知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理功能拓展

陳萍

企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，它以文字、數(shù)據(jù)、圖形、聲像等各種形態(tài)記錄著企業(yè)發(fā)展的歷程，反映著企業(yè)在各個(gè)發(fā)展階段的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和決策的狀況及所積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理功能進(jìn)行拓展，以充分發(fā)揮企業(yè)檔案資源的作用。

一、企業(yè)檔案管理功能拓展的必要性

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作普遍強(qiáng)調(diào)完整保存企業(yè)歷史資料，這是對(duì)企業(yè)檔案信息資源功能的認(rèn)可。從信息資源角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，它是企業(yè)內(nèi)生的最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的原生信息，是企業(yè)重要的信息資源。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作是建立在企業(yè)檔案的信息資源功能之上的，這種管理思維普遍強(qiáng)調(diào)完整保存企業(yè)歷史資料，而忽視對(duì)歷史檔案資料的再次開(kāi)發(fā)和利用，企業(yè)檔案部門(mén)被認(rèn)為是作用有限的部門(mén)，與市場(chǎng)開(kāi)發(fā)、財(cái)務(wù)、研發(fā)等企業(yè)管理功能部門(mén)沒(méi)有生成內(nèi)在有機(jī)的聯(lián)系，不能為企業(yè)當(dāng)前的價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)做出顯著的、直接的貢獻(xiàn)，無(wú)法為企業(yè)的科學(xué)決策提供有效支撐，而且還需要為檔案管理工作投入不菲的人力、物力和財(cái)力，增加企業(yè)管理成本。其結(jié)果必然是檔案管理工作在企業(yè)管理中逐漸邊緣化，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人員在企業(yè)管理中的地位日益削弱，嚴(yán)重制約著檔案服務(wù)的開(kāi)展。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)是企業(yè)最重要的戰(zhàn)略性資源，是最重要的生產(chǎn)要素，在企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)中發(fā)揮著極為重要的作用。因應(yīng)知識(shí)這一生產(chǎn)要素在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的重要性，知識(shí)管理成為企業(yè)管理理念的必然選擇。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)管理強(qiáng)調(diào)通過(guò)知識(shí)應(yīng)用、知識(shí)創(chuàng)新，充分發(fā)揮知識(shí)在經(jīng)濟(jì)生活中的作用，最大限度地實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值。企業(yè)的生存和發(fā)展離不開(kāi)對(duì)檔案資源的有效開(kāi)發(fā)和利用，這是由企業(yè)檔案的知識(shí)資源屬性所決定的。從知識(shí)資源角度來(lái)講，企業(yè)檔案不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，而且記載了企業(yè)所形成和積累的知識(shí)，是企業(yè)重要的知識(shí)資源。這就要求我們?cè)谥R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，順應(yīng)各種資源重要性變化的趨勢(shì)，重新審視企業(yè)檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的作用和價(jià)值，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案由信息資源向知識(shí)資源的轉(zhuǎn)變，積極拓展企業(yè)檔案管理的功能，最大程度地發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用。這是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理的必然要求。

二、企業(yè)檔案管理功能拓展的具體要求

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案作為一種重要的知識(shí)載體，是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源之一，而不僅僅是簡(jiǎn)單的有關(guān)企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況的歷史記錄資料。拓展企業(yè)檔案管理功能，要深度挖掘企業(yè)檔案這一重要的知識(shí)資源的潛在價(jià)值，積極推動(dòng)企業(yè)檔案的價(jià)值轉(zhuǎn)化為企業(yè)現(xiàn)實(shí)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，在企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造中發(fā)揮不可替代的作用。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)要素配置提出了新的要求，對(duì)有價(jià)值的知識(shí)的需求異常強(qiáng)烈，這決定了檔案資源管理的必要性，同時(shí)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境日趨復(fù)雜，也要求檔案管理需要更加有針對(duì)性，以更好服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)的需要。

