基于PDCA法對(duì)紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理的研究

周敏敏

(浙江東方職業(yè)技術(shù)學(xué)院，溫州325011)

1 引言

我國(guó)圖書(shū)保護(hù)管理有著悠久的歷史，據(jù)史料記載:在漢魏時(shí)，人們就知道川黃柏汁染紙防蠹。系統(tǒng)地研究，是從上世紀(jì)六十年代開(kāi)始，到了八十年代，武漢大學(xué)圖書(shū)館學(xué)系編著了《圖書(shū)資料保護(hù)技術(shù)》，國(guó)際圖聯(lián)設(shè)立了 PAC計(jì)劃，即圖書(shū)保護(hù)計(jì)劃［1］近幾年，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)已步入數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字資源保護(hù)工作已經(jīng)在各PAC中心展開(kāi)，并采取DRM即數(shù)字版權(quán)管理進(jìn)行保護(hù)數(shù)字資源［2］。目的就在于確保圖書(shū)資料和數(shù)字資源得以永久性保護(hù)和利用。

當(dāng)前，多數(shù)高校圖書(shū)館只重視文獻(xiàn)的利用而忽視文獻(xiàn)保護(hù)的現(xiàn)象普遍存在，筆者試圖在浙江東方學(xué)院圖書(shū)館工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上，結(jié)合質(zhì)量管理理論，聚集于工作中所產(chǎn)生的文檔線(xiàn)索［3］，對(duì)圖書(shū)館紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理過(guò)程進(jìn)行研究，期望文章能對(duì)高校圖書(shū)館的文獻(xiàn)管理起到借鑒作用。

2 圖書(shū)館紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源在保護(hù)管理過(guò)程中的研究

紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源是圖書(shū)館最重要的財(cái)產(chǎn)，是圖書(shū)館提供服務(wù)的基礎(chǔ)［4］。所以紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理，是圖書(shū)館工作的永恒課題。為了達(dá)到保護(hù)目的，需要正確精辟的理論指引，也需要科學(xué)管理的方法指導(dǎo)［5］。圖書(shū)館在保護(hù)管理紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源過(guò)程中，運(yùn)用質(zhì)量管理理論和方法，基于全面質(zhì)量管理的PDCA(計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理)循環(huán)［6］，使其在計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理各階段切實(shí)可行。

2.1 紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理計(jì)劃階段中的研究

紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理階段，從三個(gè)方面考慮應(yīng)為:保護(hù)的范圍、評(píng)價(jià)優(yōu)勢(shì)與弱勢(shì)、造成損壞的因素。

2.1.1紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)的范圍

紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)是文化與學(xué)術(shù)發(fā)展、繼承的基礎(chǔ)工作，不論紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源，保護(hù)的范圍主要包括:保護(hù)文獻(xiàn)資料內(nèi)容、保存文獻(xiàn)資料的原文引用、保護(hù)文獻(xiàn)資料的存取。首先要識(shí)別和選擇那些最值得保存的文獻(xiàn)資料，對(duì)于紙質(zhì)圖書(shū)、歷史資料和數(shù)字資源的復(fù)制和轉(zhuǎn)移，保存文獻(xiàn)資料的原文引用是必不可少的;保護(hù)文獻(xiàn)資料的存取，是易于獲取學(xué)術(shù)信息、提升科學(xué)研究、有利于科研教育。掌握二者的保護(hù)范圍，是指導(dǎo)高校圖書(shū)館做好涉及紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理方面的一系列基礎(chǔ)工作。

2.1.2紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源的評(píng)價(jià)

為了能夠保護(hù)管理好紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源，應(yīng)對(duì)它們進(jìn)行優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)的分析，見(jiàn)表1。

表1 紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源評(píng)價(jià)表

由表1可見(jiàn)，在數(shù)字化時(shí)代，紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源有著各自的優(yōu)缺點(diǎn)，二者應(yīng)該是相互融合、相互促進(jìn)、相互發(fā)展，通過(guò)分析評(píng)價(jià)其優(yōu)缺點(diǎn)，可對(duì)紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理工作有一個(gè)明確認(rèn)識(shí)。

