品管圈活動在降低我院門診藥房藥品庫存金額中的應用

席明名，管靜，湯倩，劉曉艷，魯瑤，李煒，王俐（南京醫(yī)科大學附屬南京市婦幼保健院，南京210004）

品質管理圈（Quality control circle，QCC）[1]簡稱品管圈，來源于1950年Deming教授的統(tǒng)計方法課程以及1954年Juran教授的質量管理課程，即用統(tǒng)計的手法進行品質管理，但是這種手法只有從事品質管理（QC）工作的專業(yè)人員才能應用，對于現(xiàn)場生產(chǎn)的作業(yè)人員而言難以理解掌握。QCC活動是由日本石川博士在1962年所創(chuàng)[2]，指的是工作性質相似或相關的人，本著自動自發(fā)的精神，共同組成一個圈，圈員一般由3～15人組成，運用品管七大手法，按照十大步驟進行QC活動。其特點是激發(fā)個人潛力，凝聚團體力量，解決存在的問題，持續(xù)地改善各種問題。QCC活動可讓大家學習到如何從分析中找出主要問題；如何列出問題的清單，然后找出解決問題的方法；最后如何保持成果[3]。從20世紀90年代起QCC活動在臺灣醫(yī)療界得到廣泛應用[4]，我國內(nèi)地醫(yī)療界目前正在推廣應用該活動[5，6]。2010年5月－2011年2月我院門診藥房開展了以“降低門診藥房藥品庫存金額”為主題的QCC活動，取得了滿意的效果，現(xiàn)將有關情況總結如下。

1 QCC活動具體實施

1.1 組建QCC

我院門診藥房通過臺灣陽明醫(yī)務股份有限公司的徐建鵬等老師的全面質量管理課程培訓，深入學習了QC的基本知識。在此基礎上，以門診藥房全體成員組成QCC，設圈長1名，圈員14名，圈輔導員2名，并通過全體圈員集思廣益和投票表決確定了圈名（安安圈）和圈徽。

1.2 主題選定與計劃擬訂

全體圈員對門診藥房日常工作中存在的問題進行分析，通過運用腦力激蕩法提出多個問題，圈長對收集到的問題進行匯總歸類，共得出8個主題。全體圈員首先對上級政策、重要性、時效性、圈能力、整合性5個指標所占權重比例進行打分，再計算出各項所占權重比例，即上級政策占27.14%、重要性占22.14%、時效性占17.14%、圈能力占17.14%、整合性占16.44%；以評價法就上級政策、重要性、時效性、圈能力、整合性5個指標逐一對每個議題進行打分評價，議題項目的每一個指標數(shù)值為圈員給分之和乘以所占權重比例，5個指標數(shù)值之和為議題總得分，總分最高的作為本次QCC活動的主題。主題選定詳見表1（注：以評價法進行主題選定，其中圈員14人參與選題過程，票選分數(shù)5分最高、1分最低，第1順位為本次活動主題）。

經(jīng)過評分，“降低門診藥房藥品庫存金額”當選為本次活動的主題，并通過QC Story（QC方式的問題解決法）判定這次QCC活動主題為問題解決型。主題選定后，經(jīng)過圈員共同討論，擬定活動計劃，詳見圖1。

表1 主題選定Tab 1 Subject selection

圖1 活動計劃擬定Fig 1 Preparation of activity plan

1.3 現(xiàn)狀把握與目標設定

本圈在現(xiàn)狀把握階段，利用醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS），收集了2010年1－6月的數(shù)據(jù)，結果門診藥房2010年1－6月平均庫存結存金額為1147503.89元。根據(jù)“二八”法則確定改善重點，改善值＝現(xiàn)狀值×改善重點×圈能力＝1147503.89×0.8023×0.6＝552385.42元。本圈認為藥品庫存比例為1.2比較合理，其中庫存比例＝（入庫數(shù)量+上月結存量）/出庫數(shù)量，當庫存比例為1時，說明本月藥品無結存；但是為了保證門診正常用藥，經(jīng)過全員討論，將庫存比例定為1.2，即在正常用量下儲備6日用量（按每月30日計算）。我院門診藥房共計511種藥品，庫存比例在1.2以上的為410種，所以將目標的改善重點定為（410/511）＝0.8023。經(jīng)過全體圈員討論決議，挑戰(zhàn)一下大家的能力，將圈能力定為0.6。則：目標值＝現(xiàn)狀值－改善值＝1147503.89－552385.42＝595118.47元。

1.4 解析與對策擬定

根據(jù)各類藥品庫存金額及使用情況，全體圈員從人、制度、環(huán)境、方法4個方面展開分析，繪制出特性要因圖（魚骨圖），并查找末端因素進行討論和要因確認。魚骨圖分析詳見圖2。