1.要重視企業(yè)檔案資料的再次開(kāi)發(fā)和利用。檔案資源的管理在于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研、經(jīng)營(yíng)、管理及決策等活動(dòng)的真實(shí)記錄，是一種基礎(chǔ)性信息資源，更是企業(yè)自身的核心知識(shí)資源。企業(yè)檔案資源，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中成功經(jīng)驗(yàn)和做法的總結(jié)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的結(jié)晶，對(duì)于企業(yè)未來(lái)經(jīng)營(yíng)決策具有重要的啟迪作用。特別是對(duì)于知識(shí)、技術(shù)密集型行業(yè)，由于在信息化環(huán)境下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)所面對(duì)的外部環(huán)境愈加復(fù)雜多變，需要在已有工作的基礎(chǔ)上深入挖掘檔案資料的價(jià)值，對(duì)新的工作環(huán)境加深了解和認(rèn)識(shí)，才會(huì)避免工作的盲目性和不可預(yù)見(jiàn)性，產(chǎn)生新的發(fā)現(xiàn)和突破，為公司價(jià)值創(chuàng)造服務(wù)。例如，中國(guó)石油集團(tuán)重視對(duì)歷史檔案資料的利用和挖掘，建立“專家社區(qū)”，通過(guò)利用老資料、認(rèn)識(shí)老資料、研究老資料，對(duì)已有的檔案知識(shí)進(jìn)行了很好的挖掘利用，從而對(duì)地質(zhì)構(gòu)造的復(fù)雜性有了新的認(rèn)識(shí)，集團(tuán)所屬的冀東南堡油田、長(zhǎng)慶西峰油田等都是在利用已有檔案資料基礎(chǔ)上進(jìn)行二次勘探取得的重大成果。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，企業(yè)檔案管理的職能不能只局限于有關(guān)檔案的收集、整理和保管，而更應(yīng)該重視對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，檔案管理不能只是為了保存歷史、再現(xiàn)歷史，更是為了積累知識(shí)、利用知識(shí)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

2.要重視企業(yè)檔案資料的整合利用。根據(jù)現(xiàn)代檔案管理理論，從組織和技術(shù)上保障企業(yè)檔案信息在需要范圍內(nèi)的快速便利流動(dòng)和共享交流，優(yōu)質(zhì)高效地為企業(yè)決策系統(tǒng)提供支持，是企業(yè)檔案管理的根本目的。因此，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能否提高知識(shí)的生產(chǎn)率、能否加速將知識(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力將成為決定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成敗、獲取企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵性因素。企業(yè)檔案管理部門(mén)不但要對(duì)企業(yè)檔案涉及的各種信息資源進(jìn)行管理，更重要的是按照檔案的知識(shí)需求，制定知識(shí)政策，建立知識(shí)組織，營(yíng)造一個(gè)知識(shí)交流與共享的環(huán)境，有效推進(jìn)企業(yè)知識(shí)集成、知識(shí)生產(chǎn)、知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)管理層要以知識(shí)管理為理論指導(dǎo)，充分利用檔案資源，構(gòu)建企業(yè)檔案資源管理、交流和共享平臺(tái)，這樣不僅能有效地組織和整合企業(yè)知識(shí)資源，而且能夠以知識(shí)資源管理為改革方向，轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理職能，建立適應(yīng)環(huán)境變化的新型管理模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)從過(guò)去側(cè)重對(duì)檔案實(shí)體的管理向注重對(duì)檔案知識(shí)資源價(jià)值管理的轉(zhuǎn)化，強(qiáng)化對(duì)企業(yè)知識(shí)資源的整合和開(kāi)發(fā)利用。必須注意的是，目前一些企業(yè)檔案的保管、保存仍然分散在各個(gè)部門(mén)、機(jī)構(gòu)之間，特別是對(duì)一些大型企業(yè)集團(tuán)而言，還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體范圍內(nèi)所有檔案的集中統(tǒng)一管理，檔案信息也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與其他信息的資源共享，無(wú)法進(jìn)行企業(yè)內(nèi)不同部門(mén)和機(jī)構(gòu)檔案的有效整合、統(tǒng)一規(guī)劃和管理，弱化了企業(yè)檔案資源價(jià)值的有效發(fā)揮。如國(guó)內(nèi)某著名體育用品生產(chǎn)企業(yè)，雖然公司管理層也極為重視文件檔案工作，但公司并無(wú)科學(xué)管理文件和檔案的有效方法，雖然成立了檔案部門(mén)，但是其保管的僅僅是總裁辦公室形成的行政文件，檔案管理局限于總部層次，一些產(chǎn)品設(shè)計(jì)、營(yíng)銷文件檔案則在各業(yè)務(wù)部門(mén)保存。公司檔案部門(mén)并沒(méi)有制定嚴(yán)格的歸檔制度，只是鼓勵(lì)各部門(mén)向檔案室移交檔案，這一規(guī)定僅限于資源實(shí)施的層面，即向檔案部門(mén)主動(dòng)移交文件檔案的將受到相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，而不提供檔案則無(wú)相應(yīng)的制裁措施。這就導(dǎo)致檔案部門(mén)并沒(méi)有明確的歸檔范圍，所能掌握和運(yùn)用的檔案資源是非常有限的，更無(wú)法實(shí)施檔案資源在不同部門(mén)的共享，而這恰恰是一流企業(yè)檔案管理所重視的。如殼牌石油公司和英國(guó)石油公司，檔案更多地是作為一種知識(shí)資源來(lái)管理，公司更加注重不同層次、部門(mén)的檔案信息的整合、分享與利用，兩家公司都為分享相關(guān)檔案信息建立了專門(mén)的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)。

