淺談會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)職能的變化

王春梅

一、傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)職能概述以及手工環(huán)境下會(huì)計(jì)核算的特點(diǎn)

（一）傳統(tǒng)會(huì)計(jì)職能概述

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)職能主要包括反映職能和監(jiān)督職能，反映職能是指財(cái)務(wù)人員按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，通過(guò)既定的程序和方法，全面、系統(tǒng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地將會(huì)計(jì)主體所發(fā)生的會(huì)計(jì)事項(xiàng)表現(xiàn)出來(lái)，監(jiān)督職能主要是監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是否按照有關(guān)的法規(guī)和計(jì)劃進(jìn)行。此外，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)也具有參與經(jīng)營(yíng)決策、控制經(jīng)濟(jì)過(guò)程、分析經(jīng)濟(jì)效果和預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)前景等職能，但是由于核算手段和核算工具的限制，這些職能相對(duì)有限。

（二）手工環(huán)境下會(huì)計(jì)核算的特點(diǎn)

在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，針對(duì)本企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)人員按會(huì)計(jì)要素類別設(shè)置各種賬戶，根據(jù)日常業(yè)務(wù)進(jìn)行登賬、記賬、對(duì)賬和登記報(bào)表等處理，產(chǎn)生各種紙質(zhì)記賬憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬以及報(bào)表。單位的會(huì)計(jì)人員需要定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案按一定的要求排列，將各種附件定期加具封面并裝訂成冊(cè)，這勢(shì)必耗費(fèi)企業(yè)的時(shí)間和金錢。同時(shí)在手工環(huán)境下，內(nèi)部控制的重點(diǎn)對(duì)象是企業(yè)的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員，因?yàn)橐磺杏涗洉?huì)計(jì)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都是通過(guò)會(huì)計(jì)人員手工錄入會(huì)計(jì)憑證，登記各類賬簿，編制企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表等。而且在手工核算流程下，會(huì)計(jì)管理大多是屬于事中記賬、事后報(bào)賬的管理模式。

二、會(huì)計(jì)電算化在當(dāng)今會(huì)計(jì)核算體系中的基本特點(diǎn)

（一）自動(dòng)化程度高和系統(tǒng)龐大復(fù)雜

會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)為主要的計(jì)算工具，是數(shù)據(jù)處理過(guò)程代碼化，具備處理速度快和精度高等特點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的自動(dòng)化。同時(shí)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，但它同時(shí)也是一個(gè)可以獨(dú)立存在和運(yùn)行的系統(tǒng)，由許多職能子系統(tǒng)組成。如賬務(wù)處理子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)等，其內(nèi)部結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，各子系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中進(jìn)行信息的收集、加工、傳送、使用，聯(lián)結(jié)成一個(gè)有機(jī)的整體。

（二）內(nèi)部控制嚴(yán)格的人機(jī)結(jié)合系統(tǒng)

電算化數(shù)據(jù)的處理方式是人機(jī)結(jié)合，使得系統(tǒng)內(nèi)部控制程序化和復(fù)雜化。其控制點(diǎn)也由手工會(huì)計(jì)對(duì)人的控制轉(zhuǎn)到電算化對(duì)人和機(jī)器兩方面的控制，有助于提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)?？刂频膬?nèi)容涉及人員分工、職能分離、計(jì)算機(jī)軟硬件的維護(hù)，以及會(huì)計(jì)信息和會(huì)計(jì)檔案的保存和保管等。在會(huì)計(jì)電算化方式中的數(shù)據(jù)處理時(shí)要層層復(fù)核，保證其正確性，還要保證在任何條件下以各種方式進(jìn)行核查核對(duì)，留有審計(jì)線索，防止犯罪破壞，為審計(jì)工作的開(kāi)展提供重要的條件。

（三）核算程序規(guī)范、科學(xué)