結果，我們用小骨集約法選出要因，運用經(jīng)驗法則，票選出“無領藥周期”、“領藥人員不固定”、“無領藥流程”、“整件領藥”、“滯銷藥品未及時退庫”5個要因為真要因。

根據(jù)5個要因選出18個對策，再依照3個評分標準（可行性、重要性、時效性）打分，由“二八”法則計算得出，總分在180分以上的對策分為3個對策群組，分別是：對策群組一，設定領藥周期與警戒線；對策群組二，完善領藥制度；對策群組三，制定滯銷藥品管理制度。

圖2 魚骨圖分析Fig 2 Fishbone diagram analysis

1.5 對策實施與檢討

針對各方面原因，經(jīng)過全體圈員討論達成一致意見，圍繞3個對策群組，有的放矢地制定出切實可行的措施，主要包括：1.5.1 對策群組一：設定領藥周期與警戒線。（1）根據(jù)門診藥品實際使用量，與領藥人員協(xié)調，設定領藥周期為3日，即每周一、周四領藥。（2）根據(jù)已有的藥品分類和使用情況，對常用藥品設定合理的警戒線，安排專人對警戒線定時維護。（3）對“精麻”藥品和急救藥品設定基數(shù)；對臨時用藥藥品設專人負責監(jiān)管，與醫(yī)師商定在固定的時間內(nèi)，將藥品使用完。超過使用時間，視為滯銷藥品，參考對策群組三的滯銷藥品管理流程操作。（4）根據(jù)藥品實際使用情況，設定男性科、生殖中心用藥的合理警戒線。

1.5.2 對策群組二：完善領藥制度。（1）經(jīng)過全體圈員討論確定領藥人員為固定2人。每月制定2名領藥人員排班表。（2）制定領藥流程和注意事項，并對發(fā)現(xiàn)的問題，隨時討論和完善。領藥流程詳見圖3。

圖3 門診藥房領藥流程Fig 3 Process for taking medicine in outpatient pharmacy

圖4 滯銷藥品管理流程Fig 4 Unmarketable drug management process

1.5.3 對策群組三：制定滯銷藥品管理制度。（1）制定滯銷藥品管理流程。（2）小組討論確定將滯銷藥品分為2類：長期滯銷藥品時間為3個月，短期滯銷藥品時間為1個月，檢查人員為本組成員，檢查滯銷藥品時間為每2周1次。并建立檢查表，確定每2周對檢查結果開會討論，進一步完善和改進。（3）建立滯銷藥品退庫記錄。滯銷藥品管理流程詳見圖4。

1.6 效果確認

1.6.1 有形成果：（1）改善前、后的6個月平均庫存結存金額對比。經(jīng)過數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計，門診藥房2010年1－6月平均庫存結存金額為1147503.89元。改善中的每月庫存結存金額呈現(xiàn)逐月下降趨勢，7月為882983.67元，8月為577616.14元，改善后的2010年9月－2011年2月平均庫存結存金額為509571.16元。從目前統(tǒng)計數(shù)據(jù)來分析，每月庫存結存金額穩(wěn)定在50萬元左右，表明改善措施是可行的。（2）目標達成率。目標達成率＝（改善后值－改善前值）/（目標值－改善前值）×100%＝（509571.16－1147503.89）/（595188.47－1147503.89）×100%＝115.50%。

1.6.2 無形成果：結果表明，門診藥房全體成員在QC手法運用、計算機軟件的應用、執(zhí)行力、活動積極性、思維開拓能力，組織領導能力等方面均有提升，詳見表2（注：表內(nèi)數(shù)據(jù)即評分結果，其由圈員14人評分，每項最高6分、最低1分，取平均分；“↑”表示正向）和圖5。

表2 QCC活動前、后無形成果評分比較Tab 2 Comparison of invisible achievement before and after the practice of QCC activity

圖5 QCC活動前、后相關項目評分值雷達圖Fig 5 Radar chart of related project scoring before and after the practice of QCC activity

1.7 標準化

QCC活動結束后，對于其中比較有效的措施，如定期維護藥房藥品的警戒線，建立了作業(yè)標準書，制定并標化了門診藥房藥品警戒線檢查表；制定了門診藥房領藥流程圖和滯銷藥品管理流程圖及退庫藥品流程圖，形成制度，使之能夠長期執(zhí)行。

