淺議高校研究生學(xué)位檔案的管理

肖千紅　唐國華

摘要：研究生學(xué)位檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，該文梳理了研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容，指出了研究生學(xué)位檔案管理中存在的問題，并提出了加強研究生學(xué)位檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：研究生；學(xué)位檔案；檔案管理

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044（2012）29-6907-02

近年來，特別是“十一五”期間，我國的研究生教育發(fā)展迅猛，各高等學(xué)校的研究生招生人數(shù)、學(xué)位授予人數(shù)都有了大幅度的增長。研究生教育的快速發(fā)展，對于研究生教育管理各個方面的改革創(chuàng)新都有著極大的促進(jìn)作用。研究生的學(xué)位檔案是研究生學(xué)習(xí)、科研和實踐活動的真實記載和重要的歷史資料，研究生的學(xué)位檔案管理也是各高等學(xué)校的檔案管理工作重要的組成部分，隨著研究生教育規(guī)模的擴(kuò)大，加強對研究生的學(xué)位檔案的管理是一件十分重要和具有非?，F(xiàn)實意義的事情。

1 研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容

要做好研究生學(xué)位檔案的管理和利用，首先要明確研究生學(xué)位檔案所包含的內(nèi)容。以下按照研究生的培養(yǎng)過程依次列出研究生學(xué)位檔案所包含的內(nèi)容。

1）研究生招生管理方面。主要是各年度各種類別研究生的招生簡章。其內(nèi)容包括招生專業(yè)目錄、導(dǎo)師名單、參考書目、招生人數(shù)等信息。這些信息從宏觀上表現(xiàn)出高校的研究生教育的發(fā)展。

2）研究生培養(yǎng)管理方面。主要包括研究生的個人培養(yǎng)計劃書、學(xué)籍卡、成績單、中期篩選考核表、科研登記表、學(xué)術(shù)報告登記表、實踐登記表等各種培養(yǎng)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的具有保存價值的歷史記錄。這些表格能詳細(xì)的展示研究生的整個培養(yǎng)過程。

3）研究生學(xué)位管理方面。主要包括論文開題報告表、論文中期檢查情況表、論文盲審、評閱、答辯所產(chǎn)生的一系列表格以及論文終稿。這些表格詳細(xì)記錄了研究生學(xué)位論文的開展情況。

4）研究生德育管理方面。主要包括研究生的獎懲材料、思想情況鑒定表、入黨申請書、個人思想情況匯報材料等。

2 目前研究生學(xué)位檔案管理所存在的問題

1）研究生學(xué)位檔案的管理意識還比較薄弱

目前我國許多高校的研究生管理工作者對于檔案管理的意識還很薄弱，沒有加以重視，加之研究生管理的日常工作繁雜，對于研究生的學(xué)位檔案管理，缺少時間和精力，更加疏于管理。而且，學(xué)院的檔案管理人員大多都是兼職管理人員，對于檔案的管理知識缺乏，沒有良好的約束機(jī)制，責(zé)任心也不強。同時，部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作也不夠重視，更沒有把研究生的學(xué)位檔案管理工作列為重要的工作內(nèi)容來抓緊抓好。

2）研究生學(xué)位檔案的歸檔工作還不夠規(guī)范有序

由于研究生的學(xué)位檔案內(nèi)容繁多，加之各部門的檔案管理人員意識不夠強，最終收集到學(xué)校檔案館的學(xué)位檔案材料普遍存在著信息收集不全、案卷質(zhì)量不高、沒有按照歸檔要求規(guī)范等問題。這不僅給學(xué)校檔案館的工作帶來極為不便，同時也給研究生個人以后的工作生活帶來隱患。

3）研究生學(xué)位檔案管理的信息化程度還極為低下

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)對人們的工作和生活產(chǎn)生著越來越重要的作用，它為人們的生活帶來了極大方便。而高校的檔案管理工作大部分仍處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主體的檔案管理階段，對于研究生學(xué)位檔案管理的信息化，許多高校還沒有條件也沒有引起足夠重視來進(jìn)行研究生學(xué)位檔案的信息化處理。研究生的學(xué)位檔案仍然沿用以前的手工操作的手段來完成學(xué)位檔案的收集、整理、統(tǒng)計、檢索和利用工作。

3 建立健全研究生學(xué)位檔案的長效管理機(jī)制

研究生的學(xué)位檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，高校的檔案管理部門必須要建立健全一套長效的管理機(jī)制，做到對研究生學(xué)位檔案的全面、系統(tǒng)、科學(xué)地管理和應(yīng)用。

1）增強檔案意識，加強統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

研究生個人以及各方面工作人員都要增強學(xué)位檔案的意識，做到認(rèn)真重視、嚴(yán)謹(jǐn)對待每一份研究生學(xué)位檔案。研究生個人要明白學(xué)位檔案與個人發(fā)展息息相關(guān)的重要性，認(rèn)真對待；研究生管理工作者以及檔案管理工作者都要提高工作積極性，及時做好研究生學(xué)位檔案的歸檔和整理工作。