電算化環(huán)境下，從憑證的錄入、保存、審核、記賬到結(jié)賬，嚴(yán)格遵循會(huì)計(jì)規(guī)范和內(nèi)部控制制度，如會(huì)計(jì)科目合法且為末級(jí)科目、制單人和審核人不能為同一人以及未審核憑證不能記賬等。會(huì)計(jì)人員更多的依賴電算化系統(tǒng)建立各種輔助賬，以求能更多的反映和控制日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。對(duì)于賬簿記錄錯(cuò)誤的處理，電算化一般規(guī)定，凡是已經(jīng)審核過(guò)的數(shù)據(jù)不得更改。如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，那一定是合理性問(wèn)題，采用輸入“更正憑證”的方法加以更正，同時(shí)這樣還可以保留更正的痕跡。會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)信息的采集、存儲(chǔ)、處理、加工等操作提供有關(guān)的控制和保護(hù)措施，對(duì)每類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都規(guī)定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和方法，具有很強(qiáng)的規(guī)范性和科學(xué)性。

三、會(huì)計(jì)電算化對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)職能的變化

（一）會(huì)計(jì)電算化下組織體系的變化

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的工作組織體制主要依據(jù)會(huì)計(jì)事務(wù)的各種不同性質(zhì)制定，而在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)的工作組織體制是以不同形態(tài)的數(shù)據(jù)為制定依據(jù)。這兩種會(huì)計(jì)的工作組織體制截然不同，會(huì)計(jì)電算化將對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分散收集、處理以及重復(fù)記錄的傳統(tǒng)操作方式轉(zhuǎn)變?yōu)榧惺占?、處理?shù)據(jù)以及共享的操作模式，使會(huì)計(jì)信息從提取到利用都更適應(yīng)現(xiàn)代化的管理要求。

1.內(nèi)部控制的變化

在傳統(tǒng)的手工操作中，設(shè)有崗位責(zé)任制度和各種內(nèi)部牽制制度，有效保證了手工核算情況下會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性、企業(yè)資產(chǎn)的完整性和安全性。但核算載體的變化，即由算盤或計(jì)算機(jī)器變?yōu)橛?jì)算機(jī)，使企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的內(nèi)部控制制度的重點(diǎn)、內(nèi)容以及形式發(fā)生了很大改變。首先，內(nèi)部控制的形式發(fā)生改變，原本手工操作中的一些內(nèi)部控制措施在實(shí)現(xiàn)電算化之后就沒(méi)有了其存在的意義或是轉(zhuǎn)移到了計(jì)算機(jī)程序當(dāng)中；其次，內(nèi)部控制制度在內(nèi)容上發(fā)生了變化，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，為會(huì)計(jì)工作增加了很多全新的工作內(nèi)容，同時(shí)也相應(yīng)增加了新的控制措施和制度，如計(jì)算機(jī)軟硬件的編程、分析，計(jì)算機(jī)操作人員與維護(hù)人員之間的牽制、計(jì)算機(jī)病毒的防治等；最后，內(nèi)部控制的側(cè)重點(diǎn)發(fā)生了相應(yīng)的改變，實(shí)現(xiàn)電算化之后，內(nèi)部控制的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到對(duì)原始數(shù)據(jù)的輸入控制上，主要表現(xiàn)為會(huì)計(jì)信息輸入控制、人機(jī)交互處理控制等幾個(gè)方面。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，一方面最大可能地細(xì)化和明確了會(huì)計(jì)工作過(guò)程中每個(gè)環(huán)節(jié)的參照依據(jù)和考核標(biāo)準(zhǔn)，可以對(duì)會(huì)計(jì)人員和工作進(jìn)行嚴(yán)格控制。另一方面實(shí)現(xiàn)了有效實(shí)時(shí)監(jiān)控，所有數(shù)據(jù)及操作情況均記入系統(tǒng)日志，各分支機(jī)構(gòu)弄虛作假的可能性減少。

