對評審后的改進活動提出明確要求，對較難解決的問題做出指示，對體系、方針、目標、資源、報告、過程、市場等各項管理的變更做出安排。

3.編制管理評審報告，落實糾正預防措施，并限期實施。管理評審結束后，主管部門要及時編制管理評審報告，應將管理評審報告發(fā)放到相關部門及人員。管理評審報告包括評審目的、評審日期、評審內(nèi)容、評審結論、參評人員和采取糾正預防或改進措施的要求和期限。特檢機構應對管理評審過程中發(fā)現(xiàn)的不合格、不符合、潛在的不合格或不符合，根據(jù)特檢機構自身的能力和需要，提出切合實際并具有可操作性的改進措施。并應確保改進措施得到有效的實施，對于那些長期存在的問題或系統(tǒng)性問題，有時不能急于求成，應分期采取改進措施。

4.改進措施一定要進行跟蹤驗證。管理評審中決定的改進措施均要有關部門進行跟蹤驗證并在下次評審會議上進行匯報。管理評審會議后，主管部門應組織各有關部門和人員根據(jù)報告決議和措施，制定整改方案，并逐項落實，按PDCA循環(huán)的方法進行整改。并對整改的符合性和有效性進行驗證，對效果不明顯或沒有達到要求的，責成有關部門重新采取措施，直到有效。

5.管理評審記錄歸檔保存。管理評審活動結束后，要保存管理評審形成的所有記錄。保存的記錄應包括：管理評審計劃、各種管理評審輸入信息資料、管理評審會議簽到、會議記錄、紀要等、管理評審報告、改進措施的驗證記錄、管理評審報告的分發(fā)清單等。

二是將臨時性管理評審工作與機構行政會議（日常管理工作）有機地結合起來，實現(xiàn)管理動態(tài)化，提高管理評審的有效性。

管理評審會議的核心是尋找體系持續(xù)改進的空間，但許多特檢機構搞管理評審完全是為了質量體系的要求，機械地召開一年一次的管理評審會議，可能會貽誤改進的最佳時機，對持續(xù)改進質量體系發(fā)揮的作用不大，造成這一現(xiàn)象的重要原因是管理評審沒有和機構日常管理活動相結合。

比如，某關鍵崗位人員突然辭職或去世，機構人力資源發(fā)生變化，需要馬上配備資源，機構領導會通過內(nèi)外招聘的方式，任命該崗位新的關鍵崗位人員，此過程就是管理評審過程，因為管理人員發(fā)生變動，可能影響到質量管理體系的充分性，機構領導對充分性進行評審(人員調整)，形成評審輸出——任命文件。由此可見，將臨時性管理評審與行政會議或解決管理問題的會議融合進行，將有助于提高管理評審的效率。

因此，管理評審這一管理活動在文件的規(guī)定上就應盡量符合特檢機構的實際情況，臨時性管理評審內(nèi)容可靈活決定，可以事先組織各部門對擬評審的內(nèi)容作些口頭或書面準備。既然質量管理體系規(guī)定應保持管理評審的記錄，并未規(guī)定記錄的格式和形式，那么管理評審的記錄不應只限于管理評審報告，只要是能為管理評審提供證據(jù)的任何形式記錄，都可以作為管理評審的有效記錄。但不論記錄是何種形式，都應標明評審日期，醒目標明或圈出記錄中哪一段落或全部記錄是管理評審的內(nèi)容。