養(yǎng)成良好的學(xué)位檔案意識是開展學(xué)位檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是學(xué)校珍貴的歷史資料，檔案的管理工作也是高校全局工作中重要的組成部分，學(xué)校應(yīng)高度重視，將檔案工作納入學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)之中，并由學(xué)校一副校級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行分管和協(xié)調(diào)，以此可確保實現(xiàn)學(xué)校檔案工作的改革、發(fā)展和穩(wěn)定的局面，要建立起一套檔案管理的規(guī)章制度，并做到嚴(yán)格執(zhí)行，切實有效地把握好學(xué)位檔案工作的每一個環(huán)節(jié)。

同時要完善人事制度，制定一套嚴(yán)格的考評機(jī)制，對各個單位的歸檔內(nèi)容、歸檔時間等作出明確的規(guī)定，并且定期舉行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，提高學(xué)校兼職檔案人員的檔案意識和工作能力，為廣泛而深入地利用好研究生的學(xué)位檔案奠定好堅實的基礎(chǔ)。

2）理順管理體制，加強部門協(xié)作

研究生學(xué)位檔案的各個內(nèi)容來自于學(xué)校研究生各個管理部門，不僅有學(xué)校研究生管理各部門形成的歷史記錄，也有研究生所在學(xué)院在研究生培養(yǎng)過程中形成的大量材料。各部門之間要樹立良好的合作意識，加強部門協(xié)作，才能做好高校的研究生學(xué)位檔案工作。

首先，研究生所在學(xué)院是研究生培養(yǎng)管理的具體負(fù)責(zé)部門，研究生從入學(xué)到畢業(yè)的整個學(xué)習(xí)過程中，形成了大量的學(xué)習(xí)、生活、科研等第一手記錄材料，這些材料內(nèi)容繁多，各學(xué)院研究生管理人員應(yīng)切實做到認(rèn)真負(fù)責(zé)對待每一份研究生學(xué)位檔案，以嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的姿態(tài)做好每一位研究生的學(xué)位檔案歸檔工作。

另外，學(xué)校研究生處（院）是研究生工作的行政主管部門，負(fù)責(zé)研究生的招生、培養(yǎng)、學(xué)位授予等工作，研究生處（院）除了將自身工作中形成的檔案材料歸檔外，還需要對學(xué)院的研究生學(xué)位檔案歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、篩選和統(tǒng)計等工作。

最后，學(xué)校檔案館要對全校的研究生學(xué)位檔案歸檔工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和全局指導(dǎo)，并對各部門交送的研究生學(xué)位檔案材料進(jìn)行集中收集、專業(yè)整理和科學(xué)保管。

3）加強信息化管理，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺

隨著計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們生活中不可或缺的一部分，各個高校的數(shù)字校園建設(shè)也正如火如荼地展開，作為學(xué)校公共服務(wù)體系之一的檔案館， 也應(yīng)該將學(xué)位檔案管理工作從單一的紙質(zhì)材料管理發(fā)展成學(xué)位檔案信息的采集、傳播和利用的綜合管理模式。利用計算機(jī)等數(shù)字化手段，使工作人員從浩如煙秒的宗卷中解放出來，不僅可大大減輕工作人員的工作量，有效提高工作效率，同時也可利用現(xiàn)有的校園網(wǎng)絡(luò)，提供網(wǎng)上檢索各種信息等服務(wù)，為研究生學(xué)位檔案的有效利用提供了保證。

因此，高校檔案館要積極進(jìn)行各種信息化技術(shù)設(shè)施的建設(shè)工作，加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)步伐。依托現(xiàn)代化的計算機(jī)設(shè)別，進(jìn)行研究生學(xué)位檔案信息的書目數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建工作， 先實現(xiàn)研究生學(xué)位檔案的目錄式檢索功能，再逐步實現(xiàn)研究生學(xué)位檔案的全文數(shù)據(jù)庫檢索功能?？筛鶕?jù)利用者的需求對館藏研究生的學(xué)位檔案進(jìn)行回溯建庫，優(yōu)先對近十年的、學(xué)術(shù)價值高和利用率高的研究生學(xué)位檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。開發(fā)利用好學(xué)位檔案信息資源， 是檔案館適應(yīng)高?，F(xiàn)代化發(fā)展的一項大有可為的工作。

總之，高校的研究生學(xué)位檔案管理工作，既是各個研究生管理部門的總體工作中的一部分，也是高校檔案工作不可或缺的一部分，要做好研究生的學(xué)位檔案管理工作，離不來高校各部門之間的共同協(xié)作和努力。我們應(yīng)該做好研究生的學(xué)位檔案管理工作，促進(jìn)研究生教育的發(fā)展與創(chuàng)新。

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