2.機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員角色和職能的變化

首先，在傳統(tǒng)手工的會(huì)計(jì)工作中，參與工作的都是會(huì)計(jì)人員，他們是保障組織會(huì)計(jì)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的主體；但實(shí)現(xiàn)電算化之后，除了原有的會(huì)計(jì)人員之外，還需要配有從事會(huì)計(jì)電算化軟件的開(kāi)發(fā)研制人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、操作人員、從事會(huì)計(jì)電算化教學(xué)人員和會(huì)計(jì)電算化的管理人員。在以上這些人員中，直接從事實(shí)際會(huì)計(jì)工作的人員是會(huì)計(jì)電算化的主體，他們的專業(yè)素質(zhì)會(huì)直接影響會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量。其次，在會(huì)計(jì)電算化中，由于大量的核算工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，會(huì)計(jì)人員的工作重點(diǎn)將從事中算賬、事后報(bào)賬轉(zhuǎn)向事先預(yù)測(cè)、規(guī)劃，事中控制、監(jiān)督，事后分析、決策的一種全新的管理模式。會(huì)計(jì)人員不僅要承擔(dān)企業(yè)內(nèi)部管理員的職責(zé)，隨著外部客戶對(duì)會(huì)計(jì)信息需求的增長(zhǎng)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)地向外傳遞會(huì)計(jì)信息，為社會(huì)、債權(quán)人、投資者、供應(yīng)商和客戶、兄弟企業(yè)、政府管理部門等一切會(huì)計(jì)委托、受托者負(fù)責(zé)披露會(huì)計(jì)信息，提供職業(yè)化的會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)咨詢服務(wù)。最后，會(huì)計(jì)人員不再僅僅是客觀的記錄和反映會(huì)計(jì)信息，而應(yīng)使會(huì)計(jì)信息增值和創(chuàng)造更高的效能。特別是會(huì)計(jì)人員對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程有獨(dú)到理解，并具有組織會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)信息的高超技藝，他們可以參與企業(yè)戰(zhàn)略和計(jì)劃的輔助決策，將注意力更多的集中到分析工作而不只是提供會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，是使會(huì)計(jì)人員的作用更多的體現(xiàn)在通過(guò)財(cái)務(wù)控制分析，參與企業(yè)綜合管理和提供專業(yè)決策上。

（二）賬務(wù)的處理程序和會(huì)計(jì)檔案保管形式的變化

1.賬務(wù)的處理程序的變化

傳統(tǒng)形式下，會(huì)計(jì)的賬務(wù)的處理程序包括記賬憑證核算組織程序、科目匯總表核算組織程序、匯總記賬憑證核算組織程序等。在組織會(huì)計(jì)進(jìn)行核算時(shí)，根據(jù)企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)管理及繁簡(jiǎn)的需要，任選其中的一種處理程序進(jìn)行核算即可。而會(huì)計(jì)電算化的賬務(wù)處理程序，所考慮到的是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理目的，即獲得管理中所需要的各種會(huì)計(jì)信息，數(shù)據(jù)的處理是對(duì)最原始數(shù)據(jù)的處理加工，因此從輸入憑證到輸出報(bào)表，所有中間過(guò)程都由計(jì)算機(jī)來(lái)控制，不需要設(shè)置處理程序的選項(xiàng)。這種數(shù)據(jù)的處理方式和模式具有集中化、自動(dòng)化的特點(diǎn)。記賬、對(duì)賬和結(jié)賬依靠相關(guān)軟件來(lái)完成，只要所輸入的原始憑證正確，計(jì)算機(jī)便可以迅速地完成手工條件之下的各種賬務(wù)的處理工作；但對(duì)于賬簿記錄中的錯(cuò)誤部分的處理，卻不能采用原始的手工方式進(jìn)行修改，為了確保審計(jì)追蹤線索不中斷，所以規(guī)定所有已經(jīng)通過(guò)校驗(yàn)的數(shù)據(jù)都不得更改，如果出現(xiàn)了錯(cuò)誤，則可理解為合法性的問(wèn)題，用輸入“更正憑證”的方式進(jìn)行更正，類似于傳統(tǒng)的紅字更改法。