2.1.3紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源損壞的因素

高校圖書(shū)館館藏在傳統(tǒng)和現(xiàn)代電子化服務(wù)的情況下，出現(xiàn)紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源損壞的因素分別指環(huán)境因素、人為因素和管理因素:(1)環(huán)境因素①紙質(zhì)圖書(shū):光、溫濕度、有害氣體、灰塵、真菌、蟲(chóng)類(lèi)等。②數(shù)字資源:高溫、潮濕、灰塵、隨機(jī)的電場(chǎng)、磁場(chǎng)、無(wú)線(xiàn)電信號(hào)、停電、機(jī)房裝備和周?chē)h(huán)境等。(2)人為因素①紙質(zhì)圖書(shū):A讀者借閱中折角，撕頁(yè)、勾畫(huà);B工作人員排架中隨意扔放、修復(fù)時(shí)措施和方法不當(dāng)、缺乏保護(hù)意識(shí);C出版商為降低成本采用劣質(zhì)紙張、裝訂偷工減料，部分新書(shū)出現(xiàn)散頁(yè)脫頁(yè)的現(xiàn)象。②數(shù)字資源:A讀者誤操作和故意破壞引起信息處理過(guò)程安全隱患;B工作人員對(duì)信息設(shè)備、備份系統(tǒng)操作不當(dāng)造成危害和病毒侵入;C目前我國(guó)數(shù)字資源開(kāi)發(fā)者還沒(méi)有設(shè)計(jì)數(shù)字資源存取及長(zhǎng)期使用的功能。(3)管理因素:紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源:①圖書(shū)館缺乏紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源安全、環(huán)境控制和保護(hù)管理方法等專(zhuān)業(yè)指導(dǎo);②缺少保護(hù)的規(guī)章制度、保護(hù)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及防災(zāi)安全措施;③缺少專(zhuān)職巡庫(kù)員和運(yùn)行安全。

通過(guò)上述分析，可以找出影響紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源損壞的真正原因，繼而采取相關(guān)的措施，全面保護(hù)紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源。

2.2 紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理實(shí)施階段中的研究

在紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理實(shí)施中，主要做好兩個(gè)方面工作:一是制作質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表;二是制定保護(hù)管理流程。

2.2.1質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表(見(jiàn)表2、表3)

可增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，并可作為了解圖書(shū)館資源利用情況和實(shí)施過(guò)程質(zhì)量控制的依據(jù)。

表2 紙質(zhì)圖書(shū)質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表

表2是浙江東方學(xué)院圖書(shū)館為分析流通借閱量、保護(hù)圖書(shū)管理所制作。紙質(zhì)圖書(shū)質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表是將流通部圖書(shū)的學(xué)科、藏書(shū)冊(cè)數(shù)、流通冊(cè)數(shù)、流通率及被損壞冊(cè)數(shù)都統(tǒng)計(jì)其中。這樣，流通部工作人員對(duì)照此表，對(duì)本學(xué)期損壞的圖書(shū)如期修復(fù)，既節(jié)約經(jīng)費(fèi)，又能保持合理復(fù)本量和流通量，增強(qiáng)紙質(zhì)圖書(shū)質(zhì)量管理。

表3 數(shù)字資源質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表

表3是浙江東方學(xué)院圖書(shū)館用以分析讀者使用電子資源的基本情況、保護(hù)數(shù)字資源管理所制作?！稊?shù)字資源質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表》將讀者使用數(shù)字資源類(lèi)型、目的、頻率都涵蓋其中。此表的統(tǒng)計(jì)分析，一是可以為圖書(shū)館調(diào)整電子資源體系結(jié)構(gòu)提供參考，二是有利于圖書(shū)館開(kāi)展更有針對(duì)性的服務(wù)，有效控制數(shù)字資源質(zhì)量，成為高校學(xué)生撰寫(xiě)論文、查詢(xún)研究課題相關(guān)資料、完成作業(yè)以及了解學(xué)科發(fā)展動(dòng)向的重要信息源。2.2.2《保護(hù)管理流程》(見(jiàn)圖3、圖4)

使紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理過(guò)程井然有序。紙質(zhì)圖書(shū)保護(hù)管理在實(shí)施階段中，組建小組成員進(jìn)行查找損壞圖書(shū)，對(duì)損壞圖書(shū)分析確定原因后，采取保護(hù)管理，回流借閱，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，補(bǔ)充新書(shū)，剔除舊書(shū)。這樣，工作人員不僅樹(shù)立對(duì)圖書(shū)保護(hù)的概念，而且對(duì)藏書(shū)質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，工作井然有序。數(shù)字資源保護(hù)管理在實(shí)施階段中，成立數(shù)字資源管理小組，專(zhuān)門(mén)對(duì)數(shù)字資源的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、控制工作平臺(tái)管理、落實(shí)技術(shù)措施等各個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)，并建立保護(hù)數(shù)字資源規(guī)章制度，做到分工明確，責(zé)任到人。這樣，可以完成對(duì)圖書(shū)館數(shù)字資源的持久保存，實(shí)現(xiàn)高效便捷數(shù)字資源服務(wù)。

圖3 紙質(zhì)圖書(shū)保護(hù)管理的流程

圖4 數(shù)字資源保護(hù)管理的流程

2.3 紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理檢查階段中的研究

檢查階段的目的是弄清館藏資源當(dāng)前狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)潛在質(zhì)量問(wèn)題。對(duì)于紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理工作而言，這是個(gè)關(guān)鍵步驟，進(jìn)行檢查時(shí)應(yīng)該是全面的，檢查的結(jié)果有可能收集到大量信息，為歸類(lèi)和分析提供參考，見(jiàn)表4。從海量的館藏資源中檢查出異常質(zhì)量的判斷依據(jù)，便于對(duì)問(wèn)題資源進(jìn)行保護(hù)管理。

表4 檢查館藏資源損壞情況記錄表

檢查館藏資源損壞情況記錄表必須按照檢查資源要求制作。(1)對(duì)紙質(zhì)圖書(shū)分別按類(lèi)別檢查、統(tǒng)計(jì)數(shù)量、分析原因、提供意見(jiàn);(2)對(duì)數(shù)字資源按類(lèi)型檢查、了解數(shù)據(jù)庫(kù)使用情況、識(shí)別問(wèn)題、提供意見(jiàn);(3)由檢查人員簽字確認(rèn)，并將記錄表提交到專(zhuān)職保護(hù)小組，分配處理。保持定期檢查，既可防止或延緩館藏資源的損壞過(guò)程，又能節(jié)約大筆資金。

2.4 紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理處理階段中的研究

此階段，主要針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，在因果分析圖的基礎(chǔ)上，根據(jù)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的原因制定適應(yīng)對(duì)策并加以解決，同時(shí)，將對(duì)策標(biāo)準(zhǔn)化、制度化［7］。

2.4.1館藏資源問(wèn)題與對(duì)策表(見(jiàn)表5、表6)

可對(duì)館藏資源出現(xiàn)問(wèn)題過(guò)程和環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。

表5 紙質(zhì)圖書(shū)中的問(wèn)題圖書(shū)與對(duì)策表

表6 數(shù)字資源問(wèn)題與對(duì)策表

在館藏資源保護(hù)過(guò)程的檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，由館藏資源管理小組(圖書(shū)保護(hù)專(zhuān)職小組與數(shù)字資源管理小組)集思廣益并請(qǐng)教專(zhuān)家，進(jìn)行復(fù)核確認(rèn)，再提出解決對(duì)策。

2.4.2館藏資源問(wèn)題對(duì)策提交單(見(jiàn)表7)

確定問(wèn)題的解決對(duì)策方法，落實(shí)各項(xiàng)措施，以期解決問(wèn)題。

表7 館藏資源問(wèn)題對(duì)策提交單

此表用來(lái)對(duì)檢查階段所提交的問(wèn)題進(jìn)行處理落實(shí)。執(zhí)行人、檢查人都在其中負(fù)有相應(yīng)責(zé)任，并在館藏資源問(wèn)題對(duì)策提交單中將期限落實(shí)完成情況加以控制和體現(xiàn)。這樣，可針對(duì)對(duì)策表實(shí)施中出現(xiàn)的問(wèn)題及結(jié)論制定新的對(duì)策，及時(shí)改進(jìn)，既能督促與控制問(wèn)題的解決，又可作為今后相關(guān)業(yè)務(wù)工作的參考依據(jù)。