3.在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案管理要全面介入企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的整體流程，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)經(jīng)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)的有機(jī)集成，使之成為企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)流程的有機(jī)組成部分。傳統(tǒng)的檔案工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中屬于提供后端服務(wù)的輔助性角色，而在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)已成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)中不可或缺的重要資源，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供高質(zhì)量的知識(shí)保障工作，是改進(jìn)檔案管理工作的突破口。由于企業(yè)管理工作的系統(tǒng)性，對(duì)相應(yīng)的決策所需要的知識(shí)必然是系統(tǒng)性的、全面的，這就要求檔案管理部門(mén)要變“提供單一服務(wù)”為“提供系統(tǒng)服務(wù)”，全面介入企業(yè)經(jīng)營(yíng)整體流程，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)經(jīng)營(yíng)各環(huán)節(jié)的無(wú)縫對(duì)接，為企業(yè)決策和控制提供有力支撐。

三、企業(yè)檔案管理職能拓展需要注意的問(wèn)題

1.要建立與知識(shí)經(jīng)濟(jì)要求相適應(yīng)的企業(yè)檔案管理思想意識(shí)，堅(jiān)決摒除傳統(tǒng)的檔案管理狹隘觀念。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相適應(yīng)，企業(yè)檔案部門(mén)往往將自身視為“看門(mén)守?cái)偂?，認(rèn)為檔案工作無(wú)足輕重，“檔案信息無(wú)用論”的狹隘思想觀念還具有一定的生存土壤，這也造成了檔案管理人員得過(guò)且過(guò)、不求上進(jìn)的思想習(xí)氣比較盛行，缺乏服務(wù)意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)能力，嚴(yán)重制約著現(xiàn)代檔案管理工作的開(kāi)展。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作只有不斷變革，才能以全面完善的服務(wù)贏得使用者的認(rèn)可和滿意，才能充分發(fā)揮其服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的作用。因此，企業(yè)檔案管理部門(mén)要不斷更新知識(shí)、轉(zhuǎn)變觀念，切實(shí)改變以往“重藏輕用”的現(xiàn)象，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的綜合開(kāi)發(fā)利用，提高檔案管理智能化服務(wù)技能和水平，以更好地適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求。

2.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要重視和支持檔案管理工作的變革。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要有戰(zhàn)略視野，把企業(yè)檔案作為企業(yè)的一項(xiàng)重要資產(chǎn)和重要的戰(zhàn)略資源，推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)向參與公司綜合管理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案工作的對(duì)象、范圍都發(fā)生了深刻變化，對(duì)檔案資源的整合和共享顯得格外重要，同時(shí)為了發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，企業(yè)檔案管理介入企業(yè)經(jīng)營(yíng)尤為迫切。而實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和共享，推動(dòng)檔案管理介入企業(yè)職能部門(mén)管理，為職能部門(mén)管理提供決策參考，不是檔案管理部門(mén)所能單一決定的，需要企業(yè)管理當(dāng)局支持檔案管理職能的拓展，協(xié)調(diào)不同部門(mén)進(jìn)行配合，從而推動(dòng)檔案管理職能拓展有效實(shí)施。

3.要積極推進(jìn)企業(yè)檔案管理技術(shù)工具和方法的變革，為企業(yè)檔案管理職能拓展提供技術(shù)支持。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息化發(fā)展步伐不斷加快，對(duì)企業(yè)檔案管理提出了新的要求，也帶來(lái)了新的機(jī)遇。在推進(jìn)檔案管理職能轉(zhuǎn)化過(guò)程中，要借助新的科學(xué)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，提高企業(yè)檔案工作技術(shù)含量和水平。在管理形式上，通過(guò)深化信息化管理等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提升紙質(zhì)管理和檔案信息開(kāi)發(fā)利用之間的關(guān)系，使復(fù)雜、多樣的的檔案管理變得更及時(shí)、準(zhǔn)確和可靠，也使檔案資料借助新的技術(shù)手段產(chǎn)生更大的價(jià)值。

（作者單位：吉林市城市建設(shè)控股集團(tuán)有限公司）