2.會(huì)計(jì)檔案保管的形式的變化

存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的所有會(huì)計(jì)信息沒(méi)有總賬和明細(xì)賬的區(qū)別，但可以按照總賬、明細(xì)賬的格式來(lái)輸出，所以在會(huì)計(jì)電算化的系統(tǒng)當(dāng)中，打印輸出的總賬和明細(xì)賬之間是不存在內(nèi)在的統(tǒng)轄和被統(tǒng)轄的關(guān)系的。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)規(guī)定總賬、日記賬都使用訂本的賬冊(cè)，而明細(xì)賬則要使用活頁(yè)賬冊(cè)，用這幾種賬冊(cè)進(jìn)行互相之間的核對(duì)和牽制；賬目記錄出現(xiàn)的錯(cuò)誤之處則使用紅字和劃線法進(jìn)行更正。而電算化打印輸出的賬頁(yè)是卷帶狀的，能夠裝訂成活頁(yè)形式，卻不能裝訂成訂本形式；另外電算化打印輸出的是總賬、日記賬及一些報(bào)表，因明細(xì)賬涉及太多二、三級(jí)科目，打印的數(shù)量較大，故一般采用磁盤的形式輸出。

（三）對(duì)會(huì)計(jì)管理職能和管理工作重心的變化

1.使會(huì)計(jì)的管理職能得以實(shí)現(xiàn)

在信息技術(shù)環(huán)境下，由于會(huì)計(jì)信息采集、處理的實(shí)時(shí)性和自動(dòng)化，使會(huì)計(jì)人員擺脫了繁雜的事務(wù)性工作，而能把工作重點(diǎn)更多地轉(zhuǎn)向非事務(wù)性的管理工作。例如，他們將有更多的時(shí)間參與企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、組織結(jié)構(gòu)變革、績(jī)效評(píng)估及約束機(jī)制的建立。會(huì)計(jì)人員有更多的時(shí)間和精力分析組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)和用戶信息需求，據(jù)此制定有關(guān)的信息記錄、存儲(chǔ)、維護(hù)和報(bào)告的規(guī)則，建立在信息處理過(guò)程中要用到的相關(guān)模型等。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)按照預(yù)定的程序和規(guī)則對(duì)信息進(jìn)行處理，并將結(jié)果傳遞給相應(yīng)的用戶。根據(jù)用戶的反饋，確立用戶的信息需求，開(kāi)始新一輪信息處理過(guò)程。因此，會(huì)計(jì)的管理職能得以實(shí)現(xiàn)。

2.使會(huì)計(jì)工作的重心由事后核算向事前預(yù)測(cè)和事中控制及決策轉(zhuǎn)變

由于信息技術(shù)給會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作環(huán)境帶來(lái)的變革，從而使會(huì)計(jì)管理工作的重心有可能發(fā)生改變。例如過(guò)去的企業(yè)會(huì)計(jì)人員的主要工作是圍繞憑證、賬簿、報(bào)表處理的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作，只能做到事后核算和控制，而在信息技術(shù)處理環(huán)境下，上述大部分手工操作可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，會(huì)計(jì)人員根據(jù)所得到的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，可有更多的時(shí)間去處理企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)管理，如實(shí)際成本與計(jì)劃成本的對(duì)比及分析等。因此，會(huì)計(jì)管理工作的重心由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)向財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)并重的發(fā)展階段。

四、小結(jié)

會(huì)計(jì)電算化不僅減輕了財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了企業(yè)財(cái)會(huì)信息的處理和傳遞速度，更重要的是使傳統(tǒng)企業(yè)財(cái)會(huì)工作發(fā)生了質(zhì)的變化。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，企業(yè)可以輕松的實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)處理和業(yè)務(wù)流程的規(guī)范，避免了在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)中因人為因素所引起的數(shù)據(jù)處理結(jié)果不統(tǒng)一和不對(duì)應(yīng)，減少了實(shí)際工作中標(biāo)準(zhǔn)的模糊性以及主觀人為的不確定性，增強(qiáng)了會(huì)計(jì)工作客觀性和會(huì)計(jì)信息可比性，方便企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)流程進(jìn)行控制。另一方面有利于信息資源共享，基于網(wǎng)絡(luò)化處理，不僅可以做到財(cái)務(wù)各崗位間資源共享，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一體化，而且在設(shè)置權(quán)限的情況下，可以在同一時(shí)間內(nèi)對(duì)生成的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行查詢。同時(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)人員提出了更高的要求，需要具有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)綜合處理能力、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能力和管理能力等，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)職能的核算和管理功能，確保管理者的管理職能和決策職能得以有效實(shí)現(xiàn)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和競(jìng)爭(zhēng)力。

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