3 結(jié)語(yǔ)

紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源在保護(hù)管理過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都起到了控制作用，也體現(xiàn)了理性概括和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。文章應(yīng)用的表格、因果圖、實(shí)施流程等，使得各項(xiàng)管理走向規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化的軌道，即所謂理論對(duì)實(shí)踐之能動(dòng)的指導(dǎo)作用［8］?？梢?jiàn)，對(duì)高校圖書(shū)館文獻(xiàn)管理的作用主要表現(xiàn)在四個(gè)方面:(1)人員管理上，專(zhuān)業(yè)的圖書(shū)館職員擔(dān)任起保護(hù)館藏資源的任務(wù)，增強(qiáng)職員責(zé)任心，將工作計(jì)劃落到實(shí)處。(2)工作實(shí)施上，按制定的“實(shí)施流程圖”，使整個(gè)紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源的保護(hù)管理工作得以貫徹落實(shí)，按計(jì)劃順利完成，并揭示館藏資源的脆弱性。(3)經(jīng)濟(jì)效益上，檢查階段的記錄體現(xiàn)，圖書(shū)館負(fù)擔(dān)不起資產(chǎn)過(guò)早的毀壞，保護(hù)館藏資源可以帶來(lái)很好的經(jīng)濟(jì)效益。(4)管理規(guī)則上，沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。通過(guò)對(duì)館藏資源問(wèn)題與對(duì)策表中情況的綜合分析，可建立或完善紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理規(guī)則，并可作為圖書(shū)館管理的標(biāo)準(zhǔn)，供以后參照?qǐng)?zhí)行。

當(dāng)館藏資源管理小組(圖書(shū)保護(hù)專(zhuān)職小組與數(shù)字資源管理小組)把他們的認(rèn)識(shí)傳遞給各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，而且確保業(yè)務(wù)工作中的每個(gè)人都接受了新的工作模式，就可以使工作質(zhì)量的控制上一個(gè)新的臺(tái)階，既可以防止倒退——改變舊習(xí)慣，使用新方法，又可以和圖書(shū)館做類(lèi)似工作的其他人分享心得［6］。實(shí)踐證明，紙質(zhì)圖書(shū)和數(shù)字資源保護(hù)管理在研究過(guò)程中行之有效，其質(zhì)量管理的方法對(duì)圖書(shū)館工作的其它環(huán)節(jié)也具有借鑒意義。

［1］劉 雯.IFLA/PAC計(jì)劃述略［J］.新世紀(jì)圖書(shū)館，2011，(3):69－72.

［2］高 正，吳庚生.數(shù)字版權(quán)保護(hù)技術(shù)在遠(yuǎn)程教育中的應(yīng)用［J］.中國(guó)電化教育，2006，(3):89－93.

［3］楊凌云，鄒晴楓.圖書(shū)館清產(chǎn)核資質(zhì)量在過(guò)程文件中的受控研究［J］.圖書(shū)館論壇，2008，(2):15－19.

［4］劉秀娥.圖書(shū)館防災(zāi)與危機(jī)管理［M］.北京:海洋出版社，2007.

［5］［6］羅 曼，陳定權(quán)，唐 瓊.圖書(shū)館質(zhì)量管理體系研究［M］.成都:西南交通大學(xué)出版社，2009.

［7］［8］［9］吳鳳仙.圖書(shū)館藏書(shū)剔舊工作在過(guò)程文件中的受控研究［J］.圖書(shū)館工作與研究，2008，(8):56－61.

［10］楊忠紅.圖書(shū)資料破損的原因及解決方法［J］.河南圖書(shū)館學(xué)刊，2010，(2):123 －124.

［11］曹妮妮.若干新型數(shù)字圖書(shū)保護(hù)方法的設(shè)計(jì)與應(yīng)用［J］. 圖書(shū)館論壇，2004，(2):60－61.

［12］王傳清，王 欣，等.數(shù)字時(shí)代圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)危機(jī)分析及應(yīng)對(duì)策略［J］.圖書(shū)館，2012，(2):39 －43.

［13］應(yīng)可福.質(zhì)量管理［M］.北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2008.