1.8 檢討與改進

通過這次QCC活動，我們?nèi)〉昧艘欢ǖ某晒?，但同時也認識到不足之處，如圈員都有共同的工作經(jīng)歷，帶著對QCC的學習興趣，運用腦力激蕩，發(fā)揮各自才能，學習如何更好地在工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提高工作效率，但因為這次活動時間過于緊張，門診一線日常事務較多，工作量較大，人員有時會感到疲勞，今后可以延長至1年時間來完成圈活動；還有因為客觀原因造成了數(shù)據(jù)收集不是很完整，今后將在平時工作中注意收集數(shù)據(jù)；部分新圈員缺乏QCC活動的經(jīng)驗，今后盡量多學習、多運用在QCC活動中學習到的經(jīng)驗，推廣QCC的經(jīng)驗，讓更多的同事參與其中；一些對策在制訂時考慮不周，缺乏執(zhí)行力，今后組圈時多制訂一些符合實際的方案，以便執(zhí)行。

2 討論

我國醫(yī)院在現(xiàn)代化藥房的建設上進行了許多嘗試，醫(yī)院藥學的發(fā)展也正向著“人性化服務”、“以人為本”的藥學服務方向邁進[7]。QCC是一項以人為本的新興的醫(yī)院藥房QC模式，QCC活動把科學管理和人性管理結合在一起，該活動的特點是被授予一定權利的一個小組，每人都有參與決策和解決問題的機會，其優(yōu)點是有利于發(fā)揮每個人的創(chuàng)造性思維，以便達到提高藥學服務質量的目的[8]。

本次品管圈活動按照主要步驟（主題選定、擬定活動計劃、現(xiàn)況把握、目標設定、解析、對策擬定、對策實施與檢討、效果確認、標準化、檢討與改進）實施各項活動，通過分析導致門診藥房藥品庫存金額高的各個要因，提出并實施改進對策，從而降低藥品庫存金額。通過這次活動，醫(yī)院可提升醫(yī)療服務品質，使患者滿意度大大提高，工作流程更順暢，工作效率更高，藥品的庫存金額大幅度降低；能降低組織的營運成本，提高經(jīng)營績效，體現(xiàn)了醫(yī)院質量內(nèi)控的工作內(nèi)容；發(fā)現(xiàn)并培養(yǎng)了優(yōu)秀員工，發(fā)掘優(yōu)秀人才。通過降低藥品庫存，可以減少藥品損耗，提高工作成效，值得進一步推廣應用到住院藥房和庫房。通過此次活動，提升了科室形象，增強了與外科室溝通能力。本科室在活動中進行了演講培訓和管理藝術培訓，在互動中加強了團隊精神，教授新的管理方法，有利于科室文化氛圍營造和建設，并形成了團結和諧的工作氣氛。同事們在這次活動中系統(tǒng)地學習了QCC的管理理念和運作方法，使全體圈員受益匪淺。通過活動可以加強同事之間的交流，運用科學的管理，更深層次、更全面地把握了現(xiàn)狀；人人參與，充分展示每一圈員的智慧，客觀地分析，從而激發(fā)了基層員工的潛能，認真地對待主要因素；進行可行性探討，擬定對策，嚴格執(zhí)行；增強工作責任心，增加工作愉悅感，增強集體歸屬感，促進合作意識；提高在工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力，工作標準化程度提高了，最終有利于提高工作效率。

近年來，護理部門是國內(nèi)醫(yī)院中較早引入和開展全面質量管理和QCC活動的部門，且效果良好。此次在我院門診藥房的QCC活動實踐表明，此項活動在降低庫存成本、提高員工積極性、標準化工作流程等方面效果顯著，值得在醫(yī)院系統(tǒng)開展，具有較好的發(fā)展前景。

[1]林瑞榮.品質管理[M].廈門：廈門大學出版社，2000：146.

[2]朱 泓.品管圈活動在提高門診藥房工作質量中的應用[J].藥學服務與研究，2008，8（6）：466.

[3]許書慧.品管圈活動在提高中藥飲片管理中的應用[J].中國藥房，2009，20（27）：2150.

[4]林逸勝.臺灣醫(yī)院的“品管圈”[J].中國衛(wèi)生人才，2002，10：42.

[5]張幸國，趙青威，李 盈，等.品管圈在醫(yī)院藥學管理中的探索與實踐[J].實用藥物與臨床，2009，12（4）：233.

[6]陸國紅，吳 雋，沈金芳，等.采用品管圈方法優(yōu)化藥學服務流程[J].中國醫(yī)院，2009，13（9）：15.

[7]韓 晉，吳榮榮.我院現(xiàn)代化藥房建設工作的嘗試[J].中國藥房，2007，18（34）：2669.

[8]鮑仕慧，白少華，王增壽，等.品管圈在門診西藥房工作質量管理中的應用及體會[J].中國藥房，2011，22（21）：1956.